Tudo sobre o TOTVS Backoffice – Linha CMNET

Vantagens do sistema

O setor hoteleiro passa por uma profunda transformação. A tecnologia mudou radicalmente o comportamento dos clientes. Isso tornou o cenário mais competitivo, e vem gerando novas necessidades para as empresas do segmento, independente do porte, da especialidade ou da região em que operam. a empresa opera. 

Por essa razão, as operações hoteleiras precisam se reinventar diariamente, privilegiando a experiência de hospedagem de seus clientes. No entanto, para que sejam capazes de enfrentar esse desafio, elas precisam contar com uma retaguarda administrativa absolutamente eficiente e segura, gerenciada por sistemas com processos automatizados, que proporcionem segurança nas informações, controles rigorosos de estoque e custo e compliance total com as exigências fiscais e contábeis do país.

A boa notícia é que esse sistema existe. Trata-se do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, um ERP para gestão de retaguarda administrativa desenvolvido especialmente para atender as necessidades específicas do setor hoteleiro.

Segmentos atendidos

Hotelaria

• Hotéis de luxo
• Hotéis corporativos
• Hotéis econômicos
• Pousadas
• Spas
• Resorts
• Redes hoteleiras

Principais benefícios

O TOTVS Backoffice – Linha CMNET é um sistema de gestão robusto e, ao mesmo tempo, flexível, criado para administrar a retaguarda administrativa de operações hoteleiras dos mais diferentes portes, em todos os segmentos de atuação. Com ele, você cobre as necessidades de gestão desde o controle de estoque e almoxarifado até as áreas financeira, contábil e fiscal da sua empresa.

Trata-se de um produto com estrutura modular, que permite a você montar o pacote mais adequado para sua operação. Com isso, não importa se você administra uma pequena pousada ou uma grande rede. O TOTVS Backoffice – Linha CMNET atenderá suas necessidades, de forma escalável, permitindo acompanhar a evolução de seus negócios.

O sistema é contratado por licenciamento, e pode rodar em nuvem ou em servidores próprios do seu hotel ou rede hoteleira. Além disso, o TOTVS Backoffice – Linha CMNET é altamente configurável. Ou seja, você pode parametrizar o software para atender demandas específicas e regras de negócio da sua operação hoteleira.

Além disso, o TOTVS Backoffice – Linha CMNET é integrado aos sistemas:

• TOTVS Hotelaria PMS e TOTVS Hotelaria POS: para gestão operacional e de ponto de venda do seu hotel.
• TOTVS Hotelaria Distribuição
•  TOTVS Hotelaria PMS – Linha Hotal
• TOTVS Hotelaria PDV – Linha Hotal.

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Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Almoxarifado
• CAF
• CAP
• CAR
• CFinan
• Compras
• Contabilidade
• Contratos
• GlobalCM
• Manutenção
• Planejamento e Orçamento
• RAD
• DAluguel
• Condomínio
• Mútuo
• FaturaHotel
• Fiscal Flex
• Fiscal DFe
• IRRF Fiscal

Entenda melhor os módulos:

Almoxarifado

Mantenha um controle de estoque mais rigoroso para reduzir custos e aumentar a eficiência da sua operação hoteleira. Com o módulo Almoxarifado do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, você registra toda a entrada e saída de produtos do seu estoque, controlando a movimentação de mercadorias, a emissão e o recebimento de notas.

O módulo também é integrado ao sistema de PDV. Desse modo, cada vez que um hóspede pede um refrigerante, por exemplo, o sistema dá baixa do item e atualiza o saldo de estoque, permitindo que você evite rupturas e otimize seu processo de compras. 

CAF (Controle de Ativo Fixo)

Seu hotel é seu patrimônio. Com o módulo CAF de controle de ativos fixos do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, você cuida desse patrimônio, identificando todos os ativos do estabelecimento, fazendo controle de obras e reformas, e mantendo atualizada a avaliação contábil desse patrimônio. Toda vez que você recebe uma mercadoria que é incorporada ao ativo do hotel, o CAF recebe os dados do Almoxarifado e registra o novo item no saldo. O resultado é um controle muito mais rigoroso da depreciação do ativo, melhorando a qualidade da avaliação patrimonial.

CAP (Contas a Pagar)

Facilite o controle das contas a pagar no seu hotel. O módulo CAP do TOTVS Backoffice – Linha CMNET automatiza esse processo, com integração aos módulos de Faturamento, Almoxarifado, e com os módulos de Time Sharing e de Frontoffice do sistema de PMS. Ele recolhe os dados de todas essas fontes, e gera os documentos para realização dos pagamentos. O módulo também conta com integração com bancos para a geração dos arquivos de pagamento. Tudo sem preenchimentos manuais, com dados muito mais confiáveis e seguros.

