Tudo sobre o TOTVS Assinatura Eletrônica

Vantagens do sistema

Com o avanço da tecnologia, a digitalização de documentos tornou-se uma tendência irreversível. As empresas já não podem prescindir da agilidade proporcionada pelos sistemas digitais, e isso inclui a geração e a armazenagem de todo tipo de documentos.

O passo seguinte foi a criação de ferramentas de assinatura eletrônica, com validação por IP, código de acesso do e-mail ou geolocalização, e de assinatura digital, com validação por meio de certificação digital. 

No entanto, a digitalização de documentos traz alguns desafios. Primeiro, é preciso garantir que essas assinaturas sejam 100% seguras e tenham validade jurídica. Além disso, quando se trata de um grande volume de assinaturas e documentos, a gestão do processo pode ficar bem complicada. 

Por isso, a TOTVS desenvolveu o TOTVS Assinatura Eletrônica, um sistema capaz de gerenciar com máxima segurança e eficiência, de forma centralizada, todo o processo, tanto no modelo de assinatura eletrônica, quanto nas assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3.

Setores atendidos

• Finanças
• Manufatura
• Distribuição
• Logística
• Varejo
• Serviços
• Educacional
• Saúde
• Jurídico
• Agronegócio
• Construção
• Recursos Humanos

Integrações

 TOTVS Assinatura Eletrônica está integrado nativamente às soluções:

• TOTVS Construção Obras e Projetos

• • Contratos (Venda e Locação) e Aditivos, Distratos, PDC, PVI.

• TOTVS Educacional

• • Contratos Educacionais

• TOTVS Backoffice – Linha RM 

• • Contratos;
  • Acordos Financeiros;
  • Agrupador de documentos contábil.

• TOTVS RH – Linha RM 
  • Aviso e recibo de férias

• TOTVS Backoffice – Linha Protheus
  • Gestão de contratos

• TOTVS RH – Linha Protheus
  • Aviso e recibo de férias;
  • Espelho de ponto.

• TOTVS FLUIG
  • GED

Fique de olho: todo mês teremos novas integrações nativas com outros produtos do portfólio da TOTVS. Além disso, a ferramenta pode ser integrada por meio de API a qualquer outro sistema disponível no mercado ou a sistemas legados. 

Principais benefícios do TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma centralizada para gestão e execução de assinaturas eletrônicas, e oferece total segurança e validade jurídica aos documentos. 

O sistema conta com tecnologia mobile e proporciona muito mais agilidade ao processo de assinatura e validação dos documentos, e nasce com 100% de conformidade às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo que sua empresa cumpra todos os requisitos legais na proteção de dados sensíveis.

A contratação do TOTVS Assinatura Eletrônica é feita por assinatura, e o sistema é acessado por meio de um portal web, onde você gerencia a preparação dos documentos, controla as assinaturas e a disponibilização dos arquivos assinados (manifesto). 

Desse modo, o sistema reduz custos com papel, impressão e com a logística de envio e devolução de documentos, tornando sua empresa mais sustentável.

Todo o processo de assinatura é simples, rápido e prático, para acelerar o fluxo dos seus projetos e reduzir a burocracia no recolhimento das assinaturas. Agora, elas podem ser feitas a qualquer hora, em qualquer lugar, até mesmo com um tablet ou um smartphone, através do app Minha Assinatura Eletrônica, disponível nas lojas da Apple e da Google, para proporcionar uma experiência em qualquer tela.

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com padrão de criptografia SHA256, uma das mais fortes do mercado, para garantir total segurança em suas assinaturas eletrônicas ou digitais. Além disso, também oferece mais segurança na guarda dos documentos, que ficam armazenados no ambiente TOTVS Cloud.

E quando os documentos são assinados, um protocolo é gerado com QR Code e hash única para garantir a integridade dos arquivos e das assinaturas armazenadas. 

O manifesto com o protocolo das assinaturas pode ser impresso ou baixado do portal. Já os documentos podem ser impressos, e podem ser baixados também no formato original ou como documentos digitais (idêntico ao original, mas que inclui os certificados digitais para conferência no Verificador de Conformidade para Assinatura Digital ICP-Brasil (serviço gratuito disponibilizado pelo ITI).

Ao configurar a ferramenta, o acesso à função de assinatura eletrônica é imediato. Para usar a assinatura digital, compatível com os modelos de certificado A1 e A3, no entanto, é preciso que a aquisição do certificado seja feita previamente junto a uma Autoridade de Registros. 

O sistema permite ainda que você anexe arquivos complementares aos documentos que são enviados para assinatura, e possibilita consolidar vários documentos em um envelope virtual, facilitando o processo e reduzindo o custo, pois a tarifação é realizada por envelope e não por documento. O número de usuários é ilimitado, assim como o número de assinaturas por documento. Além disso, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite que os documentos recebam assinaturas de testemunhas, ou registros de atos de validação das assinaturas. 

O TOTVS Assinatura Eletrônica permite personalizar o visual das mensagens na gestão de assinaturas. Com isso, você pode customizar o visual dos e-mails de notificação da ferramenta, incluindo o logotipo da sua empresa nas mensagens. É possível também customizar o Portal do Cliente, acrescentando o logotipo da sua empresa no acesso à plataforma. Desse modo, a marca da sua empresa fica visível ao tratar da assinatura de documentos com parceiros, clientes e fornecedores.

Assista à demo de 1 minuto

Principais processos

Visão Geral:

• Inscrição e Cadastro
• Remeter Documentos
• Assinatura e Devolução
• Confirmação e Verificação
• Gestão de Assinaturas

Entenda melhor os principais processos

Inscrição e Cadastro

Quando você contrata o serviço de assinatura eletrônica e digital da TOTVS, sua empresa ganha um registro no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica, disponível na TOTVS Store. O registro é multiempresa, e você pode cadastrar várias filiais. A partir da inscrição, você registra os domínios da empresa, e todas as pessoas que possuam e-mail dos domínios incluídos poderão se cadastrar para usar a ferramenta. Além disso, o número de usuários é ilimitado.

