Tudo sobre o TOTVS Construção Gestão de Imóveis

Vantagens do sistema

Novos modelos de “morar” e “trabalhar” impulsionam o mercado imobiliário, com usuários, compradores e investidores, cada vez mais exigentes. Não basta ser competitivo. É preciso pensar “fora da caixa”, respeitar a sustentabilidade e lidar com altos e baixos do mercado e variações de custos e despesas

Seja na venda, no aluguel ou na administração de imóveis, as empresas querem soluções completas e inteligentes, que simplificam rotinas e atendam todas as demandas na gestão de imóveis, de forma flexível. Se você procura um sistema assim, conheça o TOTVS Construção Gestão de Imóveis.

Setores atendidos

• Incorporadoras
• Loteadoras
• Imobiliárias
• Fundos de Investimento Imobiliário
• Fundos de Pensão
• Carteiras de Aluguel Corporativo
• Redes de Varejo e Bancos com Carteiras de Imóveis
• Gestores de Condomínios Corporativos, Comerciais e Industriais
• Administradoras de Shoppings

Principais benefícios

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis é uma solução completa para o gerenciamento de vendas, aluguel e administração de condomínios imobiliários. Com ele, você padroniza processos e automatiza rotinas para dar mais eficiência a seus negócios. Assim, sua empresa:

• Elimina papelada, e-mails e controles burocráticos
• Melhora a produtividade
• Reduz custos administrativos

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis proporciona ainda uma gestão automatizada de carteira, de recebimento e de cobranças, que inclui desde a geração de boletos e PIX até a cobrança automática de parcelas em inadimplência via SMS, e-mail ou ligações. 

O sistema também oferece gestão de leads integrada com a melhor ferramenta de marketing digital do mercado (RD Station), além de integrar com as redes sociais. E proporciona uma gestão comercial completa, para garantir um processo de pré-venda mais eficiente. 

Na administração de aluguéis e condomínios imobiliários, o TOTVS Construção Gestão de Imóveis permite gerenciar com mais eficiência os custos e despesas da sua carteira e administrar a oferta de forma transparente e mais produtiva.

Além disso, o TOTVS Construção Gestão de Imóveis atende às necessidades operacionais na administração de shopping center, com ferramentas eficazes para a cobrança nos contratos de faturamento e no controle de fundos promocionais e alugueis complementares.

Interface

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis oferece melhor experiência aos seus clientes, com mais autonomia e transparência, por meio de aplicativos que permitem o autoatendimento. 

Além disso, o sistema é fácil de operar, com interfaces simples e intuitivas, projetadas com abordagem de design thinking, para melhorar a sua experiência de uso. 

Contratação

A solução pode ser contratada por licenciamento tradicional ou por assinatura. E roda em servidores próprios ou em plataforma de cloud computing TOTVS. O acesso é 100% web, permitindo que você gerencie sua carteira de imóveis de forma centralizada, onde quer que você esteja.

O sistema também tem grande escalabilidade. Com isso, permite gerenciar carteiras de imóveis de qualquer tamanho, e acompanhar o crescimento de sua empresa sem necessidade de adaptações. 

Integrações

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com integração nativa aos sistemas:

• TOTVS Backoffice – Linha RM
• TOTVS Backoffice – Linha Protheus
• TOTVS Construção Portal de Imóveis
• TOTVS Assinatura Eletrônica
• TOTVS Aprovações e Atendimento
• App Meu Imóvel

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Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Vendas
  • Pré-Venda
  • Contratos de Vendas e Recebíveis
  • Comissões
  • Cobrança
  • Portal do Cliente
  • Atendimentos
  • Controle de Despesas
  • Obrigações Contábeis e Fiscais

• Aluguel
  • Locação
  • Controle de Imóveis
  • Contrato de Locação e Recebíveis
  • Portal do Cliente
  • Controle de Despesas
  • Controle de Seguros
  • Controle de Documentos
  • Obrigações Contábeis e Fiscais

• Condomínio
  • Condomínio
  • Controle de Ocupação
  • Medidor
  • Cobrança Direta

• Shopping Center
  • Aluguel Complementar
  • Portal do Faturamento Diário
  • Fundo Promocional
  • Mapa de Cobrança

Entenda melhor cada módulo

Vendas

Se a sua empresa é uma incorporadora ela precisa do módulo de Vendas do TOTVS Construção Gestão de Imóveis para ganhar mais eficiência e melhor controle em toda a jornada do cliente.

