Tudo sobre o TOTVS Backoffice – Linha RM

Vantagens do sistema

Em um ambiente cada dia mais competitivo, maior a complexidade administrativa. Por isso, você precisa de uma retaguarda que automatize processos, reduza custos e mantenha a segurança dos dados. É hora de conhecer o TOTVS Backoffice – linha RM.

Setores atendidos

• Saúde
• Construção e Projetos
• Educação
• Serviços
• Manufatura
• Agroindústria
• Varejo
• Logística
• Distribuição
• Jurídico

Principais benefícios

Quem tem um TOTVS Backoffice – linha RM conta com um ERP completo, para aumentar a produtividade na empresa e dar mais flexibilidade e agilidade na administração do negócio, garantindo uma gestão eficiente. 

Desenvolvido pela TOTVS na Linha RM, o sistema proporciona segurança e confiabilidade no registro e geração dos dados administrativos, pois o sistema gera informações consistentes para melhorar a qualidade da sua tomada de decisões.

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Flexibilidade

Além disso, o TOTVS Backoffice – linha RM é flexível, e se adequa aos processos de gestão dos mais diversos segmentos.

Reforma Tributária

O sistema também permite automatizar processos administrativos, permitindo mais eficiência e produtividade na sua rotina. Além disso, o TOTVS Backoffice – Linha RM está sempre em conformidade com a legislação fiscal e contábil do país, e já está preparado para atender às exigências da Reforma Tributária.

Competitividade

O TOTVS Backoffice – linha RM ajuda você a organizar melhor o estoque e aumentar a eficiência no setor de compras. Tudo para impulsionar a competitividade do seu negócio. 

Eficiência financeira

Além disso, permite maior eficiência no controle financeiro, com planejamento de recebimentos e pagamentos, integrado às principais entidades financeiras do país e às três maiores adquirentes de cartões.

Mobilidade

O TOTVS Backoffice – Linha RM conta também com tecnologia móvel e aplicativo gratuito para contagem patrimonial. 

Indicadores estratégicos

O TOTVS Backoffice – linha RM também tem diversas ferramentas para extração de dados do sistema, que proporcionam uma visão estratégica completa dos principais indicadores administrativos do seu negócio. 

Assim, você realiza facilmente consultas, geração de relatórios e análises que dão muito mais inteligência na administração da empresa, para gerar insights mais rápidos e mais estratégicos, e oferecer mais qualidade à sua tomada de decisões. 

Contratação

O TOTVS Backoffice – Linha RM é contratado por licenciamento e pode rodar em nuvem ou em servidores próprios da sua empresa. 

Integrações

O TOTVS Backoffice – linha RM possui integração nativa com todas as soluções da linha RM:

• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha RM
• TOTVS RH Ponto Eletrônico – Linha RM
• TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas
• TOTVS Educacional
• TOTVS Construção Obras e Projetos
• TOTVS Construção Gestão de Imóveis

Além disso, o sistema possui flexibilidade para se integrar com outras soluções especialistas de diferentes segmentos. 

 

Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Gestão de Estoque, Compras e Faturamento
  • Gestão de Estoque e Custos
  • Gestão de Compras e Suprimentos
    • Geração de Ordem de Compra
    • Captura de Dados para o SPED
    • Integração Portal Paradigma
    • Geração de Relatórios
  • Gestão de Vendas e Faturamento
  • Gestão de Contratos
  • Controle Orçamentário
    • Realocação e Replanejamento
• Gestão Financeira
  • Automação e Rastreabilidade
  • Integração Multibancária
  • Meios de Pagamento Digitais
  • Integração Contábil
• Gestão Fiscal
  • Obrigações e Documentos Fiscais
  • TOTVS Inteligência Tributária
  • Configuração de Cenários
  • Cobertura Nacional
  • Atualizações Fiscais
• Gestão Patrimonial
  • Controle de Depreciação
  • Relatórios Personalizados
  • Normas Contábeis
  • Controle de Alocação Patrimonial
  • Baixas, Transferências e Acréscimos
  • App Meu Patrimônio
• Gestão Contábil
  • Obrigações Contábeis
  • Rastreio de Divergências
  • Relatórios Contábeis
  • Acesso Seguro
  • Facilitação de Auditorias

Entenda melhor os módulos

Gestão de Estoque, Compras e Faturamento

Gestão de Estoque e Custos

Com o módulo de Gestão de Estoque e Custos do TOTVS Backoffice – linha RM, você controla a movimentação e a armazenagem de materiais na sua empresa, mantendo um controle físico e financeiro sobre o estoque. O sistema permite controlar o estoque e o custo dos materiais por filial ou local de estoque. Além disso, o valor do custo unitário é calculado por fórmula.