Remeter Documentos

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica é muito fácil remeter os documentos que precisam de assinatura digital ou eletrônica. Para isso, basta selecionar os documentos no formato PDF. Você pode clicar e arrastar os documentos para a tela do sistema, ou usar o menu do TOTVS Assinatura Eletrônica para arrastar o documento ou localizá-lo na estrutura de pastas do computador.

O sistema permite organizar os arquivos em pastas e subpastas, de forma simples e intuitiva, para você controlar melhor o armazenamento dos documentos assinados ou que ainda aguardam a assinatura.

É possível ainda unificar vários documentos em um envelope virtual, para que sejam assinados de forma única, para tornar o processo ainda mais rápido. Depois de selecionar os documentos, é só marcar os destinatários que irão recebê-los. Você pode incluir ainda sua própria assinatura no documento remetido se necessário, e informar aos destinatários a ação que eles devem executar: assinatura, validação ou testemunho. 

É possível incluir observadores no processo. Os observadores poderão acompanhar todas as etapas da assinatura e as movimentações do documento. Além disso, eles receberão notificações sobre o status do processo. Tudo isso, sem interferir no fluxo das assinaturas.

O sistema também permite ordenar e agrupar os destinatários, criando ordem de prioridade para as assinaturas. Desse modo, o segundo destinatário ou grupo de destinatários só recebe o documento depois que o primeiro assinou, e assim por diante.

Se necessário, você pode anexar arquivos complementares ao processo de assinatura. Como remetente, você poderá incluir novos destinatários na mensagem, ou excluir algum deles posteriormente, caso a assinatura ainda não tenha sido realizada.

Quando selecionar um destinatário, essa pessoa recebe um e-mail, informando que há um documento pendente de assinaturas. Caso o usuário não esteja cadastrado na ferramenta, essa pessoa receberá um link com acesso ao portal para realizar o cadastro. Lá, ele irá informar nome, endereço de e-mail e CPF, e irá criar uma senha forte (seguindo os critérios de segurança estabelecidos pela ferramenta).

Após informar os dados de cadastro, como procedimento de segurança, o novo usuário receberá outro e-mail para confirmação do cadastro. Depois dessa confirmação, poderá fazer o login na ferramenta e proceder com a assinatura dos documentos pendentes. 

Assinatura e Devolução

O documento pendente para assinatura ficará disponível no Painel Inicial. Para realizar a assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica, o usuário deve rolar o documento até o final, garantindo que teve acesso e realizou a leitura de  todo o conteúdo do documento.  

Feito isso, ele deve escolher entre a modalidade de assinatura eletrônica ou digital. Se a assinatura for digital, será preciso colocar a senha do seu certificado eletrônico do tipo A1/A3 padrão ICP Brasil. Depois de proceder com a assinatura, ela ficará automaticamente registrada no documento e visível para todos os que estão participando do processo de assinatura. Quando todas as assinaturas previstas foram finalizadas, os destinatários recebem um e-mail avisando que o documento foi finalizado.

Mas, se o usuário rejeitar o documento, ele deve preencher um campo com o motivo dessa rejeição. Todos os envolvidos no processo de assinatura receberão um e-mail avisando que o documento foi rejeitado, explicando o motivo da rejeição. Desse modo, o remetente pode fazer as alterações necessárias e reiniciar o processo. 

O Autor do documento pode solicitar a assinatura manuscrita por todos os destinatários de um documento. Quando isso ocorrer, todos os destinatários terão que desenhar sua rubrica, que será apresentada em todas as páginas do documento, e desenhar sua assinatura pessoal que será apresentada no manifesto do documento. O desenho da assinatura e da rubrica manuscrita é solicitado uma única vez, porém o usuário poderá criar e alterar sua assinatura manuscrita quando quiser. 

Confirmação e Validação

Depois que um documento é assinado, o TOTVS Assinatura Eletrônica gerencia o processo de confirmação e validação das assinaturas. O sistema emite um manifesto com o documento e o protocolo da assinatura, que fica guardado na nuvem. 

O manifesta identifica o nome dos assinantes e das testemunhas, com seus respectivos CPFs, além dos endereços IPV4 e IPV6 das máquinas onde o documento foi assinado. Isso garante que a assinatura foi feita por meio de um login autenticado, com senha pessoal e intransferível. 

Esse protocolo contém ainda um QR Code e um hash único, como uma rubrica, que garante a integridade do documento. Se houver qualquer alteração, por menor que seja, e o documento for enviado novamente para assinatura, a ferramenta dá início a um novo processo e gera um novo hash. Dessa forma, cada hash corresponde a um único documento.

Quem assinou o documento, por sua vez, pode baixá-lo (no formato original ou como documento digital, com certificados incluídos), imprimi-lo ou copiar a hash de autenticação, que pode ser usada para verificação de autenticidade do documento no Validador de Assinaturas disponibilizado pela TOTVS. 

A verificação também pode ser feita na tela do portal, acessando o QR Code do documento assinado e executando a leitura com a câmera do celular. Se a assinatura for na modalidade digital, você ainda poderá efetuar a verificação no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Gestão de Assinaturas

O TOTVS Assinatura Eletrônica conta com um dashboard para você controlar os documentos nos quais participou de alguma forma no processo de assinatura, seja como remetente, seja como destinatário.  Desse modo, é possível acompanhar o processo de assinatura de cada documento, verificar quais destinatários já realizaram assinaturas e quais estão pendentes.