Tudo sobre o Gestão de Despesas by Stuo Expense

Vantagens do sistema

Gestão de despesas é sinônimo de burocratização e falta de agilidade, mas com a adoção de soluções inovadoras, essa percepção está mudando rapidamente. As empresas estão reconhecendo os benefícios da automação e digitalização dos processos, o que resulta em redução de erros, aumento da produtividade e maior controle financeiro.

Sabe como aplicar isso na prática? Com a Gestão de Despesas by Stuo Expense! Assim, você consegue automatizar todo esse processo e o melhor de tudo: diminuir custos.

Setores atendidos

• Manufatura
• Distribuição
• Varejo
• Logística
• Saúde
• Financeiro
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• Construção
• Agronegócio

Principais benefícios

A Gestão de Despesas by Stuo Expense é um sistema que automatiza o controle de despesas corporativas, eliminando o uso de papel e planilhas. Ele abrange demandas como prestação de contas e reembolsos, controle de despesas gerais, registro de quilometragens, gestão de equipes externas e caixinhas internas.

O sistema possui um app disponível para Android e iOS, além de um portal, possibilitando aos funcionários lançar gastos. Com resultados comprovados, as empresas podem alcançar melhorias significativas em sua saúde financeira.

Além disso, Gestão de Despesas by Stuo Expense integra-se com os ERPs TOTVS das linhas Protheus, Datasul e RM, além de poder ser integrada a outros módulos e sistemas disponíveis no mercado, conforme necessário.

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Principais funcionalidades

• Prestação de Contas e Reembolsos
• Controle de Despesas Gerais
• Controle de Quilometragem
• Gestão de Equipes Externas
• Caixinha Interna Virtual
• Criação de Tags
• Configuração de Regras
• Dashboards de Indicadores

Entenda as principais funcionalidades

Prestação de Contas e Reembolso

A solução Gestão de Despesas by Stuo Expense torna o processo mais ágil para os funcionários, automatizando o envio de dados para a empresa e eliminando a digitação manual de notas e cupons em planilhas.

Para a empresa, o controle se torna mais fácil e eficiente, sem a necessidade de uma grande estrutura. A automação também agiliza o reembolso, resultando em maior satisfação para os funcionários. Além disso, o sistema multi moeda permite a conversão dos valores conforme a cotação do Banco Central no dia, facilitando operações de reembolso em moeda estrangeira.

Controle de Despesas Gerais

O sistema oferece um controle completo e automatizado das despesas e reembolsos dos funcionários. Basta escanear o QR Code da nota e o aplicativo adiciona o registro ao sistema, eliminando a burocracia e evitando duplicações de reembolso.

Controle de Quilometragem

O sistema Gestão de Despesas by Stuo Expense calcula o trajeto do funcionário por meio do GPS do celular, contando a distância percorrida do ponto de partida até o destino. Isso permite acompanhar o trajeto no mapa e calcular automaticamente o valor do reembolso com base na configuração do sistema, mesmo em modo offline.

Gestão de Equipes Externas

Uma ferramenta que permite gerenciar as suas equipes em campo, tendo acesso a sua localização. O registro histórico, por sua vez, permite saber detalhes relativos a qualquer incidente envolvendo os funcionários em campo, proporcionando mais segurança na sua operação. 

Caixinha Virtual

Reduza a circulação de dinheiro em espécie e evite perdas na empresa. Todas as retiradas e reembolsos são registrados no sistema, junto com as notas e cupons fiscais correspondentes, garantindo total transparência e facilidade na conferência. O sistema também emite alertas para evitar duplicações de registros manuais, possibilitando correções rápidas e prevenindo prejuízos.

Criação de Tags

Com as Tags, é possível clusterizar as despesas, permitindo que você saiba quais são os principais gastos da sua empresa.

Em uma viagem corporativa, por exemplo, é possível filtrar e agrupar quais foram os colaboradores que mais gastaram, as categorias mais presentes, as principais formas de pagamento e as modalidades de despesas mais utilizadas.

Configuração de Regras

Essa funcionalidade permite que sua própria empresa configure regras de aprovações e reprovações automáticas sem a necessidade da criação de códigos, trazendo mais agilidade para seu time e diminuindo as chances de erros humanos.

Dashboards Indicadores

A Gestão de Despesas by Stuo Expense oferece dashboards dinâmicos que exibem em tempo real a evolução das despesas e indicadores relacionados. Isso proporciona uma visão clara e intuitiva das despesas por categoria, funcionário, departamento, entre outros. Assim, é possível identificar gargalos, ineficiências e desperdícios na operação.