Tudo sobre o Colaboração by Neogrid

Vantagens do sistema

O sistema tributário brasileiro é um dos mais complexos do mundo e isso exige um esforço extremo das empresas para manter a conformidade legal de seus negócios. O grande número de exigências a cumprir demanda sacrifício dobrado das empresas.

Uma dessas exigências é a obrigação de manter armazenados por pelo menos cinco anos os documentos fiscais emitidos pela empresa ou contra ela. Isso pode significar o arquivamento e gestão da guarda de milhares de documentos ao longo dos anos. E um pequeno erro pode custar muito caro junto ao Fisco.

Sem uma boa ferramenta para a gestão digital desses documentos, a tarefa pode se tornar praticamente impossível. E quanto maior e mais complexa forem as operações da empresa, mais o cenário se torna desafiador. Mas, se você enfrenta uma situação como essa, o Colaboração by Neogrid é a resposta para seus problemas.

 

Setores atendidos

  • Manufatura
  • Logística
  • Distribuição
  • Agronegócio
  • Serviços
  • Educacional
  • Saúde
  • Hospitalidade

 

Principais benefícios

O Colaboração by Neogrid veio para organizar a gestão dos documentos tributários da sua empresa. Com ele, você tem um conjunto de funcionalidades que permite emitir (via ERP), disponibilizar, receber e armazenar os principais documentos fiscais eletrônicos brasileiros de forma segura, dentro do prazo legal exigido pela Receita. 

Desse modo, você evita uma série de problemas, como: 

  • Uso incorreto da substituição tributária para tomar o crédito pago pelos fornecedores.
  • Emissão e recebimento de notas fiscais desalinhadas com a operação e declaradas incorretamente no SPED.
  • Tempo perdido para acompanhar as constantes atualizações realizadas pelo governo nos procedimentos fiscais.
  • Alto risco de autuação pela Receita Federal.

Para isso, o sistema não exige uma grande infraestrutura de TI. Os documentos ficam armazenados em nuvem, de forma segura, na plataforma da Neogrid, e podem ser consultados rapidamente, a qualquer momento, permitindo cumprir os prazos em qualquer processo de auditoria. 

O Colaboração by Neogrid conta com acesso por meio de dispositivos móveis e tem integração nativa com os ERPs TOTVS das linhas Protheus, Datasul, Logix e RM. Todos os dados são integrados ao sistema de gestão sem necessidade de preenchimento manual, agilizando sua rotina e evitando perda de tempo e retrabalho. O processo é realizado por meio de uma conexão automática com a Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz) e com as demais administrações tributárias responsáveis pela autorização dos documentos. 

Caso você não possua um ERP TOTVS, sua empresa poderá desenvolver uma integração para a troca direta de dados com o Colaboração by Neogrid. O sistema engloba a emissão e recebimento de

  • Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e),
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e),
  • Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico.

Além do recebimento de CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico – Outros Serviços).

O sistema também permite gerar o Manifesto do Destinatário Eletrônico (MD-e), vinculando o documento às notas emitidas contra sua empresa.  

A automação dos processos, digitação e conferência dos documentos proporciona grande agilidade na operação. Além disso, o Colaboração by Neogrid também faz toda a operação de eventos e serviços previstos para cada documento, sempre de acordo com a legislação fiscal e as normas técnicas vigentes. O sistema faz ainda o controle de emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônico (NFS-e), em cerca de 1.100 municípios brasileiros, e o controle de NFS-e de entrada no município de São Paulo. 

Trata-se de um sistema simples e fácil de usar, com alta capacidade de escala, atendendo desde pequenos negócios até grandes operações, com capacidade e disponibilidade para processar grande volume de documentos a qualquer hora do dia. 

A configuração do Colaboração by Neogrid é flexível e você pode criar fluxos customizados para atender às necessidades específicas do seu negócio. Não há limite para a criação de usuários e é possível gerar diferentes perfis de acesso, para manter a segurança na gestão dos dados fiscais. É possível ainda usar os diferentes perfis para garantir que os fluxos de trabalho sejam cumpridos de forma mais eficiente.

Os documentos digitais podem ser disponibilizados para os seus parceiros de negócios, por meio de um portal, contratado à parte. Com isso, você tem mais transparência e agilidade na sua operação. 

