Tudo sobre o Captação de Alunos by Rubeus   

Vantagens do sistema

Acelerar a captação de alunos e reduzir a evasão é fundamental para as instituições de ensino. E se você tivesse uma plataforma com Inteligência Artificial para automatizar a gestão de captação e permanência dos alunos com maior eficiência? A Captação de Alunos by Rubeus faz tudo isso e muito mais.

Nichos de mercado atendidos

• Ensino Básico
• Ensino Fundamental I e II
• Ensino Médio
• Ensino Superior
• Pós-Graduação
• Cursos de Extensão
• Cursos Livres
• Cursos Profissionalizantes

Principais benefícios

A Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus centraliza toda a gestão de automação comercial e de marketing, captação de alunos e gestão de permanência na sua instituição de ensino. 

Com ela, você otimiza recursos, atrai mais alunos e reduz a evasão e a inadimplência entre os alunos. Os resultados são:

• Mais receita
• Menos custos
• Mais rentabilidade

Inteligência Artificial

A Captação de Alunos by Rubeus conta com tecnologia de Inteligência Artificial para impulsionar os esforços de captação e gestão de permanência dos alunos na sua instituição. Desse modo, você conta com recursos para análise preditiva de evasão e captação, automatização de correções e atendimento, entre outros.

Processos integrados

Os processos comerciais e de marketing da Captação de Alunos by Rubeus são integrados com a gestão escolar, permitindo o uso de dados para aumentar a eficiência das jornadas de captação e gestão de permanência. 

Alta capacidade de escala

A Captação de Alunos by Rubeus possui grande capacidade de escala, permitindo atender desde pequenas escolas até grandes redes de ensino com presença regional ou nacional. 

Fácil de operar

Além disso, a Captação de Alunos by Rubeus é fácil de operar, com interface simples e intuitiva. E você ainda conta com treinamento contínuo, tanto na implantação quanto na sustentação, para ajudar sua equipe a aproveitar todos os benefícios da plataforma. 

Infraestrutura leve

A Plataforma da Captação de Alunos by Rubeus é 100% em nuvem e não exige grande infraestrutura de tecnologia, podendo ser acessada por login e senha a partir de qualquer dispositivo. 

LGPD

A Captação de Alunos by Rubeus também está 100% adequada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo que sua instituição atenda todas as exigências da legislação nos processos de captação de alunos. 

Contratação

A contratação da Captação de Alunos by Rubeus é feita por assinatura e o custo varia conforme o número de alunos com matrícula ativa na instituição. A plataforma é flexível e pode ser contratada por módulos, permitindo adequar a solução às necessidades específicas da sua instituição.

Serviço de implantação em três camadas

A implantação da Captação de Alunos by Rubeus é feita em três camadas que potencializam os benefícios da plataforma. 

A primeira camada inclui uma revisão completa da Jornada de Relacionamento com os Alunos na sua instituição, desde o primeiro contato de captação. A segunda camada envolve toda a revisão dos processos de negócios vinculados a essa jornada. E a terceira camada envolve toda a execução técnica da implementação em si.

Integrações

A Captação de Alunos by Rubeus possui integração nativa com o TOTVS Educacional e pode ser integrada a outros sistemas de gestão, por meio de APIs.

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Principais módulos do sistema

Visão geral:

• Captação de Alunos

  • Automação de Marketing
    • Rastreamento de campanhas
    • Gestão de Landing Pages
    • Qualificação de leads

  • Automação Comercial (CRM)

    • Funil de Vendas orientado a processos
    • Régua de Comunicação Automatizada

  • Portal de Inscrições e Matrículas On-line

• Gestão de Permanência

  • Renovação de Matrícula
  • Controle de Inadimplência
  • Acompanhamento do estudante
  • Atendimento ao aluno

• Recursos de Inteligência Artificial

  • Rubeus Insights
  • Correção de Provas e Redações
  • Dispensa de Disciplinas 
  • Assistentes de IA

Entenda melhor os principais módulos

Captação de Alunos

A Captação de Alunos by Rubeus oferece um conjunto completo de recursos comerciais, de marketing e de relacionamento com os alunos que potencializam a capacidade de atração da sua instituição de ensino, otimizando seus recursos e impulsionando seus resultados.

A Captação também é integrada com o processo seletivo do TOTVS Educacional. Com isso, a plataforma recebe a atualização de etapas do processo seletivo automaticamente, sem processos manuais.