O módulo também permite realizar:

• Transferências de materiais entre filiais e locais de estoque
• Controle de estoque em trânsito
• Controle de estoque em poder de terceiros
• Controle de estoque de terceiros na sua empresa

Além disso, o sistema contabiliza ainda baixa do estoque a custo médio, PEPS e UEPS. 

O sistema possui rotina de ressuprimento, que determina a necessidade de compra dos materiais, considerando variáveis como

• Estoque mínimo e máximo
• Ponto de reposição
• Classificação ABC 
• Consumo médio  

Para empresas de manufatura de pequeno porte, que produzem produtos de pouca complexidade, o TOTVS Backoffice – linha RM conta com um controle de processo produtivo simplificado. A solução integra nativamente com o TOTVS Manutenção da Ativos – Linha Protheus. 

Todos esses processos geram relatórios gerenciais que permitem uma visão estratégica do estoque e dos custos associados. 

Gestão de Compras e Suprimentos

A Gestão de Compras e Suprimentos oferece à área de compras da empresa condições de acompanhar e controlar:

• Carteira de fornecedores
• Cotações
• Pedidos de compras
• Recebimento de materiais

Isso permite a reposição dos estoques em tempo hábil e apresentando informações indispensáveis a uma boa negociação com seus fornecedores.

O sistema permite realizar compras centralizadas por Coligadas e Filiais, o que favorece o poder de negociação com os fornecedores. O orçamento pode ser realizado diretamente pelo fornecedor, através do Portal de Compras. 

Já o quadro comparativo de preços é calculado considerando os impostos, frete e o menor preço. O fornecedor vencedor é sugerido pelo sistema, mas o comprador tem autonomia para interferir na cotação e redefinir o fornecedor vencedor. 

Geração de Ordem de Compra

A geração de ordem de compras é realizada por meio da cotação que pode ser criada para uma filial diferente da solicitação de compras. 

O sistema também possui controle para aprovação das ordens de compra, e permite registrar notas fiscais de compras de materiais ou aquisição de serviços com apuração de todos os impostos incidentes. 

Captura de dados para o SPED

Os dados são capturados automaticamente para a geração do SPED Manifestação do Destinatário. O módulo conta ainda com integração ao TOTVS Colaboração para inclusão de notas e conhecimentos de transportes através da importação automática XML gerado pela Sefaz. 

Integração Portal Paradigma

O módulo também é integrado com o portal de cotações do Paradigma, para Requisição e Pedido de Compra. Toda a movimentação de estoque é integrada com o financeiro, fiscal e contábil.

Geração de Relatórios

Todos os dados permitem a geração de relatórios com os principais indicadores de desempenho da área de compras, para você tomar as melhores decisões de negócios.

 

Gestão de Vendas e Faturamento

Com a Gestão de Vendas e Faturamento do TOTVS Backoffice – linha RM, você faz a gestão completa dos processos nessa área, para dar mais produtividade e eficiência a seu negócio. 

O módulo gerencia sua carteira de pedidos, e gera todos os documentos eletrônicos necessários para o SPED, como:

• Nota Fiscal Eletrônica Estadual – NF-e
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços –NFS-e
• Conhecimento de Transportes Eletrônicos – CT-e Rodoviário, Aéreo, Aquaviário, Dutoviário, Multimodal e de Outros Serviços (CT-e OS)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e

O sistema permite ainda a possibilidade de remessa para formação de lote, e de remessa parcelada, para agilizar o processo de envio dos documentos. Com o módulo, você também gerencia sua tabela de preços. 

Toda a movimentação de venda e faturamento é integrada com o financeiro, fiscal e contábil.

Além disso, o módulo permite gerar relatórios completos de vendas que permitem enxergar de forma estratégica os indicadores de desempenho da área.

Gestão de Contratos

Mantenha um controle completo dos contratos de compras e vendas na sua empresa. O módulo de Gestão de Contratos do TOTVS Backoffice – linha RM permite o controle de contratos periódicos, não periódicos ou por medição. De acordo com a sua necessidade.

