Tudo sobre o Protheus Serviços da TOTVS

totvs
12-11-2019

Vantagens da solução

A tecnologia digital provocou uma transformação profunda na maneira como pessoas e empresas contratam serviços. O acesso praticamente ilimitado à informação deu mais poder aos contratantes, e tornou a competição mais acirrada do que nunca. 

Isso obriga as empresas de serviços a modernizar sua gestão e seus processos, reduzir custos e melhorar indicadores de atendimento para se manter competitivas. Nesse cenário, é preciso encontrar soluções de tecnologia robustas e ao mesmo tempo flexíveis, capazes de atender de ponta a ponta às demandas específicas das prestadoras de serviços.

Essa solução já existe. Trata-se do Protheus Serviços, solução especialista da linha Protheus, da TOTVS, desenvolvido para melhorar a qualidade da administração e dos indicadores operacionais das empresas do setor de serviços. Integrado a outros produtos de linha da TOTVS, impulsionando a competitividade e aumentando a rentabilidade do negócio, em diversos segmentos.

Setores atendidos

  • Limpeza
  • Segurança patrimonial e VIP
  • Serviços de campo

Principais benefícios

Com o Protheus Serviços, você abre um mundo de novos negócios para sua empresa. O sistema proporciona um salto de qualidade na gestão, em todos os aspectos do seu negócio. Você automatiza processos, agiliza suas rotinas e otimiza recursos. Tudo de forma simples e fácil, com uma Mesa Operacional que permite controlar em uma única tela os mais diversos processos.

O resultado é um controle de custos mais efetivo, com maior rentabilidade nas operações e melhoria no atendimento aos clientes. 

O Protheus Serviços melhora o seu dia a dia. O sistema roda em nuvem ou em servidores próprios da sua empresa, e permite gerir escalas e alocação de atendentes, controlar a prestação efetiva dos serviços, verificar o status das equipes em campo, otimizar recursos e rotas de cobertura, gerenciar contratos e orçamentos, controlar estoques de suprimentos, entre outros processos administrativos e operacionais. 

O sistema também ajuda você a controlar a gestão de pessoal, por meio de integração com os módulos de Folha de Pagamento, Controle de Ponto e Gestão de Benefícios dos módulos de RH das linhas Protheus e RM, da TOTVS. Com isso, o Protheus Serviços é 100% aderente à nova legislação trabalhista, cobrindo os diferentes tipos de contratação e jornada praticados no setor de prestação de serviços. 

Além disso, o sistema possui integração nativa com módulos de backoffice do Protheus, como Fiscal, TAF (TOTVS Automação Fiscal), Contábil e Estoque. Desse modo, você pode integrar com muito mais rapidez e precisão, os dados operacionais da sua empresa à retaguarda administrativa.

A solução possui ainda aplicações mobile que dão mais versatilidade à gestão de suas operações e permitem controlar seus processos de forma muito mais ágil e efetiva. 

Todas essas ferramentas geram um grande volume de dados sobre a operação do seu negócio. E o Protheus Serviços usa isso para permitir que você tenha uma visão mais estratégica de seus indicadores de desempenho. Dessa forma, sua empresa pode tomar decisões com muito mais assertividade, com base em informações operacionais reais, controlando melhor a rentabilidade de contratos e locais de atendimento.

Funcionalidades que compõem a solução

Visão geral

  • Orçamento de serviços
  • Gestão de contratos
  • Gestão de operações
    • Mesa Operacional
    • Gestão disciplinar
    • Gestão de Investigação
    • Gestão de armamento
    • Gestão de uniformes
    • Rotas de cobertura
    • Apontamento de materiais
    • Apuração e medição de Serviços
  • Gestão de Rentabilidade
  • Registro de custos
  • Analytics
  • App Meu Posto 
  • App Minha Gestão de Postos
  • Integração com RH
  • Integração com CRM
  • Integração com Estoque
  • Outras integrações de backoffice


Conheça melhor as funcionalidades

Orçamento de Serviços

A precificação não precisa ser um bicho de sete cabeças. A função de Orçamento de Serviços garante um processo mais fácil e eficiente para você determinar o nível de preço da sua oferta de serviços.

O Orçamento é integrado aos outros módulos da linha Protheus. Além de permitir que você defina no orçamento o escopo do serviço que será prestado, ele recupera automaticamente dados estratégicos para o cálculo do preço, como o custo dos atendentes ou o preço dos produtos utilizados no atendimento ao cliente. 

Assim, você não perde tempo para buscar as informações, e sua empresa fica pronta para enfrentar a concorrência acirrada com um preço muito mais competitivo, adequado às margens do mercado em que ela atua.

Gestão de Contratos

Mantenha sua carteira de contratos 100% sob controle para melhorar o nível de atendimento, controlar gastos e evitar desperdício de recursos. A função de Gestão de Contratos, do Protheus Serviços, permite que você registre todos os contratos no sistema para gerar os respectivos pedidos de vendas e cobranças no backoffice, de forma automática.

