Tudo sobre o TOTVS Educacional

 

 

Vantagens da solução

O segmento educacional brasileiro passa por grandes transformações. As instituições precisam ser ágeis e eficientes para atender às demandas de melhor qualidade nos serviços educacionais prestados a comunidade, ao mesmo tempo em que é necessário aumentar a escala de atendimento, melhorar processos gerenciais e reduzir custos de operação para que o negócio seja sustentável. 

Grande parte da resposta a esses desafios passa por mudanças no modelo de gestão e pela entrada das instituições de ensino em uma jornada digital que dê a elas as ferramentas necessárias para triunfar nesse cenário. 

Cada vez mais se torna necessária uma solução de gestão integrada, que aplica as melhores práticas do mercado, tenha uma arquitetura robusta, tecnologicamente atualizada e que garanta a escalabilidade para todos os portes de clientes. Essa solução é o TOTVS Educacional, sistema especialista da TOTVS, que apoia a instituição de ensino em toda a cadeia de operação, de forma integrada, madura e permite a clientes de todos os portes extrair os benefícios do sistema em todas as áreas necessárias.

 Trata-se de uma solução flexível que você configura de acordo com suas necessidades e que possui ferramentas de gestão, aplicativos e portais desenhados para atender instituições de ensino de todos os tipos e tamanhos. O TOTVS Educacional é escalável. Com ele, você atende escolas de pequeno porte até grandes grupos educacionais com centenas de milhares de matrículas, sempre com processos adequados a cada uma delas, custo operacional reduzido e com a mesma solução de ponta a ponta.

 

Setores atendidos

  • Educação Básica
    • Ensino Infantil, Fundamental I e II, Médio e Ensino Técnico
    • EJA (Educação de Jovens e Adultos)
  • Educação Superior
    • Graduação
    • Pós-Graduações Stricto e Lato Sensu
    • MBA
  • Educação Continuada
    • Cursos Profissionalizantes
    • Ensino de Idiomas
    • Preparatórios e Cursinhos
    • Pós-Graduações e MBA (exclusivos)


Principais benefícios

A solução TOTVS Educacional atende as necessidades da instituição na gestão e relacionamento com alunos, pais e comunidade docente.

Desde o gerenciamento do candidato no vestibular/processo seletivo (ensino superior) ou inscrição (ensino básico), coletando os dados, realizando os processos de logística de provas e alocação até a classificação e pré-matrícula.

Já na matrícula, o sistema realiza todo o controle necessário para gerar o contrato de serviços acadêmicos e a posterior gestão da vida escolar do aluno, suas ocorrências, notas, faltas e tudo mais necessário para que tenhamos o registro acadêmico completo até a diplomação ou certificação.

A gestão financeira, por sua vez, é integrada a um BackOffice vocacionado para atender as necessidades do mercado educacional. Com isso, o TOTVS Educacional possui os recursos para gestão das bolsas, descontos, serviços e planos de pagamento, incluindo ferramentas online para negociação de dívidas e pagamentos online com cartões de crédito/débito. E você também conta com recursos integrados de contabilização e faturamento, para atender todas as necessidades contábeis e fiscais de sua instituição de ensino.

 Além disso, o sistema conta com sistema de Business Intelligence que permite extrair dados estratégicos do TOTVS Educacional e dos módulos de BackOffice, gerando relatórios personalizados e melhorando a qualidade na sua tomada de decisões.

Toda a plataforma é sustentada por um desenvolvimento multicamadas utilizando as melhores disponíveis no mercado e conta com recursos que permitem a escalabilidade da plataforma e seu uso em nuvens homologadas, no modelo SaaS (Software as a Service). Toda a solução possui API’s públicas, que tornam as integrações mais simples e seguras, utilizando as mesmas regras de negócio que são parametrizadas na solução.