Pré-Venda

Organize as etapas que antecedem a comercialização dos imóveis para facilitar o fechamento dos negócios. Por meio da integração com o TOTVS Portal de Imóveis, você tem o espelho de disponibilidade das unidades e toda a gestão de leads, desde a captação até o follow up das ações que os corretores estão tomando para fomentar as vendas.

O Portal permite controlar todo o fluxo de propostas e contratos com suas respectivas comissões registradas por empreendimento, subunidade etc, tudo é gerenciado por meio do funil de vendas que proporciona uma visão ágil e precisa de toda a operação comercial.

Desse modo, você pode organizar a fila de compradores, quando tiver mais de um interessado no imóvel. Além disso, você configura quantos clientes podem entrar na fila, faz e cancela reservas, estabelece o tempo de duração máximo da reserva, e faz controle de prioridade hierarquizado.

O Portal também tem uma ferramenta simples de CRM, para registrar a captação dos leads de venda e distribuir entre os corretores a chamada “roleta automática de leads”. 

Com isso, você gerencia essa distribuição, estabelecendo um tempo determinado para que cada vendedor trabalhe o lead. Se o atendimento não evoluir, o lead passa para o próximo corretor, dando mais eficiência a sua operação. 

Ao mesmo tempo, os vendedores também podem usar o celular para acessar o módulo pelo browser do smartphone. Com isso, ele acessa os leads e faz cálculos e simulações de financiamento com Tabela Price, SAC etc., permitindo maior precisão na hora de fazer a oferta de venda. 

Se o cliente resolver fechar o negócio, o Portal permite acompanhar o fluxo para a formalização do contrato, com encaminhamento dos documentos para análise de crédito, por exemplo.

Você acompanha tudo passo a passo por meio de um funil de vendas. E como o módulo é integrado com a Gestão de Contratos, você pode gerar uma minuta de contrato, para depois agendar o fechamento do negócio e assinar o documento digitalmente, por meio da integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. 

Contratos de Vendas e Recebíveis

No módulo de Gestão de Contratos e Recebíveis do TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você faz todo o controle de pós-venda das unidades. Com ele, você gera automaticamente os boletos de cobrança ou PIX e os lançamentos financeiros relativos à comercialização, sem perda de tempo e sem erro no preenchimento dos dados.

Nos aniversários dos contratos, os reajustes são gerados também de forma automática pelo sistema. Sempre de acordo com os índices de correção registrados nos contratos. Além disso, o sistema permite registrar:

• Aditivos de antecipação de parcelas
• Renegociação de valores
• Troca de comprador (cessão de direitos)
• Troca de imóvel

O módulo permite ainda a baixa manual das parcelas pagas, ou a baixa por meio de integração bancária, de acordo com o layout dos principais bancos do país. Isso acelera todo o processo de recebimento e torna sua operação muito mais ágil. 

Os boletos também podem ser registrados em modo online ou offline. Além disso, é possível fazer essas remessas para geração de QR Code para pagamento via PIX.

Comissões

O Portal de Imóveis do TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com um módulo de controle de comissões flexível, que permite realizar diferentes tipos de cálculo considerando:

• Personas (corretores, gerentes, imobiliária etc.)
• Percentuais máximos
• Cálculo por fórmula, valor fixo ou percentual

A ferramenta vincula o pagamento das comissões ao recebimento das parcelas, proporcionando melhor controle do desembolso. Além disso, o sistema permite gerar o pagamento das comissões diretamente no financeiro, gerando movimento no módulo de Compras ou na Folha de Pagamento.