Os registros são feitos de forma automática, sem preenchimento manual. Desse modo, a emissão dos documentos é realizada de modo ágil, sem perda de tempo. A gestão digital permite ainda controlar com facilidade grande número de contratos e postos de trabalho, simultaneamente.

Enquanto o serviço é realizado, o sistema gera as listas de insumo e material necessários para a execução dos serviços em cada posto de trabalho. Ele permite aferir também a execução de cada contrato, evitando falhas no atendimento ou que você realize serviços que estão fora do escopo. 

Além disso, a função de Gestão de Contratos gerencia os prazos de validade de cada acordo, para você saber se deve começar a negociar a renovação, ou quando pode interromper a execução do serviço sem sofrer eventuais penalidades.

Gestão de Operações

Seu atendente já chegou ao posto? Qual o número de horas trabalhadas por cada atendente? Não se preocupe com essas e outras respostas relativas à operação da sua empresa. Com a funcionalidade de Gestão de Operações, o Protheus Serviços controla horários de entrada e saída dos atendentes em cada posto, registra o controle de ponto, marca as faltas e faz os registros de férias e permite visualizar a localização de todos os funcionários

Mesa Operacional

O Protheus Serviços conta ainda com uma Mesa Operacional que concentra todas as operações em uma única tela. Assim, é possível visualizar todos os postos de trabalho simultaneamente, organizar escalas de trabalho e turnos, saber se os postos estão ocupados, se há atrasos, ou se é necessário deslocar substitutos para cobertura. Tudo em tempo real. 

A interface é amigável e a operação é intuitiva. Bastam poucos cliques para acionar uma equipe de cobertura. O resultado é uma operação muito mais ágil e eficiente, com melhoria sensível na qualidade do atendimento, com uma visão 360º das atividades, tanto no dia a dia quanto em uma perspectiva de longo prazo.

Gestão Disciplinar

Mantenha suas equipes disciplinadas para oferecer um atendimento de melhor qualidade a seus clientes. A função de Gestão de Disciplina do Protheus Serviços permite que você acompanhe a atuação dos atendentes em cada posto de trabalho, criando pontuação por comportamento com avaliações de mérito e demérito. Dessa forma, você pode identificar os funcionários mais eficientes e criar incentivos para mantê-los na empresa.

Gestão de Investigação

Além disso, a Gestão Disciplinar permite administrar investigações no âmbito dos postos de trabalho. Por meio da Gestão de Investigação, é possível comparar registros de ocorrência e histórico operacional de cada posto, com as versões de funcionários, clientes e eventuais testemunhas da ocorrência. Assim, você pode descobrir as verdadeiras causas do incidente, quem são os responsáveis, e tomar as atitudes certas para corrigir a situação.

Gestão de Armamento

A funcionalidade de Gestão de Armamento foi desenvolvida especialmente para empresas que atuam nos segmentos de segurança patrimonial e vigilância. Com ela, você atende todas as exigências legais do setor e tem um controle efetivo de armas e munição dentro da empresa. O sistema permite saber onde estão cada arma, cada caixa de munição e cada colete à prova de balas. A função também faz o registro de manutenção do equipamento e de substituições periódicas e tem integração com o banco de dados da Polícia Federal, por meio do Gesp, para dar muito mais segurança à sua operação.

Gestão de Uniformes

A imagem do atendente é a imagem da sua empresa. Mantenha seus atendentes com uniformes em boas condições para causar boa impressão. A função de Gestão de Uniformes do Protheus Serviços permite controlar todos os envios, manutenções e controle de validade das peças. O módulo tem integração opcional com o módulo de Estoque do Protheus, permitindo baixa automática dos uniformes no armazém, e registre o envio para descarte e o pedido de substituição do uniforme. 

Rotas de Cobertura

Se você tem atendentes que não trabalham em posto fixo, e passam por diversos postos em uma mesma jornada de trabalho para cobrir folgas, intervalos de almoço etc., o Protheus Serviços conta com uma função de Rotas de Cobertura, que permite programar roteiros para atender todas as necessidades dos clientes de forma otimizada. 

Apontamento de Materiais

Mantenha um controle rigoroso do envio de material para os postos de trabalho e evite perdas e desperdícios. A função de Apontamento de Materiais, controla todos os equipamentos e insumos enviados para os postos. Assim, você agiliza a mobilização para o atendimento e evita envios desnecessários. E quando o turno se encerra, você sabe exatamente tudo que precisa recolher no local, sem prejuízos no processo.

Apuração e medição de serviços

A função de Apuração e Medição é usada para a cobrança dos serviços prestados. Com ele, você afere exatamente o que foi realizado, e cobra corretamente o serviço executado, considerando atrasos, horas extras etc., ou de acordo com o preço fixo determinado em contrato. O sistema permite a aferição de contratos recorrentes ou de prazo determinado, de acordo com a sua conveniência. 