O faturamento pode ser aprovado por lote, para agilizar a gestão. E o sistema possui aprovação por workflow, organizando melhor a rotina administrativa. 

Além disso, o módulo gera a previsão financeira a partir dos dados dos contratos, e corrige automaticamente os valores de orçamento com base nas informações de cada contrato.

O sistema calcula ainda, os aditivos contratuais e os reajustes previstos. Tudo de forma simples e fácil, com relatórios gerenciais que permitem enxergar os contratos mais lucrativos, os indicadores de performance por cliente etc.

Controle Orçamentário

Melhore a gestão do seu orçamento com o módulo de Controle Orçamentário do TOTVS Backoffice – linha RM. Com ele, você controla o orçamento de despesas e receitas em até quatro níveis hierárquicos por:

• Centro de Custo
• Grupo Orçamentário
• Natureza Orçamentária Financeira
• Período Orçamentário

O módulo possui cadastro específico de Natureza Orçamentária (ou Plano de Contas Orçamentário), permite trabalhar com vários períodos orçamentários. O controle de valores do orçamento possui até sete saldos financeiros; e você mesmo configura o cálculo do valor realizado. 

O sistema oferece ainda a possibilidade de controlar o orçamento por Centro de Custo Agrupador. E pode também Avisar, Barrar ou Bloquear as movimentações quando elas excederem o saldo do orçamento. 

Realocação e Replanejamento

O módulo, no entanto, é flexível, e permite realocação e replanejamento orçamentário, para liberação de movimentação bloqueada; assim como a transferência de valores orçados entre períodos, naturezas orçamentárias ou centro de custo. 

Além disso, ele conta com relatórios que possibilitam o acompanhamento da posição orçamentária da empresa.

Gestão Financeira

Mantenha uma visão completa e estratégica das finanças da sua empresa. O módulo de Gestão Financeira do TOTVS Backoffice – linha RM faz todo o controle automatizado de fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber, com valores de lançamentos calculados por fórmulas, assim como controle orçamentário de receitas e despesas; e controle de impostos e contribuições retidas. 

Com o módulo de Gestão Financeira do TOTVS Backoffice – linha RM, sua empresa ganha mais eficiência e agilidade operacional, reduzindo custos administrativos. Além disso, a melhora dos controles evita perdas e permite aprimorar o planejamento financeiro da sua empresa. 

Automação e Rastreabilidade

Os lançamentos financeiros são gerados automaticamente por meio da integração com Compras, Faturamento, Contratos, Fiscal, Saúde, Educacional, Incorporação

Todas as movimentações são rastreáveis. O sistema possui um controle de caixa para recebimento e retirada de pequenos valores.

Integração Bancária Multiempresa

Além disso, o TOTVS Backoffice – linha RM conta com integração bancária multiempresa, para facilitar remessas de pagamentos, recebimentos e débitos, e ainda gerar boletos com registro on-line de acordo com o layout exigido pelos bancos. 

O módulo também permite o controle completo das contas bancárias, incluindo das aplicações e investimentos financeiros da sua empresa, e faz a conciliação bancária das operações da sua empresa de forma rápida e eficiente. O controle inclui controle de cheques recebidos, descontados e devolvidos. 

Meios de Pagamentos Digitais

O sistema é integrado às principais adquirentes de cartão do país, como Cielo, GetNet e Rede, permitindo a realização de pagamentos em cartão de débito ou crédito na sua empresa por meio do Portal Educacional, para instituições de ensino que possuem o TOTVS Educacional ou recebimento presencial pelo módulo de caixa.

Além do recebimento com cartão, o TOTVS Backoffice – Linha RM permite receber com PIX ou Boleto Híbrido. Tanto a geração do QR Code e registro de boletos, quanto a baixa dos títulos recebidos ocorre de forma automática, evitando erros manuais e otimizando o processo de conciliação.

Controle de Atrasos e Renegociação

O módulo de Gestão Financeira faz também o controle de títulos atrasados, e possui uma rotina de negociação que permite recalcular as dívidas automaticamente, para você fechar acordos e gerar novos títulos, com novos prazos de vencimento. Desse jeito, você pode reduzir a inadimplência e preservar a rentabilidade do seu negócio.

