Tudo sobre o TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha CMNET

Vantagens do sistema

O setor hoteleiro está cada vez mais competitivo e precisa oferecer sempre a melhor experiência. Por isso, os hotéis precisam de uma retaguarda automatizada, com rigoroso controle de custos e estoque e compliance fiscal e contábil. Então, conheça o TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal.

Nichos de mercado atendidos

• Hotéis de luxo
• Hotéis corporativos
• Hotéis econômicos
• Pousadas
• Spas
• Resorts
• Redes hoteleiras

Principais benefícios

O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal é um sistema de gestão robusto e, ao mesmo tempo, flexível. Criado para administrar operações hoteleiras dos mais diferentes portes, em todos os segmentos de atuação, ele cobre de ponta a ponta necessidades de gestão administrativa do setor.

Além disso, o TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal é altamente configurável. Ou seja, você pode parametrizar o software para atender demandas específicas e regras de negócio da sua operação hoteleira.

Redução de custos

O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal conta com processos automatizados, que aumentam a produtividade e eficiência da sua gestão. Além disso, o sistema permite controlar melhor os seus estoques, proporcionando redução de custos na sua operação.

Saúde financeira

O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal também conta com ferramentas completas de gestão de finanças. Desse modo, você controla melhor os fluxos de caixa para manter a saúde financeira do seu negócio.

Compliance

Com o TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal fica mais fácil manter a conformidade fiscal e contábil da sua operação hoteleira. O sistema está sempre atualizado com as exigências da legislação.

Reforma Tributária

Além disso, os módulos do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal estão preparados para atender aos novos cenários de tributação criados pela Reforma Tributária, tanto na emissão quanto no recebimento de documentos fiscais.

Capacidade de escala

Não importa se você administra uma pequena pousada ou uma grande rede. O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal atenderá suas necessidades, de forma escalável, para acompanhar a evolução de seus negócios.

Contratação

Com estrutura modular, o TOTVS Backoffice – Linha Hotal permite montar o pacote mais adequado para sua operação. O sistema é contratado por licenciamento, e pode rodar em nuvem ou em servidores próprios do seu hotel ou rede hoteleira. 

Integrações

O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal é integrado aos sistemas:

• TOTVS Hotelaria PMS SaaS
• TOTVS Hotelaria – Linha Hotal
• TOTVS Hotelaria POS SaaS
• TOTVS Hotelaria POS – Linha Hotal
• TOTVS Hotelaria Distribuição
• TOTVS Hotelaria Emissão e Custódia

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Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Almoxarifado
• Controle de Ativo Fixo (CAF)
• Contas a Pagar (CAP)
• Contas a Receber (CAR)
• Controle Financeiro (CFinan)
• Compras
• Contabilidade
• Contratos
• Cadastro Global
• Manutenção
• Planejamento e Orçamento
• Registro de Alçadas e Decisões (RAD)
• Distribuição de Aluguel
• Condomínio
• Mútuo
• Fatura Hotel
• Fiscal Flex
• TOTVS Hotelaria Emissão e Custódia
• IRRF Fiscal

Entenda melhor os módulos:

Almoxarifado

Mantenha um controle de estoque mais rigoroso para reduzir custos e aumentar a eficiência da sua operação hoteleira. Com o módulo Almoxarifado do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal, você registra toda a entrada e saída de produtos do seu estoque, controlando a movimentação de mercadorias, a emissão e o recebimento de notas.

Todo o registro de movimentações está adaptado para atender às exigências da Reforma Tributária. Além disso, o sistema conta com integração às soluções TOTVS Hotelaria POS SaaS e TOTVS Hotelaria POS – Linha. 

Com isso, cada vez que um hóspede faz um pedido, o sistema dá baixa do item e atualiza o estoque, permitindo que você evite rupturas e otimize suas compras. 

Controle de Ativo Fixo (CAF)

O Controle de Ativos Fixos do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal cuida do seu patrimônio, identificando todos os ativos do estabelecimento. O módulo permite ainda o controle de obras e reformas.

O CAF mantém sempre atualizada a avaliação contábil dos ativos. Toda vez que você recebe uma mercadoria que é incorporada ao ativo do hotel, o CAF recebe os dados do Almoxarifado e registra o novo item no saldo. O resultado é um controle muito mais rigoroso da depreciação do ativo, melhorando a qualidade da avaliação patrimonial.

