Tudo sobre o TOTVS Departamentos Jurídicos   

Vantagens do sistema

Um departamento jurídico pode ser um importante diferencial competitivo. Para isso, é preciso acompanhar todas as variáveis dos processos judiciais, com agilidade, inteligência e rotinas automatizadas; administrar a prestação de serviços de advocacia e lidar com grande número de processos. A resposta para esse desafio é o TOTVS Departamentos Jurídicos.

Setores atendidos

• Departamentos Jurídicos de Empresas de Grande e Médio Porte

Principais benefícios

O TOTVS Departamentos Jurídicos é uma solução completa para a gestão jurídica, com perfis que organizam os assuntos jurídicos que serão tratados. Com ele, você automatiza toda a rotina de trabalho, reduzindo as tarefas manuais e repetitivas. 

Em vez de perder tempo preenchendo cadastros e coletando informações, sua equipe se concentra na estratégia jurídica, para obter melhores resultados. Assim, o TOTVS Departamentos Jurídicos dá mais eficiência no dia a dia, para gerenciar facilmente grande número de processos judiciais simultaneamente.

Mais agilidade

O TOTVS Departamentos Jurídicos permite ainda acompanhar prazos, fazer mineração de dados em tribunais e publicações oficiais, controlar provisões, entre outras rotinas fundamentais para o sucesso da sua empresa na área jurídica.

Inteligência Artificial

O TOTVS Departamentos Jurídicos também conta com tecnologias de mobilidade, Inteligência Artificial e Big Data, para dar mais flexibilidade e inteligência à operação do seu departamento jurídico. 

Redução de custos

O resultado de tudo isso é a redução de custos administrativos e a otimização dos recursos no seu departamento jurídico. Além disso, o TOTVS Departamentos Jurídicos proporciona o melhor desempenho nos processos judiciais e administrativos.

Contratação

O TOTVS Departamentos Jurídicos pode ser contratado por licenciamento e pode rodar em servidores próprios ou em nuvem.

Integrações

O TOTVS Departamentos Jurídicos é integrado de forma nativa com os sistemas:

• TOTVS Backoffice – Linha Protheus
• TOTVS Backoffice – Linha RM
• TOTVS Fluig
• Peticionamento by Loy Legal

Além disso, pode ser integrado por meio de APIs aos principais ERPs do mercado. Com isso, você garante sempre a comunicação e a integridade de dados entre o departamento jurídico e as demais áreas da empresa. 

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Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Contencioso
• Administrativo
• Controle de Atos Societários
• Marcas e Patentes
• Criminal
• Contratos
• Consultivo
• Integração com Fluig
  • Análises e Pareceres
  • Análise de Minutas e Contratos
  • Gestão Eletrônica de Documentos
• Cadastro de Processos com IA
• Analytics
• Nova interface do TOTVS Departamentos Jurídicos
  • Gestão de Subsídios
  • Auditoria

Entenda melhor cada módulo

Contencioso

Acompanhe todo o ciclo de vida dos processos que envolvem sua empresa, da abertura ao arquivamento. O módulo Contencioso do TOTVS Departamentos Jurídicos monitora os tribunais de todo o país para descobrir se algum processo foi aberto contra sua empresa e avisa você antes mesmo da notificação oficial.

Assim, você ganha mais tempo para contratar advogados, preparar a defesa ou mesmo oferecer uma proposta de acordo. O módulo acompanha todos os prazos, realização de audiências, controle de incidentes processuais e faz o cálculo de despesas e garantias ao longo do processo. 

Como o TOTVS Departamentos Jurídicos é integrado ao ERP, ele permite buscar documentos para o processo dentro do sistema de backoffice. 

E quando sai a decisão, o sistema também avisa você antes da publicação no Diário Oficial, para você ganhar tempo na eventual preparação de recursos ou fazer uma tentativa de acordo.

O TOTVS Departamentos Jurídicos permite incorporar, ao arquivo de cada processo, pareceres de advogados consultivos sobre cada caso. Além disso, o sistema faz a vinculação dos processos sobre casos semelhantes, criando um banco de dados para o seu departamento para consultas sobre estratégias judiciais.

Processo Administrativo

O TOTVS Departamentos Jurídicos não acompanha os seus processos apenas nos tribunais. O sistema conta com um módulo de Processo Administrativo, que permite seguir o ciclo de vida de processos administrativos em órgãos como Procon, Ibama e Sefaz, entre outros.