Dessa maneira, você direciona seus esforços de captação de acordo com a fase em que o candidato se encontra, ganhando mais eficiência no processo.

Automação de Marketing

A Automação de Marketing da Plataforma Captação de Alunos by Rubeus é o primeiro passo para otimizar suas campanhas de captação de matrículas. Com ele, você dispara automaticamente modelos de mensagem pelos canais:

• E-mail
• SMS
• WhatsApp
• TTS

Com ela, você cria landing pages em múltiplos domínios. Também é possível gerar CTAs (Call-to-Action) e Pop-ups para colocar no site da sua instituição e direcionar alunos em potencial para o seu funil de vendas. 

Rastreamento de campanhas

A Automação de Marketing permite ainda realizar toda a gestão de campanhas. Assim, o Captação de Alunos by Rubeus gera estatísticas importantes que vão ajudar você a melhorar a estratégia das suas campanhas, possibilitando enxergar:

• Conversão por etapa do processo
• Dados de visualização das mensagens
• Cliques por link e por mensagem
• Número de e-mails abertos
• Número de e-mails não entregues
• Quem são os alunos cujos e-mails não foram entregues etc. 

Desse modo, é possível medir mais facilmente o retorno de investimento nas campanhas e otimizar o uso dos recursos, evitando desperdícios.

Gestão de Landing Pages

Crie landing pages, formulários, aplicações web e pop-ups para captação de leads, inscrições e testes integrados à sua jornada. Construa aplicações integradas low-code com auxílio de componentes visuais e bibliotecas de desenvolvimento que integram experiências personalizadas aos processos de negócio da sua instituição.

Qualificação de leads

Integre seus canais de aquisição e estruture um processo de qualificação de leads que segmente seus leads durante a evolução de sua qualificação. Automatize sua comunicação com os seus leads durante todo o processo. 

Automação Comercial (CRM)

A Captação de Alunos by Rubeus conta com ferramentas de Automação Comercial (CRM), para gerenciar a comunicação e o relacionamento com os leads no funil de vendas da sua instituição de ensino.

Com isso, a Captação de Alunos by Rubeus permite receber os leads qualificados pela Automação de Marketing para direcionar a jornada de conversão do aluno até a matrícula. 

Todo o processo é acompanhado pela equipe comercial, em qualquer nível de ensino, permitindo gerenciar o agendamento online de visitas no Ensino Básico; o processo de prova, classificação e convocação de alunos no ensino superior e até a captação de alunos para pós-graduação.

O módulo permite também identificar se o aluno abandonou uma inscrição antes de finalizar, para que a equipe de vendas entre em contato para fechar a matrícula. A identificação também funciona no caso de agendamentos incompletos de visitas.

Funil de Vendas orientado a processos

Toda a jornada de ingresso do estudante na Captação de Alunos by Rubeus é automatizada em um processo estruturado, permitindo trabalhar tanto o inbound marketing quanto a nutrição dos leads, para alimentar o funil de vendas da sua instituição.

Você configura a plataforma para o envio das mensagens, sem necessidade de intervenção da equipe comercial, estimulando os potenciais alunos a buscar mais informações até que estejam no ponto para o envio de um CTA com o link para a inscrição, por exemplo.

Todos os indicadores da captação são registrados e analisados no módulo, para que você tenha melhor controle administrativo e operacional de todo o processo.

Régua de Comunicação Automatizada

Além disso, toda a régua de comunicação da Automação Comercial (CRM) na Captação de Alunos by Rubeus é automatizada. Assim, você não perde o timing nas suas mensagens, agendando a comunicação com os potenciais alunos sempre de forma oportuna.

Por exemplo: a prova do processo seletivo está agendada? A plataforma pode enviar automaticamente uma mensagem para os candidatos não perderem a data. Os pais de um aluno marcaram uma visita para conhecer a escola? Mande um WhatsApp para lembrá-los do horário.

Portal de Inscrições e Matrículas On-line

A Captação de Alunos by Rubeus conta com um Portal de Inscrições e Matrículas On-line, com acesso web, que permite que a jornada de inscrição, processo seletivo e matrícula do aluno seja autônoma e livre de fricções. 

O Portal tem acesso web e pode ser personalizado com a marca e o visual da sua instituição de ensino, além de suas próprias regras de negócio. Utilize aplicações específicas para as necessidades da sua jornada, como provas de seleção e matrícula on-line integradas com o TOTVS Educacional.

