Tudo sobre o Secretaria Digital by doc.Xpress

Vantagens do sistema

A digitalização de processos avança em todos os segmentos de atividades, inclusive no segmento educacional. Ensino a distância, aulas híbridas, plataformas virtuais para avaliação de alunos, entre outras tecnologias se tornam parte do cenário na educação.

Ainda assim, muitos processos são feitos manualmente, com registros em papel nas secretarias de escolas e universidades. Para dar um salto de produtividade em seus processos de gestão, as instituições de ensino procuram sistemas que possam eliminar a entrada de papéis, digitalizar os documentos do acervo existente e os processos de emissão, assinatura e recebimento de novos documentos.

Tudo com o máximo de segurança e eficiência em todos os processos. Se você procura um sistema assim, você precisa conhecer o Secretaria Digital by doc.Xpress. 

 

Segmentos atendidos

  • Ensino Fundamental I e II
  • Ensino Médio
  • Ensino Superior
  • Pós-Graduação

 

Principais benefícios

O Secretaria Digital by doc.Xpress é um sistema modular de gerenciamento de documentos acadêmicos para instituições de ensino, desenvolvido de acordo com as diretrizes do Ministério da Educação para digitalização de secretaria em instituições de ensino.

Na prática, o sistema permite estancar a entrada de novos documentos em papel nos seus arquivos e digitalizar:

  • o processo de emissão,
  • recebimento e assinatura de contratos,
  • boletins,
  • históricos escolares,
  • atas de reuniões,
  • matrículas e rematrículas,
  • certificados de conclusão de curso e diplomas,
  • entre outros.

Além disso, o Secretaria Digital by doc.Xpress também permite digitalizar o seu acervo existente, para eliminar de vez a papelada na sua instituição de ensino. A solução é integrada de forma nativa com o TOTVS Educacional, permitindo gerenciar, armazenar, localizar, autenticar e compartilhar os documentos digitais também pelo sistema de gestão. O Secretaria Digital by doc.Xpress pode ainda incluir gestão de assinatura de documentos, compatível com certificação ICP-Brasil ou com certificados digitais corporativos.

O sistema é contratado por assinatura, com base no número de módulos incluídos no contrato e no número de alunos da sua instituição de ensino. Desse modo, o Secretaria Digital by doc.Xpress tem alta capacidade de escala, permitindo atender desde pequenas instituições até grandes redes de ensino.

Com o Secretaria Digital by doc.Xpress, você garante mais segurança e integridade nos dados, mais agilidade na rotina da sua secretaria e reduz custos com a manutenção do acervo. E o sistema ainda conta com 100% de conformidade legal com as exigências do Ministério da Educação para a digitalização de secretaria, para que você possa cumprir os prazos determinados pelo Ministério no processo, que prevê a emissão de diplomas digitais a partir de 2022.

E o Secretaria Digital by doc.Xpress também possui conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para que você possa manter a privacidade de alunos, pais, professores e colaboradores da sua instituição, de acordo com as exigências da lei.

 

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Principais módulos

Visão geral:

  • doc.Xpress
  • Serviços de Digitalização
  • Robô de Importação
  • Signna
  • Diplomax
  • Inbound

 

Entenda os principais módulos

Doc.Xpress

O módulo doc.Xpress do Secretaria Digital by doc.Xpress é responsável pela digitalização da secretaria na sua instituição de ensino. Com ele, você para de acumular papel e toda documentação nova passa a ser digital: do contrato de matrícula ao histórico do aluno, passando por atas, boletins e certificados de conclusão de curso, entre outros. Os novos documentos passam a ser criados em meio digital. E se ainda chegar alguma documentação em papel, basta escaneá-la e salvá-la na pasta do estudante. 

Por meio do doc.Xpress você gerencia, localiza, armazena, faz a autenticação e compartilha documentos e informação, para atender as novas demandas de gestão no segmento educacional.  Além disso, o módulo controla digitalmente o fluxo de assinatura dos documentos, desde a solicitação até a entrega.

O doc.Xpress foi construído de acordo com as exigências do Ministério da Educação, com facilidade para indexação de documentos e preparado para a gestão de diplomas digitais. O módulo também conta com integração nativa com o TOTVS Educacional e pode ser acessado diretamente por meio do sistema de gestão, para facilitar ainda mais a sua rotina. Desse modo, sua secretaria também fica muito mais organizada, agilizando a atendimento de requisições de alunos 

Serviços de Digitalização

O Secretaria Digital by doc.Xpress também cuida do acervo histórico de documentos da sua instituição. Basta contratar o módulo de Serviços de Digitalização, para contar com uma equipe especializada que vai transformar a papelada em documentos digitais.

A Digitalização inclui um levantamento qualitativo e quantitativo do seu acervo. O serviço pode ser executado nas instalações da sua instituição ou os documentos podem ser levados para a Debarry, onde serão digitalizados e armazenados na nuvem, com possibilidade de consulta pelo doc.Xpress ou diretamente pelo TOTVS Educacional, se contiverem o CPF e o RA do aluno.

Robô de Importação

Facilite a importação de documentos para seu acervo digital, sem processos manuais ou interferência humana. O Robô de Importação do Secretaria Digital by doc.Xpress lê os documentos gerados em lote e executa o cadastro no módulo doc.Xpress de forma automática, agilizando e simplificando a sua rotina.

Com isso, você dá mais produtividade à importação dos documentos, especialmente em processos que lidam com grande volume de arquivos, como rematrículas, por exemplo.

Signna

Com o módulo Signna, o Secretaria Digital by doc.Xpress conta com uma ferramenta de assinatura digital compatível com certificação ICP-Brasil ou com certificação digital corporativa emitida por sua própria instituição. Assim, você pode fazer a gestão de assinaturas de documentos por alunos, responsáveis, professores e funcionários administrativos da sua instituição, com a máxima segurança. O Signna proporciona controle de autoria e não-repúdio dos documentos.

Além disso, você pode usar a certificação corporativa para assinaturas de documentos internos, reduzindo o custo com a emissão do certificado ICP-Brasil, utilizando este último em processos que exijam assinatura digital avançada. 

Diplomax

Atenda às exigências do Ministério da Educação para emissão de diplomas digitais para seus alunos. Com a ferramenta Diplomax do Secretaria Digital by doc.Xpress, você pode emitir diplomas digitais de forma integrada com o TOTVS Educacional, gerenciando desde a inserção correta dos dados até a geração do PDF do diploma e sua publicação para que o aluno possa acessar o documento.

Inbound

O Secretaria Digital by doc.Xpress também dá mais agilidade e eficiência na matrícula, rematrícula e nos processos seletivos de alunos na sua instituição de ensino. O Inbound é integrado com o TOTVS Educacional e permite que o cliente assine e envie documentos diretamente do Portal do Aluno ou da plataforma em que ele se encontra. Dessa forma, você proporciona melhor experiência aos estudantes, elimina burocracia e agiliza o processo, para não perder nenhuma matrícula.

Além disso, a integração com o TOTVS Educacional permite que os alunos façam as solicitações para a secretaria, recebam os documentos, assinem e devolvam os arquivos de modo digital, diretamente pelo Portal do Aluno. 

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