 

 

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Módulos que compõem a solução 

Visão geral

  • Educacional
    • Currículo e oferta
    • Matrícula e avaliação
    • Atividades acadêmicas
    • Financeiro/contábil
  • Processo seletivo
  • Gestão bibliotecária
  • Avaliação e pesquisa
  • Portal de alunos e professores
  • Backoffice
    • Gestão Financeira
    • Gestão Contábil e Controladoria
    • Compras, Estoque e Faturamento
    • Folha de Pagamento

 

Entenda melhor cada módulo

Educacional

O módulo Educacional é o coração do TOTVS Educacional. Toda a inteligência dos processos de gestão relativos às atividades educacionais está contida nele.

Currículo e Oferta

A funcionalidade de Currículo e Oferta do módulo Educacional reúne os cadastros gerais de alunos, professores, turnos e horários, assim como a estrutura curricular da sua instituição. O sistema permite que você estruture uma grade de cursos, habilitações, disciplinas oferecidas, com turmas e horários considerando a alocação de professores e o plano de aulas, com agilidade, enxergando todas as variáveis.

A funcionalidade também permite montar o Quadro de Horário manualmente, de forma intuitiva, e o sistema faz a conferência automática dos horários propostos para verificar qualquer divergência antes de alocar os professores ou enturmar os alunos.

Matrícula e Avaliação

Não perca a cabeça gerenciando centenas ou até milhares de processos de matrícula e rematrícula na sua instituição de ensino, a cada ano ou a cada semestre. O sistema realiza o processo em alta velocidade e integra automaticamente os dados dos contratos acadêmicos e financeiros à função de controle financeiro da solução e ao ERP utilizado. Tudo para agilizar sua vida, reduzir sua despesa administrativa e potencializar a geração de receita na sua instituição de ensino.

Atividades Acadêmicas

Aumente a eficiência na gestão das atividades de rotina da sua instituição. Este módulo permite realizar de forma rápida, eficiente e integrada tarefas de enturmação, a transferência de turmas, por exemplo numeração, progressão e apuração de resultados. 

Nele, você também controla a oferta de atividades como palestras, oficinas etc. Permite coletar todos os dados necessários junto à comunidade acadêmica para a avaliação de cursos, dá apoio ao preenchimento de dados do Censo da Educação Superior e Básica, e ainda ajuda você a realizar a Avaliação Institucional da Comissão Permanente de Avaliação (CPA). Isso vai ajudar você a medir os resultados e descobrir onde pode melhorar a nota da sua instituição.

 As Rotinas Acadêmicas do módulo Educacional incluem ainda:

  • Controle de TCC
  • Gestão de Estágio Obrigatório

Financeiro e Contábil

A funcionalidade Financeira e Contábil do módulo Educacional foi desenhada de acordo com as necessidades específicas das instituições de ensino. Com ela, você gerencia de forma mais eficiente os registros, gerando dados automaticamente para melhor controle dos registros financeiros e contábeis.

Para isso, auxilia você na gestão financeira e na gestão dos contratos acadêmicos, planos de pagamento, serviços educacionais, faturamento e contabilização, com recursos para controle do fluxo de caixa além de indicadores de inadimplência e régua de cobrança.

O sistema gera as NFS-e por caixa ou competência, além de oferecer uma ferramenta de controle de recursos e instalações integrada ao Patrimônio, para gerenciar a depreciação de ativos e manter um registro fiel do valor do patrimônio em seus livros contábeis.

Processo Seletivo

Gerencie todo o processo de seleção de alunos da sua instituição, de ponta a ponta, desde a inscrição até a matrícula e o ingresso efetivo dos aprovados. O módulo Processo Seletivo permite gerar a taxa de inscrição e administrar o recebimento do pagamento. 

O sistema oferece um Portal de Inscrições, onde você parametriza o modelo de inscrição e os formulários e que permite ainda a oferta on-line de cursos, com fluxo de etapas reduzido e matrícula efetuada diretamente no módulo Educacional.

Quando o aluno se inscreve, o sistema gera comprovante de inscrição, com dia, hora e local das provas de seleção, separando os estudantes por sala, de acordo com as regras definidas de distribuição de locais e provas. 

