Tudo sobre o Frotas by Sofit

Vantagens do sistema

A eficiência logística pode ser um diferencial importante para a competitividade dos negócios, especialmente na integração com as modernas cadeias produtivas. Por isso, a eficiência das frotas de veículos desempenha um papel fundamental para as operações das empresas.

No entanto, a gestão das frotas de veículos é um desafio complexo. Os altos custos podem impactar os resultados da empresa e falhas na manutenção podem reduzir a vida útil dos ativos e afetar o desempenho operacional. Por isso mesmo, as empresas procuram um sistema capaz de gerenciar todos os aspectos da operação e manutenção dos veículos, otimizando os recursos, reduzindo custos e proporcionando melhor controle de todas as variáveis da operação. Se você também procura um sistema assim, é hora de conhecer o Frotas by Sofit.

Setores atendidos

• Logística
• Manufatura
• Distribuição
• Varejo

Principais benefícios

Caminhões, automóveis, motocicletas, utilitários, tratores, veículos leves ou pesados. Com o Frotas by Sofit você faz a gestão completa de todos os tipos de veículos da sua empresa, com processos automatizados, consolidando todas as informações sobre a frota em um só lugar. Desse modo, você conta com dados confiáveis para gerenciar todos os processos de manutenção e operação dos veículos, além de fazer a gestão de viagens, sinistros, multas, documentos, apólices etc.

O resultado é uma gestão mais eficiente, que permite reduzir custos e melhorar o desempenho da frota, aumentando a vida útil dos ativos. Com isso, o Frotas by Sofit agiliza os processos de gestão da frota de veículos, impulsiona a sua eficiência logística e melhora a rentabilidade do seu negócio.

O Frotas by Sofit conta com integração nativa com o TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor. A contratação é feita por assinatura, incluindo uma taxa de implementação do sistema. O custo da assinatura depende do tamanho da frota de veículos, e não há limite de uso de usuários ou restrições de funcionalidade. 

O Frotas by Sofit apresenta uma interface amigável e intuitiva, com parametrização flexível, que permite atender às regras de negócios e necessidades específicas da sua empresa. Além disso, o sistema conta com ferramenta de Business Intelligence embarcada e tecnologia móvel, permitindo gerenciar dados a partir dos apontamentos dos motoristas dos veículos, de forma automática.

Principais módulos e funcionalidades

Visão geral:

• Controle de Pneus
• Controle de Sinistros
• Controle de Multas
• Checklist
• Aplicativo do Motorista
• Descontos em Folha
• Controle de Viagens
• Controle de Estoque e Bombas Próprias
• Manutenção
• Controle de Portaria
• Relatório de Regime de Caixa
• Controle de Odômetro, Horímetro, Cavalos e Carretas
• Controle de Pendências
• Controle de Pagamentos e Despesas
• Controle de Documentos do Veículo e do Condutor
• Indicadores Gerenciais
• Importação de XML

Entenda melhor os principais módulos e funcionalidades

Controle de pneus

O Frotas by Sofit permite gerenciar as condições dos pneus com muito mais eficiência, permitindo reduzir o custo da frota de veículos da sua empresa. No módulo de Controle de Pneus, você registra o resultado das inspeções visuais, faz a gestão da recapagem e controla o custo por quilômetro rodado de cada pneu, comparando a vida útil e o custo médio de cada modelo e cada fabricante. 

O módulo também permite fazer o controle de calibragem, para não deixar nenhum veículo rodar com a pressão inadequada nos pneus. Além disso, você também gerencia o processo de rodízio dos pneus instalados nos veículos. O sistema permite ainda a gestão eficiente de todo o estoque de pneus na empresa. O resultado é o aumento da vida útil dos pneus e a redução dos custos de manutenção.

Controle de Sinistros

Com o módulo de Controle de Sinistros do Frotas by Sofit, você identifica o condutor responsável pelo veículo no momento que acontece algum sinistro. Dessa forma, a cobrança de ressarcimento, caso seja possível, será feita de maneira correta, integrando os dados de forma automática ao módulo de Desconto em Folha.

Além disso, o módulo de Controle de Sinistros controla o lançamento dos laudos de seguro, boletins de ocorrência, orçamentos de oficina e pagamentos de franquia. Também permite controlar de forma eficiente os gastos financeiros e de manutenção provocados pelos sinistros envolvendo a sua frota.

É possível, ainda, criar um campo customizado no sistema, por meio do qual, será possível fazer o controle de validade das suas apólices de seguro de veículos, para manter sua frota sempre protegida.

Controle de Multas

Atribua corretamente aos condutores responsáveis, as multas aplicadas aos veículos da sua frota. Com o Controle de Multas do Frotas by Sofit, sempre que a sua empresa recebe uma multa, o sistema verifica os dados para registrar quem estava conduzindo o veículo no momento que a multa foi aplicada.

Desse modo, você pode cobrar os custos corretamente, por meio do módulo de Desconto em Folha, caso isso seja possível. Além disso, o sistema envia uma notificação sobre a multa para o condutor, por meio do aplicativo do motorista, integrado ao Frotas by Sofit.

Checklist

Com o Frotas by Sofit, você faz o controle das condições de cada veículo na partida ou na chegada ao pátio da sua empresa. Você pode configurar os itens a ser verificados em um Checklist que o próprio condutor pode realizar, por meio do aplicativo do motorista. 

Aplicativo do Motorista

O aplicativo do motorista do Frotas by Sofit está disponível nas plataformas Android e iOS, e não há limite para o número de downloads. Assim, todos os condutores registrados na sua empresa poderão ter acesso ao app, sem custo adicional para sua empresa. O app permite que os motoristas tenham acesso ao Checklist, ao Controle de Multas e receber dados de consumo médio de combustível e alertas de manutenção ou planos de manutenção que precisa cumprir.