O módulo monitora diferentes órgãos para saber se existe algum processo sobre a sua empresa e avisá-lo antes da notificação oficial, permitindo que você ganhe mais tempo para montar sua defesa ou tentar um acordo.

O sistema também faz todo o controle de prazos, agendamentos, audiências, mobilização dos escritórios de advocacia, recursos etc.

Controle de Atos Societários

Mantenha o registro completo de todas as atas de reunião de diretoria, dados societários de cada empresa do grupo e de todos os documentos relacionados à empresa.

O Controle de Atos Societários do TOTVS Departamentos Jurídicos centraliza esses dados e facilita o acesso dos documentos para consulta de forma ágil e sem burocracia. Desse modo, você melhora a transparência e a governança corporativa da sua empresa.

Marcas e Patentes

Marcas e patentes são parte do patrimônio da sua empresa. Com o TOTVS Departamentos Jurídicos, você registra todos os dados relativos a marcas, logotipos e patentes no sistema, e acompanha prazos de validade, históricos de registro, processos de renovação, agendamento de processos e tem acesso rápido às informações sempre que precisar. 

Desse modo, você terá uma gestão muito mais eficiente que vai ajudar sua empresa a preservar melhor seu patrimônio intangível.

Processo Criminal

O módulo de Processo Criminal do TOTVS Departamentos Jurídicos permite acompanhar todo o ciclo de vida de processos criminais que envolvam de alguma maneira a empresa ou seus colaboradores. Com ele, você acompanha prazos, registros, histórico dos processos, agendamentos, audiências e recursos de forma automática.

O sistema também faz a varredura de dados das cortes criminais para avisar você antecipadamente sobre processos nessa área, permitindo que você ganhe tempo e adote uma postura proativa na defesa dos interesses da sua empresa.

Contratos

O módulo de Contratos do TOTVS Departamentos Jurídicos serve como repositório para todo o ciclo de vida do contrato. Assim, você gerencia cada contrato desde a negociação até o encerramento, incluindo lembretes de vencimento e renovação.

Além disso, o sistema permite acesso fácil aos documentos anexos, registros de alterações, aditivos etc., incluídos no período de vigência. 

Consultivo

O módulo Consultivo do TOTVS Departamento Jurídico permite gerenciar e controlar as demandas jurídicas solicitadas pelas demais áreas da sua empresa. Dessa maneira, é possível criar um histórico dessas demandas, saber quais setores precisam de mais apoio e medir o esforço da área jurídica.

Além disso, o módulo permite padronizar as respostas aos diversos setores, independentemente do advogado que esteja tratando da demanda.

Integração com TOTVS Fluig

Quem contrata o TOTVS Fluig tem integração nativa com o TOTVS Departamentos Jurídicos, para ajudar a organizar melhor o workflow das rotinas do departamento jurídico. A plataforma conta ainda com uma rede social corporativa para tornar mais ágil e dinâmica a comunicação entre o departamento, os escritórios de advocacia e as diversas áreas da sua empresa.

Análises e Pareceres

O módulo Consultivo do TOTVS Departamentos Jurídicos ganha muito mais eficiência com a plataforma TOTVS Fluig. Com ele, você concentra todas as solicitações de análises e pareceres feitos pelos diferentes departamentos da empresa para o seu setor jurídico. Isso permite que o próprio solicitante cadastre sua demanda. 

O TOTVS Fluig organiza o fluxo de pedidos de consulta em um workflow customizável, que torna a comunicação mais ágil entre as áreas e o departamento jurídico, evitando trocas de e-mails, registros manuais etc.

Ao mesmo tempo, você tem indicadores de SLA que permitem entender melhor o tempo e energia gastos pelo jurídico em cada área da empresa e por tipo de demanda. 

Análise de Minutas e Contratos

Por meio da integração com o TOTVS Fluig, o módulo de Contratos do TOTVS Departamentos Jurídicos fica muito mais ágil. Com ela, o solicitante preenche os dados do contrato na plataforma (valor, vencimento, forma de pagamento, serviço que será prestado etc.) e o TOTVS Fluig envia esses dados para o sistema.

