Tudo sobre o TOTVS Fluig

Vantagens da plataforma

Quando sua empresa cresce, a complexidade aumenta. São mais planilhas, mais pastas, mais tarefas manuais e menos tempo. Os fluxos travam, os documentos se perdem e a produtividade despenca. É aí que entra o TOTVS Fluig, uma solução que organiza os fluxos de trabalho, acompanhando o seu crescimento e transformando o caos em produtividade. 

Setores e departamentos atendidos

• Agronegócio
• Distribuição
• Construção e Projetos
• Educacional
• Financial Services
• Hotelaria
• Jurídico
• Logística
• Manufatura
• Prestação de Serviços
• Saúde
• Varejo
• Dep. Jurídico
• Dep. Recursos Humanos
• Dep. Financeiro
• Dep. Compras
• Dep. Marketing
• Dep. TI
• Dep. Qualidade, Auditoria e Compliance
• Entre outros

Principais benefícios

Com o TOTVS Fluig você tem uma solução de produtividade que concentra todos os seus processos, documentos, acesso a dados e rotinas em uma interface integrada e fácil de usar. O resultado é mais eficiência e agilidade na sua organização. 

Não importa qual é o sistema que você use, o TOTVS Fluig proporciona: 

• Melhor controle de processos e atividades
• Acesso a relatórios estratégicos dinâmicos
• Comunicação fluída entre colaboradores e departamentos
• Maior engajamento das equipes

Agilidade

O TOTVS Fluig atende empresas de qualquer porte, em qualquer setor e oferece uma rotina de trabalho muito mais fluida, ágil e colaborativa, para impulsionar os seus resultados e ajudar sua empresa a atingir os seus objetivos de negócios.

Inteligência Artificial

O TOTVS Fluig conta com tecnologia de Inteligência Artificial para simplificar ainda mais o seu dia a dia. Com isso, você pode digitar instruções em linguagem natural (prompts) para criar diagramas de processos e formulários com muito mais agilidade.

LGPD

Além disso, o TOTVS Fluig está preparado para que a sua empresa atenda às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Acesso Web

A plataforma conta com acesso 100% web e aplicativos móveis para você realizar tarefas e checar as informações da empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.

Infraestrutura

O TOTVS Fluig pode rodar em nuvem ou nos próprios servidores da sua empresa. Na prática, a solução funciona como uma camada de integração e modernização dos seus sistemas tecnológicos.

Com isso, ela torna possível conciliar as demandas da área de negócios e as necessidades do setor de tecnologia dentro da sua empresa. Afinal, nem sempre essas áreas andam de mãos dadas na jornada de inovação e transformação. 

O setor de TI lida com:

• Prazos curtos
• Limitações orçamentárias
• Excesso de projetos
• Integrações tecnológicas complexas

Enquanto o dia a dia das áreas de negócios envolve:

• Pressão por resultados
• Falta de produtividade
• Conflito de prioridades entre a empresa e as áreas
• Centralização das demandas junto à TI

Redução de custos

Ao resolver esse desafio, o TOTVS Fluig reduz o custo de manutenção e atualização do legado tecnológico, diminui o custo total direto e indireto da tecnologia ao longo dos anos.

Também reduz o tempo de desenvolvimento de novas aplicações, com maior autonomia para suas equipes. Assim, você  amplia as possibilidades de inovação, e otimiza recursos de tecnologia. 

Alta performance

Os exemplos são inúmeros. A aplicação do TOTVS Fluig em projetos de clientes TOTVS permitiu, por exemplo, reduzir de dois anos para quatro meses o tempo de implantação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) em dois continentes, com atendimento em três idiomas.

Ou ainda, implementar um processo para gestão dos principais cadastros da empresa totalmente integrado ao sistema de gestão, reduzindo o tempo para disponibilização dos dados de 20 dias para algumas horas. Trazendo mais agilidade, confiabilidade nos dados, diminuindo o retrabalho e os atrasos nas vendas ou compras causadas por informações desatualizadas.  

Contratação

O TOTVS Fluig é contratado por assinatura com valor por número de usuários ou por faturamento.

