Tudo sobre o TOTVS Backoffice – Linha RM

Vantagens da solução

Em um ambiente de negócios cada dia mais globalizado e competitivo, o ritmo das cadeias produtivas é ditado pela tecnologia digital e por conexões móveis. Simultaneamente, a complexidade administrativa cresce. Em especial nos aspectos fiscais, financeiros e contábeis das organizações.

E quanto maiores as empresas, maiores os desafios. Nesse cenário, elas precisam de uma gestão eficiente e profissional, capaz de lidar com todas essas variáveis de forma produtiva. Para isso, é necessário contar com uma solução de retaguarda que automatize processos e reduza custos. Ao mesmo tempo, essa solução deve manter a integridade e segurança nos dados, e permitir que haja verdadeira sinergia entre os setores da organização.

Essa solução existe. Estamos falando do TOTVS Backoffice – linha RM, um ERP flexível e adequado aos processos de gestão de empresas de diversos segmentos, que apoia nas tomadas de decisões com informações consistentes.


Setores atendidos

  • Saúde
  • Construção e Projetos
  • Educação
  • Serviços
  • Manufatura
  • Agroindústria
  • Varejo
  • Logística
  • Distribuição
  • Jurídico


Principais benefícios

Quem tem um TOTVS Backoffice – linha RM conta com um ERP completo, para aumentar a produtividade na empresa e dar mais flexibilidade e agilidade na administração do negócio, garantindo uma gestão eficiente. Desenvolvido pela TOTVS na Linha RM, o sistema proporciona segurança e confiabilidade no registro e geração dos dados administrativos, pois o sistema gera informações consistentes para melhorar a qualidade da sua tomada de decisões.

Além disso, o TOTVS Backoffice – linha RM é flexível, e se adequa aos processos de gestão dos mais diversos segmentos.

A solução também permite automatizar processos administrativos, permitindo mais eficiência e produtividade na sua rotina. Tudo em conformidade com a legislação fiscal e contábil do país.

O TOTVS Backoffice – linha RM ajuda você a organizar melhor o estoque e aumentar a eficiência no setor de compras. Tudo para impulsionar a competitividade do seu negócio. Além disso, permite maior eficiência no controle financeiro, com planejamento de recebimentos e pagamentos, integrado às principais entidades financeiras do país e às três maiores adquirentes de cartões.

Além disso, o TOTVS Backoffice – linha RM possui integração nativa com todas as soluções da linha RM (RH, Saúde, Construção e Projetos, Educacional e Saúde). E possui flexibilidade para se integrar com sistemas especialistas de diferentes segmentos. 

O TOTVS Backoffice – linha RM também tem diversas ferramentas para extração de dados do sistema, que proporcionam uma visão estratégica completa dos principais indicadores administrativos do seu negócio. Assim, você realiza facilmente consultas, geração de relatórios e análises que dão muito mais inteligência na administração da empresa, para gerar insights mais rápidos e mais estratégicos, e oferecer mais qualidade à sua tomada de decisões. 


Módulos que compõem a solução

Visão geral:

  • Gestão de Estoque, Compras e Faturamento
    • Gestão de Estoque e Custos
    • Gestão de Compras e Suprimentos
    • Gestão de Vendas e Faturamento
    • Gestão de Contratos
    • Controle Orçamentário
  • Gestão Financeira
  • Gestão Fiscal
  • Gestão Patrimonial
  • Gestão Contábil


Entenda melhor os módulos

Gestão de Estoque, Compras e Faturamento

Gestão de Estoque e Custos

Com o módulo de Gestão de Estoque e Custos do TOTVS Backoffice – linha RM, você controla a movimentação e a armazenagem de materiais na sua empresa, mantendo um controle físico e financeiro sobre o estoque. O sistema permite controlar o estoque e o custo dos materiais por filial ou local de estoque. Além disso, o valor do custo unitário é calculado por fórmula.

O módulo também permite controlar as transferências de materiais entre filiais e locais de estoque, controlando o estoque em trânsito, assim como o estoque próprio em poder de terceiros e o estoque de terceiros em poder da sua empresa. O sistema contabiliza ainda baixa do estoque a custo médio, PEPS e UEPS. 

O sistema possui rotina de ressuprimento, que determina a necessidade de compra dos materiais, considerando o Estoque Mínimo, Máximo, Ponto de Reposição, Classificação ABC e consumo médio dos mesmos. 