E você ainda pode criar metas de comissões por quantidade ou valor dos imóveis, para incentivar e desafiar os vendedores a alcançarem um melhor desempenho. Os prêmios serão calculados automaticamente, de acordo com a parametrização.

Cobrança

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com um módulo de Cobrança que automatiza o controle dos recebíveis. 

Todos os dados são centralizados em uma única tela. Assim, você agiliza os contatos e a negociação com os clientes, para uma cobrança proativa, que reduz a inadimplência. 

O módulo Cobrança permite avisar os clientes sobre o vencimento dos boletos e você pode cobrar diretamente quem estiver inadimplente. O sistema permite enviar comunicados por:

• E-mail
• SMS 
• Whatsapp (via WorkNow)

Os comunicados podem ser enviados de forma manual ou automática, via agendamento. Todas as mensagens são facilmente personalizadas e você define a periodicidade dos envios. As cobranças também podem ser abertas por meio da integração com o TOTVS Aprovações e Atendimentos.

O módulo oferece uma visão de cobrança completa, com todas as informações dos contratos de venda ou aluguel, com o seu respectivo histórico de cobrança. Além disso, permite realizar:

• Análise de situação financeira com visão 360 graus
• Apontamentos dos contatos com o cliente
• Gestão dos recebíveis
• Geração de boletos
• Registro de acordos financeiros
• Inclusão de aditivos de renegociação

Portal do Cliente

O Portal do Cliente é a ferramenta onde o autoatendimento acontece. Trata-se de uma solução desenvolvida totalmente nativa e integrada ao TOTVS Construção Gestão de Imóveis.

O Portal do Cliente é contratado por assinatura, e permite que os seus clientes visualizem informações dos contratos e dos financiamentos a qualquer hora, pela internet, sem necessidade de ligar para a empresa. 

Lá, eles podem:

• Consultar boletos e PIX em aberto
• Saldos devedores
• Lançamentos futuros para antecipação
• Baixar cópia de contratos ou aditivos

O Portal também permite aos clientes acompanharem obras de empreendimentos e visualizar fotos da construção. Ou ainda abrir chamado para qualquer tipo de atendimento, antes ou depois da entrega do imóvel. Tudo sem e-mail, sem telefonemas e sem demora.

Além disso, os clientes podem baixar o informe de pagamentos para declaração de Imposto de Renda. E se tiverem dificuldade em pagar as parcelas, o Portal de Autoatendimento conta com um canal para renegociação.

E quando você contrata o Portal do Cliente, você também conta com o app Meu Imóvel, proporcionando mais transparência e mais autonomia para os seus clientes.

Atendimentos

Com o módulo Atendimentos do TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você facilita a interação com os clientes, seja por meio do Portal do Cliente e do app Meu Imóvel, seja por meio da integração com o TOTVS Aprovações e Atendimentos.

Na gestão de atendimentos, você tem todas as informações referente ao cliente, incluindo:

• Dados do atendimento
• Lançamentos financeiros
• Visão cliente 360o
• Checklist do atendimento,
• Arquivos anexos do atendimento
• Aditivos do contrato

Com a visão de atendimento, cada atendente terá a visão dos atendimentos sob sua responsabilidade e fará a interação encaminhando para outras áreas atuarem se necessário. Uma ferramenta que te auxiliará no gerenciamento do relacionamento com seus clientes.

O módulo permite criar diversos tipos de atendimentos personalizados com as etapas de cada processo que precisa controlar, como por exemplo:

• Manutenção de imóvel
• Entrega de chaves
• Financiamento bancário, entre outros. 

O módulo permite ainda o controle de garantias do imóvel, onde você define o prazo de garantias de cada item nos contratos de venda. E, quando o atendimento for do tipo garantia, o sistema bloqueia a abertura do atendimento caso a garantia esteja vencida. 