Integrações

O TOTVS Fluig pode ser integrado a qualquer sistema da TOTVS ou de terceiros e conta com aplicativos móveis integrados sem custos adicionais:

• My Fluig
• My Approval
• My Safe ID

Recursos que compõem a solução

Visão geral:

• Gestão de Processos
  • Construtor de Processos
  • Editor de Formulários
  • Inteligência artificial
  • Templates
  • Central de tarefas
  • Prazos e notificações
  • Central de Diagnóstico
• Gestão Eletrônica de Documentos
  • Publicação e Compartilhamento de Documentos
  • Check-in, Check-out e Versionamento
  • Data de Validade com Notificação de Vencimento
  • Marca D’Água
  • Aprovação e controle de permissionamento
  • Cópia controlada
  • Complementar Documento: Anotações e redigir
  • Remover Conteúdo Confidencial / Sensível
  • Lista Mestra
• Portais
  • Criação de Portais
  • Componentes Padrão
  • Criação de Novos Componentes
  • Flow: Soluções Adicionais Prontas
• Social: Comunicação e Colaboração
• Analytics : Indicadores e Dashboards
• TOTVS Identity: Gestão de Identidade e Acesso
  • App My Safe ID
• App My Fluig
• App My Approval
• Fluig Store: Soluções Complementares

Entenda melhor cada recurso

Gestão de Processos

Saiba tudo sobre o andamento de solicitações e a realização de tarefas dentro dos fluxos de trabalho da sua empresa. O recurso de Gestão de Processos (BPM – Business Process  Management) do TOTVS Fluig, modela e automatiza processos para você criar os mais diversos workflows e organizar as suas rotinas com mais eficiência, na velocidade do mundo digital.

Construtor de Processos

Com o Construtor de Processos do TOTVS Fluig, você cria fluxos de trabalho de forma simples e intuitiva, organizando o workflow de cada processo de uma forma visual, com diagramas que tornam a compreensão muito mais fácil. 

Editor de Formulários

A Gestão de Processos do TOTVS Fluig também conta com formulários dinâmicos, onde você coleta os dados necessários para a execução de cada fase. Além disso, também podem funcionar como checklists do que cada colaborador precisa fazer em cada etapa de um processo.

Inteligência Artificial

No TOTVS Fluig, a sua Gestão de Processos possui tecnologia de Inteligência Artificial. Com ela, você pode usar instruções digitadas em linguagem natural (prompts) para criação de processos ou formulários, agilizando ainda mais a sua rotina de BPM.

Além de acelerar os seus processos, com a IA, mesmo quem não tem conhecimento técnico conseguirá criar de forma rápida e intuitiva.

Templates

Na Gestão de Processos do TOTVS Fluig você tem acesso a templates, com alguns dos principais processos de gestão desenhados de acordo com as melhores práticas corporativas. Com isso, você pode aplicar diretamente os modelos ou editá-los para atender às necessidades específicas do seu negócio.

Central de Tarefas

A Gestão de Processos do TOTVS Fluig permite saber o que cada colaborador tem de fazer em cada etapa de um processo, controlando tudo por meio da Central de Tarefas ou pelo diagrama da solicitação, que mostra o fluxo de trabalho de forma visual. 

Na Central de Tarefas, é possível visualizar todas as solicitações que você abriu e o seu status, quais estão pendentes de ação e quais você precisa aprovar. Além disso, a Central permite visualizar se as atividades/tarefas estão no prazo, próximas de atrasar (24h) ou atrasadas.

Com a Central de Tarefas aberta o dia todo, você não controla apenas processos, mas também documentos pendentes de aprovação e documentos rejeitados, além de possibilitar ações diretas como check-in e check-out. 

O recurso também controla as aprovações exigidas em cada tarefa ou etapa. Por meio do apps My Fluig e My Approval, você pode iniciar solicitações, preencher as etapas e realizar a aprovação diretamente pelo celular, mesmo sem acesso a internet. O processo acontece de forma transparente e quando você tiver conexão, o TOTVS Fluig vai sincronizar a ação que foi executada.