Para empresas de manufatura de pequeno porte, que produzam produtos de pouca complexidade, o TOTVS Backoffice – linha RM conta com um controle de processo produtivo simplificado. A solução integra nativamente com a Manutenção da Ativos do Protheus. 

Todos esses processos geram relatórios gerenciais que permitem uma visão estratégica do estoque e dos custos associados. 

Gestão de Compras e Suprimentos

A Gestão de Compras e Suprimentos oferece à área de compras da empresa condições de acompanhar e controlar a carteira de fornecedores, cotações, pedidos de compras e o recebimento de materiais, permitindo a reposição dos estoques em tempo hábil e apresentando informações indispensáveis a uma boa negociação com seus fornecedores.

O sistema permite realizar compras centralizadas por Coligadas e Filiais, o que favorece o poder de negociação com os fornecedores. O orçamento pode ser realizado diretamente pelo fornecedor, através do Portal de Compras. O quadro comparativo de preços é calculado considerando os impostos, frete e o menor preço. O fornecedor vencedor é sugerido pelo sistema, mas o comprador tem autonomia para interferir na cotação e redefinir o fornecedor vencedor. 

A geração de ordem de compras é realizada por meio da cotação que pode ser criada para uma filial diferente da solicitação de compras. 

O sistema também possui controle para aprovação das ordens de compra, e permite registrar  notas fiscais de compras de materiais ou aquisição de serviços com apuração de todos os impostos incidentes. Esses dados são capturados automaticamente para a geração do SPED Manifestação do Destinatário. O módulo conta ainda com integração ao TOTVS Colaboração para inclusão de notas e conhecimentos de transportes através da importação automática XML gerado pela Sefaz. O módulo conta ainda com integração com o portal de cotações do Paradigma, para Requisição e Pedido de Compra. Toda a movimentação de estoque é integrada com o financeiro, fiscal e contábil.

Todos os dados permitem a geração de relatórios com os principais indicadores de desempenho da área de compras, para você tomar as melhores decisões de negócios.

Gestão de Vendas e Faturamento

A Gestão de Vendas e Faturamento é um dos processos mais importantes de uma empresa, pois é por meio dele que as empresas obtêm as receitas decorrentes das vendas de mercadorias e prestação de serviços. Com este módulo, o TOTVS Backoffice – linha RM faz a gestão completa dos processos nessa área, para dar mais produtividade e eficiência a seu negócio. 

Com ele, você gerencia sua carteira de pedidos, e gera todos os documentos eletrônicos necessários para o SPED, como Nota Fiscal Eletrônica Estadual – NF-e; Nota Fiscal Eletrônica Municipal –NFS-e; Conhecimento de Transportes Eletrônicos – CT-e: Rodoviário, Aéreo, Aquaviário, Dutoviário, Multimodal e de Outros Serviços (CT-e OS), além do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – MDF-e.

O sistema permite ainda a possibilidade de remessa para formação de lote, e de remessa parcelada, para agilizar o processo de envio dos documentos. Com o módulo, você também gerencia sua tabela de preços. E o sistema ainda conta com integração ao PDV Protheus.

Toda a movimentação de venda e faturamento é integrada com o financeiro, fiscal e contábil.

Além disso, o módulo permite gerar relatórios completos de vendas que permitem enxergar de forma estratégica os indicadores de desempenho da área.

Gestão de Contratos

Mantenha um controle completo dos contratos de compras e vendas na sua empresa. O módulo de Gestão de Contratos do TOTVS Backoffice – linha RM permite o controle de contratos periódicos, não periódicos ou por medição. De acordo com a sua necessidade.

O faturamento pode ser aprovado por lote, para agilizar a gestão. E o sistema possui aprovação por workflow, organizando melhor a rotina administrativa. Além disso, o módulo gera a previsão financeira a partir dos dados dos contratos, e corrige automaticamente os valores de orçamento com base nas informações de cada contrato.

O sistema calcula ainda, os aditivos contratuais e os reajustes previstos. Tudo de forma simples e fácil, com relatórios gerenciais que permitem enxergar os contratos mais lucrativos, os indicadores de performance por cliente etc.

