O que há de novo no TOTVS Assinatura Eletrônica em novembro de 2021?

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Quem tem o TOTVS Assinatura Eletrônica tem muito mais segurança na gestão das assinaturas on-line. O sistema permite centralizar o gerenciamento das assinaturas com eficiência, proporcionando, também, 100% de validade jurídica a seus documentos digitais. A ferramenta conta com tecnologia móvel. Com isso, oferece muito mais agilidade ao processo de assinatura e validação dos documentos digitais. 

Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, você controla todas as etapas desde a preparação dos documentos até a execução e controle das assinaturas e a disponibilização dos arquivos assinados para consulta. Dessa maneira, você reduz custos de impressão, papel e envio de documentos, tornando sua empresa mais sustentável e produtiva, com um processo de assinaturas mais eficiente. 

O sistema também foi desenvolvido conforme os padrões exigidos para sua empresa atenda todos os requisitos da Lei Geral de Proteção de Dados, na realização de assinaturas eletrônicas e digitais. E o TOTVS Assinatura Eletrônica fica melhor e mais completo a cada atualização, com melhorias e novas funções que vão deixar sua gestão ainda mais simples e segura.

Confira as novidades do TOTVS Assinatura Eletrônica e descubra como ele pode ajudar você a aproveitar as vantagens dos documentos digitais e deixar de lado, de uma vez por todas, a burocracia e a papelada. 

 

NOVAS FUNÇÕES

Menu de Análise de Consumo

Mantenha melhor controle do número de assinaturas contratado no seu pacote do TOTVS Assinatura Eletrônica. Agora, o sistema conta com um Menu de Análise de Consumo que mostra de forma clara e transparente o número de assinaturas consumidas em seu contrato. O Menu exibe o consumo de documentos por pacote adquirido, a média mensal do consumo X média ideal, a média total do consumo X média ideal do consumo, consumo de documentos por status (pendentes, finalizados, rejeitados, excluídos, em rascunho). .

O sistema apresenta alertas na tela e envia e-mails, quando o limite do seu pacote se aproxima. Desse modo, você mantém sempre a margem de segurança adequada para evitar o bloqueio da ferramenta. Se, ainda assim o seu pacote expirar, o sistema apresenta a opção de contratar mais assinaturas, no lugar do botão de adicionar documentos. 

Gravação e Exibição da Data de Abertura e Leitura do Documento, no Manifesto de Assinatura

Aumente a eficiência no acompanhamento dos processos de assinatura eletrônica na sua empresa. Agora, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite gravar e exibir a data de abertura e leitura de cada documento, no respectivo Manifesto de Assinatura. Com isso, você tem mais um instrumento eficiente para acompanhar cada etapa e auditar todo o processo.

Gravação e Exibição da Geolocalização no Momento da Assinatura

O TOTVS Assinatura Eletrônica agora também permite saber onde cada assinatura foi efetuada. O sistema usa o GPS do aparelho celular, o IP da rede móvel e o sistema de localização do Google para triangular sinais e indicar as coordenadas de localização do signatário, no momento da assinatura. Desse modo, você torna o processo ainda mais seguro.

Exibição de Ações Pendentes, na Tela do Documento

Controle com eficiência todas as pendências no processo de assinatura dos documentos. Com a última atualização do TOTVS Assinatura Eletrônica, o sistema exibe na tela do documento, todas as ações pendentes de cada usuário em relação ao documento, tais como testemunho e validação, além, é claro, da própria pendência de assinatura, facilitando a gestão do processo.

Adicionar Usuário em Documento Finalizado

Um documento foi finalizado, mas precisa de mais uma assinatura? Sem problema. Com o TOTVS Assinatura Eletrônica, agora é possível acrescentar um usuário ao documento, depois da finalização, permitindo reabrir o processo de assinatura. A funcionalidade é flexível e pode ser parametrizada, caso você não queira permitir a reabertura.

Download do Manifesto Antes da Finalização

Agora, o TOTVS Assinatura Eletrônica permite baixar o Manifesto de Assinatura de um documento, mesmo que ainda haja pendências, indicando do Manifesto quais as pendências de assinatura. Dessa forma, você pode usar o próprio Manifesto para cobrar a assinatura e outras ações pendentes dos usuários envolvidos. A ação que permite o download do Manifesto antes da finalização das assinaturas pode ser parametrizada pelo administrador da empresa. 

Personalização de E-Mail sobre Documentos Pendentes

Mantenha uma comunicação mais clara sobre as pendências nos processos de assinatura. O TOTVS Assinatura Eletrônica agora permite personalizar o assunto e o texto da mensagem, nos e-mails de cobrança de pendências.

 

GANHOS DE EFICIÊNCIA

Reestruturação e Atualização do Manual Operacional

Tem alguma dúvida sobre como utilizar o TOTVS Assinatura Eletrônica? Não se preocupe. Com a última atualização, o Manual Operacional e os vídeos da ferramenta foram reestruturados, incorporando todas as evoluções lançadas nos últimos meses, com uma explicação ainda mais intuitiva. O acesso é fácil e as instruções, claras. Basta clicar em Dúvidas que a ferramenta exibe um passo a passo simples e intuitivo sobre cada recurso, com imagens animadas e de fácil entendimento.

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