Na hora da prova, o sistema gerencia as listas de presença dos candidatos, para evitar falhas de registro ou fraudes. E se a sua instituição usa o ENEM para selecionar os alunos, o sistema importa as notas do exame para gerar a lista de classificação e a chamada dos aprovados. 

E você não precisa se preocupar com o pagamento dos colaboradores envolvidos no processo seletivo. O sistema é integrado ao módulos de Folha de Pagamento e Gestão Financeira, permitindo realizar o pagamento do pessoal seja por RPA (autônomos) ou no modelo de contratação por CLT.

 O módulo ainda tem integração com o Captação de Alunos, solução complementar, que permite a gestão integrada da captação de leads e funil de matrículas e vendas

Gestão Bibliotecária

A biblioteca é um dos ativos mais valiosos de uma instituição de ensino e conta pontos na avaliação de qualidade do MEC. Gerencie esse patrimônio com maior eficiência. O módulo de Gestão Bibliotecária do TOTVS Educacional realiza todo o cadastro e importação de dados referentes às publicações e exemplares do acervo, e importa tags geradas em diversos formatos.

Além de fazer o inventário e o controle de periódicos, o sistema também permite controlar os empréstimos e devoluções dos exemplares, e gerenciar prazos e multas, integrando os pagamentos ao módulo Financeiro.

Os cadastros de alunos e professores, por sua vez, são integrados ao Educacional, assim como as bibliografias obrigatórias e recomendadas vinculadas às matrizes curriculares e o controle de débitos no momento da matrícula.

Avaliação e Pesquisa

Mantenha um banco de questões para provas, simulados e testes, com o módulo Avaliação e Pesquisa do TOTVS Educacional. Desse modo, você pode criar provas dinâmicas, com base no nível de dificuldade desejado para cada rodada de avaliação. 

Você pode inserir imagens nas questões, que são separadas por áreas de conhecimento, disciplinas ou matérias, com suporte a múltiplos idiomas. O módulo oferece ainda ambiente de avaliação para provas de certificação e possui um portal para realização de provas e pesquisas eletrônicas, com correção e classificação automatizadas. 

Além de provas de conhecimento, é possível também realizar pesquisas de opinião. O módulo é integrado ao TOTVS Educacional  para CPA (avaliação institucional), Avaliação Socioeconômica, Provas Eletrônicas e de certificação.

Backoffice

Gestão Financeira

O módulo TOTVS Gestão Financeira é integrado ao TOTVS Educacional. Com ele, você tem uma gestão de finanças vocacionada para o setor educacional. O módulo permite realizar acordos e negociações de débito, presenciais ou on-line, por meio dos aplicativos e portais de alunos e responsáveis.

Tudo é processado automaticamente, com base nos dados do TOTVS Educacional. Além disso, você pode agrupar boletos e faturamento, receber pagamentos por cartão de crédito e débito, e gerenciar toda a comunicação bancária e registro de boletos. Sem falar no controle de fluxo de caixa a pagar e a receber, fundamental para manter a saúde financeira da sua instituição.

Gestão Contábil e Controladoria

Outro módulo do TOTVS BackOffice, o módulo de Gestão Contábil e Controladoria permite melhorar o controle de custos e movimentações contábeis da instituição de ensino. Com ele, você contabiliza bolsas e faz cálculos retroativos relativos à concessão, rateios de centros de custos até nível de disciplina de turma, além de criar eventos contábeis automatizados e rastrear todos os lançamentos. Isso permite a instituição de ensino medir facilmente a margem de contribuição de um curso ou a rentabilidade total da operação.

Compras, Estoque e Faturamento

Toda instituição de ensino também é, por essência, uma empresa e necessita gerir contratos, comprar e se relacionar com fornecedores.

Para atender a esta necessidade, o Compras, Estoque e Faturamento permite fazer a gestão da execução orçamentária, controlar o estoque do almoxarifado, realizar processos de compras, de ativos ou materiais de consumo, calcular os impostos e realizar as integrações necessárias com a Controladoria e Financeiro.

Já o faturamento realiza a emissão das notas fiscais e integra com as rotinas fiscais exigidas.

