Tudo sobre o TOTVS Rental

Vantagens do sistema

Em segmentos competitivos, como a gestão de locações, é preciso absoluta eficiência para manter a rentabilidade. Muitas vezes, é difícil determinar se um contrato é rentável ou não, controlar a disponibilidade dos ativos para locação ou mesmo medir e faturar os contratos. Se você quer um sistema que faça tudo isso e muito mais, conheça o TOTVS Rental.

Subsegmentos de locação atendidos

O TOTVS Rental é altamente versátil e atende às necessidades de todos os subsegmentos do mercado de locação.

Bens Móveis

No aluguel de Bem móveis, o TOTVS Rental conta com recursos de:

• Assistência Técnica integrada ao módulo Field Service do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização
• Manutenção dos bens integrado ao módulo Manutenção de ativos do TOTVS 
• Aferição de contratos 
• Checklist comparativo de entrada e saída
• Envio automático de boleto de faturamento
• Romaneio e remessas dos equipamentos.
• Controle de saída/movimentação/retirada/substituição

Produtos

Se você opera no aluguel de produtos sem patrimônio, o TOTVS Rental conta com:

• Controle de estoque e endereçamento de armazenagem
• Integração com o módulo PCP do TOTVS Manufatura – Linha Protheus
• Transformação de pr
• Importação em .csv
• Importação de itens do contrato
• Reserva e separação por Bipagem 

Plataformas e Empilhadeiras, Máquinas e Equipamentos para Construção Civil

No aluguel de plataformas e empilhadeiras, e de equipamentos e máquinas para construção civil, o TOTVS Rental conta com recursos de:

• Assistência Técnica integrada ao módulo Field Service do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização
• Aferição de contratos
• Checklist comparativo de entrada e saída
• Envio automático de boleto de faturamento

Desconto Pro-Rata após geração do faturamento

• Controle de saída/movimentação/retirada/substituição
• Controle de consumo de combustível

Içamento

No subsegmento de içamento, o TOTVS Rental oferece funcionalidades de:

• Controle de horímetro/odômetro
• Controle de combustível
• Assistência Técnica integrada ao Field Service – Linha Protheus
• Checklist comparativo de entrada e saída
• Gestão de despesas e viagens
• Gestão de RH integrada ao TOTVS RH – Linha Protheus
• Medição
• Controle de Turnos e Parte Diária
• Gestão de timesheet
• Comparação de vendido/medido/faturado
• Controle de frotas integrado ao TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus (inclui pneus, sinistros e multas)
• Gestão de integração de obra

Tratores

No aluguel de tratores, o TOTVS Rental oferece:

• Controle de combustível
• Controle de horímetro/odômetro
• Assistência Técnica integrada ao módulo Field Service, do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização
• Checklist comparativo de entrada/saída
• Controle de frotas integrado ao TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus (inclui pneus e sinistros)

Telecomunicações e Tecnologia 

Quem opera no subsegmento de aluguel de equipamentos de telecomunicações e Tecnologia conta com:

• Controle de acessórios e licenciamento
• Checklist comparativo de entrada/saída
• Controle de produtos similares
• Controle por código de barras
• Controle de estoque e endereçamento de armazenagem
• Controle do envio de aparelhos de backup
• Planejamento de compra sob demanda

Geradores

No aluguel de geradores, o TOTVS Rental oferece:

• Controle de horímetro/odômetro (com franquia)
• Assistência Técnica integrada com o módulo Field Service do TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização. 
• Controle de combustível
• Controle de sublocação

Andaimes e Estruturas

Se você opera no aluguel de andaimes e estruturas, o TOTVS Rental conta com:

• Controle de estoque e endereçamento de armazenagem
• Integração com o módulo PCP do TOTVS Manufatura – Linha Protheus
• Importação de listas do Autocad (.csv)
• Importação de itens do contrato

Gestão de Frotas

No aluguel de frotas de veículos, o TOTVS Rental oferece:

• Controle de odômetro
• Controle de combustível
• Controle de reserva dedicada e compartilhada
• Controle de ocorrências
• Medição por grupo
• App de checklist comparativo de entrada/saída
• Controle de troca de veículos
• Controle de pneus, sinistros, multas e documentos integrado ao TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus
• Portal de manutenção por terceiros
• Controle de mão-de-obra
• Controle de sublocação

Principais benefícios

O TOTVS Rental é um sistema de gestão especialista, voltado para as necessidades específicas do mercado em todos os subsegmentos de locação. Com ele, você pode ter um ganho de margem que pode variar de 8% a 20% sobre o faturamento da empresa, dependendo das características da sua operação.

