Tudo sobre o TOTVS Hotelaria PMS SaaS

Vantagens da solução

O comportamento dos clientes no setor hoteleiro sofreu transformações profundas nos últimos anos. O avanço da tecnologia deu aos hóspedes mais informação e poder de escolha. Isso gerou novas necessidades para as empresas desse segmento, independentemente do porte, especialidade ou região em que opera. Em uma era de hiperconectividade, o mercado tornou-se muito mais competitivo e desafiador, que obriga o setor de hotelaria a se reinventar diariamente.

Para enfrentar esse desafio, a TOTVS desenvolveu o TOTVS Hotelaria PMS SaaS, um ecossistema de produtos hoteleiros criado para acompanhar um mercado em constante mutação. Trata-se de uma solução ágil, de fácil implementação, capaz de atender as demandas de hotéis, pousadas e redes hoteleiras em todos os segmentos de atuação, em qualquer região do planeta. Não importa se o seu hotel é mais voltado para negócios ou lazer, se é luxuoso ou econômico, o TOTVS Hotelaria PMS SaaS tem as soluções para seu negócio.

Setores atendidos

• Hotéis de luxo
• Hotéis corporativos
• Hotéis econômicos
• Pousadas
• Spas
• Resorts
• Redes hoteleiras

Benefícios da solução

O TOTVS Hotelaria PMS SaaS é mais do que uma ferramenta de gestão. Ele é um verdadeiro ecossistema de produtos hoteleiros. São módulos complementares que quebram o paradigma da indústria, fáceis de usar e que você monta da forma mais conveniente para a sua operação, com soluções que cabem no seu bolso.

Com uma experiência de uso excelente, você não precisa nem mesmo conhecer o menu para navegar e começar a operar. As soluções que compõem o TOTVS Hotelaria PMS SaaS são autoexplicativas e didáticas, que entregam o que nenhuma solução do mercado entrega. Na verdade, elas vieram para revolucionar o setor de hotelaria. Com elas, você pode até mesmo substituir sua estrutura de recepção por um simples tablet, para atender os hóspedes em qualquer lugar, proporcionando uma experiência de atendimento completamente nova.

O sistema roda em plataforma Cloud, e é 100% on-line, com acesso web, e integração a todos os principais canais de vendas e os módulos são contratados por assinatura. Ou seja, você não precisa de uma estrutura de tecnologia pesada para contar com os benefícios proporcionados pelo TOTVS Hotelaria PMS SaaS. Tudo isso reduz o custo de implementação e o tempo de treinamento dos funcionários no uso das soluções.

Além disso, o TOTVS Hotelaria PMS SaaS pode ser integrado aos módulos de backoffice para permitir uma gestão mais eficiente na retaguarda da sua operação hoteleira. 

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Módulos que compõem a solução

Visão geral:

• CRS (Central de Reservas)
• PMS (Front Office e Gestão de Governança) 
• PoS (Point of Sales)
• Spa
• GAP – Guest Access Point
• Fast Check-In
• Módulos TOTVS Backoffice – Linha CMNET
  • Fatura Hotel
  • Contas a Receber
  • Contas a Pagar
  • Contabilidade
  • Almoxarifado
  • Compras

Entenda melhor os módulos:

CRS – Central de Reservas

Centralize em uma única tela todos os canais de vendas da sua rede hoteleira. Com o módulo Central de Reservas do TOTVS Hotelaria PMS SaaS, você tem uma central online para administrar as reservas de forma simples, rápida e eficiência. O sistema é fácil de usar e você não precisa trocar de tela para gerenciar, em poucos cliques, todas os processos nessa área.

A solução faz ainda gestão inteligente das tarifas, controlando as ofertas em diferentes canais, e fazendo a correção automática das diárias conforme a ocupação dos quartos.

O módulo Central de Reservas permite também gerenciar as reservas de mais de um hotel do mesmo grupo, na mesma tela. O sistema é versátil, integrado aos principais canais de venda on-line do mercado. Assim, você não perde nenhuma oportunidade para conectar facilmente o seu hotel aos clientes, em qualquer plataforma. 

PMS – Front Office e Gestão de Governança

Inove a experiência de hospedagem no seu hotel. O módulo PMS do TOTVS Hotelaria PMS SaaS é uma ferramenta completa para Front Office e Gestão de Governança. O módulo é 100% web e compatível com as plataformas mobile Android e IoS. Desse modo, você pode acessar os dados de onde estiver, a qualquer hora. Isso permite centralizar a gestão de vários hotéis de uma rede na mesma solução, e até mesmo reconfigurar toda sua operação, substituindo seu balcão de atendimento por um tablet.

