Tudo sobre o Gestão de Despesas by Stuo Expense

Vantagens do sistema

A revolução digital transformou os processos em praticamente todos os setores das empresas, impulsionando a produtividade das rotinas em todos os níveis operacionais e administrativos. No entanto, o controle de despesas ainda é uma exceção. Hoje, 9 em cada dez empresas brasileiras ainda executam essa tarefa manualmente. E isso pode representar grandes perdas.

Em média, um único funcionário perde 8 horas por mês para realizar a prestação de contas de suas despesas. Se uma empresa tiver 100 funcionários, serão 800 horas de trabalho desperdiçados. Sem falar nos funcionários empregados no controle dos reembolsos e nas despesas com Correio, quando os comprovantes são enviados em papel. Estamos falando de desperdícios que podem chegar a milhares de reais por mês, ou mesmo a milhões de reais por ano. 

Por isso mesmo, não seria bom acabar com a perda de tempo e dinheiro, e automatizar de vez o controle de despesas na sua empresa? Se a sua resposta é sim, você precisa conhecer o Gestão de Despesas by Stuo Expense. 

Setores atendidos

• Manufatura
• Distribuição
• Varejo
• Logística
• Saúde
• Financeiro
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• Construção
• Agronegócio

Principais benefícios

O Gestão de Despesas by Stuo Expense é um sistema desenhado para eliminar o papel, as planilhas e os processos manuais no controle de todo o tipo de despesa na sua empresa. Desde as retiradas do caixinha interno até o reembolso por quilometragem ou por despesas de viagem, tudo é controlado automaticamente, reduzindo as horas gastas na prestação de contas e na análise dos comprovantes. Com isso, você elimina fraudes, reduz desperdícios e diminui gastos com transporte de documentos.

Os comprovantes são guardados em formato digital, com armazenamento em nuvem. Assim, você não corre o risco de perder os dados. Desse modo, você pode comprovar o pagamento dos reembolsos, caso seja necessário, evitando problemas em processos trabalhistas ou em auditorias na sua empresa. Além disso, o sistema obedece às orientações da Receita Federal, mantendo a guarda dos cupons e notas fiscais por cinco anos. 

O Gestão de Despesas by Stuo Expense é contratada por assinatura, de acordo com o número de licenças, que possuem uso ilimitado. O app do sistema, por sua vez, está disponível nas plataformas Android e iOS, e você ainda conta com um Portal para a gestão das despesas, onde os funcionários também podem lançar os gastos, caso seja necessário.

Com o sistema, você tem uma plataforma robusta e completa para o controle de gastos, que pode fazer toda a diferença para a saúde financeira da sua empresa. Os números não mentem. Em apenas um ano, uma grande empresa do setor de telecomunicações reduziu em R$ 3 milhões o gasto no controle de despesas, implementando o Gestão de Despesas by Stuo Expense.

O sistema conta com função multi-idioma (Inglês e Espanhol) e também é multi moeda, fazendo automaticamente a conversão do câmbio em moeda estrangeira, de acordo com a cotação do dia no Banco Central. A interface, por sua vez, é simples e amigável facilitando a implementação e o uso.

O aplicativo Gestão de Despesas by Stuo Expense também funciona em modo offline, permitindo que as despesas sejam registradas mesmo quando não há conexão com a internet. E o sistema ainda conta com ferramentas para gestão de equipes externas e dashboards com indicadores dinâmicos, para tornar o seu controle financeiro e a sua gestão operacional ainda mais eficiente.

O Gestão de Despesas by Stuo Expense também possui integração a grandes operadoras de cartões pré-pagos e conta com conexão nativa aos ERPs TOTVS das linhas Protheus, Datasul e RM, podendo ainda ser integrado a qualquer outro módulo dos produtos da TOTVS caso necessário. Além disso, o sistema pode ser integrado a sistemas legado e a outros ERPs disponíveis no mercado.

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Principais funcionalidades

Visão geral: 

• Prestação de Contas e Reembolso
• Controle de Despesas Gerais
• Controle de Quilometragem
• Gestão de Equipes Externas
• Dashboards de Indicadores
• Caixinha Virtual

Entenda as principais funcionalidades

Prestação de Contas e Reembolso

Chega de burocracia na prestação de contas e reembolso de despesas. O Gestão de Despesas by Stuo Expense agiliza a prestação de contas do funcionário. Com isso, os dados são enviados automaticamente para a empresa e ele não precisa perder horas de trabalho digitando informações de notas e cupons nas planilhas.