O sistema proporciona melhor controle de:

• Receitas
• Alocação e disponibilidade dos ativos, produtos, peças e veículos
• Entregas e devoluções de locações.

Sustentabilidade e eficiência

Com isso, você tem muito mais eficiência em todos os processos operacionais e administrativos da sua empresa. Com o TOTVS Rental, você tem melhor controle sobre a ociosidade dos ativos e proporciona mais sustentabilidade a seus clientes, com respeito aos critérios ESG.

Medição rigorosa

Além disso, o TOTVS Rental permite um controle mais rigoroso sobre a medição e execução dos seus contratos. Desse modo, é possível saber quais clientes são mais rentáveis, qual a margem de cada contrato e criar estratégias para aumentar a rentabilidade do seu negócio. 

Alta produtividade

Todas as informações e processos são centralizados, permitindo, por exemplo, fechar um contrato sem trocar de tela. Com isso, você tem um salto de produtividade, melhora a qualidade e a velocidade na tomada de decisões, reduzindo os erros em até 90%. 

Menos ociosidade

Com isso, você pode reduzir em até 80% a ociosidade dos equipamentos e a morosidade na manutenção dos ativos.  E para proporcionar uma visão ainda mais clara e intuitiva dos seus negócios, ele possui visões com o TOTVS Analytics, para você acompanhar todos os indicadores do seu negócio em dashboards dinâmicos, atualizados em tempo real. 

Interface amigável

A interface do sistema é amigável, fácil de operar e oferece excelente experiência de uso. O TOTVS Rental também possui alta capacidade de escalabilidade, permitindo acompanhar facilmente o crescimento de seus negócios.

Contratação

O sistema é contratado por licenciamento e pode rodar em nuvem ou em servidor próprio da sua empresa. Além disso, pode ser acessado via web, pelo browser de qualquer equipamento conectado à internet, para você acompanhar a gestão das locações onde quer que você esteja.

Integrações

O TOTVS Rental é um módulo da Linha Protheus, integrado nativamente aos sistemas:

• TOTVS Manufatura – Linha Protheus
• TOTVS Manutenção de Ativos – Linha Protheus
• TOTVS RH – Linha Protheus
• TOTVS Gestão de Frotas – Linha Protheus
• TOTVS Prestadores de Serviços Terceirização
• TOTVS Backoffice – Linha RM
• TOTVS Assinatura Eletrônica
• TOTVS Analytics

Além disso, o sistema pode ser integrado a outros ERPs disponíveis no mercado.

Principais módulos

Visão geral:

• Comercial e Contratos
• Operação e Logística
• Medição e Faturamento
• Administrativo e Integração com Backoffice
• Manutenção
• Portal do Locador
• App de Entrada e Saída de Equipamento
• Integração com TOTVS Analytics

 Entenda melhor os módulos

Comercial e Contratos

Com o TOTVS Rental, sua empresa tem muito mais controle sobre os processos comerciais e contratos de gestão de locação de equipamentos. O sistema permite gerenciar por status e por período, com gráficos para você ter uma visão mais clara e intuitiva do resultado de seus esforços comerciais.

Além disso, você tem controle completo da alçada de aprovação das propostas e contratos, proporcionando mais agilidade e autonomia para sua equipe comercial, sem perder a segurança no processo.

As propostas e contratos são gerados em PDF e você conta ainda com um processo de controle de vistoria técnica que reduz erros nos contratos em até 90%. Além disso, na execução dos contratos, o TOTVS Rental permite fazer o controle da locação dos equipamentos, mesmo quando não há número de série nos itens. E o sistema também permite controlar a localização de cada equipamento alugado, para dar mais eficiência na gestão e segurança para os ativos da sua empresa.

Operação e Logística

Aumente a eficiência operacional e logística na locação de máquinas e equipamentos. O TOTVS Rental permite o gerenciamento digital de autorizações de serviços, assim como o controle da programação diária de equipamentos e acessórios. Assim, você organiza melhor suas operações, otimiza recursos e melhora a qualidade de atendimento a seus clientes.

O sistema também possibilita organizar melhor a alocação de mão-de-obra para atender seus contratos. Além disso, o TOTVS Rental envia automaticamente os dados de faturamento para o Backoffice da sua empresa, para a emissão da nota fiscal, com base nos dados do contrato e na medição da execução do serviço.

Com isso, você ganha mais agilidade na cobrança, sem necessidade de processos manuais ou redigitação de dados.

