Tudo sobre o Gestão de Processos e Atividades by Xplanning

Vantagens do sistema

A organização de processos é fundamental para o sucesso da gestão nas empresas. Mas como garantir controle sobre pessoas, equipes e atividades, com padronização e de forma integrada? Se você também enfrenta esse desafio, precisa conhecer a Gestão de Processos e Atividades by Xplanning.

Setores atendidos

• Agronegócio
• Manufatura
• Logística
• Distribuição
• Varejo
• Construção
• Serviços
• Financial Services
• Saúde
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• RH

Benefícios do produto

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning é uma ferramenta simplificada para gestão de processos, que proporciona melhor controle sobre processos, pessoas, equipes e atividades. Com ele, você garante a padronização dos processos da sua empresa e o cumprimento dos SLAs (Service Level Agreements) internos e externos.

Desenvolvido para empresas com faturamento anual até R$ 50 milhões, o Gestão de Processos e Atividades by Xplanning podem desenhar seus próprios processos na ferramenta, com base nos dados integrados dos seus ERPs. 

No-code

Assim, você simplifica o desenvolvimento e evita duplicidade de informações. Tudo isso sem necessidade de programação, já que o Gestão de Processos e Atividades é totalmente no-code. 

Produtividade

O resultado são processos mais rastreáveis, com mais produtividade e melhor gestão de prazos. Além disso, o Gestão de Processos e Atividades by Xplanning permite identificar gargalos nos processos da sua empresa, com uma visão ampla dos fluxos de trabalho na sua operação.

Interface intuitiva

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning conta com uma interface amigável, minimalista, que simplifica a rotina da sua empresa e atende às necessidades das diferentes áreas de negócio.

Flexibilidade

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning também é altamente flexível, permitindo criar, do zero, processos específicos para cada necessidade de negócios da sua empresa. Além disso, o sistema conta com diversos templates desenvolvidos por especialistas em áreas como RH, Atendimento ao Cliente, Compras e Financeiro, entre outras.

Templates exclusivos

Os templates do Gestão de Processos e Atividades by Xplanning são gratuitos e cobrem de 85% a 90% das necessidades administrativas das empresas. Eles podem ser usados várias vezes e modificados de acordo com a sua conveniência.

Desse modo, é possível gerar novos fluxos a partir do processo inicial. Também é possível converter um fluxo criado do zero em um novo template, para que seja replicado para outras equipes.

Plug and Play

A instalação do Gestão de Processos e Atividades é fácil e rápida. O sistema é plug and play e você aproveita imediatamente as vantagens da ferramenta.

Contratação

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning é contratado por assinatura e o acesso é 100% web, por isso não necessita de infraestrutura de TI.

Integrações

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning tem integração nativa aos sistemas:

• TOTVS Fluig
• TOTVS Assinatura Eletrônica
• TOTVS Backoffice – Linha RM
• TOTVS RH Folha de Pagamento – Linha RM
• TOTVS Educacional
• TOTVS Construção Obras e Projetos
• TOTVS Construção Gestão de Imóveis
• TOTVS Construção Portal de Imóveis
• TOTVS Saúde Hospitais e Clínicas

Além disso, o sistema pode ser integrado a outas soluções por meio de API. 

Principais recursos do sistema

Visão geral

• Gestão de Processos
• Campos Personalizados 
• Portais
• Formulários Públicos
• Automação de Ações
• Notificações
• Gestão de SLA
• Grupos de Usuários
• Formulários Dinâmicos por Etapa
• Gestor de API

Entenda melhor os principais recursos

Gestão e Monitoramento de Processos

Com o Gestão de Processos e Atividades by Xplanning, você gerencia de ponta a ponta os processos da sua empresa. A ferramenta permite criar processos desde o início, com a definição de etapas, atividades, SLA e formulários de abertura.

Você pode usar dados do seu próprio ERP ou do TOTVS Fluig para a criação dos processos. O sistema é flexível e permite aplicar suas regras de negócio a cada processo, como preenchimento de campos obrigatórios ou atribuição de usuários.

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning conta ainda com templates especialmente desenhados para suas diferentes áreas de negócio. Você também pode transformar novos processos, criados do zero, em outros templates, que poderão ser replicados de acordo com a sua necessidade.

O sistema também permite monitorar os processos por meio de listas e painéis kanban, proporcionando um acompanhamento efetivo da execução de cada fluxo, com prazos por etapas e SLAs. Além disso, os solicitantes também poderão visualizar suas próprias solicitações.

Campos Personalizados

Por meio de campos personalizados, o Gestão de Processos e Atividades by Xplanning permite criar conjuntos de campos reutilizáveis dentro de uma atividade. Com isso, você pode flexibilizar a entrada de dados em diferentes situações, como por exemplo, a inclusão de múltiplos itens em uma solicitação de compra ou a divisão de custos em uma nota fiscal.

Portais

Por meio do Gestão de Processos by Xplanning, você pode criar portais que agrupam fluxos relacionados de processos da sua empresa. Como um portal de manutenção, por exemplo, em que diferentes tipos de solicitação poderiam ser iniciados.

Formulários Públicos

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning também permite a criação de formulários públicos, para que pessoas externas à sua organização possam preencher e iniciar um processo. Vale destacar que o formulário público permite apenas gerar novas solicitações, mas não dá aos usuários externos acesso completo à plataforma.

Automação de Ações

Dentro do Gestão de Processos e Atividades by Xplanning, você pode automatizas ações dentro dos fluxos de processo, como envio de e-mails ou atribuição de atividades a usuários. Com isso, você agiliza o andamento dos processos e garante mais fluidez à sua rotina.

Notificações

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning conta com notificações padrão para atribuições e prazos. Com isso, você garante mais efetividade na execução das tarefas e no cumprimento dos fluxos. Também é possível criar notificações personalizadas dentro da automação de cada fluxo.

Gestão de SLA

Acompanhe a velocidade de atendimento e o cumprimento de prazos nas solicitações internas e externas. O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning permite realizar a Gestão de SLA por processo e por etapa. Isso permite monitorar os prazos de execução em diferentes níveis, com muito mais eficiência.

Grupos de Usuários

O Gestão de Processos e Atividades by Xplanning oferece mais segurança ao gerenciamento e execução dos processos. O sistema permite limitar a visibilidade de atividades dentro de um fluxo.

Para isso, você atribui tags a grupos de usuários. Essas etiquetas concederão acesso às atividades ou processos, para o grupo marcado. 

Formulários Dinâmicos por Etapa

No Gestão de Processos e Atividades by Xplanning, você pode criar Formulários Dinâmicos por etapa nos seus fluxos de processo. Os formulários contam com diversos tipos de campos, incluindo campos personalizáveis, e também possibilitam a criação de subprocessos dentro de cada fluxo.

O sistema também permite editar cada etapa de um processo, definindo campos obrigatórios e adicionando novos campos através de recurso click and drop, sem necessidade de desenvolvimento.

Gestor de API

Com o Gestão de Processos e Atividades by XPlanning, você conta com um Gestor de API para acompanhar a interação da ferramenta com APIs de outros sistemas. Isso permite ler e gravar informações de forma automatizada dentro de seus fluxos de processo, mesmo quando os demais sistemas não estão integrados nativamente à plataforma.