A contratação do Colaboração by Neogrid é feita por assinatura, de acordo com o número de documentos fiscais processados. Desse modo, fica muito mais fácil manter o compliance fiscal da sua empresa, evitando multas e outros problemas causados por autuações da Receita. 

 

Principais funcionalidades

Visão geral:

  • Monitor Fiscal Web
  • Gestão de Eventos
  • Guarda de Documentos
  • Busca Automática de Documentos
  • Portal de Visualização de NF-e para Parceiros
  • Controle de Entrada e Saída de Danfe

 

Entenda melhor as principais funcionalidades

Monitor Fiscal Web

O Monitor Fiscal Web é a plataforma fiscal do Colaboração by Neogrid para monitorar os documentos fiscais emitidos por sua empresa ou recebidos por ela, e permitir a consulta dos dados de forma simples e rápida. O Monitor permite criar filtros por data, número, período ou tipo de documento. Além disso, a interface é simples e intuitiva, facilitando a gestão das notas e conhecimentos de transporte. 

O Monitor Fiscal Web do Colaboração by Neogrid, também permite acompanhar todos os eventos relacionados aos documentos fiscais, como eventuais falhas de transmissão, cartas de correção, cancelamento de notas de entrada ou saída etc. A ferramenta também permite gerar relatórios em formato planilha, com todos os dados de documentos que trafegam no sistema por tipo, data, período etc. Esses dados podem ser exportados, para facilitar a leitura e a análise das informações.

Gestão de Eventos

Com o Colaboração by Neogrid, você pode fazer a gestão de todos os eventos relacionados aos documentos fiscais emitidos por sua empresa ou contra ela. O sistema associa automaticamente as cartas de correção, cancelamentos e outros eventos, aos documentos correspondentes, anexando-os aos arquivos XML. Assim, você tem o histórico fiscal completo de todas as transações fiscais da sua empresa guardado de forma organizada e segura, dentro do prazo exigido pela Receita. 

Guarda de Documentos

Depois de emitidos ou recebidos por sua empresa, os documentos fiscais são armazenados pelo Colaboração by Neogrid em uma nuvem própria. O sistema faz a integração entre o seu ERP e o datacenter da Neogrid, para acesso rápido aos documentos, sempre que necessário.

Busca Automática de Documentos

De hora em hora, o Colaboração by Neogrid faz uma varredura automática na base de dados da Sefaz, para localizar documentos fiscais emitidos contra o CNPJ da sua empresa. Com isso, você pode localizar notas e eventos de forma simples e rápida, para baixar os arquivos correspondentes e sincronizá-los imediatamente no seu ERP.

Portal de Visualização de NF-e para Parceiros 

O Colaboração by Neogrid também permite dar mais transparência e agilidade no relacionamento com seus parceiros de negócio. O sistema permite a contratação adicional do Portal de Visualização de NF-e para Parceiros. Com ele, os destinatários e transportadores poderão visualizar as notas fiscais e os Danfes emitidos por sua empresa via web, de forma prática e segura.

Basta criar um nome de usuário e uma senha para o destinatário ou transportador, a partir do e-mail do próprio destinatário ou do local de entrega. Assim, os parceiros relacionados no XML receberão um e-mail automaticamente, com o link de acesso para visualização dos documentos correspondentes no Portal. O acesso é limitado ao documento enviado no link, garantindo a segurança da informação.

Controle de Entrada e Saída de Danfe

Registre a entrada e saída física de mercadorias da sua empresa e garanta o controle de que a operação geradora da Nota Fiscal Eletrônica, de fato, aconteceu. O módulo de Controle de Entrada e Saída de Danfe, do Colaboração by Neeogrid, pode ser contratado separadamente e permite que os usuários do sistema visualizem todas as notas que entraram e saíram para o CNPJ da empresa.

Com isso, você tem um controle mais eficiente para liberação de cargas incluídas na NF-e, por exemplo. A funcionalidade também permite registrar a entrada e saída de Danfe preenchendo a chave de acesso manualmente, ou escaneando o código do documento com um leitor digital. Desse modo, quando o código for inserido os outros campos serão preenchidos automaticamente com os dados extraídos da chave, proporcionando grande agilidade operacional. 

Além disso, o módulo permite solicitar à Sefaz o download de documentos com status Autorizado. No entanto, o serviço só será oferecido para pedidos apresentados dentro do prazo de 90 dias para autorização de uso. 

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