Gestão de Rentabilidade

Qual é o custo de atendimento de seus clientes? Qual a verdadeira rentabilidade da sua carteira de contratos? A função de Gestão de Rentabilidade do Protheus Serviços permite que você tenha um controle perfeito de orçamento em cada um dos contratos, com análise dos valores orçados e realizados, determinando o custo real de atendimento por contrato, por cliente e por posto de trabalho, assim como a real rentabilidade do seu negócio.

Todo o custo de envio de materiais, envio de atendentes para o posto e custos lançados manualmente são incluídos no cálculo. Desse modo, você pode saber quais os clientes mais rentáveis e, também, quais os menos lucrativos, para buscar estratégias de negócio que eliminem gargalos, reduzam custos, aumentem a eficiência e impulsionem o retorno das suas operações. 

Registro de Custos

Com o Protheus Serviços, todos os custos associados aos serviços prestados ficam registrados. A função de Registro de custos gera uma entrada de dados cada vez que você faz uma alocação ou envio de material. Tudo fica centralizado, facilitando a consulta e o controle, para ajudar você a tomar decisões que tornem seu negócio mais rentável.

Analytics

O Protheus Serviço permite gerar relatórios gerenciais sobre os principais processos da sua empresa, proporcionando uma visão estratégica da gestão do negócio. Além disso, você pode contratar à parte o módulo Fast Analytics, que conta com dashboards dinâmicos alinhados em três vertentes:

  • Painel de Indicadores: reúne os KPIs gerais da empresa, com dados sobre contratos ativos, saldos de contratos, valores totais em carteira etc.
  • Gestão do Atendimento: analisa dados operacionais como número de atendentes alocados por posto, mapa de calor com a localização dos atendentes, gestão de absenteísmo etc.
  • Rentabilidade: gera relatórios dinâmicos voltados para controle de custos operacionais e administrativos do seu negócio. 

App Meu Posto de Trabalho

Com o aplicativo Meu Posto de Trabalho, disponível nas plataformas Android e iOS, para os clientes do Módulo de Gestão de Serviços, você pode registrar a entrada dos colaboradores por meio de um check in, enviado por smartphone. 

Ao mesmo tempo, a ferramenta de geolocalização do celular garante que o funcionário está no posto de trabalho correto. Além disso, o atendente pode usar a câmera para assegurar sua identidade no posto de trabalho, dando mais segurança para seus clientes.

App Minha Gestão de Postos

Supervisione os postos de trabalho em campo quando quiser e de onde vocês estiver, verificando a execução dos serviços, entradas, saídas e recebendo pedidos de manutenção. O Protheus Serviços conta com um aplicativo móvel de supervisão de postos de trabalho, com manutenção simples e 100% integrado à Mesa Operacional. Com ele, você pode seguir o status dos postos em tempo real, com um celular equipado com sistema Android ou iOS. Desse jeito, fica muito mais fácil corrigir falhas e gerenciar o atendimento em campo e dar mais satisfação aos clientes.

Integração com RH

Mantenha sua empresa em conformidade com a legislação trabalhista. O Protheus Serviços possui integração com as soluções de RH das linhas RM e Protheus, da TOTVS. Assim, todos os registros de ponto, faltas, licenças, anotações de férias, horas extras, entre outros apontamentos feitos no módulo são enviados automaticamente para os sistemas de gestão de pessoal.

A solução também garante que você rode sua folha com muito mais rapidez e sem erros de registro, a integração com os módulos de RH também é operacional.

Isso significa que se, por exemplo, algum funcionário entrar de férias ou de licença, o sistema avisa imediatamente o Protheus Serviços que aquele atendente não está disponível para a escala de trabalho, evitando falhas no atendimento aos clientes. 

Integração com CRM

Aumente a capacidade de geração de negócios da sua empresa. A integração do Protheus Serviços ao módulo TOTVS CRM permite identificar oportunidades comerciais, captar leads e acompanhar os estágios de venda com muito mais eficiência. Desse modo, você ganha mais assertividade em suas negociações e abre as portas da sua empresa para a chegada de novos clientes.

Integração com Estoque

O Protheus Serviços é integrado ao módulo de Estoque do Protheus. Com isso, toda vez que você utiliza algum insumo na sua operação, o sistema dá baixa do item automaticamente, permitindo um controle muito mais rigoroso do estoque. Isso ajuda você a evitar desperdícios e programar melhor as compras de material, ao mesmo tempo que mantém os registros corretos para efeito de contabilidade.

Outras integrações de backoffice

A integração do Protheus Serviços com os módulos de backoffice do Protheus é completa. Com ele, você pode contar com toda a eficiência da TOTVS nas rotinas atendidas pelos módulos Fiscal, Contábil, TAF (TOTVS Automação Fiscal), TSS (TOTVS Service SOA), entre outros.

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