Tudo pode ser integrado aos sistemas da empresa. Ou seja, os registros das tarefas cumpridas são replicados nos diferentes sistemas de gestão (backoffice, marketplace, CRM etc.). 

Ao mesmo tempo, o TOTVS Fluig busca dados desses sistemas, reduzindo o retrabalho e evitando erros. A integração também acontece com sites como o dos Correios e da Receita Federal, entre outros, bastando haver um serviço disponível.

O resultado é um salto de produtividade, com redução na burocracia interna. Você dá mais autonomia a suas equipes, sem perder o controle do que acontece em cada área.

Além disso, ao registrar os processos mais importantes da sua empresa no TOTVS Fluig, você também preserva o conhecimento da organização. Cada passo fica gravado no sistema, e você não perde esse histórico caso algum colaborador deixe a empresa.

Central de Diagnóstico

A Gestão de Processos do TOTVS Fluig, também conta com uma Central de Diagnóstico, que reúne em um só lugar todos os dados de processos e solicitações com erros, e informações sobre processos que não seguiram as melhores práticas de desenvolvimento.

A Central apresenta cards que mostram o número total de solicitações e processos e o número de erros registrados no período. Ao clicar nas solicitações com erro, você pode ver mais detalhes sobre a mensagem de erro, junto com o log da solicitação. 

Assim, você pode tomar ações por meio da própria Central, como:

• Reenviar a solicitação
• Gerar log descritivo para facilitar a análise
• Fazer o download da solicitação para enviar ao suporte para análise
• Editar scripts do processo para poder reenviar a solicitação

A Central de Diagnóstico também gera alertas quando as boas práticas de desenvolvimento não são cumpridas. Além disso, oferece um log diário do seu ambiente digital, proporcionando mais qualidade e eficiência à gestão de TI. 

Gestão Eletrônica de Documentos

Acabe com a papelada e nunca mais perca um arquivo importante na vida. Com o recurso Gestão Eletrônica de Documentos (GED ou ECM – Enterprise Content Management), do TOTVS Fluig, você compartilha, controla e acessa documentos a qualquer hora que desejar e com a mobilidade que precisa.

Publicação e Compartilhamento de Documentos

O TOTVS Fluig simplifica o processo de publicação de documentos e conta com recurso drag & drop, que permite arrastar pastas de arquivos do seu computador para o TOTVS Fluig, duplicando facilmente os documentos para a plataforma. 

Por meio desse recurso, você busca qualquer conteúdo arquivado facilmente, e usa um sistema de classificação por taxonomia para agilizar a localização de documentos. A solução também permite que os documentos sejam compartilhados entre os usuários.

Check-in, Check-out e Versionamento

Com o GED do TOTVS Fluig, você tem mais controle e segurança sobre os arquivos compartilhados. Com o recurso de Check-out, você pode transferir um documento para a pasta particular de um usuário, permitindo que ele o edite com exclusividade. Enquanto o documento estiver em check-out, nenhum outro usuário pode alterá-lo ou excluí-lo, evitando conflitos de edição.

Após concluir as alterações, o usuário realiza o Check-in, que publica a nova versão do documento e libera o acesso para os demais usuários. O comentário feito no check-out é descartado após o check-in, encerrando o ciclo de edição exclusivo. 

O TOTVS Fluig também permite um controle efetivo das versões dos documentos, criando automaticamente uma nova versão numerada sequencialmente, cada vez que um documento é atualizado. A solução pode ser configurada para manter o histórico e o acesso às versões anteriores, e você controla as permissões específicas de visualização e edição.

Data de Validade com Notificação de Vencimento

O GED do TOTVS Fluig também controla o ciclo de vida de cada arquivo, registrando o histórico de alterações, aprovações e até o eventual descarte.

Com ele, você pode determinar a data de validade de um documento e emitir notificações de vencimento para os usuários. Para isso, você conta com diversas configurações: 

• Válido a partir de: que vai definir a partir de que data o TOTVS Fluig irá disponibilizar aquele documento para os usuários.
• Documento expira? – se esse parâmetro estiver marcado, a data de “válido até” deverá ser preenchida. A partir do final dessa data o documento será considerado “expirado”.
• Período de notificação – quantos dias antes do final da validade o autor do documento será notificado para colocar uma nova versão dele.

