Tudo sobre o RM Educacional da TOTVS

totvs
12-11-2019

Vantagens da solução

O segmento educacional brasileiro passa por grandes transformações. As instituições precisam ser ágeis e eficientes para atender às demandas de melhor qualidade nos serviços educacionais prestados a comunidade, ao mesmo tempo em que é necessário aumentar a escala de atendimento, melhorar processos gerenciais e reduzir custos de operação para que o negócio seja sustentável. 

Grande parte da resposta a esses desafios passa por mudanças no modelo de gestão e pela entrada das instituições de ensino em uma jornada digital que dê a elas as ferramentas necessárias para triunfar nesse cenário. 

Cada vez mais se torna necessária uma solução de gestão integrada, que aplica as melhores práticas do mercado, tenha uma arquitetura robusta, tecnologicamente atualizada e que garanta a escalabilidade para todos os portes de clientes. Essa solução é o RM Educacional, sistema especialista da TOTVS, que apoia a instituição de ensino em toda a cadeia de operação, de forma integrada, madura e permite a clientes de todos os portes extrair os benefícios do sistema em todas as áreas necessárias.

 Trata-se de uma solução flexível que você configura de acordo com suas necessidades e que possui ferramentas de gestão, aplicativos e portais desenhados para atender instituições de ensino de todos os tipos e tamanhos. O RM Educacional é escalável. Com ele, você atende escolas de pequeno porte até grandes grupos educacionais com centenas de milhares de matrículas, sempre com processos adequados a cada uma delas, custo operacional reduzido e com a mesma solução de ponta a ponta.

 Setores atendidos

  •       Educação Básica:

- Ensino Infantil, Fundamental I e II, Médio e Ensino Técnico.

- EJA (Educação de Jovens e Adultos)

  •       Educação Superior:

- Graduação

- Pós-Graduações Strictu e Lato Sensu

- MBA

  •       Educação Continuada

- Cursos Profissionalizantes

- Ensino de Idiomas

- Preparatórios e Cursinhos

- Pós-Graduações e MBA’s (exclusivos)


Principais benefícios

A solução TOTVS RM Educacional atende as necessidades da instituição na gestão e relacionamento com alunos, pais e comunidade docente.

Desde o gerenciamento do candidato no vestibular/processo seletivo (ensino superior) ou inscrição (ensino básico), coletando os dados, realizando os processos de logística de provas e alocação até a classificação e pré-matrícula.

 Já na matrícula, o sistema realiza todo o controle necessário para gerar o contrato de serviços acadêmicos e a posterior gestão da vida escolar do aluno, suas ocorrências, notas, faltas e tudo mais necessário para que tenhamos o registro acadêmico completo até a diplomação ou certificação.

A gestão financeira, por sua vez, é integrada a um BackOffice vocacionado para atender as necessidades do mercado educacional. Com isso, o RM Educacional possui os recursos para gestão das bolsas, descontos, serviços e planos de pagamento, incluindo ferramentas online para negociação de dívidas e pagamentos online com cartões de crédito/débito. E você também conta com recursos integrados de contabilização e faturamento, para atender todas as necessidades contábeis e fiscais de sua instituição de ensino.

 Além disso, o sistema conta com sistema de Business Intelligence que permite extrair dados estratégicos do RM Educacional e dos módulos de BackOffice, gerando relatórios personalizados e melhorando a qualidade na sua tomada de decisões.

Toda a plataforma é sustentada por um desenvolvimento multicamadas utilizando as melhores disponíveis no mercado e conta com recursos que permitem a escalabilidade da plataforma e seu uso em nuvens homologadas, no modelo SaaS (Software as a Service). Toda a solução possui API’s públicas, que tornam as integrações mais simples e seguras, utilizando as mesmas regras de negócio que são parametrizadas na solução.

