Tudo sobre o TOTVS Aprovações e Atendimento

Vantagens do sistema

A revolução da tecnologia digital transformou cadeias produtivas em todos os segmentos, e modificou profundamente o comportamento dos consumidores. Com isso, a qualidade e a agilidade no atendimento aos clientes, e nas compras e negociações com fornecedores se tornou um importante diferencial competitivo. Especialmente em operações de alta complexidade, envolvendo diversas etapas e diferentes áreas da organização. 

Por isso, as empresas buscam ferramentas que automatizem os processos de atendimento e organizem o fluxo de aprovações com maior eficiência. Sistemas que proporcionem aos gestores uma visão clara e centralizada de cada etapa dos processos, garantindo maior segurança e melhor controle, independentemente do volume de atendimentos.

E o TOTVS Aprovações e Atendimento é a resposta para esse desafio.

Setores atendidos

• Construção e Gestão de Imóveis
• Educação
• Saúde
• Recursos Humanos
• Serviços
• Entre outros

Principais benefícios

O TOTVS Aprovações e Atendimento é um sistema desenvolvido para a gestão de atendimento e aprovação, especialmente voltado para operações de atendimento ativo e receptivo. Com ele, você integra todos os fluxos de atendimento gerados nos módulos de produtos TOTVS da Linha RM.

Isso inclui:

• TOTVS Educacional,
• TOTVS Construção Obras e Projetos,
• TOTVS Construção Gestão de Imóveis,
• TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas – Linha RM,
• TOTVS RH – Linha RM,
• e os módulos de Estoque, Compras, Fiscal, Financeiro, Contábil, Faturamento e de Patrimônio do TOTVS Backoffice – Linha RM.

O sistema conta com tecnologia mobile, é flexível e altamente configurável. Desse modo, permite atender a arquitetura de atendimento específica da sua empresa e as práticas do seu negócio, seja no atendimento externo, seja no atendimento a demandas internas, ou ainda, em campanhas de marketing ativo. Ele permite também unificar o atendimento de várias empresas de um mesmo grupo, em uma única estrutura, permitindo padronização de qualidade nos processos. 

Isso inclui a configuração de acesso dos usuários, que pode ser limitada às funções essenciais que cada um deles precisa efetuar, aumentando a segurança do sistema e a qualidade de governança da sua empresa.

O TOTVS Aprovações e Atendimento permite centralizar o controle dos fluxos de atendimento e aprovações, de forma segura e eficiente. Desse modo, ele torna possível unificar o atendimento de várias empresas de um mesmo grupo, em uma única estrutura, permitindo padronização de qualidade nos processos. Ao mesmo tempo, o TOTVS Aprovações e Atendimento também acaba com a burocracia e a papelada no atendimento, encaminhando cada contato e cada etapa do processo para as equipes responsáveis em sua empresa, de forma automática. 

A contratação é feita por assinatura, e o sistema pode rodar em servidores próprios da sua empresa, ou em plataforma cloud. O TOTVS Aprovações e Atendimento também oferece grande capacidade de escala, permitindo atender empresas de qualquer porte, e acompanhar o crescimento de suas operações sem necessidade de adaptar a solução.

Além disso, o TOTVS Aprovações e Atendimento apresenta interface intuitiva e excelente experiência de uso, com um conceito de usabilidade similar ao padrão Windows. Isso facilita a utilização do sistema pelas equipes de vendas e atendimento da sua empresa. 

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Principais funcionalidades

Visão geral:

• Atendimento
• Workflow 

Entenda melhor as funcionalidades:

Atendimento

A funcionalidade de Atendimento é o carro-chefe do sistema. Por meio dela, o TOTVS Aprovações e Atendimento permite que você crie todos os tipos de atendimento que desejar, seja para demandas externas, seja para demandas internas. Dessa forma, cada demanda será encaminhada automaticamente para o setor responsável e mais qualificado para o atendimento. Sem demora, sem controles manuais e sem burocracia, dando total agilidade aos processos.

Os atendimentos podem ser configurados em etapas, e cada atendente terá acesso às informações pertinentes à demanda, podendo informar em que estágio se encontra o pedido. Além disso, você gerencia a fila de atendimentos e conta com um histórico completo de cada contato, com rastreabilidade em todas as etapas do processo. Desse modo, você tem nas mãos estatísticas de atendimento por hierarquia, por tipo e por atendente, permitindo medir e aprimorar a performance das diferentes equipes. 

Também é possível criar fóruns de discussão vinculados aos atendimentos, onde as equipes podem trocar ideias e experiências por meio do TOTVS Aprovações e Atendimento. Essas discussões ficam arquivadas, e os atendentes podem pesquisar os dados para aprimorar a qualidade do serviço prestado ao público.

O sistema permite ainda registrar o motivo de transferência de um atendimento para outro setor. E você também pode criar pesquisas de satisfação e registrá-las no TOTVS Aprovações e Atendimento, para medir a qualidade do relacionamento com o público.  Além disso, o sistema pode ser usado para criar campanhas ativas para cobrança, vendas, divulgação etc., tornando-se uma importante ferramenta de marketing para sua empresa.

Workflow 

Com o Workflow do TOTVS Aprovações e Atendimento, você tem uma poderosa ferramenta visual para desenhar os fluxos de atendimento e aprovações de processos na sua empresa. Com ele, você padroniza as áreas e profissionais responsáveis, configura as etapas do atendimento e o vínculo entre cada uma delas, cria fórmulas e sentenças SQL, determina critérios técnicos de aprovação, limites de alçada em cada nível hierárquico etc.

Dessa forma, o fluxo se torna automatizado, e os processos de atendimento e aprovações se tornam muito mais dinâmicos. Com o Workflow, suas equipes nunca perdem o fio da meada e sempre estão prontas para responder mais rapidamente a qualquer demanda. 

Vale lembrar que o Workflow pode ser desenhado não apenas para atendimentos e aprovações externas, mas também para processos ou aprovações de pedidos internos, como um processo de compras ou um pedido de produto no estoque da sua empresa.

No caso específico de compras, você pode configurar bloqueios automáticos de pedidos, quando eles atingiram determinados limites, ou quando ultrapassarem a alçada estabelecida para o usuário, proporcionando melhor controle do seu orçamento. Todas as etapas do workflow são rastreáveis e a funcionalidade também permite visualizar o histórico e o status de cada processo na fila de atendimento.