 E para melhorar ainda mais a qualidade dos serviços, o TOTVS Rental conta ainda com relatórios operacionais que vão proporcionar uma visão mais clara dos principais indicadores de atendimento e eficiência do seu negócio, permitindo corrigir gargalos mais facilmente e aumentar a rentabilidade da sua empresa.

Medição e Faturamento

Com o TOTVS Rental, você mantém total controle sobre a medição dos serviços e realiza automaticamente o processo de faturamento, sempre dentro do prazo correto e de acordo com as condições acordadas com o cliente. O sistema permite que a locação seja medida por hora, por dia ou por contrato, para atender às necessidades específicas do seu negócio. 

O módulo conta com faturamento automático por periodicidade e faturamento de medição automático por pedido de venda. O sistema também gera um relatório de medição ou extrato para aprovação junto ao cliente, proporcionando uma relação mais transparente na cobrança do serviço.

Além disso, a Medição e Faturamento do TOTVS Rental possui integração com os contadores do módulo de Manutenção, permitindo melhor controle do tempo de uso de equipamentos e outros ativos alugados.

Administrativo

Aumente a eficiência na gestão administrativa do seu negócio de locação. O módulo Administrativo do TOTVS Rental é integrado com o seu sistema de Backoffice. 

Com isso, ele permite puxar automaticamente os dados necessários para a gestão do negócio de locações e devolver as informações para a retaguarda administrativa, sem necessidade de processos manuais.

O módulo possibilita o acompanhamento diário do timesheet da mão-de-obra e possui integração com o módulo de Manutenção de Ativos do TOTVS Manufatura – Linha Protheus. 

Com ele, você ainda gerencia despesas de viagem das equipes de manutenção, para o orçamento nunca sair do controle. Além disso, proporciona uma visão clara das despesas e receitas da área de manutenção para melhor controle contábil. 

O sistema conta ainda com relatórios com indicadores importantes para o seu negócio, como o Relatório de Custo de Equipamento por Cliente, em tecnologia Smart View, que permite visualizar de forma intuitiva e personalizada o custo de cada operação, e o Relatório de Cobrança de Avarias contra o Cliente.

Manutenção

O TOTVS Rental é integrado ao TOTVS Manutenção de Ativos – Linha Protheus. Com isso, você tem melhor controle sobre o processo de manutenção, registrando avisos e solicitações de manutenção. 

Além de proporcionar ganho de tempo nas rotinas administrativas, o módulo também permite gerenciar o checklist de entrada e saída de equipamentos, controlar e alterar o status dos ativos para locação e fazer toda a gestão das ordens de serviço na sua empresa. 

A integração permite administrar ainda o agendamento das manutenções corretivas e preventivas dos seus equipamentos. 

O sistema conta ainda com relatórios com indicadores importantes, como o de Taxa de Confiabilidade dos Equipamentos, que permite verificar se o padrão de qualidade dos equipamentos locados atende aos níveis contratados, além de servir como medida de satisfação dos clientes.

Portal do Locador

Simplifique sua estrutura de atendimento, reduza custos e melhore a comunicação com seus clientes. O TOTVS Rental conta com o Portal do Locador, um portal web onde os clientes da sua empresa podem consultar dados como:

• Faturamento de contratos
• Número de equipamentos locados
• Número de equipamentos em manutenção, entre outros

O Portal também permite que o cliente envie contestação de multas e indicação de motorista (no caso de locação de veículos). 

Por meio do Portal, é possível ainda abrir pedidos de manutenção, agendar serviços e outras rotinas ligadas à locação de equipamentos. Tudo isso com uma interface simples e intuitiva e dashboards que permitem que você acompanhe em tempo real os indicadores de atendimento.

App de Entrada e Saída de Equipamentos

O TOTVS Rental conta com um app móvel para controle de entrada e saída de equipamentos. Com isso, você gera comprovantes digitais de recebimento e entrega de equipamentos, para aumentar a segurança da sua operação.

O aplicativo permite registrar dados sobre o estado do equipamento na entrada e na saída, e ainda anexar fotos e vídeos aos comprovantes. O app funciona em plataforma Android e opera em modo offline, permitindo sincronizar os dados mais tarde, caso seja necessário.

Integração com TOTVS Analytics

Mantenha uma visão clara de todos os principais indicadores operacionais e administrativos do seu negócio. TOTVS Rental possui integração com o TOTVS Analytics Com isso, você tem acesso a dashboards dinâmicos com a posição de equipamentos, equipes, mapas de calor, rentabilidade de contratos e outras variáveis que vão dar muito mais assertividade na tomada de decisões estratégicas na sua empresa.