Vantagens do sistema
A cada dia, o ambiente de negócios se torna mais complexo e interligado, com desdobramentos que tornam o cenário jurídico e regulatório mais difícil de gerenciar. Para os escritórios de advocacia, isso representa um grande desafio e, ao mesmo tempo, uma oportunidade para quem estiver preparado para enfrentá-lo.
Para estar à altura do desafio, os escritórios de advocacia devem ser capazes não apenas de acompanhar todas as variáveis envolvidas nos processos judiciais, mas também gerenciar com segurança e eficiência toda a documentação envolvida nos casos e os segredos que os clientes depositam no escritório. Por isso, eles procuram soluções de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), com facilidade de gravação, localização, pesquisa e controle de versões. Tudo dentro dos critérios de segurança e controle de acesso estabelecidos pelos gestores do escritório, atendendo os principais compliances de mercado.
Venha conhecer a nossa solução de gerenciamento eletrônico de documentos: o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk, que atende todos os requisitos funcionais que as melhores soluções de GED precisam apresentar .
Segmentos atendidos
- Escritórios de todos os portes e segmentos de negócios do mercado
Principais benefícios
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk é um sistema criado especialmente para quem precisa organizar e compartilhar documentos eletrônicos com total controle e segurança. Com ele, você tem uma ferramenta de armazenamento eletrônico que permite facilidade de gravação, localização e controle de versões de todos os documentos eletrônicos produzidos ou recebidos pelo escritório.
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk permite armazenar documentos nos mais diferentes formatos, como arquivos MS Word, Excel, PowerPoint, e-mails, PDF, imagens digitalizadas, entre outros formatos. E você configura os controles de acesso e critérios de segurança de acordo com a política do seu escritório.
O resultado é mais facilidade nas consultas e localização dos documentos, disponíveis em poucos cliques, de forma segura, com acesso limitado apenas a quem tiver a devida autorização. E você também pode digitalizar o acervo em papel do seu escritório, e armazená-lo no sistema, proporcionando melhor organização do seu arquivo.
O sistema de gestão de documentos jurídicos também conta com controle de impressões e com ferramentas como o leitor OCR nativo para leitura de documentos em PDF. Também permite incluir comentários no histórico dos documentos, para você acompanhar a evolução das diferentes versões.
Para facilitar a sua rotina, o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk é integrado de forma nativa ao TOTVS Gestão Jurídica – Linha Sisjuri, permitindo vincular documentos a processos facilmente, de modo automático.
O sistema possui integração ainda ao Microsoft Outlook e ao Microsoft Office, permitindo incorporar e-mails e arquivos criados pelos advogados do escritório, diretamente no sistema.
Para aumentar a segurança, você também pode bloquear o salvamento de arquivos em discos locais, direcionando-os sempre para o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk. O sistema é contratado por licenciamento e roda com acesso local nos computadores do seu escritório.
Principais recursos
Visão geral:
- Estrutura de Pastas
- Pesquisas
- Controle de Acesso
- Produção de Novos Documentos
- Importação e Exportação de Documentos
- Integração com Peticionamento Eletrônico
Entenda melhor os recursos
Estrutura de Pastas
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk oferece uma estrutura de pastas similar à do Microsoft Windows, para deixar a interface mais intuitiva e mais fácil de usar.
As pastas contam com templates sugeridos de acordo com as características dos diferentes tipos de processos, para ajudar você a organizar melhor a documentação relativa a cada caso no escritório. Por exemplo: em um processo trabalhista, a estrutura de template apresenta subpastas para petição inicial, documentos de defesa, recursos, documentos de provas e e-mails.
E cada categoria de processo tem o seu template. No entanto, o sistema é flexível, e você pode criar as pastas e subpastas de acordo com suas necessidades específicas do seu escritório.
Pesquisas
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk também ajuda você a encontrar facilmente qualquer documento armazenado. O sistema conta com filtros de tipologia, formato, autor, conteúdo e descrição, usuário ou grupo de usuários e outros mais. Você pode combinar os filtros para obter resultados mais efetivos, de forma simples e rápida.
Controle de Acesso
Com o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk, você gerencia o controle de acesso aos documentos para dar mais segurança aos processos do seu escritório. O sistema permite criar acessos restritos por usuário ou grupo de usuários às pastas do sistema, e configurar os diferentes tipos de permissão, para saber quem pode ler, editar, criar versões, salvar em disco local, imprimir, exportar ou finalizar documentos. Tudo isso fica registrado em um log, para você saber todo o histórico de leituras, alterações, movimentação e quaisquer interações nos documentos.
Produção de Novos Documentos
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk também ajuda a controlar a produção de novos documentos dentro do seu escritório, de modo a manter a organização do acervo. Não importa se é um arquivo de texto, uma planilha ou uma mensagem de e-mail, o sistema tem o lugar certo para guardar o material. Além disso, você pode configurar o computador para bloquear o salvamento dos arquivos em disco local, direcionando-os para as pastas do sistema. Desse modo, você tem mais segurança no acesso e reduz o risco de cópias não autorizadas de documentos confidenciais.
O sistema também permite salvar os e-mails recebidos diretamente nas pastas do Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk. E por meio da integração com o Microsoft Outlook, depois que você salva a primeira mensagem em uma pasta, a troca de e-mails subsequente será armazenada automaticamente na mesma pasta, evitando erros e mantendo toda a conversa documentada.
Importação e Exportação de Documentos
Com o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk a importação de documentos para seus arquivos é extremamente simples: basta clicar e arrastar para a pasta escolhida, os arquivos anexados em mensagens; ou então, salvar os anexos diretamente no sistema.
Exportar documentos também é bastante simples, para quem tem autorização, é claro. Nesse caso, você deve salvar o documento em uma pasta local do computador ou anexar o documento em algum e-mail.
Integração com Peticionamento Eletrônico
O Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk também torna mais fácil a rotina de anexar e protocolar documentos nos sistemas de peticionamento eletrônico dos Tribunais de Justiça.
O sistema permite que você busque o documento desejado nas suas pastas, para que seja anexado ao site do Tribunal. Para isso, o Gestão de Documentos Jurídicos by Legal Desk cria uma pasta virtual temporária, para receber os documentos que serão enviados para o site do Tribunal, onde você vai fazer a assinatura digital dos arquivos. Tudo de forma prática e com total segurança.
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