Tudo sobre o TOTVS Collab

Vantagens do sistema

A tecnologia digital revolucionou os negócios. Não há espaço para organizações burocráticas e analógicas. Isso exige uma gestão mais eficiente de equipes e projetos, com soluções capazes de superar os gargalos de produtividade, comunicação e colaboração nas empresas.

Mas como enfrentar esse desafio sem um grande time de tecnologia da informação? Como superar essas barreiras sem uma infraestrutura pesada de TI? Calma. Se você também enfrenta esse problema, chegou a hora de conhecer o TOTVS Collab.

 

Setores atendidos

Pequenas e médias empresas de:

  • Manufatura
  • Distribuição
  • Varejo
  • Logística
  • Agro
  • Jurídico
  • RH
  • Serviços
  • Hotelaria
  • Saúde
  • Educação
  • Construção
  • Serviços financeiros

 

Principais benefícios

O TOTVS Collab veio para resolver os principais desafios de colaboração, produtividade e comunicação entre as áreas da sua empresa. Com ele, você digitaliza a gestão de processos, de equipes e projetos e dá aos profissionais de negócios mais autonomia para administrar as rotinas e otimizar o gerenciamento, sem depender do suporte de TI.

O resultado é:

  • Mais transparência na gestão
  • Mais eficiência nos projetos
  • Menor custo operacional

O TOTVS Collab é simples, com uma interface intuitiva para facilitar a sua rotina. O sistema tem boa capacidade de escala, configuração flexível e roda em nuvem, por isso não depende de uma grande infraestrutura de tecnologia.

Além disso, a contratação é feita por assinatura, de acordo com o número de usuários. Com isso, você tem a melhor relação entre custo e benefício. 

O TOTVS Collab também proporciona mais mobilidade à gestão da sua empresa. O acesso é via web, para você gerenciar suas equipes e projetos em qualquer lugar e a qualquer hora, pelo tablet ou pelo celular.

E você ainda pode participar da evolução do TOTVS Collab, por meio da nossa Central Colaborativa; ou conversar com especialistas no produto, pelo Grupo de E-Mail do TOTVS Collab.

Integrações

O TOTVS Collab pode se conectar com qualquer outro sistema da TOTVS ou de terceiros por meio do TOTVS IpaaS . 

Além disso, possui integração com:

  • Google Drive: permite adicionar arquivos do drive como atalho nas funções de pastas, documentos e reuniões.
  • Google Meet: permite vincular uma videochamada em reuniões criadas a partir do TOTVS Collab e iniciar a chamada a partir do sistema. 

 

Principais funcionalidades

Visão geral:

  • Gestão de Processos
  • Gestão de Equipes
  • Gestão de Multiprojetos
  • Gestão de Reuniões
  • Gestão de Documentos
  • Monitoramento
  • Notificações

 

Entenda melhor as principais funcionalidades

Gestão de Processos

Acompanhe de perto todos os processos existentes na sua empresa, seja como solicitante ou como atendente. Com o TOTVS Collab, você pode criar novos processos e configurar:

  • Fluxos
  • Etapas
  • Formulários
  • Responsáveis

Além disso, é possível utilizar processos prontos, pré-configurados para agilizar sua rotina. A gestão de processos do TOTVS Collab também permite acompanhar as solicitações pendentes de atendimento e aquelas que foram abertas por você.

O sistema permite ainda:

  • Abrir novas solicitações
  • Atender solicitações quando você for o responsável
  • Assumir a etapa de uma solicitação para substituir o responsável

A visualização é rápida e intuitiva. O sistema permite filtrar, buscar ou ordenar as solicitações abertas para facilitar a sua gestão. Além disso, os formulários para criação dos processos e solicitações podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. 

Gestão de Equipes

Com o TOTVS Collab, você organiza as equipes na sua empresa de forma simples, rápida e transparente, facilitando o monitoramento das atividades. O sistema permite criar e editar equipes com dois tipos de perfil:

  • Perfil público, em que toda a empresa visualiza as tarefas e pode participar do time
  • Perfil privado, em que apenas o gestor do time pode liberar o acesso dos usuários

Além de simplificar a rotina dos gestores, o TOTVS Collab facilita a vida dos usuários. O sistema permite ao usuário visualizar as equipes em que ele participa e/ou os times a que tem acesso, e marcar as equipes favoritas, para facilitar o acesso aos times mais importantes para o seu dia a dia.

O acesso às equipes é seguro e pode ser feito com um único login e senha, por meio do TOTVS Identity.

Gestão de Multiprojetos

Com o TOTVS Collab, cada equipe da sua empresa pode gerenciar múltiplos projetos simultaneamente. O sistema permite criar nomenclaturas próprias, de acordo com a prática da sua empresa. Além disso, você pode:

  • Incluir e editar nome e descrição do projeto
  • Duplicar e arquivar projetos
  • Visualizar e/ou restaurar projetos arquivados
  • Nome e descrição do projeto

O TOTVS Collab também permite adicionar comentários e anexar arquivos associados aos projetos ou às equipes. O sistema possibilita ainda marcar seguidores que você deseja que acompanhem a evolução de um projeto. 

Também é possível incluir checklists com subtópicos que precisam ser executados em cada tarefa, facilitando o acompanhamento e rastreando o histórico dos projetos. 

Para simplificar ainda mais o seu dia a dia, a ferramenta permite uma visualização clara, em quadro no estilo kanban, assim como movimentar facilmente tarefas pelas etapas, e duplicá-las para criar outros projetos similares.

Gestão de Reuniões

Você pode controlar todas as agendas de reuniões das equipes e dos projetos da sua empresa pelo TOTVS Collab. Por meio da integração com o Google Meet, você pode realizar encontros virtuais sem sair do sistema.

Além disso, o TOTVS Collab permite incluir arquivos, dados e descrição das reuniões junto com o link, disparando notificações para os participantes. 

Gestão de Documentos

Com a Gestão de Documentos do TOTVS Collab, você cria pastas de documentos vinculadas às equipes, projetos ou reuniões, e faz o upload dos arquivos para o sistema. O limite de armazenamento é de até 20GB, mas você pode adquirir mais espaço se for necessário.

Além disso, é possível vincular as pastas de documentos do TOTVS Collab ao Google Drive, para acessar arquivos na nuvem sem precisar sair do sistema. Tudo é feito de forma simples e organizada, para facilitar a sua rotina de gestão.

Monitoramento

Com o TOTVS Collab, você monitora as equipes da sua empresa e tem uma gestão transparente das tarefas. O sistema apresenta uma visão geral de todas as tarefas criadas, independente de equipe e projeto, com uma gestão a vista, sempre com um retrato do momento atual, sem filtrar períodos passados.

Assim, você tem um panorama de:

  • Tarefas concluídas
  • Tarefas em andamento
  • Percentual de tarefas em atraso
  • Tarefas a vencer e sem prazo

O monitoramento permite acompanhar a saúde e o perfil de cada equipe, filtrando os detalhes de cada uma delas até o nível de projeto e tarefa. 

A visualização das tarefas e equipes é controlada e cada usuário tem acesso apenas às equipes das quais é participante. 

Notificações

O TOTVS Collab permite configurar notificações por e-mail ou por um ícone na tela do sistema, para atualizar os usuários sobre:

  • Reuniões
  • Equipes
  • Projetos

Assim, ninguém perde uma movimentação importante e você mantém uma gestão mais eficiente no seu dia a dia. 

TEM INTERESSE NESTE PRODUTO?

LIGAMOS PARA VOCÊ

DEIXE AQUI SEU COMENTÁRIO

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *