Tudo sobre o TOTVS Aprovações e Atendimento

Vantagens do sistema

Qualidade e a agilidade em atendimento, compras e negociações são fundamentais, especialmente em operações de alta complexidade. Por isso, as empresas buscam automatizar e centralizar o atendimento e o fluxo de aprovações. O TOTVS Aprovações e Atendimento é a resposta a esse desafio.

 Setores atendidos

• Construção e Gestão de Imóveis;
• Educação;
• Saúde;
• Recursos Humanos;
• Serviços;
• Entre outros.

Principais benefícios

O TOTVS Aprovações e Atendimento é um sistema desenvolvido para a gestão de atendimento e aprovação, especialmente voltado para operações de atendimento ativo e receptivo. O sistema conta com tecnologia mobile, é flexível e altamente configurável. 

Desse modo, o TOTVS Aprovações e Atendimento pode ser adaptado à arquitetura de atendimento específica da sua empresa e às práticas do seu negócio, seja no atendimento externo, seja no atendimento a demandas internas ou, ainda, na gestão de fluxos de aprovações.

Segurança e padronização

O sistema unifica o atendimento de várias empresas de um mesmo grupo, em uma única estrutura. Isso permite padronizar a qualidade nos processos, o que inclui a configuração de acesso dos usuários, que pode ser limitada às funções essenciais que cada um deles precisa efetuar. 

O resultado é mais segurança no sistema e mais qualidade na governança da sua empresa.

Centralização de processos

O TOTVS Aprovações e Atendimento permite centralizar o controle dos fluxos de atendimento e aprovações, de forma segura e eficiente. Desse modo, ele torna possível unificar o atendimento de várias empresas de um mesmo grupo, em uma única estrutura. 

Melhor controle

Ao mesmo tempo, o TOTVS Aprovações e Atendimento também acaba com a burocracia e a papelada no atendimento, encaminhando cada contato e cada etapa do processo para as equipes responsáveis em sua empresa, de forma automática. 

Contratação

A contratação é feita por assinatura, e o sistema pode rodar em servidores próprios da sua empresa, ou em plataforma cloud. 

O TOTVS Aprovações e Atendimento também oferece grande capacidade de escala, permitindo atender empresas de qualquer porte, e acompanhar o crescimento de suas operações sem necessidade de adaptar a solução.

Interface

Além disso, o TOTVS Aprovações e Atendimento apresenta interface intuitiva e excelente experiência de uso, com um conceito de usabilidade similar ao padrão Windows. Isso facilita a utilização do sistema pelas equipes de vendas e atendimento da sua empresa. 

Integrações

O TOTVS Aprovações e Atendimento integra todos os fluxos de atendimento gerados nos módulos de produtos TOTVS da Linha RM.

Isso inclui:

• TOTVS Educacional;
• TOTVS Construção Obras e Projetos;
• TOTVS Construção Gestão de Imóveis;
• TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas; 
• TOTVS RH – Linha RM;
• E com o módulo Gestão de Estoque, Compras e Faturamento do TOTVS Backoffice – Linha RM.

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Principais funcionalidades

Visão geral:

• Atendimento;
• Workflow;
• Aprovações e Reprovações via WhatsApp;
• App Minhas Aprovações.

Entenda melhor as funcionalidades

Atendimento

A funcionalidade de Atendimento é o carro-chefe do sistema. Por meio dela, o TOTVS Aprovações e Atendimento permite que você crie todos os tipos de atendimento que desejar, seja para demandas externas, seja para demandas internas. 

Dessa forma, cada demanda será encaminhada automaticamente para o setor responsável e mais qualificado para o atendimento. Sem demora, sem controles manuais e sem burocracia, dando total agilidade aos processos.

Os atendimentos podem ser configurados em etapas, e cada atendente terá acesso às informações pertinentes à demanda, podendo informar em que estágio se encontra o pedido. Além disso, você gerencia a fila de atendimentos e conta com um histórico completo de cada contato, com rastreabilidade em todas as etapas do processo. 

Desse modo, você tem nas mãos estatísticas de atendimento por:

• Hierarquia;
• Tipo;
• Atendente.

Isso permite medir e aprimorar a performance das diferentes equipes. 

O sistema também permite anexar arquivos de qualquer formato aos atendimentos, gravando-os na base de dados ou em repositório de arquivos File Repo, recurso que direciona os anexos para a nuvem do Google Drive, sem limitação de tamanho. 

Os arquivos anexados podem ser acessados a qualquer momento durante o atendimento, de forma simples e rápida.

O sistema permite registrar o motivo de transferência de um atendimento para outro setor. E você também pode criar pesquisas de satisfação e registrá-las no TOTVS Aprovações e Atendimento, para medir a qualidade do relacionamento com o público.  

Além disso, o sistema pode ser usado para criar campanhas ativas para cobrança, vendas, divulgação etc., tornando-se uma importante ferramenta de marketing para sua empresa.

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Workflow 

Com o Workflow do TOTVS Aprovações e Atendimento, você tem uma poderosa ferramenta para desenhar os fluxos de atendimento e aprovações de processos na sua empresa. Com ele, você:

• Padroniza as áreas e profissionais responsáveis;
• Configura as etapas do atendimento e o vínculo entre cada uma delas;
• Determina critérios técnicos de aprovação;
• Estabelece limites de alçada em cada nível hierárquico etc.

Dessa forma, o fluxo se torna automatizado, e os processos de atendimento e aprovações se tornam muito mais dinâmicos. Com o Workflow, suas equipes nunca perdem o fio da meada e sempre estão prontas para responder mais rapidamente a qualquer demanda. 

Vale lembrar que o Workflow pode ser desenhado não apenas para atendimentos e aprovações externas, mas também para processos ou aprovações de pedidos internos, como um processo de compras ou um pedido de produto no estoque da sua empresa.

Todas as etapas do workflow são rastreáveis e a funcionalidade também permite visualizar o histórico e o status de cada processo na fila de atendimento.

Aprovações e Reprovações via Whatsapp

Com o TOTVS Aprovações e Atendimentos, você pode aprovar e reprovar atendimentos internos pelo Whatsapp. É só contratar a integração do sistema com o Conversas by Worknow. Com ela, você pode consultar os documentos que serão submetidos à aprovação. 

Ao concluir o processo pelo Whatsapp, os dados são integrados ao sistema automaticamente, proporcionando ainda mais fluidez e versatilidade à sua rotina de aprovações.

App Minhas Aprovações 

Ganhe mobilidade na gestão de aprovações de tarefas. O TOTVS Aprovações e Atendimento dá acesso gratuito ao app Minhas Aprovações. Disponível em plataformas Android e iOS, ele simplifica e agiliza o fluxo de aprovações, a qualquer hora, em qualquer lugar.

Com ele, você tem todos os dados necessários para que os gestores executem as aprovações em uma interface intuitiva, com visão centralizada das aprovações realizadas, independentemente do número de coligadas na sua empresa. O app permite ainda inserir comentários, abrir discussões e anexar arquivos aos processos de aprovação.