Gestão de Permanência

Já o módulo de Gestão de Permanência da Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus é responsável pelos processos que ajudam a garantir a permanência dos alunos matriculados na sua instituição de ensino. Com isso, você tem mais eficiência na renovação de matrículas, controle de evasão e controle da inadimplência.

Renovação de Matrículas

O processo de renovação de matrículas fica mais eficiente na Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus. Nele, o módulo de Gestão de Permanência permite identificar pendências de documentação, inaptidões financeiras ou acadêmicas que impeçam a rematrícula, de acordo com as regras da sua instituição. Com isso, você pode acionar a equipe financeira ou acadêmica para tentar contornar o problema que impede a rematrícula.

Ao mesmo tempo, é possível configurar o fluxo automático de comunicação com os alunos considerados aptos para a matrícula, por meio de e-mails, mensagens eletrônicas ou contatos telefônicos, para que eles não percam a data da inscrição. 

Controle de Inadimplência

O processo de Controle de Inadimplência da Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus é integrado com o módulo financeiro do TOTVS Educacional. Desse modo, a plataforma recebe todas as informações de pagamentos em atraso, permitindo configurar o fluxo de comunicação de cobrança e renegociação das mensalidades atrasadas.

O processo é totalmente configurável e você define os prazos, as etapas e os procedimentos que serão adotados de acordo com as regras de negócio da sua instituição de ensino, desde o lembrete de vencimento do boleto até as tratativas de renegociação da dívida.

Acompanhamento de Alunos

Reduza a evasão na sua instituição de ensino. O Acompanhamento de Alunos da Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus permite identificar o risco de um aluno abandonar a instituição, para que você tenha tempo de contornar os problemas e mantê-lo matriculado.

Por meio de análise de dados e informações integradas do TOTVS Educacional, a plataforma aponta o risco de evasão com base em indicadores de inadimplência, desempenho acadêmico e frequência nas aulas, entre outros.

Dessa maneira, você pode personalizar os esforços de acordo com cada situação encontrada, permitindo abordagens mais eficientes na Gestão de Permanência dos alunos.

Atendimento aos Estudantes

Com a Plataforma de Captação de Alunos by Rubeus, você centraliza seus canais de atendimento. Demandas acadêmicas, financeiras, solicitações de documentos, comprovantes de matrícula ou pagamento, atendimento psicológico etc., tudo é registrado na plataforma, de forma integrada ao TOTVS Educacional. Assim, você proporciona um melhor atendimento aos alunos, dando retorno às solicitações, criando um ambiente mais eficiente e acolhedor para os estudantes. Tudo isso, orientado a dados.

Recursos de Inteligência Artificial

A Captação de Alunos by Rubeus conta com uma série de recursos de Inteligência Artificial aplicados às diferentes etapas da Jornada de Relacionamento com os alunos, desde a captação e processo seletivo até a gestão de permanência dos estudantes na sua instituição de ensino.

Rubeus Insights

A Captação de Alunos by Rubeus conta com o Rubeus Insights, ferramenta de IA preditiva que usa análise de perfil comportamental de alunos e candidatos para prever quais deles têm mais chance de efetuar a matrícula ou deixar a instituição de ensino.

Assim, você pode ser mais eficiente na captação, direcionando melhor os seus esforços e pode ser proativo no combate à evasão de estudantes.

Correção de Provas e Redações

A Captação de Alunos by Rubeus conta com tecnologia de IA para correção de provas e redações no processo seletivo da sua instituição. Com isso, você ganha agilidade e eficiência na jornada de seleção, especialmente quando há grande volume de inscritos.

Análise de Disciplinas

Acelere as transferências de alunos para sua instituição de ensino. A Captação de Alunos by Rubeus usa Inteligência Artificial para análise de disciplinas cursadas pelos alunos em outras instituições.

Para isso, a plataforma compara históricos, ementas e matrizes curriculares para indicar rapidamente a melhor opção de matrícula para o novo aluno, apontando turma, período e disciplinas que poderão ser dispensadas ou não.

Assistentes de IA 

A Captação de Alunos by Rubeus, também permite a criação de assistentes de IA generativa, possibilitando a automação do atendimento a candidatos e estudantes ativos por WhatsApp.

A ferramenta responde dúvidas sobre vagas, classificação, mensalidades, prazos de matrícula etc., de forma automática, com base nos dados da plataforma e do seu ERP.

O resultado é mais velocidade e menos fricção no relacionamento com candidatos e alunos, sem aumentar o custo da sua estrutura de atendimento.