O cenário
Em um cenário cada vez mais competitivo, as empresas não podem se dar ao luxo de uma rotina burocrática, pouco eficiente. É preciso melhorar de forma contínua os processos operacionais e administrativos, de maneira que a organização se torne mais eficiente e produtiva.
Mas como identificar de forma adequada as ineficiências ocultas no dia a dia? Como aproveitar as oportunidades de melhoria e direcionar as mudanças de forma estratégica para gerar mais valor para o seu negócio? Se você não sabe por onde deve começar essa transformação, não se preocupe. A Consultoria de Gestão de Processos da TOTVS Consulting pode mostrar o caminho.
Setores atendidos
- Manufatura
- Distribuição
- Logística
- Varejo
- Agronegócio
- Serviços
- Educacional
- Hotelaria
- Saúde
- Finanças
O que é a Consultoria de Gestão de Processos
A Consultoria de Gestão de Processos, da TOTVS Consulting, é um serviço de diagnóstico dos processos atuais através de uma análise crítica e estruturada, direcionando para redesenho de processos alinhados com a estratégia da empresa. Com isso, é possível identificar os gaps que sua empresa deve superar para atingir seus objetivos estratégicos e as oportunidades de melhoria nos processos de rotina.
Para que isso seja possível, a Consultoria de Gestão de Processos realiza um mapeamento completo dos processos da sua empresa, em todos os seus aspectos:
- Tempo Gasto
- Sequência Lógica
- Quantidade de Retrabalho
- Segregação de Funções
- Possibilidades de Automatização etc.
Tudo isso, com o objetivo de trazer mais otimização de trabalho, redução de riscos, mais compliance e eficiência operacional para sua empresa, até chegar ao plano de implementação das mudanças.
Dessa maneira, a Consultoria de Gestão de Processos, da TOTVS Consulting, permite reduzir retrabalhos, interferências e interrupções, ao mesmo tempo em que consolida demandas. A análise também leva a eliminação de eventuais gargalos burocráticos nos processos, mantendo e aprimorando os controles indispensáveis para a boa governança da empresa.
A revisão das práticas da empresa pelo serviço de Consultoria permite ainda promover e aprimorar a automação de processos, otimizando o aproveitamento da tecnologia para alcançar o maior impacto possível no seu dia a dia. Isso permite oferecer um suporte mais eficiente para as rotinas operacionais e libera seus colaboradores do trabalho mecânico e repetitivo, para que exerçam atividades estratégicas, capazes de gerar valor para o seu negócio.
O critério de alavancas de produtividade, da Consultoria de Gestão de Processos, leva a uma melhor organização da força de trabalho, evitando excesso e escassez de mão de obra, times com poucos líderes e líderes com poucos times, tornando sua empresa mais enxuta e eficiente.
A Consultoria de Gestão de Processos é flexível e os projetos podem ser customizados de acordo com a demanda da sua empresa e com o número de processos incluídos no escopo do serviço.
Principais etapas do serviço
Visão geral:
- Entendimento e Observação
- Voz do Cliente
- Oportunidades de Melhorias
- Direcionadores de Modelo Futuro
- Redesenho de Processos
- Plano de Implementação
- Implementação e Melhoria Contínua
Entenda melhor as principais etapas do serviço
Entendimento e Observação
O primeiro passo da Consultoria de Gestão de Processos é a etapa de Entendimento e Observação. Nessa fase, os consultores realizam entrevistas e observam a rotina de execução dos processos a serem analisados e coletam dados sobre a volumetria de transações.
Com isso, é possível compreender melhor o papel de cada atividade dentro do processo, as interações envolvidas, ferramentas utilizadas. Além disso, a análise evidencia quais as melhores práticas internas, as dificuldades e sobrecargas de atividade em cada processo analisado.
A Observação utiliza a metodologia de process mining ou mineração de processos, para entender o fluxo de cada atividade do início ao fim. Com isso, é possível obter uma avaliação mais precisa, real e ampla sobre o negócio e os processos de suporte.
Voz do Cliente
Simultaneamente, os consultores da TOTVS Consulting dão início a uma série de entrevistas com colaboradores e diferentes níveis de liderança da sua empresa. Com isso, a Consultoria de Gestão de Processos consegue entender melhor quais as principais dores no dia a dia da empresa e descobrir onde ela quer chegar, em cada processo analisado.
Oportunidades de Melhoria
A partir das primeiras análises, a Consultoria de Gestão de Processos é capaz de enxergar onde estão as oportunidades de melhoria em relação aos processos analisados. As oportunidades são classificadas de acordo com o seu impacto e complexidade, permitindo priorizar as mudanças capazes de gerar maior valor e produtividade em menos tempo.
Direcionadores de Modelo Futuro
A Consultoria de Gestão de Processos também permite identificar aquelas oportunidades estratégicas, capazes de definir o futuro da empresa e levá-la a atingir seus objetivos de médio e longo prazo em cada processo. Essa etapa inclui a discussão e definição dos pontos críticos que serão a base da arquitetura dos novos processos. Nessa fase, normalmente, a alta direção da empresa participa dos debates com os consultores para a elaboração dos modelos.
O desenho dos modelos futuros é completo, englobando não apenas os processos em si, mas a estrutura organizacional, plataformas tecnológicas, indicadores de gestão, papéis e responsabilidades, entre outros.
Redesenho dos Processos
Encerradas as etapas de análise e mapeamento, a Consultoria de Gestão de Processos parte para o redesenho propriamente dito. Agora, os consultores irão documentar os novos processos, de acordo com o padrão BPM. Dessa maneira, as necessidades de sistemas, investimentos em tecnologia e o escopo dos processos por área e atualização da Cadeia de Valor se tornam tangíveis.
Plano de Implementação
O Plano de Implementação elaborado pela Consultoria de Gestão de Processos é o desdobramento tático da priorização de mudanças tangibilizadas nas fases anteriores.
O Plano vai colocar na frente as ações que proporcionem maior impacto em menor tempo, e apontar as necessidades para construção de cada etapa do projeto, assim como as medidas necessárias para a gestão de mudanças, incluindo ações de comunicação e treinamento.
Implementação e Melhoria Contínua
Uma vez estabelecido o Plano é hora de tirá-lo do papel. Para isso, a Consultoria de Gestão de Processos estabelece programas com escopos e cronogramas definidos, que incluem implementações tecnológicas necessárias, capacitação de pessoal técnico e mudanças de processos necessários para sua execução.
A Consultoria também inclui todo o processo de comunicação com os colaboradores da empresa e de terceiros envolvidos nos processos que estão sendo reformulados. O serviço de implementação inclui ainda o acompanhamento e medição de indicadores de prontidão.
A implementação do Plano também pode incluir a gestão do modelo de governança e o acompanhamento dos indicadores estratégicos e sua evolução.
Tudo isso, ajuda a acelerar o período de adaptação da empresa aos novos processos. Desse modo, você reduz falhas e torna a adoção das novas práticas mais fácil e eficiente, com retorno mais rápido do seu investimento.
Além disso, a Consultoria de Gestão de Processos pode incluir a Melhoria Contínua dos processos, com a contração recorrente do serviço. Desse modo, a equipe da TOTVS Consulting passará a reavaliar periodicamente os processos da sua empresa, reiniciando o ciclo de revisão e implementação, para tornar sua empresa cada vez mais eficiente.
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