Tudo sobre o TOTVS Departamentos Jurídicos

Vantagens da solução

A complexidade jurídica e regulatória no mundo dos negócios se torna cada vez mais um desafio para as empresas. Nesse cenário, um departamento jurídico bem estruturado pode ser um importante diferencial competitivo, especialmente para organizações de grande e médio porte. Ao mesmo tempo, os escritórios de advocacia precisam estar preparados para lidar com esse nível de complexidade e com o alto grau de exigência de seus clientes.

Para que isso aconteça, é preciso contar com um sistema de gestão jurídica que permita acompanhar todas as variáveis envolvidas nos processos judiciais, com agilidade e inteligência. Uma solução que permita automatizar rotinas com eficiência e que seja capaz de administrar a prestação de serviços dos escritórios de advocacia e lidar com grande número de processos, de forma otimizada.

A resposta para esse desafio é o TOTVS Departamentos Jurídicos, sistema da linha Protheus, da TOTVS, desenvolvido para atender empresas de diferentes segmentos.

Setores atendidos

• Departamentos Jurídicos de Empresas de Grande e Médio Porte

Principais benefícios

O TOTVS Departamentos Jurídicos é uma solução completa para a gestão jurídica, com perfis que organizam os assuntos jurídicos que serão tratados. Com ele, você automatiza toda a rotina de trabalho, reduzindo as tarefas manuais e repetitivas. Em vez de perder tempo preenchendo cadastros e coletando informações, sua equipe se concentra na estratégia jurídica, para obter melhores resultados.

Assim, você tem mais eficiência no dia a dia, para gerenciar facilmente grande número de processos judiciais simultaneamente. O TOTVS Departamentos Jurídicos permite ainda acompanhar prazos, fazer mineração de dados em tribunais e publicações oficiais, controlar provisões, entre outras rotinas fundamentais para o sucesso da sua empresa na área jurídica.

O sistema também conta com tecnologias de mobilidade, Inteligência Artificial e Big Data, para dar mais flexibilidade e inteligência à operação do seu departamento jurídico. Além disso, é integrado de forma nativa ao TOTVS Backoffice – Linha Protheus e pode ser integrado aos principais ERPs do mercado. Desse modo, você garante a comunicação e a integridade de dados entre o departamento jurídico e as demais áreas da empresa. 

O resultado de tudo isso é a redução de custos administrativos e a otimização dos recursos no seu departamento jurídico. Além do melhor desempenho nos processos e judiciais e administrativos.

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Módulos que compõem a solução

Visão geral:

• Contencioso
• Administrativo
• Controle de Atos Societários
• Marcas e Patentes
• Criminal
• Integração com Fluig
  • Consulta de Pareceres
  • Análise de Minutas e Contratos
  • Gestão Eletrônica de Documentos
• Analytics
• Nova interface do TOTVS Departamentos Jurídicos

Entenda melhor cada módulo

Contencioso

Acompanhe todo o ciclo de vida dos processos que envolvem sua empresa, da abertura ao arquivamento. O módulo Contencioso do TOTVS Departamentos Jurídicos monitora os tribunais de todo o país para descobrir se algum processo foi aberto contra sua empresa e avisa você antes mesmo da notificação oficial, dando mais tempo para contratar advogados, preparar a defesa ou mesmo oferecer uma proposta de acordo.

O sistema conta com uma ferramenta de leitura de petição inicial com tecnologia de Inteligência Artificial, que faz a leitura da petição e sobe os dados automaticamente para o TOTVS Departamentos Jurídicos, ao mesmo tempo que busca subsídios para a defesa. 

O módulo acompanha todos os prazos, realização de audiências, controle de incidentes processuais e faz o cálculo de despesas e garantias ao longo do processo. Como o TOTVS Departamentos Jurídicos é integrado ao ERP, ele permite buscar documentos para o processo dentro do sistema de backoffice. 

E quando sai a decisão, o sistema também avisa você antes da publicação no Diário Oficial, para você ganhar tempo na eventual preparação de recursos ou fazer uma tentativa de acordo.

O TOTVS Departamentos Jurídicos permite incorporar, ao arquivo de cada processo, pareceres de advogados consultivos sobre cada caso. Além disso, o sistema faz a vinculação dos processos sobre casos semelhantes, criando um banco de dados para o seu departamento para consultas sobre estratégias judiciais.

Processo Administrativo

O TOTVS Departamentos Jurídicos não acompanha os seus processos apenas nos tribunais. O sistema conta com um módulo de Processo Administrativo, que permite seguir o ciclo de vida de processos administrativos em órgãos como Procon, Ibama e Sefaz, entre outros.

O módulo monitora diferentes órgãos para saber se existe algum processo sobre a sua empresa e avisá-lo antes da notificação oficial, permitindo que você se ganhe mais tempo para montar sua defesa ou tentar um acordo. O sistema também faz todo o controle de prazos, agendamentos, audiências, mobilização dos escritórios de advocacia, recursos etc.

Controle de Atos Societários

Mantenha o registro completo de todas as atas de reunião de diretoria, dados societários de cada empresa do grupo e de todos os documentos relacionados à empresa. O Controle de Atos Societários do TOTVS Departamentos Jurídicos centraliza esses dados e facilita o acesso dos documentos para consulta de forma ágil e sem burocracia. Desse modo, você melhora a transparência e a governança corporativa da sua empresa.