Controle de Despesas

Com o módulo de Controle de Despesas, você gerencia tributos e despesas para imóveis ocupados ou não. 

O sistema permite o registro de despesas como:

• IPTU e ITBI
• Despesas com registro do imóvel
• Despesas eventuais

O módulo possibilita ainda a cobrança ou reembolso posteriores de alguns desses gastos quando o imóvel é vendido.  Tudo é feito de modo automatizado, sem erro no lançamento dos gastos e com integração às ferramentas de Contas a Pagar do ERP.

Obrigações Contábeis e Fiscais

Tão importante quanto a gestão da sua carteira é o gerenciamento das obrigações contábeis e fiscais relativas à sua operação. 

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis faz a geração da Dimob, fracionando o arquivo caso haja participação societária de mais de uma empresa no mesmo empreendimento. Tudo em conformidade com as determinações da Receita Federal do Brasil.

O sistema atende ainda à geração da EFD PIS/Cofins, com a geração de arquivos específicos exigidos do setor imobiliário (F200, F205, F210 e F1800). Além disso, permite gerenciar os registros contábeis, seja em operações com SPE ou SCP, gerando todas as apurações contábeis, como o registro da receita conforme o avanço da obra (POC). 

Também é possível separar na contabilidade as previsões de receita de curto e longo prazo, proporcionando um registro contábil muito mais preciso. Os processos são automatizados, agilizando a sua rotina e evitando cálculos manuais. 

Aluguel

Gerencie com mais eficiência sua carteira de imóveis para aluguel, para aumentar a rentabilidade do seu negócio.

Locação

Por meio da integração com o TOTVS Portal de Imóveis, o TOTVS Construção Gestão de Imóveis, sua equipe comercial tem acesso aos imóveis disponíveis, com filtros rápidos para localização das unidades por:

• Região
• Tamanho
• Características etc.

Além disso, o corretor conta com imagens, valores, características e todos os dados necessários para trabalhar o imóvel. 

A partir da escolha da unidade, você faz todo o fluxo da proposta de locação até o fechamento do contrato. Todos os processos do Portal são integrados aos demais módulos de Aluguel do sistema, evitando a redigitação dos dados e proporcionando precisão e agilidade.

Controle de Imóveis

Mantenha sob controle a oferta de imóveis próprios ou de terceiros no mercado de aluguel. O módulo de Controle de Imóveis do TOTVS Construção Gestão de Imóveis é flexível e permite calcular o percentual do aluguel devido e repassado a cada um dos proprietários, quando o imóvel tem mais de um dono.

Com ele, você controla os aluguéis de imóveis residenciais, comerciais, corporativos, de galpões logísticos e industriais etc. 

O módulo também permite que você registre fotos das unidades para oferecer aos clientes. Também controla a cobrança de taxas de administração ou de intermediação, tanto em contratos de aluguel garantidos ou condicionais.

Contrato de Locação e Recebíveis

Crie contratos de aluguel no padrão que você deseja. O módulo de Contrato de Locação e Recebíveis permite criar templates de contratos padrão, para aluguel de curto prazo, longo prazo e temporada. 

O módulo controla a aplicação de descontos ou acréscimos, e permite ainda trabalhar com múltiplos imóveis simultaneamente, ou gerenciar contratos de aluguel fracionados. 

O controle atende também aluguel complementar (cobrança sobre faturamento) e cobrança de aluguel dobrado. O módulo faz ainda todo o controle de garantias como:

• Carta-fiança
• Seguro
• Caução
• Cessão fiduciária etc.

A Gestão de Contrato de Locação é integrada ao módulo financeiro do ERP, permitindo a geração automática de boletos de cobrança e PIX, com registro online e offline, de acordo com o layout exigido pelos bancos. 

