Tudo sobre o TOTVS Frete Embarcador

Vantagens do sistema

A tecnologia digital causou um impacto profundo nas cadeias produtivas globais. Em um mercado cada vez mais competitivo, comandado pela demanda do consumidor, as empresas precisam operar de forma integrada em todas as etapas, da obtenção de matérias-primas e insumos até a venda dos produtos acabados ao cliente final.

Nesse ambiente, a Logística se torna um elo fundamental. Mais do que nunca, é necessário atingir um nível de excelência operacional nessa área. Para muitas empresas, isso significa contar com uma rede de prestadores de serviços logísticos capaz de atender às demandas com agilidade, eficiência e custos competitivos.

No entanto, gerenciar todas as variáveis que envolvem a contratação de fornecedores nessa área é um grande desafio. Por isso, as empresas necessitam de uma solução de gestão que permita administrar com inteligência estratégica os contratos, a execução dos serviços e os indicadores operacionais dos serviços no setor logístico em qualquer modal.

Por isso, empresas que contratam serviços logísticos e transportadoras que subcontratam frete para atender seus clientes precisam do TOTVS Frete Embarcador, solução desenvolvida pela TOTVS. Uma ferramenta altamente versátil, capaz de atender às demandas dos mais distintos segmentos de negócios.

Setores atendidos

• Manufatura
• Extrativismo
• Varejo
• Agronegócio
• Atacado Distribuição
• Prestadores de Serviços Logísticos
• Transportadoras

Principais benefícios

O TOTVS Frete Embarcador é uma solução de gestão especialista voltada para o gerenciamento da contratação de frete, em todas as suas etapas. Com ele, você ganha muito mais rapidez, precisão e eficiência na troca de informações com os prestadores de serviços. Assim, sua empresa sabe exatamente o status de cada carga, em cada transportadora ou prestador de serviço contratado, independentemente do modal utilizado.

O sistema pode ser contratado por licenciamento ou por assinatura, e pode rodar em nuvem ou em servidores próprios da sua empresa. Ele permite ainda avaliar todos os indicadores operacionais da contratação de frete, como tempo de entrega, número de avarias e ocorrências etc., para você medir as performances dos prestadores de serviço de transporte, e melhorar a eficiência da sua rede de fornecedores. 

Outro ponto forte do TOTVS Frete Embarcador é a gestão de custos, que permite controlar todas as despesas associadas à terceirização do serviço de transporte, para tornar sua operação mais competitiva. A automação de dados também permite trabalhar com um leque maior de transportadoras e prestadores, aumentando seu poder de negociação e o alcance da sua rede de transportes, sem perder o controle do processo.

A solução controla todas as documentações fiscais decorrentes da contratação de frete e transporte de mercadorias. O sistema também possui integração com o  TOTVS Logística TMS, sistema especialista voltada para transportadoras, para auxiliar na gestão das empresas de logística que subcontratam serviços de frete. 

Além disso, o TOTVS Frete Embarcador é integrado de forma nativa aos sistemas de backoffice das linhas Protheus, Logix e Datasul, da TOTVS. Desse modo, ele proporciona uma comunicação transparente, automática e sem perda de dados entre a Gestão de Frete Embarcador e a retaguarda da sua empresa.

E se você não possui um backoffice da TOTVS, o sistema tem conectores externos que podem implementar a integração entre o TOTVS Frete Embarcador e o seu ERP, caso seja necessário.

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Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Expedição e Recebimento de Cargas
• Ocorrências de Transporte
• Tabelas de Frete
• Cálculo de Frete
• Pré-Faturas
• Documento de Frete e Faturas de Frete
• Contratos de Autônomos
• Auditoria de Fretes
• Provisão e Contabilização
• Analytics

Entenda melhor os módulos

Expedição e Recebimento

O envio e recebimento de mercadorias, insumos e matérias-primas são fundamentais para o sucesso da operação logística de uma empresa. Com o módulo de Expedição e Recebimento do TOTVS Frete Embarcador, você controla todas as informações relativas a essas rotinas. Tudo pode ser feito por meio de registros automáticos, reduzindo a papelada e a burocracia para reduzir custos e aumentar a velocidade da operação.

Nesse módulo, você recebe diretamente do ERP, em formato eletrônico, os documentos relativos à entrada e saída das cargas, controla os horários de entrada e saída dos caminhões, faz romaneio de carga e gerencia a capacidade de carga dos caminhões, para otimizar o aproveitamento dos veículos contratados para o serviço.

Ocorrências de Transporte

Saiba tudo que acontece com sua carga. O módulo de Ocorrências do TOTVS Frete Embarcador permite registrar todas as ocorrências do embarque à entrega, do fornecedor ao pátio da empresa, e do pátio da empresa até seu cliente, para que você tome as ações necessárias em cada situação, sem perda de tempo.

Cobranças adicionais, pagamentos adicionais, reenvios, aprovações de gestores, cancelamento de pagamentos, pedido de indenização de seguro etc. Toda vez que um sinistro é registrado, o sistema dispara as ações recomendadas para cada situação. 

Tudo isso proporciona muito mais eficiência na gestão da carga em trânsito, com maior controle sobre os custos adicionais eventuais em cada operação. Esse controle inclui a geração de indicadores gerenciais de performance da operação logística e do desempenho das transportadoras e prestadores de serviço de frete, com estatísticas de atrasos, avarias, extravios etc.

Tabelas de Frete

Mantenha o registro e o controle de todas as suas negociações de frete com transportadoras ou prestadores de serviços. O módulo de Tabelas de Frete do TOTVS Frete Embarcador mantém os dados de todas as negociações e o histórico de relacionamento com cada contratado, incluindo os reajustes de fretes.