Para a empresa, o controle fica mais fácil e não exige mais uma grande estrutura. Ao mesmo tempo, a automação dá mais velocidade ao reembolso, proporcionando mais satisfação ao funcionário. O sistema também é multi moeda, permitindo converter os valores pelo câmbio do dia, de acordo com a cotação do Banco Central, nas operações de reembolso de despesas em moeda estrangeira.

Controle de Despesas Gerais

Chega de notinhas, controles em planilhas ou envio de notas e cupons fiscais por malote de correio. Com o Gestão de Despesas by Stuo Expense, você tem um controle completo e eficiente das despesas e reembolsos devidos aos funcionários da empresa de forma automatizada. Basta o funcionário fazer a leitura do QRCode da nota e o link será enviado para o aplicativo, que o registro é incorporado ao sistema. Depois, é só o gestor ler a nota para encaminhar o reembolso. Tudo sem burocracia e sem risco de duplicar a nota ou o cupom e provocar duplicidade de reembolso.

O aplicativo funciona em modo offline e as despesas podem ser registradas mesmo que não haja conexão, permitindo que os dados sejam conectados posteriormente. Caso o funcionário tenha perdido o celular, ele pode lançar os dados no Portal da Gestão de Despesas by Stuo Expense.

Caso o registro da despesa seja manual, como por exemplo, um recibo de táxi preenchido em papel, é possível fotografar o recibo e preencher os dados da despesa de acordo com a política da empresa. O sistema é altamente flexível e pode ser parametrizado para todo tipo de controle de despesa corporativa, desde reembolso de despesa com cursos até gastos com equipamentos para o trabalho em regime de home office. 

Controle de Quilometragem

Quem tem o Gestão de Despesas by Stuo Expense não se perde no trajeto, na hora de fazer reembolso de despesa por quilometragem. O sistema acompanha o trajeto do funcionário por meio do GPS no aparelho celular e começa a contar a quilometragem do trajeto do ponto de partida até a chegada.

Com isso, você pode acompanhar no mapa, exatamente por onde o funcionário passou e qual foi a real distância percorrida, evitando que haja fraude no pedido de reembolso. Como o aplicativo funciona em modo offline, a contagem de quilômetros não é prejudicada, mesmo que o app fique offline. Depois, o cálculo do valor de reembolso é feito automaticamente, com base no valor configurado no sistema.

Gestão de Equipes Externas

Com o Gestão de Despesas by Stuo Expense, você tem uma ferramenta que permite gerenciar também as suas equipes em campo. O sistema permite verificar a localização dos funcionários e prestadores de serviço que estão em campo. No mapa, o local onde o funcionário usou o app pela última vez, fica marcado em vermelho. A marcação em verde indica que o aplicativo está em uso. 

O controle permite que você compare as movimentações e registros de despesa no mapa, com a agenda do funcionário. Tudo fica registrado: nome do funcionário, data e hora de cada deslocamento. O sistema permite acompanhar até mesmo o nível de carga na bateria do celular, evitando falsas justificativas do tipo, “o celular estava descarregado”.

O registro histórico, por sua vez, permite saber detalhes relativos a qualquer incidente envolvendo os funcionários em campo, proporcionando mais segurança na sua operação. 

Dashboards de Indicadores

O Gestão de Despesas by Stuo Expense também conta com dashboards dinâmicos, que mostram em tempo real a evolução das despesas e dos indicadores associados a elas. Desse modo, você tem uma visão clara e intuitiva das despesas por categoria, por funcionário etc. com acompanhamento histórico dos KPIs, permitindo enxergar gargalos, ineficiências e desperdícios na sua operação.

Caixinha Virtual

Não perca o controle do caixinha. Com o Gestão de Despesas by Stuo Expense, você conta com um Caixinha Virtual, para evitar perdas na sua empresa e reduzir a circulação de dinheiro em espécie. Todas as retiradas e reembolsos são registrados no sistema e as notas e cupons fiscais correspondentes a cada movimentação ficam arquivados para conferência. Além disso, se houver duplicação no registro manual das despesas do Caixinha, o sistema gera um alerta, para você corrigir o erro e evitar perdas.