Tudo sobre o TOTVS Checklist

Vantagens do sistema

Chega de pranchetas e papelada em processos de inspeção, conferência e vistoria. As empresas querem uma solução de controle que evite perda de tempo e erros de registro, permitindo gerar dados precisos, rastreáveis e padronizados. E se essa ferramenta tiver tecnologia móvel, melhor. Se você busca uma solução assim, é hora de conhecer o TOTVS Checklist.

Setores atendidos

• Logística
• Manufatura
• Agronegócio
• Construção
• Atacado e Distribuição
• Varejo
• Prestadores de Serviços
• Educacional
• Hotelaria
• Saúde
• Jurídico
• Financial Services
• Gestão de Facilities
• Comércio Exterior

Principais benefícios

Com o TOTVS Checklist, o seu tablet, seu smartphone ou mesmo seu desktop substituem a prancheta e o papel na hora de realizar vistorias, avaliações, inspeções e conferências, entre outros processos, na sua empresa. A ferramenta foi desenvolvida originalmente para atender operações logísticas, mas pode ser usada para diferentes segmentos e processos. 

O TOTVS Checklist elimina controles manuais, organiza as rotinas de vistorias, evita erros de preenchimento manual e transcrição de dados, organiza as informações de forma estruturada.

Inteligência Artificial e dados

O TOTVS Checklist conta com tecnologia de Inteligência Artificial e recursos de análise de dados, que proporcionam melhor controle e produtividade, com uma gestão mais inteligente de vistorias e inspeções.

Rastreabilidade

O TOTVS Checklist permite ainda anexar arquivos de imagem, fazer controle de geolocalização e rastrear todos os processos executados para recuperar as informações de forma rápida e fácil, sempre que for necessário.

Além disso, o TOTVS Checklist pode operar em modo offline, quando não há conexão disponível, permitindo sincronizar os dados posteriormente, assim que houver sinal. 

Interface amigável

O TOTVS Checklist é uma ferramenta digital desenvolvida a partir da metodologia de design thinking, com excelente usabilidade e fácil de operar. 

Versatilidade

Com grande flexibilidade na configuração, o TOTVS Checklist permite que você configure os diferentes processos de acordo com as necessidades operacionais específicas do negócio. 

Eficiência e precisão

Os questionários do TOTVS Checklist podem ser montados de forma linear, ou com roteiros não sequenciais, entre outras opções que vão tornar as rotinas de controle muito mais ágeis e precisas. Assim, é possível realizar os processos de inspeção e vistorias de forma mais eficiente, com 100% de aderência às demandas da sua empresa.

Alta capacidade de escala

O TOTVS Checklist possui alta capacidade de escala, permitindo atender empresas de qualquer porte e operações com diferentes níveis de complexidade.

Contratação e infraestrutura

A contratação do TOTVS Checklist é feita por assinatura e o sistema é 100% web, por isso não exige uma grande infraestrutura de TI.

Integrações

O TOTVS Checklist é integrado ao TOTVS YMS e ao app Meu Checklist e pode ser integrado a qualquer outra solução da TOTVS ou de terceiros, por meio de APIs.

Principais funcionalidades

Visão geral:

• Roteiro do Checklist
• Avaliação e Gerenciamento do Checklist
• Histórico e Rastreamento
• Planejamento de Checklists
• Insights Logísticos
• Copiloto Logístico com IA

Entenda melhor as funcionalidades

Roteiro de Checklist

Por meio do Portal do TOTVS Checklist, você cria seus roteiros de inspeção, de forma totalmente flexível. É lá que você monta os questionários, com os itens que precisam ser verificados/avaliados em cada processo, de acordo com as necessidades específicas da sua empresa e do seu segmento de negócios. 

O roteiro pode incluir questões com resposta do tipo “sim ou não”, de múltipla escolha, com opção única ou não; ou com espaço para comentários. A configuração pode ser feita para que as perguntas sejam respondidas uma a uma, em sequências lineares; ou em roteiros não sequenciais.

Nesse caso, você escolhe se quer que todas as perguntas sejam respondidas, ou se a ordem das questões precisa ser necessariamente obedecida. Dessa forma, você evita perda de tempo e gargalos operacionais, quando for preciso dar mais agilidade na realização das checagens.

O TOTVS Checklist também permite criar desvios na opção de resposta dos roteiros. Dessa maneira, você direciona a execução da checagem de acordo com as respostas. Ou seja: uma determinada resposta pode encerrar a questão relativa a um item da inspeção, ou direcionar a vistoria para outra pergunta, permitindo criar roteiros mais completos e aderentes às demandas operacionais da sua empresa.

Caso um mesmo checklist precise ser respondido por áreas ou pessoas diferentes é possível realizar essa configuração diretamente no roteiro.

Avaliação e Gerenciamento do Checklist

Os dados registrados no aplicativo Meu Checklist são sincronizados e ficam disponíveis para os gestores no Portal da ferramenta. A partir daí, você pode avaliar as informações das vistorias e encaminhar as ações necessárias.

A função de Avaliação também está disponível no aplicativo, caso os gestores estejam participando também das avaliações e vistorias em campo.

Histórico e Rastreamento

Todas as inspeções e vistorias realizadas por meio do TOTVS Checklist ficam armazenadas no sistema, assim como os arquivos associados a elas. Dessa forma, você pode usar o Portal da ferramenta para saber exatamente quando as rotinas foram executadas, quem as executou, quais foram as respostas registradas.

Assim, é possível recuperar os dados dos checklists realizados e quem são os responsáveis no caso de eventuais falhas de execução dos processos. 

Planejamento de Checklist

Para os casos onde há checklists a serem realizados sempre nos mesmos dias é possível realizar o planejamento responsabilizando a ferramenta para a criação do checklist a ser realizado no dia previamente planejado. As recorrências de criação de checklist podem ser configuradas como Diariamente, Semanalmente, Quinzenalmente, Mensalmente, Semestralmente e Anualmente.

Insights Logísticos

Com os Insights Logísticos do TOTVS Checklist, você tem uma visão de dados com todos os indicadores operacionais sobre a realização de inspeções e vistorias na sua empresa. Os Insights Logísticos são contratados à parte e apresentam seus indicadores operacionais de inspeção.

A ferramenta conta ainda com análise avançada e relatórios especializados. Também permite visualizar dados em tempo real, proporcionando uma gestão mais eficiente e produtiva. 

Copiloto Logístico com IA

Dê mais inteligência à gestão de vistorias e inspeções. O Copiloto Logístico é uma ferramenta contratada junto ao Insights Logísticos e que conta com tecnologia de IA generativa e recursos de reconhecimento de voz e texto, com linguagem natural.

Com isso, você pode realizar consultas no sistema, por meio do Copiloto, conversando sobre o funcionamento do TOTVS Checklist. Ou ainda, pedir informações à ferramenta sobre dados operacionais, como o número de checklists criados, delegados, realizados, etc.

O Copiloto Logístico pode ainda gerar tabelas, gráficos e relatórios com as informações solicitadas. Além disso, permite digitalizar, importar e fazer a leitura de arquivos Excel, Word, PDF ou imagens, com acesso mobile para consultas com uso de foto ou voz.