Tudo é feito sem servidor, sem banco de dados e sem licença de software, com investimento mínimo. Você só precisa de um equipamento conectado à internet e de um browser.

O sistema é conectado com a Central de Reservas por meio do módulo CRS, e integra automaticamente os dados da reserva ao Front Office, permitindo um check-in mais ágil, com opção de preenchimento das fichas antecipadamente e de pré-check-in para grupos de viagem. 

O módulo PMS também faz uma perfeita gestão de governança dos quartos, incorporando tecnologia de IoT para registrar o serviço das camareiras em cada unidade do hotel. Além disso, o sistema faz a distribuição automática do pessoal por quarto, de acordo com a necessidade, otimizando a realização do serviço.

PoS – Point of Sales

Controle todos os seus pontos de venda em uma única tela. Com o módulo PoS do TOTVS Hotelaria PMS SaaS, você coloca a mobilidade à serviço da eficiência, e qualquer lugar do seu hotel pode se tornar um ponto de venda, se você quiser. O módulo PoS permite usar tablets e celulares para realizar vendas em lojas, área de bar, restaurante etc. Tudo de forma ágil e rápida, facilitando a comunicação para proporcionar a melhor qualidade de serviço para o hóspede. 

Assim, o garçom não precisa mais perder tempo indo à cozinha passar os pedidos. O sistema permite ainda criar um menu digital, onde o próprio hóspede faz o pedido diretamente e acompanha o prazo de entrega pelo celular. Além disso, a solução permite registrar o número de quarto associado a cada pedido, receber pedidos de room service, fazer leitura de código de barras, QR Code, entre outros, identificando cada venda automaticamente para o faturamento.

Spa

Tecnologia e bem-estar andam de mãos dadas com o módulo Spa do TOTVS Hotelaria PMS SaaS. O módulo permite gerenciar toda a oferta de serviços de spa no seu hotel de forma simples e intuitiva. O sistema faz o controle das salas para evitar overbooking e ainda registra dados importantes para o atendimento do cliente, como saber se ele tem algum problema de coluna antes de realizar algum procedimento de massagem, ou se é alérgico a alguma substância antes de usar algum tipo de óleo corporal, por exemplo.

Além do controle de disponibilidade de salas e atendentes, o módulo faz o cálculo da comissão gerada pelo atendimento e encaminha os dados para o faturamento de forma automática, evitando erros na cobrança e agilizando o check-out.

GAP – Guest Access Point

Proporcione a melhor experiência de hospedagem para seus clientes. O TOTVS Hotelaria PMS SaaS conta com o GAP – Guest Access Point. Com ele, você centraliza todos os pedidos do hóspede para gerenciar melhor o atendimento. 

Do room service ao agendamento de serviços, o módulo permite gerenciar os pedidos, encaminhando cada um deles à respectiva área responsável. Além disso, o sistema registra os indicadores de tempo de resposta e qualidade no atendimento aos pedidos, permitindo enxergar gargalos operacionais e melhorar a experiência oferecida aos hóspedes.

Fast Check-In

Ofereça mais mobilidade para seus hóspedes. A ferramenta de fast check-in permite que eles façam o pré check-in pelo celular antes mesmo de chegarem ao hotel, evitando aglomerações na recepção e reduzindo a interação presencial entre hóspedes e funcionários.

Dessa forma, a sua instituição hoteleira se adapta ao contexto de distanciamento social que tende a ser seguido pelo setor, mesmo com a reabertura dos estabelecimentos. Além disso, a ferramenta tem uma interface simples e intuitiva, que pode ser acessada via web, para melhorar a experiência dos seus hóspedes.

Módulos TOTVS Backoffice – Linha CMNET

Fatura Hotel

Os clientes do TOTVS Hotelaria PMS SaaS podem contar com o módulo Fatura Hotel do TOTVS Backoffice – Linha CMNET em sua retaguarda. Com ele, você automatiza seu processo de faturamento e melhora o controle de comissões, para dar muito mais eficiência à rotina de cobranças, controlando todo o todo esse processo de forma automática, sem dor de cabeça.