Folha de Pagamento

Integrado ao TOTVS Educacional, o Folha de Pagamento é vocacionado para atender o segmento de educação. Com ele, você tem controle do Movimento de Ensino, capturando a produção do professor em sala de aula, atividades extras e ofertadas.

O módulo faz o cálculo correto dos múltiplos vínculos de docentes na folha, e administra a resilição de contratos acadêmicos dos professores. Além disso, conta com tabelas salariais docente onde você ainda pode fazer o rateio da produção do professor até o nível da disciplina da turma. Permite a importação do Currículo Lattes.

 

DESTAQUE – PORTAL DO PROFESSOR

Dê mais agilidade e facilidade aos professores nas tarefas diárias de sala de aula com o Portal do Professor, uma plataforma simples e moderna, com uma nova tecnologia a partir da versão 12.1.31 do TOTVS Educacional. A reformulação do Portal do Professor oferece processo de melhoria contínua.

Confira abaixo as funcionalidades já disponíveis para sua instituição:

Central de Avisos

Facilite o dia-a-dia dos professores com alertas das suas atividades em sala de aula. Permita que, de forma simples, através do mural do professor, o educador possa identificar quais os prazos de digitação de notas, faltas e conteúdos das turmas que ele é responsável. 

Diário de Classe Digital

Registro de Frequência Diária

Permita que o professor, através de uma experiência amigável, registre diariamente a frequência dos alunos em sala de aula. Possibilite também que os alunos visualizem os registros lançados somente após a liberação do professor e, caso permitido pela sua instituição, dê ao professor autonomia para lançar justificativas comprovadas para as ausências registradas.

Ocorrências

Agilize o lançamento das ocorrências dos alunos através do portal do professor, permitindo registros individuais e otimizados, para mais de um aluno, com possibilidade de upload de arquivos que reforcem a ocorrência registrada.

Plano de Aula

Ajude os professores da sua instituição a elaborar e gerir os conteúdos das aulas ministradas ao longo do período letivo.

Além disso, a partir da versão 12.1.32 do Portal do Professor do TOTVS Educacional, os professores  contam com mecanismos de cópia de conteúdos que simplificam e tornam mais amigável a elaboração dos planos de aula. 

Upload de Materiais

Ofereça aulas com conteúdos mais ricos e dinâmicos. Com o TOTVS Educacional na versão 12.1.32, o professor poderá fazer o upload de materiais didáticos para as disciplinas, por meio do Portal do Professor, de forma simples e rápida.

Customização de Cores do Layout do Novo Portal do Professor

No TOTVS Educacional 12.1.33, você pode personalizar as cores do layout do Portal do Professor, de acordo com a identidade de marca da sua instituição de ensino. Conheça com mais detalhes as novidades através do TDN.

Cadastro de Avaliações

A partir da versão 12.1.34, os professores também podem cadastrar suas avaliações no Portal do Professor. Dessa maneira, você oferece a eles mais comodidade e autonomia para a manutenção dos dados-base das avaliações que serão realizadas durante o ciclo de aprendizado dos alunos.

Digitação de Notas de Avaliações

Dê mais conforto e autonomia para o professor. A versão 12.1.34 do TOTVS Educacional, permite que ele lance as notas de avaliação dos alunos diretamente pelo Novo Portal do Professor, proporcionando mais segurança e agilidade no processo e oferecendo mais transparência na relação com a instituição e os alunos.

Digitação de Notas e Faltas de Etapas

A rotina dos professores ficou mais simples com o TOTVS Educacional. Com a versão 12.1.2205, o sistema proporciona mais autonomia e comodidade ao permitir que os professores lancem notas e faltas de etapa.

Frequência da Turma com Professor Polivalente

Facilite o controle de frequência das turmas com professores polivalentes. O Portal do Professor do TOTVS Educacional 12.1.2205 permite realizar o controle de frequência dos alunos apenas uma vez por dia, quando o professor é responsável por todas as disciplinas daquela turma (situação comum no Ensino Básico).