Os reajustes dos aluguéis são gerados automaticamente, de acordo com o aniversário do contrato, e os indicadores de correção são baixados automaticamente pelo sistema. 

Além disso, o módulo permite gerenciar toda a carteira, incluindo ou dando baixa em contratos, alterando datas, garantias e fazendo controle de prazos, fazendo negociações como aluguel escalonado, descontos por período, carência, entre outras rotinas.

Portal do Cliente

Dê mais autonomia aos locatários. No módulo de Aluguel do TOTVS Construção Gestão de Imóveis, o Portal do Cliente é uma ferramenta de autoatendimento que permite:

• Emitir segunda via de boleto
• Consultar prazos de vencimento
• Visualizar contrato de locação etc.

Tudo isso, com acesso direto via web, a qualquer hora, sem ligar para a empresa.

O Portal do Cliente é contratado por assinatura e, com ele, seus locatários também contam com acesso ao app Meu Imóvel. 

Gestão de Cobrança – Aluguel

O módulo de Gestão de Cobrança do TOTVS Construção Gestão de Imóveis também automatiza o controle dos aluguéis na sua carteira, com dados centralizados, que dão proatividade à cobrança para reduzir a inadimplência. 

Com ele, você avisa os locatários sobre o vencimento dos aluguéis. Para isso, o sistema permite enviar comunicados por SMS, E-mail ou Whatsapp, de forma manual ou com agendamento automático. Também é possível abrir cobranças por meio da integração com o TOTVS Aprovações e Atendimentos.

O módulo oferece uma visão de cobrança completa, com todos os dados dos contratos e com histórico de cobrança. 

Gestão de Atendimento – Aluguel

Com o módulo de Gestão de Atendimento do TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você facilita a interação com os locatários. Com ele, você tem todas as informações referente ao cliente, incluindo:

• Dados do atendimento
• Lançamentos financeiros
• Viisão cliente 360o, entre outros

Com a visão de atendimento, cada atendente controla os atendimentos sob sua responsabilidade e encaminha os dados para outras áreas, quando necessário. 

Com a Gestão de Atendimento, você pode criar diversos tipos de atendimentos personalizados com as etapas de cada processo que precisa controlar. 

Controle de Despesas

Não deixe que as despesas com os imóveis da sua carteira acabem com a rentabilidade do seu negócio. O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com um módulo de Controle de Despesas para aluguéis para ajudar você a gerenciar melhor os gastos de IPTU, manutenção, condomínio etc. 

O módulo gera automaticamente Contas a Pagar relativas a essas despesas e localiza os inquilinos para a cobrança de reembolso. Se o imóvel é de terceiros, e ele está em vacância, a conta vai direto para o proprietário. 

O módulo também faz controle de despesas para reparo de danos, controle de luvas etc. E cada despesa pode gerar um novo boleto ou ser incorporada à cobrança do aluguel.

Controle de Seguros

Não deixe sua carteira de imóveis desprotegida. O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com um módulo de Controle de Seguros para controlar a vigência das apólices, o pagamento dos prêmios, o repasse da cobrança aos proprietários ou locatários etc. 

O sistema possui ainda uma ferramenta de aviso inteligente, que alerta você quando o seguro está perto de expirar. Assim, você não deixa nenhuma unidade desprotegida, nem por um minuto.

Controle de Documentos

Não perca nenhum documento importante para o gerenciamento de imóveis. O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com um módulo de Controle de Documentos que gerencia a guarda de laudos de vistoria, fiscalizações ambientais e sanitárias etc. 

O módulo faz o controle de validade desta documentação, para que você providencie renovação em tempo hábil, quando for necessário. Para utilizá-lo, você pode usar o TOTVS Fluig, ou o controle de documentos local.

Obrigações Fiscais e Contábeis

A sua rotina de controle fiscal e contábil fica muito mais fácil nas locações, com o TOTVS Construção Gestão de Imóveis. O sistema permite gerar a contabilidade automaticamente pelo regime de competência, à medida que as cobranças de aluguel ocorrem. 