O módulo é integrado aos módulos de PMS e CRS do TOTVS Hotelaria PMS SaaS, e aos módulos de Contas a Pagar e Contas a Receber do TOTVS Backoffice – Linha CMNET. Então, quando alguém faz uma reserva por meio de um site como o Booking, por exemplo, e a reserva é registrada no Frontoffice, o Fatura Hotel gera a fatura da operação para o site com o respectivo registro no Contas a Receber, ao mesmo tempo em que calcula a comissão devida para o site gerando o respectivo registro no Contas a Pagar.

CAR (Contas a Receber) 

Melhore o controle de suas receitas. Com o módulo CAR, de contas a receber do TOTVS Backoffice – Linha CMNET, o processo é todo automatizado. Ele é integrado aos módulos PMS e CRS do TOTVS Hotelaria PMS SaaS, para gerar automaticamente os boletos de cobrança a partir do fechamento de reservas e outros processos geradores de receita. O módulo também possui integração com os bancos para emitir os boletos nos formatos exigidos por cada instituição bancária.

CAP (Contas a Pagar)

Facilite o controle das contas a pagar no seu hotel. O módulo CAP do TOTVS Backoffice – Linha CMNET realiza esse controle, operando de forma integrada com o TOTVS Hotelaria PMS SaaS e com os módulos de retaguarda do TOTVS Backoffice – Linha CMNET , como Fatura Hotel e Almoxarifado. Com ele, você recolhe de forma automática os dados de todas essas fontes, e gera os documentos para realização dos pagamentos. O módulo também é integrado com bancos para a geração dos arquivos de pagamento. Tudo sem preenchimentos manuais, com dados muito mais confiáveis e seguros, reduzindo a possibilidade de erros e agilizando o processo.

Contabilidade

Não deixe nada de fora do seu registro contábil. Notas, despesas, receitas, o módulo de Contabilidade do TOTVS Backoffice – Linha CMNET faz o registro fiel de todas as movimentações para garantir 100% de compliance nas suas obrigações legais, de acordo com o modelo que você escolher. Seja no regime de caixa, seja no regime de competência. A Contabilidade é integrada aos demais módulos do sistema, e permite, por exemplo fazer o lançamento automático dos dados de cada check-out nos livros contábeis. 

Todos os outros processos que geram movimentação contábil no TOTVS Hotelaria PMS SaaS também são registrados automaticamente. Basta configurar o sistema uma única vez, que o registro passa a ser automático. Isso facilita o preenchimento correto das obrigações fiscais mensais. Além disso, todo o processo de contabilidade fica mais rápido, evitando preenchimento manual, dando maior segurança e confiabilidade aos dados e reduzindo seus gastos administrativos. 

Almoxarifado

Um controle de estoque mais rigoroso vai ajudar você a reduzir custos e aumentar a eficiência da sua operação hoteleira. O módulo Almoxarifado do TOTVS Backoffice – Linha CMNET registra toda a entrada e saída de produtos do estoque, controlando a movimentação de mercadorias, a emissão e o recebimento de notas.

O módulo também é integrado à solução TOTVS Hotelaria POS. Desse modo, cada vez que um hóspede pede um refrigerante, por exemplo, o sistema realiza a baixa do item no Almoxarifado e atualiza o saldo de estoque automaticamente, permitindo que otimize seu processo de compras e evite rupturas, proporcionando uma melhor experiência para o hóspede.

Compras

Ganhe mais agilidade e reduza custos no processo de compras. O módulo de Compras do TOTVS Backoffice – Linha CMNET gera cotações e ordens de compra automaticamente. Desse modo, você garante a melhor compra segundo as especificações exigidas pelo seu hotel. 

O módulo funciona de forma integrada com o Almoxarifado. Com isso, você pode repor o estoque sempre que algum item atingir o nível crítico, sem necessidade de retrabalho. O próprio sistema dispara mensagens com o pedido de orçamento ou pedido de compra para os fornecedores cadastrados. O resultado é uma operação hoteleira muito mais ágil e econômica. 

Desempenho e integração

A plataforma oneAPI permite que os sistemas de hotelaria da TOTVS utilizem todo o potencial de processamento dos processadores Intel, o que possibilita um desempenho superior em relação a outras soluções disponíveis no mercado.

Além disso, o oneAPI é uma plataforma aberta, o que significa que as soluções de hotelaria da TOTVS podem ser facilmente integradas com outras ferramentas e sistemas utilizados pelas empresas do setor.

Indo além, com o oneAPI, as tecnologias da TOTVS para hotelaria conseguem realizar tarefas complexas com menor consumo de energia. Contam ainda com recursos avançados de segurança, protegendo os dados do seu negócio e dos seus clientes de possíveis ameaças.