Quadro de Horários

Dê flexibilidade ao professor na hora de visualizar e acompanhar as aulas sob sua responsabilidade. A partir da versão 12.1.2209 do TOTVS Educacional, o quadro de horários do professor ficou mais simples e intuitivo, já que a interface da ferramenta foi aprimorada.

Agora, o sistema mostra apenas os horários da semana corrente, facilitando a visualização dos registros e permitindo que o professor navegue entre as semanas.

Quer saber ainda mais? Acesse nossa central de documentações.

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COMENTÁRIOS DESTE POST

    Kleber Denis Pinto diz:

    interesse no erp educacional com financeiro, ja temos ava moodle.

  1. Equipe TOTVS diz:

    Perfeito, Kleber! Nosso time vai entrar em contato por e-mail pra seguirmos, ok?! Abraço, Equipe TOTVS

  2. Marcos Lira dos Santos diz:

    Olá, preciso de uma versão demo do TOTVS Educacional.

  3. Equipe TOTVS diz:

    Marcos, nosso time vai entrar em contato para agendar a demo. Abraço, Equipe TOTVS

  4. Augusto diz:

    Preciso de uma demo do TOTVS RM

  5. Equipe TOTVS diz:

    Bom dia, Augusto! Vamos te mandar um e-mail para agendar a demonstração do sistema. Abraço! Equipe TOTVS

  6. Francisco Edionas Passos da Silva diz:

    Olá, o TOTVS Educacional pode ser compartilhado entre IES?

  7. Equipe TOTVS diz:

    Boa tarde, Edionas! Te enviamos um e-mail com mais informações. Abraço, Equipe TOTVS

  8. CASSIO SILVA diz:

    Olá bom dia! Sou Analista de TI da plataforma @Elafaz e elanaobra.com.br. Como faço para adquirir uma versão demo TOTVS RM Educacional. Para testes. Poderia me encaminhar por e-mail ou link baixável. Desde já, Obrigado. Ainda não temos nenhum ERP, somos iniciantes e Temos alunas do Projeto, Professores.

  9. Equipe TOTVS diz:

    Boa tarde, Cassio! Nosso time vai entrar em contato para te passar as informações sobre o TOTVS Educacional, ok!? Abraço. Equipe TOTVS

  10. Francisco Abreu Soares diz:

    Boa noite! Apreciaria receber uma proposta e mais informações sobre os módulos: (Educacional, Gestão Bibliotecária, Avaliação e Pesquisa, Portal de Alunos e Professores). Cordialmente, Prof. Abreu Soares

  11. Equipe TOTVS diz:

    Boa tarde, Prof. Abreu! Vamos entrar em contato por e-mail para esclarecer suas dúvidas sobre os módulos, ok? Abraço, Equipe TOTVS

  12. Leticia Lisboa diz:

    Bom dia! Somos uma empresa de consultoria e estamos atuando em um plano de negócios para análise de viabilidade para abertura de uma nova faculdade. Gostaríamos de ter proposta para os valores iniciais de proposta da TOTVS identificadas por solução (acadêmico, AVA, Educonect). Aguardo Contato.

  13. Equipe TOTVS diz:

    Olá, Leticia, como vai? Entramos em contato pelo e-mail para passar mais detalhes, mas não tivemos retorno. Você tem um telefone de contato para te ligarmos? Obrigado! Equipe TOTVS

  14. Equipe TOTVS diz:

    Olá, Letícia, obrigada pela mensagem. Seu contato foi encaminhado para o time comercial e falarão com você para esclarecer as dúvidas. Abs. Equipe TOTVS

  15. FRANCISCO JOSE OLIVIERI diz:

    Quem são os clientes do TOTVS educacional?

  16. Equipe TOTVS diz:

    Obrigada pelo comentário, Francisco. Nesta playlist do nosso canal no Youtube TOTVS Soluções, você consegue ver vários depoimentos de instituições de ensino que usam nossa tecnologia ;) https://www.youtube.com/watch?v=uQ7w3CbKv3A&list=PLXa8l0dq5zRnO29ybf36YK0hzvw6sG6kz