Com a automação de dados, você consegue fazer comparações de tarifas e evolução de valores de frete com grande número de fornecedores, sem perda de tempo e sem dores de cabeça. Isso aumenta o poder de negociação da sua empresa, permitindo trabalhar com um leque mais amplo de prestadores e transportadoras. O resultado é mais poder de negociação nas suas mãos e otimização de custos na contratação de fretes da sua empresa.

Ao mesmo tempo, o módulo de Tabelas de Frete ajuda você a conseguir negociações mais transparentes, dando mais segurança às transações e melhorando o relacionamento com seus fornecedores. 

Cálculo de Frete

Melhore o controle de custos da sua operação logística, com o cálculo prévio dos valores de fretes contratados por sua empresa. O módulo de Cálculo de Frete do TOTVS Frete Embarcador permite que você saiba antecipadamente o valor de cada serviço. Você informa as despesas prévias ao sistema e, quando fecha a negociação, o sistema aplica automaticamente as tabelas de frete registradas, com base em vários critérios, entre eles, tonelagem, quilometragem ou tipo de carga, para gerar o valor do frete prévio. O cálculo também inclui todos os componentes fiscais, incluindo o ICMS de Pauta, que pode ser configurado no sistema, para proporcionar maior precisão e evitar divergências no processo de Auditoria de Frete.

Os dados servirão de base para as auditorias e contabilização de fretes. O cálculo é rápido, com base em dados capturados automaticamente no sistema, sem erros de preenchimento, proporcionando maior eficiência na administração e no controle dos custos.

Pré-Fatura

Agilize o pagamento das faturas e mantenha um bom relacionamento com seus fornecedores. O TOTVS Frete Embarcador conta com recursos que antecipam a identificação de divergências no módulo de Pré-Fatura.

Desse modo, você pode verificar todos os dados antes do recebimento da fatura de serviços, para dar mais rapidez ao pagamento e mais precisão no processo, evitando erros e dando mais transparência na relação comercial com transportadoras e prestadores de serviços.

Documentos de Frete e Fatura de Frete

Mantenha o registro e o controle de todos os conhecimentos de frete, notas fiscais de serviço e faturas de frete na sua empresa. O módulo de Documentos e Faturas de Frete do TOTVS Frete Embarcador cuida de aspectos administrativos da contratação de serviços logísticos.

Com ele, você faz o meio de campo entre a cobrança e a área fiscal, permitindo que sua empresa mantenha 100% de compliance fiscal nessas contratações, gerenciando todo o tráfego digital de informações. 

Desse modo, você sabe se as cobranças feitas pelo transportador estão sendo realizadas na data correta, se os documentos estão todos em ordem, se as condições de contratação foram cumpridas etc. Além disso, o controle se aplica tanto para expedição de cargas, quanto para recebimento ou transferência de cargas entre filiais, em qualquer tipo de modal.

O módulo faz integração dos dados com os módulos Financeiro e Fiscal do seu backoffice. Tudo de forma ágil e rápida, sem preenchimentos manuais.

Contratos de Autônomos

Você não precisa mais esquentar a cabeça quando contratar prestadores de serviço autônomos. O módulo de Contratação de Autônomos do TOTVS Frete Embarcador, em conjunto com os módulos de backoffice, permite gerenciar obrigações legais da sua empresa em relação a esses prestadores, como emissão de RPA, recolhimento de IRPF, INSS etc.

Além disso, o módulo facilita a sua vida, permitindo a geração de contratos em lotes, para agilizar o processo administrativo, especialmente quando você tem um grande número de transportadores autônomos em atividade.

Auditoria de Frete

Não pague um centavo a mais do que o que foi contratado pela sua empresa. O módulo de Auditoria de Frete é uma peça-chave no TOTVS Frete Embarcador. É com ele que você passa um pente-fino nos contratos, documentos, serviços executados, ocorrências, para saber se as cobranças são realmente corretas.

Os cálculos são feitos automaticamente, com base nos dados do próprio sistema, permitindo um controle mais preciso de todas as variáveis envolvidas. Como o Cálculo de Fretes do TOTVS Frete Embarcador inclui todos os componentes fiscais, inclusive o ICMS de Pauta, o processo de Auditoria se torna muito mais fácil e preciso. O resultado é uma barreira contra fraudes e evasão de recursos, que mantém sob controle o custo da contratação de frete na sua empresa. 

Provisão e Contabilização

Com o módulo de Contabilização do TOTVS Frete Embarcador, você configura regras para deixar as informações contábeis das operações de frete prontas para o backoffice.

Com ele, você pode separar os dados das notas de cada frete consolidado por diferentes unidades de negócios, estabelecimentos, centros de custos, linhas de produto etc. Desse modo, os dados são gerados de forma correta para o módulo Financeiro do seu backoffice, permitindo um reflexo contábil mais fiel das movimentações de carga contratadas pela sua empresa. 

Integração com TOTVS Fast Analytics

O sistema TOTVS Frete Embarcador conta com relatórios e consultas gerenciais com os principais indicadores operacionais e administrativos da Gestão de Frete Embarcador. Desse modo, você pode acompanhar o desempenho dos prestadores, custos totais, por viagem etc.

Além disso, o sistema possui integração com o sistema TOTVS Fast Analytics, que pode ser contratado à parte, para aprofundar a análise dos KPIs em dashboards e gráficos dinâmicos, que vão proporcionar ainda mais confiança na tomada de decisões estratégicas envolvendo a contratação de serviços logísticos na sua empresa.