Tudo sobre o TOTVS Identity

Vantagens do sistema

A digitalização das empresas é uma transformação profunda na rotina das empresas. Mas, ao mesmo tempo em que impulsiona a produtividade e torna os negócios mais competitivos, ela também cria desafios novos para as organizações em termos de gestão e segurança de dados.

Pense na complexidade de gerenciar centenas ou milhares de usuários, acessando dezenas de sistemas diferentes dentro da sua empresa. Multiplique isso pelo número de filiais do seu negócio. E quanto maior for a operação de uma empresa, mais complexa se torna essa gestão, com mais sistemas integrados, mais ferramentas digitais, e, principalmente, mais usuários acessando esses recursos.

Não seria excelente ter uma ferramenta que permitisse gerenciar esses acessos de forma segura e eficiente, reduzindo riscos e tornando a experiência de uso dos sistemas digitais mais ágil e mais simples? Bem, esta ferramenta já existe. Trata-se do TOTVS Identity, o sistema de gestão integrada de acesso que permite que cada usuário tenha um único login e senha para utilizar os recursos digitais da sua empresa.

Setores atendidos

• Manufatura
• Distribuição
• Logística
• Varejo
• Serviços
• Hotelaria
• Saúde
• Educacional
• Jurídico
• Financeiro
• Construção

Principais benefícios

O TOTVS Identity foi criado para permitir o gerenciamento centralizado de login e senha de acesso dos usuários aos sistemas da sua empresa. Dessa maneira, você simplifica o processo e facilita a gestão de acesso aos recursos digitais da companhia. Com um único login e senha, o usuário terá acesso aos diferentes sistemas, sem precisar cadastrar dezenas de senhas diferentes. 

Desse modo, o TOTVS Identity permite que os usuários acessem muito mais rapidamente os sistemas digitais. Em média, são apenas 400 milissegundos para acessar um software ou uma página por meio do Identity. Tudo é feito sem perda de tempo, para oferecer muito mais produtividade para sua empresa. 

Além disso, o sistema de senha unificada reduz o número de chamados para o suporte, para recuperação de senha, facilitando a vida dos usuários e o dia a dia da área de TI. E você ainda conta com o controle centralizado de quais recursos o colaborador poderá acessar, o que dá muito mais segurança a seu ambiente digital.

O TOTVS Identity facilita a auditoria da sua gestão de dados e administra a  segurança das chaves de acesso utilizadas, impedindo que os usuários criem senhas fracas. O sistema também possui compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e com outras legislações internacionais que incluem a segurança de dados em seu escopo, como a Lei Sarbannes-Oxley, dos Estados Unidos, que regulamenta investimentos financeiros.

O TOTVS Identity roda 100% em nuvem e é licenciado por número de usuários ativos no cadastro. Por isso, trata-se de um sistema com alta capacidade de escala, permitindo atender operações de qualquer porte, com o máximo de eficiência. Hoje, são realizados em média 159 mil logins por dia através do sistema.

E se você gerencia o login e senha de usuários da sua empresa por meio do Active Directory, da Microsoft, não se preocupe. O TOTVS Fluig Identity conta com uma aplicação para conectar o AD com o sistema em nuvem, para que você centralize a gestão dos acessos. E você ainda pode acompanhar a disponibilidade do serviço em uma página de status que facilita o trabalho do gestor. 

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Principais recursos

Visão geral:

• Single Sign-On
• Integração ao AD
• Proteção de Informações
• Gestão Centralizada 
• Self-Service de Reset de Senha

Entenda melhor os principais recursos

Single Sign-On

Com o recurso de Single Sign-On do TOTVS Identity, você tem acesso a todas as páginas e sistemas da sua empresa com um único login de usuário e senha. Ninguém perde tempo, nem precisa ficar lembrando um monte de senhas. O tempo médio de acesso por meio do Single Sign-On é de apenas 400 milissegundos. Além disso, o sistema é flexível e você pode criar logins com ou sem e-mail cadastrado. 

Integração ao AD

O TOTVS Identity possui integração ao Active Directory, a ferramenta de gerenciamento de identidade do Microsoft Windows. Você tanto pode incorporar as identidades criadas no Active Directory do Microsoft Windows, unificando os logins no TOTVS Identity, quanto pode criar grupos de usuários no Identity e incorporá-los ao AD.

Desse modo, é possível reutilizar as identidades de usuário de sistemas legados, assim como aproveitar toda a política de senha já definida dentro da sua empresa quanto à complexidade, tempo de renovação e reuso de senhas. A integração é executada por meio de uma aplicação instalada no seu servidor, que conecta o ID com o TOTVS Identity em nuvem, de forma segura e eficiente. 

Proteção de Informações

Uma das principais vantagens do TOTVS Identity é a proteção de informações. O sistema bloqueia a criação de senhas fracas, elevando o padrão de segurança do acesso ao seu ambiente digital. Além disso, o sistema conta com autenticação multifator, com possibilidade de gerar um QR Code a cada acesso, para aumentar ainda mais a segurança do seu ambiente virtual.

O TOTVS Identity também possui conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo que sua empresa cumpra todos os requisitos da legislação. Para isso, o sistema oferece relatório de auditoria de uso de dados sensíveis, emissão e gestão de termo de consentimento para uso de dados e exclusão de dados de usuários. E se algum usuário cria um campo novo com dado potencialmente sensível, o sistema abre um espaço para que seja registrada a justificativa para a criação do novo campo.

O TOTVS Identity também tem compliance com legislações externas que incluem parágrafos sobre segurança de informação, como a Lei Sarbannes-Oxley, que regula o mercado financeiro americano, entre outras.

Gestão Centralizada

Outra grande vantagem do TOTVS Identity é a gestão centralizada de todos os acessos ao ambiente digital da sua empresa. Com isso, você pode configurar quais sistemas e áreas do ambiente digital o usuário pode acessar. Além disso, tem controle completo de todas as senhas geradas e acessos realizados.

Você pode gerar o login e a senha para cada usuário, ou utilizar as identidades cadastradas no AD. Ou ainda, permitir que os usuários façam seu próprio cadastro no sistema, de acordo com a política da sua empresa. Lembrando que o sistema garante a geração de senhas fortes e conta com autenticação multifator, para proporcionar muito mais segurança a seu ambiente digital, e também permite que o cadastro de usuários seja feito sem e-mail.

O TOTVS conta com um relatório de auditoria de dados que mostra exatamente quem usou o Single Sign-On, quando usou, quantos acessos e tentativas de acesso foram realizados, proporcionando melhor controle do acesso ao ambiente digital da sua empresa.

Self-Service de Reset de Senhas

E se, por acaso, o usuário perder a senha única do TOTVS Identity? Não se preocupe. O sistema conta com sistema self-service para reset das senhas. Assim, ninguém perde tempo com chamadas para o TI por causa disso, otimizando os recursos de atendimento do setor de tecnologia da sua empresa já que boa parte do tempo do atendimento de TI está ligado a tratar problemas de acesso às diversas aplicações dentro da empresa.

O self-service de reset de senhas é feito com total segurança. O sistema pode enviar um e-mail com o link para que o usuário redefina sua senha, com a possibilidade de usar imagens de segurança cadastradas para tornar todo o processo de troca ainda mais seguro. Além disso, é claro, o reset da senha sempre pode ser feito pelo administrador do sistema, se necessário.