Marcas e Patentes

Marcas e patentes são parte do patrimônio da sua empresa. Com o TOTVS Departamentos Jurídicos, você registra todos os dados relativos a marcas, logotipos e patentes no sistema, e acompanha prazos de validade, históricos de registro, processos de renovação, agendamento de processos e tem acesso rápido às informações sempre que precisar. Desse modo, você uma gestão muito mais eficiente que vai ajudar sua empresa a preservar melhor seu patrimônio intangível.

Processo Criminal

O módulo de Processo Criminal do TOTVS Departamentos Jurídicos permite acompanhar todo o ciclo de vida de processos criminais que envolvam de alguma maneira a empresa ou seus colaboradores. Com ele, você acompanha prazos, registros, histórico dos processos, agendamentos, audiências e recursos de forma automática. O sistema também faz a varredura de dados das cortes criminais para avisar você antecipadamente sobre processos nessa área, permitindo que você ganhe tempo e adote uma postura proativa na defesa dos interesses da sua empresa.

Integração com o TOTVS Fluig

Quem contrata a plataforma Fluig, da TOTVS, tem integração nativa com o TOTVS Departamentos Jurídicos, para ajudar a organizar melhor o workflow das rotinas do departamento jurídico. A plataforma conta ainda com uma rede social corporativa para tornar mais ágil e dinâmica a comunicação entre o departamento, os escritórios de advocacia e as diversas áreas da sua empresa.

Consulta de Pareceres

O módulo de Consulta de Pareceres do TOTVS Departamentos Jurídicos ganha muito mais eficiência com a plataforma Fluig, da TOTVS. Com ele, você concentra todas as solicitações de análise feitas pelos diferentes departamentos da empresa para o seu setor jurídico.

O Fluig organiza o fluxo de pedidos de consulta em um workflow que torna a comunicação mais ágil entre as áreas e o departamento jurídico, evitando trocas de e-mails, registros manuais etc.

Análise de Minutas e Contratos

Por meio da integração com a plataforma Fluig, da TOTVS, a Análise de Minutas e Contratos no TOTVS Departamentos Jurídicos é muito mais ágil. O solicitante preenche os dados do contrato no Fluig. Valor, vencimento, forma de pagamento, serviço que será prestado etc. 

A plataforma envia esses dados pelo Fluig para o TOTVS Departamentos Jurídicos. Assim, o departamento incorpora as informações a uma minuta padrão, e analisa os termos do contrato para ver se está tudo correto. Se estiver, o departamento dá o sinal verde e o TOTVS Jurídico Departamentos gera a minuta com os dados preenchidos e envia o documento pelo Fluig para você prosseguir a negociação com o cliente ou fornecedor. 

Todo o histórico de versões da minuta, até a efetiva assinatura do contrato, fica registrado no sistema. Ao final do processo, é só assinar o contrato. Com a assinatura digital do Fluig, claro.

Gestão Eletrônica de Documentos

Reduza a papelada no seu departamento jurídico. O TOTVS Departamentos Jurídicos conta com a Gestão Eletrônica de Documentos, do Fluig para simplificar as rotinas. Com ela, você controla o fluxo de circulação de documentos entre o departamento jurídico, os escritórios de advocacia e as diferentes áreas da empresa, com muito mais segurança e assertividade.

Analytics

Qual o resultado efetivo do departamento jurídico na sua empresa? Quantos acordos foram fechados, quais seus valores, qual o passivo jurídico da empresa e qual a sua evolução? O TOTVS Departamentos Jurídicos permite que você tenha essas respostas com precisão, avaliando a evolução dos indicadores.

Você ainda pode aprofundar a análise dos KPIs do seu departamento jurídico com a solução TOTVS Fast Analytics. Desse modo, é possível avaliar as origens dos processos, monitorar a performance dos escritórios de advogados, entre outros indicadores.

Nova interface do TOTVS Departamentos Jurídicos

A partir da versão 12.1.25 do TOTVS Departamentos Jurídicos, os clientes já podem contar com uma interface nova, desenvolvida em parceria com o time de UX (User Experience) da TOTVS. A atualização está disponível no TDN (TOTVS Developer Network), nossa plataforma destinada para conteúdos complementares e informações técnicas sobre os produtos.

Para acessar, é simples e fácil! Clique aqui e faça o download do patch, de acordo com a versão do seu sistema.

Após realizar o download, você tem acesso à sua base de dados, sem necessidade de migração da interface anterior para a nova, por meio de uma plataforma web desenvolvida fora do Protheus. Com isso, é possível consultar as principais informações e dados de todos os processos judiciais que sua empresa está envolvida, em qualquer computador ou celular.

A nova interface foi desenvolvida junto com clientes para proporcionar uma forma completamente inovadora e intuitiva para você utilizar o sistema, complementando e unificando as rotinas dos apps Meu Legal Task e Meu Legal Process, com ganhos de eficiência e desempenho. 

Aproveite essa novidade e não perca tempo com treinamentos. A “nova cara” do TOTVS Departamentos Jurídicos veio para facilitar a vida das empresas que contratam escritórios externos para assessorar seus departamentos jurídicos, com alta rotatividade dos profissionais envolvidos.