Assim, o departamento incorpora as informações a uma minuta padrão e analisa os termos do contrato para ver se está tudo correto. Se estiver, o departamento dá o sinal verde e o TOTVS Jurídico Departamentos gera a minuta com os dados preenchidos e envia o documento pelo TOTVS Fluig para você prosseguir a negociação com o cliente ou fornecedor. 

Todo o histórico de versões da minuta, até a efetiva assinatura do contrato, fica registrado no sistema. Ao final do processo, é só assinar o contrato. Com a assinatura digital do Fluig, claro.

Além de permitir customizar os workflows, a integração oferece integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica, por meio da plataforma Fluig, e ainda oferece controle de SLA para as demandas geradas no fluxo dos contratos.

Gestão Eletrônica de Documentos

Reduza a papelada no seu departamento jurídico. O TOTVS Departamentos Jurídicos conta com a Gestão Eletrônica de Documentos, do Fluig, para simplificar as rotinas. Com ela, você controla o fluxo de circulação de documentos entre o departamento jurídico, os escritórios de advocacia e as diferentes áreas da empresa, com muito mais segurança e assertividade.

Cadastro de Processos com IA

O TOTVS Departamentos Jurídicos conta com recurso de leitura de petição inicial com tecnologia de Inteligência Artificial. Desse modo, a ferramenta faz a leitura automática da petição e sobe os dados para o sistema, ao mesmo tempo que busca subsídios para a defesa. 

Na prática, o sistema lê os documentos em PDF ou a partir dos dados do Legal Data e preenche automaticamente os campos para o cadastro como:

• Área do processo
• Resumo
• Informações internas e/ou customizadas etc.

E você pode customizar as regras de preenchimento pela IA, indicando quais campos devem ser preenchidos especificamente de acordo com as características do processo (Ex.: inclusão de dados do escritório jurídico do correspondente, em caso de processos em outra cidade ou estado).

Dessa forma, a Inteligência Artificial interpreta os dados, acelerando a importação e o cadastro dos processos judiciais.

Analytics

Qual o resultado efetivo do departamento jurídico na sua empresa? Quantos acordos foram fechados, quais seus valores, qual o passivo jurídico da empresa e qual a sua evolução? O TOTVS Departamentos Jurídicos permite que você tenha essas respostas com precisão, avaliando a evolução dos indicadores.

Você ainda pode aprofundar a análise dos KPIs do seu departamento jurídico com o TOTVS Fast Analytics. Desse modo, é possível avaliar as origens dos processos, monitorar a performance dos escritórios de advogados, entre outros indicadores.

Nova Interface do TOTVS Departamentos Jurídicos

O TOTVS Departamentos Jurídicos, conta com uma interface nova, desenvolvida em parceria com o time de UX (User Experience) da TOTVS, já disponível no TDN (TOTVS Developer Network) para atualização.

Para acessar, é simples e fácil! Clique aqui e faça o download do patch, de acordo com a versão do seu sistema.

Após realizar o download, você tem acesso à sua base de dados. Com isso, é possível consultar as principais informações e dados de todos os processos judiciais que sua empresa está envolvida, em qualquer computador ou celular.

A nova interface foi desenvolvida junto com clientes para proporcionar uma forma completamente inovadora e intuitiva para você utilizar o sistema, complementando e unificando as rotinas dos apps Meu Legal Task e Meu Legal Process, com ganhos de eficiência e desempenho. 

Aproveite essa novidade e não perca tempo com treinamentos. A “nova cara” do TOTVS Departamentos Jurídicos veio para facilitar a vida das empresas que contratam escritórios externos para assessorar seus departamentos jurídicos, com alta rotatividade dos profissionais envolvidos.

Gestão de Subsídios

A Gestão de Subsídios faz parte da nova interface do TOTVS Departamentos Jurídicos. Com ela, você automatiza a solicitação de documentos necessários para um processo, como cópias de espelho de ponto ou holerites, em um processo trabalhista.

Com isso, você agiliza a juntada de documentos e ganha tempo na montagem da sua estratégia jurídica, reduzindo o risco de perda de prazos.

Auditoria

O Modo de Auditoria do TOTVS Departamentos Jurídicos, por sua vez, permite criar um histórico de valores provisionados de:

• Garantias
• Despesas
• Pedidos

Assim, você tem melhor controle dos custos jurídicos e simplifica a auditoria dos valores envolvidos em cada processo.