Descontos em Folha

O módulo de Descontos em Folha do Frotas by Sofit recebe os dados de multas e sinistros para controlar a cobrança integral ou parcial desses valores na folha de pagamento dos motoristas responsáveis, sempre que isso for permitido. O módulo permite também parcelar os descontos quando os valores ultrapassarem os limites configurados. Além disso, o sistema gera um relatório para o RH para o gerenciamento dos saldos e das parcelas abatidas.

Controle de Viagens

Controle todas as despesas em cada viagem realizada pelos veículos da sua frota. O módulo de Controle de Viagens do Frotas by Sofit permite controlar todas as etapas do trajeto, gerenciando cargas transportadas na ida e na volta, e todas as despesas financeiras realizadas durante o trajeto.

O módulo recebe também os dados de adiantamento gerados no TOTVS Distribuição e Varejo – Linha Winthor para que você não perca o controle do saldo. E se houver despesas inesperadas durante o trajeto, os dados são registrados e integrados ao sistema e repassados ao módulo financeiro do Winthor.

Controle de Estoque e Bombas Próprias

Mantenha um controle rigoroso do estoque de peças para manutenção e, também, do volume de combustível, quando você opera com bombas próprias na sua empresa. O módulo de Controle de Estoque e Bombas Próprias do Frotas by Sofit mantém um registro preciso de todas as movimentações do estoque, permitindo otimizar compras e controlar melhor o consumo de combustível.

O sistema também proporciona redução nas ocorrências de desvio de material e redução de custos. Os dados de registro possibilitam ainda comparar custo e durabilidade de peças de diferentes fabricantes. 

Manutenção

Aumente a vida útil dos veículos da sua frota e otimize as despesas de manutenção. O módulo de Manutenção do Frotas by Sofit permite criar planos de manutenção preventiva para os veículos da frota, com controle por quilometragem ou tempo de uso. Além disso, o módulo permite gerenciar ainda as manutenções corretivas.

O sistema controla ainda o custo de mão-de-obra e as horas de serviço consumidas em oficinas próprias ou de terceiros, além de realizar a baixa das peças de forma integrada com o módulo de Estoque. O resultado é a otimização dos custos e o aumento da eficiência na execução dos planos de manutenção, proporcionando aumento na vida útil e melhor desempenho dos veículos.

Controle de Portaria

Com o Controle de Portaria do Frotas by Sofit, você tem o controle completo dos veículos que entram e saem do seu pátio, registrando os dados dos motoristas e as características de cada veículo, e os horários de partida e chegada.

Além disso, o módulo permite registrar e controlar o atrelamento entre cavalos e carretas, possibilitando um controle mais efetivo dos dados de rodagem de cada equipamento. O Controle de Portaria funciona ainda como um ponto de segurança adicional para garantir a identidade dos motoristas associados a cada veículo, em caso de multas ou sinistros.

Relatório de Regime de Caixa

O Frotas by Sofit conta com um Relatório de Regime de Caixa que permite uma visão completa da gestão de custos e despesas da sua frota de veículos. Além disso, o Relatório permite filtrar as movimentações por centro de custo relacionado à frota, facilitando a contabilização dos valores de forma correta.

Controle de Odômetro e Horímetro, Cavalos e Carretas

Com o Frotas by Sofit, você tem o registro preciso da quilometragem e do número de horas de funcionamento de todos os tipos de veículo na frota da sua empresa. O sistema permite registrar os dados de Odômetros e Horímetros e verificar a rodagem de cavalos e carretas com mais assertividade. Dessa maneira, você conta com dados confiáveis para alimentar os módulos de Manutenção, Controle de Pneus etc.

Controle de Pendências

Não perca a data de suas manutenções e mantenha a documentação dos veículos sempre em dia. O Frotas by Sofit conta com um módulo de Controle de Pendências, que gera alertas quando a hora das manutenções programadas está chegando.

O Controle também inclui avisos sobre vencimento de multas, tributos, documentação de veículos ou motoristas. Os alertas são programados por data ou quilometragem, na configuração do sistema, de acordo com sua necessidade.

Controle de Pagamentos e Despesas

Por meio do Controle de Pagamentos e Despesas do Frotas by Sofit, você tem uma visão completa dos pagamentos já realizados ou a realizar. Tudo de forma detalhada, separando custos fixos e despesas.

Controle de Documentos do Veículo e do Condutor

Com o módulo de Controle de Documentos do Veículo e do Condutor, você mantém em dia a documentação dos veículos e dos motoristas que operam sua frota.

O sistema gerencia os prazos de renovação, para que você não deixe os documentos saírem da validade, evitando multas e outros problemas operacionais. O módulo também faz a geração das pendências, para que o sistema emita os alertas nas datas programadas. 

Indicadores Gerenciais

Ao implementar o Frotas by Sofit, você pode configurar os principais indicadores gerenciais da sua frota. Com isso, o sistema permitirá que você escolha os indicadores mais importantes para sua gestão de frotas. Desse modo, será possível tomar decisões mais assertivas que permitam otimizar o custo e o desempenho de seus veículos.

Importação de XML

Comprou um lote de peças para o estoque da sua empresa? Não se preocupe em digitar manualmente cada nota fiscal e cada item no Frotas by Sofit. O sistema permite importar o XML e incorporar os dados a todos os módulos.

Por exemplo, se você comprou um lote de pneus, os produtos serão adicionados aos módulos de Estoques e Controle de Pneus, enquanto os dados financeiros serão adicionados ao Relatório de Regime de Caixa.