Contas a Pagar (CAP)

Facilite o controle das contas a pagar no seu hotel. O módulo de Contas a Pagar do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal automatiza o processo, com integração ao Faturamento, gerando automaticamente as comissões a pagar.

Além disso, por meio da integração ao Almoxarifado, o módulo automatiza a integração das notas fiscais lançadas.  

O módulo também conta com integração com bancos para a geração dos arquivos de pagamento. Tudo sem preenchimentos manuais, com dados muito mais confiáveis e seguros.

Contas a Receber (CAR)

Não perca receitas por falta de controle. O Contas a Receber do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal automatiza todo o processo, de forma integrada com o seu sistema de PMS. Com isso, os boletos de cobrança são gerados automaticamente, a partir do fechamento de reservas e de outros processos geradores de receita.

O CAP também conta com integração aos bancos, para gerar os boletos nos formatos exigidos por cada instituição.

Controle Financeiro (CFinan)

Mantenha a saúde financeira do seu hotel. O Controle Financeiro do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal evita erros e procura manual das entradas e saídas de caixa. Todas as contas, aplicações financeiras, pagamentos em dinheiro ou cheque são registradas e discriminadas, permitindo um controle muito mais eficiente do Fluxo de Caixa.

Compras

Ganhe mais agilidade e reduza custos em seu processo de compras. Com o módulo de Compras do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal você gera cotações e ordens de compra automaticamente. Assim, você garante a melhor compra segundo as especificações exigidas pelo seu hotel. 

O módulo é integrado ao Almoxarifado. Isso permite repor o estoque sempre que algum item atingir o nível crítico, sem necessidade de retrabalho. O próprio sistema dispara o e-mail com o pedido de orçamento ou pedido de compra para os fornecedores cadastrados no módulo. O resultado é uma operação hoteleira muito mais ágil e econômica.

Contabilidade

A Contabilidade do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha HOTAL permite um registro fiel de todas as movimentações para garantir 100% de conformidade nas suas obrigações legais. Tanto no regime de caixa quanto no regime de competência, conforme você escolher. 

Com integração aos demais módulos do sistema, ele permite, por exemplo, lançar automaticamente os dados de cada checkout nos livros contábeis. O mesmo acontece com todos os outros processos que geram movimentação contábil no ecossistema de soluções digitais do seu hotel.

Basta criar os parâmetros uma vez, que o registro passa a ser automático. Isso facilita o preenchimento correto das obrigações fiscais mensais. Além disso, agiliza todo o processo de contabilidade, evitando preenchimento manual e dando maior segurança e confiabilidade aos dados. 

Contratos

Evite dores de cabeça na gestão de contratos com fornecedores e clientes corporativos. O módulo de Contratos do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal permite gerenciar de forma automática, em um só lugar, todos os prazos, faturamento, recebimento, limites de crédito e demais variáveis presentes em todos os contratos firmados por seu hotel. 

O módulo está preparado para atender às exigências da Reforma Tributária. Além de aumentar o controle sobre a carteira de contratos, ele permite que você execute emissão de notas e inclusão de aditivos contratuais. 

Todos os dados de cobrança e recebimento gerados em cada contrato são capturados de forma automática. Sem divergência de dados e sem trabalhos manuais.

Cadastro Global

Ganhe mais segurança no uso de dados no seu hotel. O Cadastro Global do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal, concentra informações que você precisa de forma muito mais segura, controlando os acessos a cada módulo e a permissão para uso de cada ferramenta do sistema. 

Você cadastra os usuários e as permissões de acesso a cadastros de clientes, fornecedores, endereços, estoques e outros dados sensíveis para sua operação hoteleira.

Manutenção

O TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal conta com um módulo especializado de Manutenção, onde você controla todos os processos de gestão das ordens de serviço e sua execução. 

Por meio do sistema, a Governança aciona a equipe de manutenção para atender os casos corretivos. Além disso, o módulo permite que você planeje e organize com mais efetividade suas rotinas de manutenção preventiva.

Planejamento e Orçamento

Com o TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha HOTAL você projeta o futuro, sempre de olho no presente. No módulo de Planejamento e Orçamento você elabora o seu orçamento para o ano fiscal, e acompanha a execução para ver se tudo está saindo conforme o previsto, ou se é necessário fazer correções. 

O módulo é integrado aos módulos de Contas a Pagar e de Compras, compartilhando informações de forma automática. Além disso, você pode parametrizar limitadores para evitar que suas compras e contratações ultrapassem os valores orçados, mantendo o orçamento estritamente dentro do previsto.