Marca D’Água

O TOTVS Fluig conta com marca d’água configurável, que pode ser aplicada em impressões de cópia controlada e, também, na visualização e download dos documentos. 

Além disso, você pode incluir a data e hora de impressão, data de atualização e criação do documento, o usuário que gerou a cópia, assim como o número da versão/revisão do documento.

Aprovação e controle de permissionamento

Por meio do GED do TOTVS Fluig, você controla todo o fluxo de aprovação e validação de um documento, antes que ele seja disponibilizado para os demais usuários. Com isso, você garante que apenas documentos revisados e aprovados sejam publicados.

A solução permite ainda configurar quem pode visualizar, editar, excluir ou aprovar documentos com permissões de  

• Leitura
• Modificação
• Exclusão
• Aprovação
• Visualização de todas as versões

Cópia Controlada

Com o GED do TOTVS Fluig, a gestão de documentos fica muito mais segura. A solução permite gerar cópias com identificação única, com registro de quem recebeu cada cópia e controle de validade e atualização do documento.

Desse modo, você garante que as versões impressas dos documentos estejam sincronizadas com os arquivos atualizados na solução.

Complementar Documento: Anotações e Redigir

O ECM: Gestão de Documentos, do TOTVS Fluig, também permite complementar seus documentos. Com o recurso Anotar, você pode incluir setas e outras formas, incluir anotações, destacar conteúdos, entre outras funções.

O recurso Redigir, por sua vez, permite incluir tarjas para bloquear conteúdos que não podem ser acessados por qualquer usuário. E se alguém acessar a busca geral e pesquisar o termo oculto pela tarja, a ferramenta de busca do sistema não vai trazer o resultado. 

Com isso, os documentos que possuem conteúdo sensível ficam muito mais seguros.

Remover Conteúdo Confidencial / Sensível

O recurso de remoção de conteúdo confidencial ou sensível do TOTVS Fluig ajuda você a manter a segurança e a privacidade de dados na sua empresa. Com ele, você pode remover ou ocultar informações confidenciais antes de compartilhá-las com usuários internos ou externos. Isso pode incluir:

• Dados pessoais (CPF, RG, endereço)
• Informações estratégicas (valores, contratos, cláusulas)
• Dados regulatórios ou sigilosos

Para isso, a solução permite configurar restrições de leitura por  grupo, papel ou usuário específico, limitando a visualização dos documentos. Também é possível criar versões “sanitizadas” dos documentos, com o conteúdo sensível ou restrito removido.

Lista Mestra

O recurso ECM também conta com a Lista Mestra, que permite consultar documentos expirados, documentos de acordo com o seu status de aprovação, pesquisar pelo autor/publicador do documento, por tipo, entre outros filtros. 

A Lista também tem a opção de ser exportada no formato de uma planilha permitindo manipular os dados de acordo com a necessidade.

Portais

Criar portais internos segmentados não precisa ser uma dor de cabeça. Pelo menos, para quem tem o TOTVS Fluig. O recurso de Portais permite que a sua Gestão de Conteúdo Web (WCM – Web Content Management) seja mais ágil e eficiente.

Criação de Portais

Você não precisa entender de desenvolvimento para criar portais com layouts e conteúdos especializados. O recurso de WCM do TOTVS Fluig é low code e não exige conhecimento de programação.

A plataforma é colaborativa e permite gerenciar todas as suas páginas, num processo ágil e intuitivo. O WCM conta com um guia de estilo, para facilitar a criação visual dos portais. Tudo é muito fácil de usar: basta clicar e arrastar para colocar os componentes em seus lugares.  

Também é possível configurar URL para acesso diferenciado, de acordo com a necessidade da sua empresa.

O TOTVS Fluig ainda permite configurar permissões de acesso a diferentes papéis no desenvolvimento dos portais, para manter a segurança do conteúdo no acesso.