Integração Contábil

Toda a movimentação financeira é integrada com o módulo de Gestão Contábil, com a utilização de Eventos Contábeis totalmente parametrizados de acordo com o tipo de operação. 

Gestão Fiscal

Não perca tempo com a apuração de impostos e a geração de obrigações acessórias para o Fisco. Com o módulo de Gestão Fiscal do TOTVS Backoffice – linha RM, tudo fica mais fácil. O sistema está preparado para atender às exigências da Reforma Tributária.

Obrigações e Documentos Fiscais

Além disso, o sistema permite atender o SPED Fiscal com 100% de aderência e ajuda sua empresa a manter a conformidade tributária federal, estadual e municipal, com apuração dos principais impostos e atendimento das obrigações acessórias em todos os níveis.

O TOTVS Backoffice – linha RM permite gerar ainda:

• Escrituração Fiscal Digital
• Escrituração Fiscal Digital Contribuições
• Escrituração Contábil Digital
• Escrituração Contábil Fiscal
• Nota Fiscal Eletrônica
• Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor
• Conhecimento de Transporte Eletrônico, entre outros documentos fiscais. 

Configuração de Cenários

O módulo é flexível, permitindo que você configure facilmente os parâmetros do sistema de acordo com o cenário fiscal adequado para sua empresa. Além disso, o sistema tem gerador de saída de notas fiscais, e cobre praticamente todos os tipos de notas e layouts. 

Cobertura Nacional

A cobertura do módulo inclui todos os estados, capitais e cidades com 500 mil habitantes ou mais. E as regras parametrizadas são aplicadas automaticamente no cálculo dos impostos e geração das obrigações, para facilitar sua rotina.

Atualizações Fiscais

E você não precisa se preocupar com as atualizações de regras fiscais. Saiu uma nota técnica da Sefaz? O TOTVS Backoffice – linha RM faz a atualização automaticamente, para manter sua empresa sempre em dia com o Fisco.

TOTVS Inteligência Tributária

Com o TOTVS Backoffice – Linha RM, você pode contratar o módulo TOTVS Inteligência Tributária, que oferece uma gestão tributária mais assertiva, eficiente e adaptada à realidade do seu negócio.

O TOTVS Inteligência Tributária proporciona análises personalizadas, alinhadas às particularidades da sua operação, facilitando o planejamento e a tomada de decisões estratégicas, com painéis exclusivos para o seu ERP. Com isso, você tem muito mais recursos e apoio no dia a dia da sua gestão fiscal, com: 

• Gestão tributária centralizada

• Análise comparativa de cenários fiscais
• Planejamento tributário com base em dados reais
• Redução de riscos tributários
• Visões personalizadas conforme a estrutura da sua empresa

O TOTVS Inteligência Tributária também deixa você mais bem preparado para a Reforma Tributária. Com ele, você pode fazer uma análise comparativa entre o modelo tributário atual e as diretrizes que serão implementadas na Reforma. Além disso, a solução oferece uma visão centralizada de todos os créditos e débitos tributários da sua empresa, com uma visão ampla do impacto na operação da sua empresa e painéis com as visões detalhadas de:

• ICMS
• IPI
• ISS
• PIS/COFINS

Gestão Patrimonial 

Controle a gestão do seu ativo imobilizado com o módulo de Gestão Patrimonial do TOTVS Backoffice – linha RM. Com ele, você realiza todos os processos relativos ao controle e alocação dos ativos de forma simples e ágil.

O resultado é um raio x completo do patrimônio da empresa, com visão do valor imobilizado total e uma visão analítica do patrimônio.

Desse modo, você tem uma perspectiva estratégica do ativo imobilizado da sua empresa, que permite uma tomada de decisões mais eficiente e assertiva nas questões relacionadas à gestão dos ativos fixos.

Controle de Depreciação

O módulo permite acompanhar a depreciação dos ativos em diversos cenários (contábil, fiscal, gerencial) e integrar aos dados do módulo de Gestão Contábil do TOTVS Backoffice – linha RM de forma automática. 

Relatórios Personalizados

O sistema também gera diversos relatórios internos para controle dos valores patrimoniais e valores de depreciações. Além disso, a depreciação pode ser registrada por centro de custo, por filial, por departamento, conforme a sua necessidade.

