Tudo sobre o TOTVS RH Admissão Digital

Vantagens do sistema

A gestão de pessoas nas empresas vem se tornando mais digital a cada dia. No entanto, a admissão de novos colaboradores ainda é manual na maioria das empresas. E isso pode ter um grande impacto: uma organização que contrata 50 funcionários por mês tem de lidar com a gestão e guarda de cerca de 12 mil documentos ao final de um ano.

Por isso, não seria incrível automatizar esse processo, desde o preenchimento de formulários até a assinatura dos contratos e a integração dos novos colaboradores à Folha? Se você procura uma solução assim, conheça o TOTVS RH Admissão Digital e transforme para sempre o processo de contratação de funcionários no seu negócio.

Setores atendidos

• Manufatura
• Varejo
• Atacado e Distribuição
• Agronegócio
• Saúde
• Educacional
• Financeiro
• Recursos Humanos
• Serviços
• Construção
• Logística
• Hotelaria

Principais benefícios

Chega de papelada no seu processo de contratação de funcionários. Com o TOTVS RH Admissão Digital, você automatiza todas as etapas da rotina de admissão. Desse modo, sua empresa reduz custos e tem mais agilidade e segurança na contratação de novos colaboradores.

O TOTVS RH Admissão Digital permite digitalizar desde a abertura do processo até a assinatura do contrato e a integração com a sua Folha de Pagamento. O fluxo é personalizado. Você estabelece as etapas do fluxo de admissão, de acordo com as necessidades da sua empresa em cada vaga oferecida.

O sistema também é robusto e permite trabalhar com grande volume de contratações, por meio de ferramentas e movimentações em lote. 

Com isso, em uma empresa com 50 contratações por mês, você elimina:

• Armazenagem e gestão de 12 mil documentos por ano
• Assinatura manual de 6 mil documentos por ano
• 600 horas de digitação

Resultado:

• Redução do tempo de contratação de 2 dias para 45 minutos
• Processo 100% seguro e em conformidade com a LGPD

O TOTVS RH Admissão Digital conta com verificação automática da consistência dos dados fornecidos pelo funcionário, junto a órgãos públicos como Receita Federal e Previdência Social. 

O sistema também possui tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres, na sigla em inglês) e Inteligência Artificial, para leitura e validação de imagens dos documentos digitalizados inicialmente no processo de contratação, e, também de documentos incluídos posteriormente, ao longo da jornada de admissão. 

O TOTVS RH Admissão Digital funciona com acesso 100% web. Sua interface é flexível, permitindo que os funcionários em processo admissional preencham os formulários e façam o envio de documentos por desktop, notebooks, tablets ou smartphones. 

O sistema foi desenvolvido com metodologia UX, proporcionando excelente experiência de uso. Também possui ainda alta capacidade de escala, permitindo atender empresas de pequeno, médio ou grande porte. 

A contratação do TOTVS RH Admissão Digital é feita por assinatura, de acordo com a média de funcionários admitidos na sua empresa nos últimos 12 meses. Desse modo, ele permite atender, também, o crescimento de demanda sazonal de contratações em seu negócio.

Integrações

O TOTVS RH Admissão Digital conta com integrações nativas aos sistemas:

• TOTVS RH – Linhas RM, Datasul e Protheus
• TOTVS RH Atração de Talentos

Além disso, o TOTVS RH Admissão Digital pode ser integrado via API com outros sistemas de gestão de RH do mercado.

Vale lembrar que o TOTVS RH Admissão Digital é independente e pode funcionar sem necessidade de contratação dos demais produtos.

Assista à demo de 1 minuto

Principais funcionalidades

Visão geral:

• Abertura do Processo
• Envio de Documentos e Dados
• Assinatura de Documentos
• Integração com Folha de Pagamento
• Assinatura do Contrato
• Ongoing

Entenda as principais funcionalidades

Abertura do Processo

Com o TOTVS RH Admissão Digital, o processo de admissão de funcionários na sua empresa ficou muito mais fácil. 

Além da integração com o TOTVS RH Atração de Talentos, o sistema pode ser integrado a qualquer solução de recrutamento do mercado. Com isso, o candidato selecionado fará sua admissão digitalizada até o final do recrutamento. 

Vale lembrar que você configura as diferentes jornadas, de acordo com as exigências específicas de cada vaga oferecida na sua empresa. 

Envio de Documentos e Dados

O TOTVS RH Admissão Digital automatiza todo o fluxo de envio e guarda de dados e documentos dentro do processo de admissão dos novos funcionários. Ao preencher os dados solicitados, o sistema analisa a consistência das informações, verificando dados junto à Receita Federal e à Previdência Social. Assim, você:

• Evita erros de preenchimento
• Não perde tempo na verificação de dados
• Ganha mais segurança na contratação.

O sistema também permite o envio de documentos digitalizados. Desse modo, o próprio candidato pode fotografar e enviar documentos para serem anexados ao TOTVS RH Admissão Digital, tais como:

• CPF e Identidade
• Carteira de Motorista e Título de Eleitor
• Comprovante de Residência, entre outros 

O TOTVS RH Admissão Digital conta com tecnologia OCR, para leitura ótica das imagens, que pode ser aplicada aos documentos em todas as fases da jornada de admissão; e usa Inteligência Artificial para confirmar a validade dos documentos.

Os documentos são armazenados pelo sistema com toda a segurança, de acordo com o padrão exigido pela Lei Geral de Proteção de Dados. E se por acaso o processo de contratação for suspenso, eles são apagados, para garantir a privacidade dos candidatos e o cumprimento da LGPD.

Assinatura de Documentos e Contratos

Elimine o vaivém de documentos e contratos em seus processos de admissão de funcionários. O TOTVS RH Admissão Digital gera automaticamente o kit admissional via SMS ou e-mail, para o TOTVS Assinatura Eletrônica, para o candidato assinar os documentos de admissão.

A integração inclui templates de documentos e contratos personalizados, que facilitam a implantação do sistema. O uso da ferramenta não se limita à assinatura dos contratos e pode ser utilizada para assinar outros tipos de documentos no processo de admissão. 

Integração com Folha de Pagamento

O TOTVS RH Admissão Digital faz a integração automática dos dados do novo colaborador com a Folha de Pagamento do seu sistema TOTVS RH das linhas Protheus, Datasul e RM, ou por meio de API com outros sistemas de gestão de Recursos Humanos. 

Todos os dados são incorporados sem necessidade de digitação, evitando erros de preenchimento e facilitando a rotina do seu departamento de RH.

A evolução tecnológica das folha de pagamento TOTVS é refletida na solução TOTVS RH Admissão Digital, e não existe custo adicional para o cliente.

Ongoing

Facilite o processo de ongoing dos novos funcionários. O TOTVS RH Admissão Digital é integrado ao TOTVS Fluig. Ao concluir a admissão, é possível fazer o ongoing automaticamente, gerando login e senha para acesso aos sistemas da empresa, de acordo com o perfil cadastrado do colaborador na plataforma. 

Dessa maneira, o novo funcionário tem acesso imediato a treinamentos, notícias e comunicados da empresa, facilitando o seu acolhimento no novo ambiente de trabalho.