Tudo sobre o Captação de Alunos by Rubeus

Vantagens do sistema

Manter a sustentabilidade das operações de uma instituição de ensino é um desafio para qualquer gestor na área de educação. Problemas como evasão escolar e a dificuldade de captar estudantes e fazer com que se mantenham matriculados durante toda a duração dos cursos é uma dor-de-cabeça para escolas em todos os níveis.

Por esse motivo, as instituições de ensino redobram seus esforços comerciais e tentam de tudo para manter os alunos nas salas de aula ou conectados em suas plataformas de ensino a distância.

Mas, e se elas contassem com uma plataforma para automatizar suas ferramentas de marketing, ao mesmo tempo em que gerencia os esforços de captação e a gestão de permanência dos alunos? E tudo de forma simples e eficiente, para otimizar os recursos e aumentar os resultados das campanhas de captação?

Pois você pode contar com uma plataforma assim. Conheça a plataforma de Captação de Alunos by Rubeus e tudo que ela pode fazer pela sua instituição de ensino.

Setores atendidos

• Ensino Básico
• Ensino Fundamental I e II
• Ensino Médio
• Ensino Superior
• Pós-Graduação
• Cursos de Extensão
• Cursos Livres
• Cursos Profissionalizantes

Principais benefícios

A plataforma de Captação de Alunos by Rubeus centraliza toda a gestão de automação de marketing, captação de alunos e gestão de permanência na sua instituição de ensino. Com ela, você tem todas as ferramentas para otimizar seus recursos de marketing e, ao mesmo tempo, reduzir a evasão e a inadimplência entre os alunos. Dessa forma, você impulsiona a receita, diminui custos e aumenta a rentabilidade da operação.

O Captação de Alunos by Rubeus possui integração nativa com o TOTVS Educacional. Com isso, além de integrar os processos de marketing e captação à gestão escolar, a plataforma utiliza os dados do TOTVS Educacional para análise de dados, permitindo prever as chances de evasão de cada aluno e possibilitando que você tome medidas em tempo hábil para tentar manter o estudante matriculado.

A plataforma é 100% em nuvem e não exige grande infraestrutura de tecnologia, podendo ser acessada por login e senha a partir de qualquer dispositivo. A contratação é feita por assinatura e o custo varia conforme o número de alunos com matrícula ativa na instituição.

A plataforma de Captação de Alunos by Rubeus possui grande capacidade de escala, permitindo atender desde pequenas escolas até grandes redes de ensino com presença regional ou nacional. Além disso, é fácil de operar, com interface simples e intuitiva. E você ainda conta com treinamento na fase de implantação, para ajudar sua equipe a aproveitar todos os benefícios da plataforma. Além disso, o Captação de Alunos by Rubeus é flexível e permite a contratação por módulos, permitindo adequar a solução às necessidades específicas da sua instituição.

A plataforma também está 100% adequada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), permitindo que sua instituição atenda todos os requisitos da legislação nos processos de captação de alunos. 

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Principais módulos do sistema

Visão geral:

• Automação de Marketing
• Captação de Alunos
• Gestão de Permanência
  • Renovação de Matrícula
  • Controle de Inadimplência
  • Controle de Evasão
  • Atendimento aos Estudantes

Entenda melhor os principais módulos

Automação de Marketing

O módulo de Automação de Marketing da plataforma Captação de Alunos by Rubeus é o primeiro passo para otimizar suas campanhas de captação de matrículas. Com ele, você constrói modelos de mensagem por e-mail, SMS, WhatsApp e TTS; cria landing pages em seu domínio próprio ou no domínio que a plataforma oferecer; gera CTAs (Call-to-Action) e Pop-Ups para colocar no site da sua instituição e direcionar alunos em potencial para o seu funil de vendas. 

O módulo permite ainda toda a gestão das mensagens enviadas. Assim, o Captação de Alunos by Rubeus gera estatísticas importantes que vão ajudar você a melhorar a estratégia das suas campanhas, possibilitando enxergar dados de visualização, cliques por link, por mensagem, verificar quantos e-mails foram abertos, quantos voltaram, quem são os alunos cujos e-mails voltaram etc. Desse modo, é possível medir mais facilmente o retorno de investimento nas campanhas e otimizar o uso dos recursos, evitando desperdícios.

Todo o fluxo é automatizado, permitindo trabalhar tanto o inbound marketing quanto a nutrição dos leads, para alimentar o funil de vendas da sua instituição. Você configura a plataforma para o envio das mensagens, sem necessidade de intervenção da equipe comercial, estimulando os potenciais alunos a buscar mais informações até que estejam no ponto para o envio de um CTA com o link para a inscrição, por exemplo.

Captação

O módulo de Captação da plataforma, por sua vez, é responsável por toda a gestão de comunicação e relacionamento com os leads no funil de vendas da sua instituição de ensino. Com isso, o Captação de Alunos by Rubeus permite receber os leads qualificados pela Automação de Marketing para direcionar a jornada de conversão do aluno até a matrícula. 