 E você ainda tem o TOTVS eduCONNECT, para colocar a melhor ferramenta de comunicação e serviços acadêmicos na palma da mão de alunos, professores e responsáveis, dando mais agilidade aos processos que envolvem a comunidade acadêmica e aproximando os alunos da escola.

Módulos que compõem a solução 

Visão geral

  •       Educacional 

- Currículo e oferta

- Matrícula e avaliação

- Atividades acadêmicas

- Financeiro/contábil

  •       Processo seletivo
  •       Gestão bibliotecária
  •       Avaliação e pesquisa
  •       Portal de alunos e professores
  •       TOTVS eduCONNECT

Backoffice

  •       Gestão Financeira
  •       Gestão Contábil e Controladoria
  •       Folha de Pagamento

 

Entenda melhor cada módulo

 

Educacional

O módulo Educacional é o coração do RM Educacional. Toda a inteligência dos processos de gestão relativos às atividades educacionais está contida nele.

Currículo e Oferta

A funcionalidade de Currículo e Oferta do módulo Educacional reúne os cadastros gerais de alunos, professores, turnos e horários, assim como a estrutura curricular da sua instituição. O sistema permite que você estruture uma grade de cursos, habilitações, disciplinas oferecidas, com turmas e horários considerando a alocação de professores e o plano de aulas, com agilidade, enxergando todas as variáveis.

A funcionalidade também permite montar o Quadro de Horário manualmente, de forma intuitiva, e o sistema faz a conferência automática dos horários propostos para verificar qualquer divergência antes de alocar os professores ou enturmar os alunos.

Matrícula e Avaliação

Não perca a cabeça gerenciando centenas ou até milhares de processos de matrícula e rematrícula na sua instituição de ensino, a cada ano ou a cada semestre. O sistema realiza o processo em alta velocidade e integra automaticamente os dados dos contratos acadêmicos e financeiros à função de controle financeiro da solução e ao ERP utilizado. Tudo para agilizar sua vida, reduzir sua despesa administrativa e potencializar a geração de receita na sua instituição de ensino.

Além disso, gerencie com eficiência as avaliações de alunos e professores em relação ao desempenho acadêmico. Flexível e utilizando regras calculadas por fórmulas que podem ser montadas de forma similar ao de planilhas, é possível criar provas, trabalhos e avaliações das etapas de acordo com cada necessidade da instituição, utilizando notas objetivas ou conceitos, avaliações subjetivas (avaliação por pesquisa) além de todo o controle obrigatório de frequência e chamada. O destaque aqui é colocar na palma da mão do professor estas funcionalidades para lançamento de notas, avaliações e frequência, através do aplicativo eduCONNECT.

Atividades Acadêmicas

Aumente a eficiência na gestão das atividades de rotina da sua instituição. Este módulo permite realizar de forma rápida, eficiente e integrada tarefas de enturmação, a transferência de turmas, por exemplo numeração, progressão e apuração de resultados. 

Nele, você também controla a oferta de atividades como palestras, oficinas etc. Permite coletar todos os dados necessários junto à comunidade acadêmica para a avaliação de cursos, dá apoio ao preenchimento de dados do Censo da Educação Superior e Básica, e ainda ajuda você a realizar a Avaliação Institucional da Comissão Permanente de Avaliação (CPA). Isso vai ajudar você a medir os resultados e descobrir onde pode melhorar a nota da sua instituição.

Além disso, é no módulo Educacional que sua instituição gerencia todo o atendimento ao aluno, o que inclui acesso ao Portal do Aluno ou aplicativo eduCONNECT. Assim, você reduz o atendimento presencial da secretaria e permite mais agilidade em rotinas como o controle e a geração de registros, certificados e diplomas.

 As Rotinas Acadêmicas do módulo Educacional incluem ainda:

- Controle de TCC

- Gestão de Estágio Obrigatório

 Financeiro e Contábil

A funcionalidade Financeira e Contábil do módulo Educacional foi desenhada de acordo com as necessidades específicas das instituições de ensino. Com ela, você gerencia de forma mais eficiente os registros, gerando dados automaticamente para melhor controle dos registros financeiros e contábeis.