E se a sua empresa for obrigada a gerar a apuração por meio de linearização (CPC06), o sistema tem as fórmulas de cálculo prontas para você atender essa exigência. 

Além disso, é possível atender de forma automática a geração de obrigações fiscais como a Dimob, com os valores recebidos pelos respectivos proprietários. O sistema permite ainda a emissão de notas fiscais de prestação de serviços, quando o imóvel pertence a terceiros.

Condomínio

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis também possui módulos para gerenciamento de condomínio, permitindo gerir propriedades próprias ou de terceiros, em organizações multiempresas ou multicoligadas.

Com o módulo de Gestão de Condomínio, você executa todo o controle de áreas comuns, áreas locadas, cobra os valores de taxa condominial etc. Tudo de forma automática. O módulo é integrado com os módulos de Aluguel. Assim, os dados são transmitidos automaticamente, sem necessidade de preencher cadastros para controle. 

Controle de Ocupação

Mantenha o controle completo de ocupação das unidades e espaços do condomínio. Com o Controle de Ocupação, você localiza imediatamente os responsáveis financeiros pelas unidades ocupadas, sejam eles proprietários ou locatários, pessoas físicas ou jurídicas. 

O módulo pode ser integrado ou não com os módulos de aluguel, facilitando os processos de cobrança.

Medidor

Com o módulo de Gestão de Medidores, o TOTVS Construção Gestão e Projetos faz o controle de todos os medidores de luz, água e gás do condomínio. 

Desse modo, o sistema registra os dados de cada equipamento instalado nas unidades e nas áreas comuns, para permitir um controle mais efetivo das despesas que serão lançadas nas contas de consumo.

Cobrança Direta – Condomínio

O módulo de Gestão de Cobrança faz a gestão de todos os valores que devem ser cobrados dos condôminos. Tudo é gerenciado automaticamente: seguros, IPTU, limpeza, manutenção, entre outras despesas.

O módulo é flexível e permite fazer cobranças individuais ou rateios de acordo com os critérios estabelecidos na convenção do condomínio, sejam rateio linear, por fração ideal, por unidade etc. 

Além disso, ele é integrado com a Gestão de Medidores. Desse modo, você recebe os dados dos equipamentos para encaminhar as cobranças aos responsáveis.

Shopping Center

Tenha uma gestão eficaz de cobrança nos contratos de faturamento em um shopping center.

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis conta com o CTO (percentual, fixo ou por período), valor mínimo anual ou semestral, faixas de cobranças e faturamento composto (Cinema). O módulo permite importar planilhas de faturamento mensal, conte com um portal integrado para os lojistas informarem o faturamento diário e muito mais!

Aluguel complementar

Processo responsável pela geração de aluguel sobre faturamento de contratos de locação. As parcelas geradas são avulsas, ou seja, não são agregadas aos lançamentos financeiros de locação, e podem ser visualizadas pelo anexo Lançamentos financeiros do contrato de locação.

O TOTVS Construção Gestão de Imóveis permite controlar a cobrança do aluguel complementar, com o cálculo automático dos aluguéis mensais, com base nos valores do faturamento de cada loja.

Portal do Faturamento Diário

O Portal do Faturamento Diário do TOTVS Construção Gestão de Imóveis é gratuito para os lojistas informarem os faturamentos no período. Toda informação é integrada e pode ser visualizada no contrato em tempo real.

Fundo promocional

Com o TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você faz a cobrança do fundo promocional aos contratos de aluguel e tem melhor controle deste tipo de cobrança como, por exemplo, aplicação de valores, percentuais, reajustes ou cobranças em dobro.

Mapa de cobrança

Com o Mapa de Cobrança do TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você visualiza cobranças de todas as entidades do shopping em uma competência. Após o processo de fechamento mensal, todas as cobranças podem ser visualizadas de forma simples.