CAR (Contas a Receber) 

Não perca receitas por falta de controle. Com o módulo CAR, de contas a receber do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, o processo é todo automatizado. O módulo é integrado aos módulos de Frontoffice e Central de Reservas do sistema de PMS, gerando automaticamente os boletos de cobrança a partir do fechamento de reservas e outros processos geradores de receita. Assim como o CAP, o módulo CAR também possui integração com os bancos para emitir os boletos nos formatos exigidos por cada instituição bancária.

CFinan (Controle Financeiro)

Controle seu fluxo de caixa para manter a saúde financeira do seu hotel. O módulo CFinan do TOTVS Backoffice – Linha CMNET evita erros e procura manual das entradas e saídas de caixa. Todas as contas, aplicações financeiras, pagamentos em dinheiro ou cheque são registradas e discriminadas, permitindo um controle muito mais eficiente do fluxo.

Compras

Ganhe mais agilidade e reduza custos em seu processo de compras. Com o módulo de Compras do TOTVS Backoffice – Linha CMNET você gera cotações e ordens de compra automaticamente. Assim, você garante a melhor compra segundo as especificações exigidas pelo seu hotel. 

O módulo funciona de forma integrada com o Almoxarifado, permitindo que você reponha o estoque sempre que algum item atingir o nível crítico, sem necessidade de retrabalho. O próprio sistema dispara o e-mail com o pedido de orçamento ou pedido de compra para os fornecedores cadastrados no módulo. Desse modo, tudo fica mais ágil e econômico para sua operação hoteleira.

Contabilidade

Notas, despesas, receitas, não deixe nada de fora do seu registro contábil. O módulo de Contabilidade do TOTVS Backoffice – Linha CMNET permite um registro fiel de todas as movimentações para garantir 100% de conformidade nas suas obrigações legais. Tanto no regime de caixa quanto no regime de competência, conforme você escolher. Com integração aos demais módulos do sistema, ele permite, por exemplo lançar automaticamente os dados de cada check-out nos livros contábeis. 

O mesmo acontece com todos os outros processos que geram movimentação contábil no PMS. Basta criar os parâmetros uma vez, que o registro passa a ser automático. Isso facilita o preenchimento correto das obrigações fiscais mensais. Além disso, agiliza todo o processo de contabilidade, evitando preenchimento manual e dando maior segurança e confiabilidade aos dados. 

Contratos

Evite dores de cabeça na gestão de contratos com fornecedores e clientes corporativos. O módulo de Contratos do TOTVS Backoffice – Linha CMNET permite gerenciar de forma automática, em um só lugar, todos os prazos, faturamento, recebimento, limites de crédito e demais variáveis presentes em todos os contratos firmados por seu hotel. 

Além de aumentar o controle sobre a carteira de contratos, o módulo permite que você execute emissão de notas e inclusão de aditivos contratuais. Todos os dados são recebidos por meio de integração com o sistema de Contas a Pagar e Contas a Receber do sistema, capturando os dados de cobranças e recebimentos gerados pelo contrato, para de forma simples e rápida.

GlobalCM

Ganhe mais segurança no uso de dados no seu hotel. Com o módulo GlobalCM do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, você concentra informações de forma muito mais segura, controlando os acessos a cada módulo e a permissão para uso de cada ferramenta do sistema. Você cadastra os usuários e as permissões de acesso a cadastros de clientes, fornecedores, endereços, estoques e outros dados sensíveis para sua operação hoteleira.

Manutenção

A manutenção é fundamental para preservar o valor do seu patrimônio e oferecer melhor qualidade de experiência para seus hóspedes. Com o módulo especializado de Manutenção do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, você controla todos os processos relativos à gestão das ordens e sua execução. Por meio do sistema, a Governança aciona a equipe de manutenção para atender os casos corretivos. Além disso, o módulo permite que você planeje e organize com mais efetividade suas rotinas de manutenção preventiva.

Planejamento e Orçamento

Com o TOTVS Backoffice – Linha CMNET você projeta o futuro, sempre de olho no presente. No módulo de Planejamento e Orçamento você elabora o seu orçamento para o ano fiscal, e acompanha a execução para ver se tudo está saindo conforme o previsto, ou se é necessário fazer correções. 