Normas Contábeis

Com isso, você tem uma visão mais precisa do valor dos ativos e mantém sua empresa em conformidade com a legislação contábil brasileira, permitindo, por exemplo, realização de teste de impairment, revisão de vida útil dos ativos, com possibilidade de estimativa de valor residual, e avaliação patrimonial. 

Controle de Alocação Patrimonial

O módulo de Gestão Patrimonial também permite controlar a alocação desse patrimônio. Desse modo, você registra no sistema a localização exata dos ativos, a qual centro de custo eles pertencem e por quem estão sendo utilizados. Além disso, você pode unificar e desmembrar o registro de itens do patrimônio facilmente no sistema.

Baixas, Transferências e Acréscimos

O TOTVS Backoffice – linha RM também faz a baixa de ativos, acréscimo de patrimônio e transferências monetárias. Além disso, realiza inventário patrimonial e permite registrar a transferência de ativos entre filiais, centro de custo, departamento e localização.

E o sistema ajuda você a proteger o patrimônio, fazendo controle de apólices de seguro e coberturas dos ativos fixos da sua empresa. 

App Meu Patrimônio

O TOTVS Backoffice – Linha RM conta com o app Meu Patrimônio, um aplicativo móvel Android, que automatiza o seu inventário patrimonial, eliminando os registros e contagens manuais. O resultado é um processo mais rápido e confiável para controlar melhor o valor, o status e a localização dos ativos físicos da sua empresa. 

Simples e intuitivo, o app facilita as contagens e conta com integração de dados on-line, via API, ao módulo de Gestão Patrimonial. Assim, ele atualiza o status de cada item no ERP de forma automática, sem erros de transcrição das informações, com um processo 100% seguro. 

Além disso, o aplicativo permite incluir informações sobre o status dos itens, caso algum ativo esteja fora do lugar, necessite de reparos e manutenção ou esteja no fim de sua vida útil, para você tomar providências rapidamente.

O app conta ainda com um gráfico que permite acompanhar a evolução do status das listas de inventário, diretamente na tela do aparelho móvel, sem precisar acessar o ERP.

Gestão Contábil

Melhore a qualidade do controle de contabilidade da sua empresa, para que ele reflita fielmente a sua situação patrimonial para apoiar sua tomada de decisão. O TOTVS Backoffice – linha RM conta com um módulo de Gestão Contábil para receber todos os dados necessários para o controle:

• Contábil
• Fiscal
• Societário
• Gerencial. 

O sistema é configurável e permite criar regras e bloqueios para a escrituração contábil.

Obrigações Contábeis

O módulo permite também manter sua empresa em perfeita conformidade com a legislação contábil nacional. Ele captura automaticamente no sistema os dados nos módulos de Gestão Contábil, Financeira Estoque, Compras e de Faturamento para a geração do SPED Contábil, sem erros e sem preenchimento manual, tudo de forma simples e rápida. 

Rastreio de Divergências

O sistema também faz toda a gestão das informações e conferência dos lotes, antes do envio do Sped Contábil. Com isso, você evita erros e rastreia a origem de possíveis divergências. 

Relatórios Contábeis

O módulo de Gestão Contábil também possui ferramentas flexíveis para a geração de relatórios contábeis. Você mesmo configura as informações mais relevantes para sua empresa e sua estratégia. 

Se você precisar incorporar informações contábeis de outras empresas, não se preocupe. O módulo de Gestão Contábil do TOTVS Backoffice – linha RM também gera relatório de empresas multicoligadas, buscando e consolidando as informações de diferentes empresas

Isso permite a geração de balanço consolidado e a realização da apuração da equivalência patrimonial.

Acesso Seguro

A apresentação dos dados no módulo é feita de forma clara, segura e transparente. Só as pessoas autorizadas no sistema podem fazer os lançamentos contábeis. Qualquer movimentação ou alteração é rastreável. Com isso, você ganha mais segurança no controle contábil, reduzindo o risco de fraudes. 

Facilitação de Auditorias

Todo o histórico contábil fica registrado no sistema e pode ser acessado com facilidade. Desse modo, você viabiliza o trabalho de auditoria contábil, melhorando a qualidade da governança na sua empresa. 

Tudo isso torna a rotina do setor contábil muito mais fácil. Os processos ficam mais ágeis e eficientes, permitindo melhor controle, mais segurança e transparência na sua empresa.