O resultado é um controle muito mais rigoroso da sua operação, sem desequilíbrios que comprometam a saúde financeira e operacional da empresa.

Registro de Alçadas e Decisões (RAD)

Agilize a aprovação de compras sem perder o controle do processo. Com o Registro de Alçadas e Decisões do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal, você dá limites de autonomia para os pedidos de compras de seus funcionários.

O módulo é integrado ao Contas a Pagar, automatizado a geração dos títulos, assim que a compra é aprovada. Todo o processo fica mais rápido.

Você também pode estabelecer tetos por item, por setor e por funcionário. O próprio módulo dispara o pedido de aprovação aos responsáveis quando a solicitação de compra é emitida, sem perda de tempo.

Distribuição de Aluguel

Gerencie com eficiência a distribuição de receitas de aluguel a seus investidores. O módulo de Distribuição de Aluguel do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal  faz a divisão dos valores por fração ideal e divide as receitas proporcionalmente para cada investidor de acordo com sua cota.

Os dados gerados são enviados para o módulo de Contas a Pagar que, então, gera os pagamentos automaticamente. 

Condomínio

Mantenha o controle da partilha de despesas de condomínio dos investidores. O módulo de Condomínio do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha HOTAL faz o cálculo e a divisão das despesas segundo a fração ideal, gerando a cobrança de acordo com a cota de cada investidor. O módulo é integrado ao Contas a Pagar e a geração da cobrança é automática. 

Mútuo

Mantenha controle absoluto sobre as movimentações financeiras dos diferentes hotéis de sua rede. O módulo Mútuo, do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha HOTAL, ajuda você a coordenar envios de documentos e de contas a pagar e a receber entre a Matriz e as Filiais do grupo hoteleiro. 

O Mútuo permite gerenciar todo esse movimento de receitas e despesas entre os estabelecimentos da rede de forma centralizada e automática, evitando trabalho redundante e melhorando a qualidade do controle. Tudo para dar mais eficiência financeira a seu negócio. 

Fatura Hotel

Automatize seu processo de faturamento e melhore o controle de comissões O Fatura Hotel, módulo de faturamento do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal, permite que você controle todo esse processo de forma automática, sem dor de cabeça.

O Fatura Hotel está preparado para atender à Reforma Tributária e é integrado com:

• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• TOTVS Hotelaria POS Saas e Linha Hotal
• TOTVS Hotelaria PMS SaaS e Linha Hotal

Assim, quando alguém faz uma reserva por meio de um site como o Booking, por exemplo, e a reserva é registrada no PMS, o Fatura Hotel gera a fatura da operação para o site com o respectivo registro no Contas a Receber, ao mesmo tempo em que calcula a comissão devida para o site gerando o respectivo registro no Contas a Pagar.

FiscalAll Flex

Evite dores de cabeça com a escrituração fiscal. O FiscalAll Flex do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal responde por todas as suas entregas fiscais relativas ao SPED.

O módulo está preparado para a geração do SPED de acordo com as exigências da Reforma Tributária e está sempre em dia com os layouts lançados pela Receita. O sistema é parametrizado de acordo com o estado e o município em que seu hotel está instalado. 

Além disso, o FiscalAll Flex gerencia todos os movimentos que geram obrigações fiscais dentro da operação hoteleira. Assim, você mantém 100% de conformidade fiscal em seu negócio.

TOTVS Hotelaria Emissão e Custódia

O TOTVS Hotelaria Emissão e Custódia é o módulo de emissão de notas fiscais de produtos e serviços do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha Hotal. Preparado para atender à Reforma Tributária ele foi desenhado especialmente para o setor de hotelaria e food service.

O TOTVS Hotelaria Emissão e Custódia centraliza os dados fiscais do seu hotel e automatiza o checkout. Isso reduz custos e elimina perda de tempo, sem necessidade de usar múltiplas plataformas. 

IRRF Fiscal

Não perca tempo para fazer o Imposto de Renda do seu hotel. O módulo IRRF Fiscal do TOTVS Hotelaria Backoffice – Linha HOTAL é integrado com Contas a Receber e Contas a Pagar, recolhendo todas as informações para geração da DIRF e emissão de DARF de forma automática. Tudo de forma ágil, com muito mais assertividade no preenchimento dos dados, para evitar problemas com a Receita.