Para isso, auxilia você na gestão financeira e na gestão dos contratos acadêmicos, planos de pagamento, serviços educacionais, faturamento e contabilização, com recursos para controle do fluxo de caixa além de indicadores de inadimplência e régua de cobrança.

O sistema gera as NFS-e por caixa ou competência, além de oferecer uma ferramenta de controle de recursos e instalações integrada ao Patrimônio, para gerenciar a depreciação de ativos e manter um registro fiel do valor do patrimônio em seus livros contábeis.

Processo Seletivo

Gerencie todo o processo de seleção de alunos da sua instituição, de ponta a ponta, desde a inscrição até a matrícula e o ingresso efetivo dos aprovados. O módulo Processo Seletivo permite gerar a taxa de inscrição e administrar o recebimento do pagamento. 

O sistema oferece um Portal de Inscrições, onde você parametriza o modelo de inscrição e os formulários e que permite ainda a oferta on-line de cursos, com fluxo de etapas reduzido e matrícula efetuada diretamente no módulo Educacional.

Quando o aluno se inscreve, o sistema gera comprovante de inscrição, com dia, hora e local das provas de seleção, separando os estudantes por sala, de acordo com as regras definidas de distribuição de locais e provas. 

Na hora da prova, o sistema gerencia as listas de presença dos candidatos, para evitar falhas de registro ou fraudes. E se a sua instituição usa o ENEM para selecionar os alunos, o sistema importa as notas do exame para gerar a lista de classificação e a chamada dos aprovados. 

E você não precisa se preocupar com o pagamento dos colaboradores envolvidos no processo seletivo. O sistema é integrado ao módulos de Folha de Pagamento e Gestão Financeira, permitindo realizar o pagamento do pessoal seja por RPA (autônomos) ou no modelo de contratação por CLT.

 O módulo ainda tem integração com o Captação de Alunos, solução complementar, que permite a gestão integrada da captação de leads e funil de matrículas e vendas

Gestão Bibliotecária

A biblioteca é um dos ativos mais valiosos de uma instituição de ensino e conta pontos na avaliação de qualidade do MEC. Gerencie esse patrimônio com maior eficiência. O módulo de Gestão Bibliotecária do RM Educacional realiza todo o cadastro e importação de dados referentes às publicações e exemplares do acervo, e importa tags geradas em diversos formatos.

Além de fazer o inventário e o controle de periódicos, o sistema também permite controlar os empréstimos e devoluções dos exemplares, e gerenciar prazos e multas, integrando os pagamentos ao módulo Financeiro.

Os cadastros de alunos e professores, por sua vez, são integrados ao Educacional, assim como as bibliografias obrigatórias e recomendadas vinculadas às matrizes curriculares e o controle de débitos no momento da matrícula.

Avaliação e Pesquisa

Mantenha um banco de questões para provas, simulados e testes, com o módulo TOTVS Avaliação e Pesquisa do RM Educacional. Desse modo, você pode criar provas dinâmicas, com base no nível de dificuldade desejado para cada rodada de avaliação. 

Você pode inserir imagens nas questões, que são separadas por áreas de conhecimento, disciplinas ou matérias, com suporte a múltiplos idiomas. O módulo oferece ainda ambiente de avaliação para provas de certificação e possui um portal para realização de provas e pesquisas eletrônicas, com correção e classificação automatizadas. 

Além de provas de conhecimento, é possível também realizar pesquisas de opinião. O módulo é integrado ao TOTVS Educacional e Processo Seletivo para CPA (avaliação institucional), Avaliação Socioeconômica, Provas Eletrônicas e de certificação.

Portal de Alunos e Professores

Permita que sua comunidade utilize os portais web, de alunos, responsáveis e professores, levando assim mais informações e auto-atendimento ao seu público.