Componentes Padrão

Para facilitar a criação dos portais, o TOTVS Fluig conta com uma biblioteca com dezenas de componentes padrão, que oferecem recursos específicos para as páginas ou comunidades. Entre outros, a biblioteca inclui widgets de:

• Documentos favoritos
• Mural de avisos
• Onboarding
• Editor de conteúdos
• Timeline etc.

Os componentes (widgets) podem apresentar conteúdos relacionados ao site criado a partir do WCM, recursos do ERP ou ainda promover a integração com sistemas de terceiros.

Eles são desenhados de forma visual, com campos, regras e aprovações embutidas, e são totalmente compatíveis com dispositivos móveis e desktops.

Com eles, é possível configurar alçadas de aprovação, anexos de documentos e checkpoints de conformidade, tudo com possibilidade de integração aos sistemas de ERP da TOTVS ou de terceiros. Os componentes podem ainda ser customizados por segmento, como RH, financeiro, compras ou atendimento técnico.

Criação de Novos Componentes

O TOTVS Fluig também permite criar novos componentes (widgets) personalizados, por meio de templates de código. Assim, os usuários podem  fornecer conteúdo personalizado, renderizar componentes de ERP ou mesmo de sistemas terceiros.  

Flows: Soluções Adicionais Prontas

Com o TOTVS Fluig você conta com soluções adicionais prontas, que podem ser contratadas à parte. São os chamados Flows, que são processos prontos, pré-parametrizados, e que podem incluir formulários, painéis, dashboards e integrações com outros sistemas.

Social: Comunicação e Colaboração

O recurso Social, do TOTVS Fluig, funciona como uma rede social corporativa. O resultado é uma interface colaborativa que agiliza a comunicação interna, aproxima os departamentos, estimula o engajamento dos colaboradores e favorece a troca produtiva de ideias. 

Com o recurso social, você pode realizar:

• Criação e moderação de comunidades
• Publicação de comunicados e postagens com recursos de apoiar, compartilhar e colaborar
• Agrupamento e compartilhamento de conteúdos direcionados ao público da comunidade
• Publicação e acompanhamento de enquetes
• Publicação de vídeo que podem agregar valor para a organização

O recurso permite ainda configurar emojis e palavras que devem ser evitadas na rede social da empresa, por meio da restrição de conteúdos indesejados. Tudo fica conectado e perfeitamente dentro dos objetivos e políticas do seu negócio.

Analytics: Indicadores e Dashboards

Tenha uma visão estratégica total das atividades de sua empresa com o recurso Analytics, do TOTVS Fluig que coleta as ações feitas dentro da plataforma e traz análise de informações de forma simples e rápida.

Com ele, é possível acompanhar os principais indicadores de uso e engajamento da solução, como os processos com o maior número de solicitações, as comunidades com mais usuários, páginas com mais visitas e documentos mais acessados, por exemplo.

O Analytics do TOTVS Fluig também permite prover recursos para o gestor acompanhar as solicitações direcionadas a sua equipe, com visibilidade do que está em andamento, atrasado ou já foi concluído

Além disso, o recurso possibilita a criação de novos relatórios e indicadores, para espelhar os controles necessários para a empresa.

O Analytics inclui ainda visões pré-programadas dos principais indicadores do seu negócio, sempre com base nos dados de workflows feitos e de comunicação registrados na plataforma. 

São gráficos, tendências e históricos, apresentados em relatórios ricos, com informações em formato visual, com entendimento fácil e o material ainda pode ser exportado facilmente para sites ou portais internos da empresa.

TOTVS Identity: Gestão de Identidade e Acesso 

Aumente a segurança no acesso aos dados e melhore a qualidade de governança e compliance na sua empresa. Por meio do TOTVS Identity, o TOTVS Fluig permite criar acessos únicos a sistemas internos e externos, e garante que apenas os aplicativos autorizados chegarão aos colaboradores, fornecedores e clientes. 

Como administrador, você centraliza o controle e gerencia todas as identidades. Além disso, o TOTVS Identity conta com sistema de acesso Single Sign-On, que permite criar uma única senha de acesso para todos os aplicativos autorizados, sejam os ERP TOTVS ou não. 