O módulo é integrado aos módulos de Contas a Pagar (CAP) e de Compras, compartilhando informações de forma automática. Além disso, você pode parametrizar limitadores para evitar que suas compras e contratações não ultrapassem os valores orçados, para manter o orçamento estritamente dentro do previsto.

Desse modo, você tem um controle muito mais rigoroso da sua operação e evita desequilíbrios que podem comprometer a saúde financeira e operacional da empresa.

RAD – Registro de Alçadas e Decisões

Agilize a aprovação de compras sem perder o controle do processo. Com o RAD, módulo de Registro de Alçadas e Decisões do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, você dá limites de autonomia para os pedidos de compras de seus funcionários, tornando o processo mais rápido. Ao mesmo tempo, estabelece tetos por item, por setor e por funcionário. O próprio módulo dispara o pedido de aprovação aos responsáveis quando a solicitação de compra é emitida, sem perda de tempo.

DAluguel

Gerencie com eficiência a distribuição de receitas de aluguel a seus investidores. O TOTVS Backoffice – Linha CMNET conta com o módulo DAluguel, que faz a divisão dos valores por fração ideal e divide as receitas proporcionalmente para cada investidor de acordo com sua cota. Os dados gerados são enviados para o módulo de Contas a Pagar que, então, gera os pagamentos automaticamente. 

Condomínio

Mantenha o controle da partilha de despesas de condomínio dos investidores. O módulo de Condomínio do TOTVS Backoffice – Linha CMNET faz o cálculo e a divisão das despesas segundo a fração ideal, gerando a cobrança de acordo com a cota de cada investidor. O módulo é integrado ao Contas a Pagar, e a geração da cobrança é automática. 

Mútuo

Mantenha controle absoluto sobre as movimentações financeiras dos diferentes hotéis de sua rede. O módulo Mútuo, do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, ajuda você a coordenar envios de documentos e de contas a pagar e a receber entre a Matriz e as Filiais do grupo hoteleiro. Integrados aos módulos CAP e CAR, ele permite gerenciar todo esse movimento de receitas e despesas entre os estabelecimentos da rede de forma centralizada e automática, evitando trabalho redundante e melhorando a qualidade do controle. Tudo para dar mais eficiência financeira a seu negócio. 

Fatura Hotel

Automatize seu processo de faturamento e melhore o controle de comissões, para ganhar muito mais eficiência na sua rotina. O Fatura Hotel, módulo de faturamento do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, permite que você controle todo esse processo de forma automática, sem dor de cabeça.

O módulo é integrado aos módulos de Contas a Pagar e a Receber, ao sistema de PDV e aos módulos de Frontoffice, Central de Reservas e Eventos do sistema de PMS. Então, quando alguém faz uma reserva por meio de um site como o Booking, por exemplo, e a reserva é registrada no Frontoffice, o Fatura Hotel gera a fatura da operação para o site com o respectivo registro no Contas a Receber, ao mesmo tempo em que calcula a comissão devida para o site gerando o respectivo registro no Contas a Pagar.

FiscalAll Flex

Evite dores de cabeça com a geração de documentos fiscais. O módulo FiscalAll Flex do TOTVS Backoffice – Linha CMNET cuida da emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, Notas Fiscais Eletrônicas ao Consumidor, SAT e Danfe 55. Além disso, ele responde por todas as suas entregas fiscais relativas ao Sped. E o sistema é parametrizado de acordo com o estado e o município em que seu hotel está instalado. O FiscalAll Flex também é integrado aos módulos de  Almoxarifado, Eventos e Time Sharing, e com os sistemas de PDV e PMS, permitindo gerenciar todos os movimentos que geram obrigações fiscais dentro da operação hoteleira. Assim, você fica 100% em conformidade com a lei.

Fiscal DFe

Para cuidar da emissão de documentos fiscais de forma simplificada, nos diversos pontos de venda do seu hotel, o TOTVS Backoffice – Linha CMNET conta com o módulo Fiscal DFe. O módulo é mais flexível e integrado ao PDV, funcionando como um serviço para emissão de NFCe, SAT e NFe, durante a operação, automaticamente, fazendo o envio do documento para a Sefaz.

IRRF Fiscal

Não perca tempo para fazer o Imposto de Renda do seu hotel. O módulo IRRF Fiscal do TOTVS Backoffice – Linha CMNET é integrado com Contas a Receber e Contas a Pagar, recolhendo todas as informações para geração da DIRF e emissão de DARF de forma automática. Tudo de forma ágil, com muito mais assertividade no preenchimento dos dados, para evitar problemas com a Receita.