Para os alunos e responsáveis, agenda do dia, visualização online e comparativa do desempenho, realiza a rematrícula, faz solicitações diretamente a secretaria acadêmica e emite documentos de forma online. Conta ainda com os recursos financeiros para negociação de débitos e pagamento das mensalidades.

Com os professores, auxilia a rotina diária, apoiando nas atividades de chamada, digitação de notas e faltas, plano de aula e demais componentes do diário de classe.

TOTVS  eduCONNECT

Fortaleça o relacionamento entre a instituição e a comunidade acadêmica aumentando o engajamento de alunos e responsáveis para fidelizar seu público. O aplicativo TOTVS eduCONNECT oferece uma comunicação efetiva, segura, ágil e automática, que engloba os todos os setores da instituição de ensino, agilizando o atendimento e a prestação de serviços educacionais.

O app pode ser baixado no Google Play e Apple Store. Com ele, alunos podem consultar suas notas, horários de aulas e se relacionar com a instituição pelo celular. Professores podem lançar resultados de provas, fazer a manutenção dos planos de aulas, lançar notas e organizar a agenda de atividades pelo aplicativo, enquanto os responsáveis podem receber as agendas dos alunos, registros de ocorrências, acompanhar notas e resultados e solicitar informações financeiras, emitir o boleto ou utilizar o cartão de crédito para o pagamento. 

Tudo isso facilita a rotina de todos, fortalecendo a imagem de inovação da instituição. Além disso, o app ajuda você a se antecipar a eventuais problemas acadêmicos, pedagógicos e financeiros que podem levar à evasão e ao cancelamento de matrículas.

Backoffice

Gestão Financeira

O módulo TOTVS Gestão Financeira é integrado ao RM Educacional. Com ele, você tem uma gestão de finanças vocacionada para o setor educacional. O módulo permite realizar acordos e negociações de débito, presenciais ou on-line, por meio dos aplicativos e portais de alunos e responsáveis.

Tudo é processado automaticamente, com base nos dados do RM Educacional. Além disso, você pode agrupar boletos e faturamento, receber pagamentos por cartão de crédito e débito, e gerenciar toda a comunicação bancária e registro de boletos. Sem falar no controle de fluxo de caixa a pagar e a receber, fundamental para manter a saúde financeira da sua instituição.

Gestão Contábil e Controladoria

Outro módulo do TOTVS BackOffice, o módulo de Gestão Contábil e Controladoria permite melhorar o controle de custos e movimentações contábeis da instituição de ensino. Com ele, você contabiliza bolsas e faz cálculos retroativos relativos à concessão, rateios de centros de custos até nível de disciplina de turma, além de criar eventos contábeis automatizados e rastrear todos os lançamentos. Isso permite a instituição de ensino medir facilmente a margem de contribuição de um curso ou a rentabilidade total da operação.

Compras, Estoque e Faturamento

Toda instituição de ensino também é, por essência, uma empresa e necessita gerir contratos, comprar e se relacionar com fornecedores.

Para atender a esta necessidade, o Compras, Estoque e Faturamento permite fazer a gestão da execução orçamentária, controlar o estoque do almoxarifado, realizar processos de compras, de ativos ou materiais de consumo, calcular os impostos e realizar as integrações necessárias com a Controladoria e Financeiro.

Já o faturamento realiza a emissão das notas fiscais e integra com as rotinas fiscais exigidas. 

Folha de Pagamento

Integrado ao RM Educacional, o Folha de Pagamento é vocacionado para atender o segmento de educação. Com ele, você tem controle do Movimento de Ensino, capturando a produção do professor em sala de aula, atividades extras e ofertadas.

O módulo faz o cálculo correto dos múltiplos vínculos de docentes na folha, e administra a resilição de contratos acadêmicos dos professores. Além disso, conta com tabelas salariais docente onde você ainda pode fazer o rateio da produção do professor até o nível da disciplina da turma. Permite a importação do Currículo Lattes.

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