Todo o processo é acompanhado pela equipe comercial, em qualquer nível de ensino, permitindo gerenciar o agendamento online de visitas no Ensino Básico; o processo de prova, classificação e convocação de alunos no ensino superior e até a captação de alunos para pós-graduação. O módulo permite também identificar se o aluno abandonou uma inscrição antes de finalizar, para que a equipe de vendas entre em contato para fechar a matrícula. A identificação também funciona no caso de agendamentos incompletos de visitas.

O Captação de Alunos by Rubeus também é integrada com o processo seletivo do TOTVS Educacional. Com isso, a plataforma recebe a atualização de etapas do processo seletivo automaticamente, sem processos manuais. Dessa maneira, você direciona seus esforços de captação de acordo com a fase em que o candidato se encontra, ganhando mais eficiência no processo.

Além disso, toda a régua de comunicação é automatizada. Assim, você não perde o timing nas suas mensagens, agendando a comunicação com os potenciais alunos sempre de forma oportuna. Por exemplo: a prova do processo seletivo está agendada? A plataforma pode enviar automaticamente uma mensagem para os candidatos não perderem a data. Os pais de um aluno marcaram uma visita para conhecer a escola? Mande um WhatsApp para lembrá-los do horário.

O módulo de Captação também permite fazer o acompanhamento de suas landing pages. Com isso, se um lead entra em uma página específica e navega pelo site, você é notificado dessa movimentação, e pode vincular essa navegação à linha do tempo associada ao lead. A plataforma ainda conta com telefonia integrada, para que você possa trabalhar tanto o telemarketing ativo quanto receptivo, diretamente pelo Captação de Alunos by Rubeus. 

Além disso, o módulo possui ferramentas de gestão de anúncios on-line e em redes sociais. Dessa maneira, você sabe quais são os meios mais eficientes na atração dos leads, localizando rapidamente a origem de cada contato.

Para as instituições de ensino superior, a plataforma de Captação de Alunos by Rubeus oferece ainda prova de seleção e matrícula on-line integrada com o TOTVS Educacional. Com isso, o candidato pode acessar sua prova por meio da interface Rubeus, ou preencher a ficha de inscrição diretamente pela plataforma, ao fim da seleção. Por fim, todos os indicadores da Captação são registrados e analisados no módulo, para que você tenha melhor controle administrativo e operacional de todo o processo.

Gestão de Permanência

Já o módulo de Gestão de Permanência da plataforma de Captação de Alunos by Rubeus é responsável pelos processos que ajudam a garantir a permanência dos alunos matriculados na sua instituição de ensino. Com isso, você tem mais eficiência na renovação de matrículas, controle de evasão e controle da inadimplência.

Renovação de Matrículas

O processo de renovação de matrículas fica mais eficiente na plataforma de Captação de Alunos by Rubeus. Nele, o módulo de Gestão de Permanência permite identificar pendências de documentação, inaptidões financeiras ou acadêmicas que impeçam a rematrícula, de acordo com as regras da sua instituição. Com isso, você pode acionar a equipe financeira ou acadêmica para tentar contornar o problema que impede a rematrícula.

Ao mesmo tempo, é possível configurar o fluxo automático de comunicação com os alunos considerados aptos para a matrícula, por meio de e-mails, mensagens eletrônicas ou contatos telefônicos, para que eles não percam a data da inscrição. 

Controle de Inadimplência

O processo de Controle de Inadimplência da plataforma de Captação de Alunos by Rubeus é integrado com o módulo financeiro do TOTVS Educacional. Desse modo, a plataforma recebe todas as informações de pagamentos em atraso, permitindo configurar o fluxo de comunicação de cobrança e renegociação das mensalidades atrasadas.

O processo é totalmente configurável e você define os prazos, as etapas e os procedimentos que serão adotados de acordo com as regras de negócio da sua instituição de ensino, desde o lembrete de vencimento do boleto até as tratativas de renegociação da dívida.

Controle de Evasão

O Controle de Evasão da plataforma de Captação de Alunos by Rubeus permite identificar o risco de um aluno abandonar a instituição, para que você tenha tempo de contornar os problemas e mantê-lo matriculado. Por meio de análise de dados preditiva, usando as informações integradas do TOTVS Educacional, a plataforma prevê o risco de evasão com base em indicadores de inadimplência, desempenho acadêmico e frequência nas aulas, entre outros. Dessa maneira, você pode personalizar os esforços de acordo com cada situação encontrada, permitindo abordagens mais eficientes na Gestão de Permanência dos alunos.

Atendimento aos Estudantes

Com a plataforma de Captação de Alunos by Rubeus, você também faz a gestão completa dos contatos de Atendimento aos Estudantes. Qualquer questão acadêmica, financeira, solicitação de documentos, comprovantes de matrícula ou pagamento, atendimento psicológico etc., tudo é registrado na plataforma, de forma integrada ao TOTVS Educacional. Assim, você proporciona um melhor atendimento aos alunos, dando retorno às solicitações, criando um ambiente ao mesmo tempo mais eficiente e acolhedor para os estudantes.