Assim, você agiliza o login, ganha um tempo precioso na sua rotina e aumenta a segurança de não ter diversas senhas para cada aplicativo na empresa.

O TOTVS Identity também é integrado ao AD (Active Directory). Desse modo, você pode reutilizar as identidades de usuário de sistemas legados bem como aproveitar toda a política de senha já definida dentro da empresa: complexidade, tempo de renovação e reuso de senhas.

E se o usuário perder a senha? Não se preocupe, nem perca tempo com abertura de chamados na TI por causa disso. O TOTVS Identity possui sistema self-service para reset de senha, permitindo otimizar os recursos de atendimento do setor de TI da sua empresa.

App My Safe ID

Associado ao TOTVS Identity, o app My Safe ID torna o acesso ao ambiente digital da sua empresa muito mais seguro. Disponível em Android e iOS, ele permite criar um segundo fator de autenticação no processo de login, ao acessar as aplicações que usam o recurso de Single Sign-On do Identity. 

App My Fluig

Com o app My Fluig, você tem acesso às funcionalidades do TOTVS Fluig na palma da mão. Disponível em Android e iOS, o aplicativo permite acessar as ferramentas digitais da sua empresa a qualquer hora e onde quer que você esteja.

A interface é simples, com acesso seguro às funções do app. Você pode configurar as funções liberadas para cada usuário do My Fluig, organizando o acesso móvel. O aplicativo opera também em modo offline, permitindo executar algumas rotinas, mesmo quando não houver conexão à internet.

App My Approval

Com o app My Approval, disponível em Android e iOS, você facilita a rotina de aprovação de processos no TOTVS Fluig. Por meio do aplicativo, você visualiza todos os processos pendentes, com as informações básicas de cada caso específico. 

Basta clicar na tela para aprovar contratos, admissões, solicitações etc. O My Approval tem interface simples e amigável e pode ser configurado de acordo com as necessidades de sua empresa. Além disso, os dados são sincronizados em tempo real com o TOTVS Fluig, proporcionando alta performance no seu dia a dia e evitando divergência de dados nos seus sistemas. 

Fluig Store: Soluções Complementares

Por meio da Fluig Store, você tem acesso a soluções complementares que podem ser contratadas para otimizar seus recursos e simplificar o dia a dia da sua empresa.

OCR by Estrela Antares

O OCR by Estrela Antares é um sistema de digitalização e leitura ótica de documentos que traz os arquivos de papel no seu acervo para o formato digital.

Com ele, você também pode integrar os documentos impressos ao TOTVS Fluig de forma automática. Para isso, os dados da documentação em papel são integrados com o preenchimento dos formulários, dando início automático ao processo. 

Process Mining by Upflux

O Process Mining by Upflux usa Inteligência Artificial para fazer um diagnóstico de performance dos seus processos, que permite mapear, rastrear e aperfeiçoar as suas operações empresariais. Por meio de um scanner automatizado, o sistema identifica gargalos e falhas nos seus processos. 

Public Form by Digte

Com o Public Form by Digte, você estende os processos do TOTVS Fluig ao ambiente externo. Crie formulários para coletar dados de clientes, parceiros ou fornecedores, sem adquirir licenças para eles, e acione automaticamente os fluxos internos.

A solução mantém a segurança da informação e assegura transparência ao permitir configurar etapas visíveis ao solicitante.

Gestão de Cadastros by EZ4

A Gestão de Cadastros by EZ4 permite otimizar o preenchimento de cadastros nos sistemas de gestão (ERP) conectados ao TOTVS Fluig, melhorando a qualidade da informação, reduzindo a divergência de dados e evitando problemas causados por falhas nos registros.

Gestão de Processos e Atividades by Xplanning

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning é uma ferramenta simplificada para gestão de processos, que proporciona melhor controle sobre processos, pessoas, equipes e atividades. Com ele, você garante a padronização dos processos da sua empresa e o cumprimento dos SLAs (Service Level Agreements) internos e externos.