Controle Orçamentário

Melhore a gestão do seu orçamento com o módulo de Controle Orçamentário do TOTVS Backoffice – linha RM. Com ele, você controla o orçamento de despesas e receitas em até quatro níveis hierárquicos: por Centro de Custo, Grupo Orçamentário, Natureza Orçamentária Financeira e por Período Orçamentário.

O módulo possui cadastro específico de Natureza Orçamentária (ou Plano de Contas Orçamentário), permite trabalhar com vários períodos orçamentários. O controle de valores do orçamento possui até sete saldos financeiros; e você mesmo configura o cálculo do valor realizado. 

O sistema oferece ainda a possibilidade de controlar o orçamento por Centro de Custo Agrupador. E também pode Avisar, Barrar ou Bloquear as movimentações quando elas excederem o saldo do orçamento. 

O módulo, no entanto, é flexível, e permite realocação e re-planejamento orçamentário, para liberação de movimentação bloqueada; assim como a transferência de valores orçados entre períodos, naturezas orçamentárias ou centro de custo. Além disso, ele conta com relatórios que possibilitam o acompanhamento da posição orçamentária da empresa.

Gestão Financeira

Mantenha uma visão completa e estratégica das finanças da sua empresa. O módulo de Gestão Financeira do TOTVS Backoffice – linha RM faz todo o controle automatizado de fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber, com valores de lançamentos calculados por fórmulas, assim como controle orçamentário de receitas e despesas; e controle de impostos e contribuições retidas. 

Os lançamentos financeiros são gerados automaticamente por meio da integração com Compras, Faturamento, Contratos, Fiscal, Saúde, Educacional, Incorporação

Todas as movimentações são rastreáveis. O sistema possui um controle de caixa para recebimento e retirada de pequenos valores.

Além disso, o TOTVS Backoffice – linha RM conta com integração bancária multiempresa, para facilitar remessas de pagamentos, recebimentos e débitos, e ainda gerar boletos com registro on-line de acordo com o layout exigido pelos bancos. O módulo também permite o controle completo das contas bancárias, incluindo das aplicações e investimentos financeiros da sua empresa, e faz a conciliação bancária das operações da sua empresa de forma rápida e eficiente. O controle inclui controle de cheques recebidos, descontados e devolvidos. 

O sistema é integrado aos principais adquirentes de cartão do país, como Cielo, GetNet e Rede, permitindo a realização de pagamentos em cartão de débito ou crédito na sua empresa por meio do Portal Educacional, para instituições de ensino que possuem o RM Educacional ou pelo módulo de caixa.

O módulo de Gestão Financeira faz também o controle de títulos atrasados, e possui uma rotina de negociação que permite recalcular as dívidas automaticamente, para você fechar acordos e gerar novos títulos, com novos prazos de vencimento. Desse jeito, você pode reduzir a inadimplência e preservar a rentabilidade do seu negócio.

Toda a movimentação financeira é integrada com o módulo de Gestão Contábil, com a utilização de Eventos Contábeis totalmente parametrizados de acordo com o tipo de operação. 

Com o módulo de Gestão Financeira do TOTVS Backoffice – linha RM, sua empresa ganha mais eficiência e agilidade operacional, reduzindo custos administrativos. Além disso, a melhora dos controles evita perdas e permite aprimorar o planejamento financeiro da sua empresa. 

Gestão Fiscal

Não perca tempo com a apuração de impostos e a geração de obrigações acessórias para o Fisco. Com o módulo de Gestão Fiscal do TOTVS Backoffice – linha RM, tudo fica mais fácil. O sistema permite atender o Sped Fiscal com 100% de aderência e ajuda sua empresa a manter a conformidade tributária federal, estadual e municipal, com apuração dos principais impostos e atendimento das obrigações acessórias em todos os níveis.

O módulo é flexível, permitindo que você configure facilmente os parâmetros do sistema de acordo com o cenário fiscal adequado para sua empresa. Além disso, o sistema tem gerador de saída de notas fiscais, e cobre praticamente todos os tipos de nota e layouts. A cobertura do módulo inclui todos os estados, capitais e cidades com 500 mil habitantes ou mais. E as regras parametrizadas são aplicadas automaticamente no cálculo dos impostos e geração das obrigações, para facilitar sua rotina.

O TOTVS Backoffice – linha RM permite gerar a Escrituração Fiscal Digital, Escrituração Fiscal Digital Contribuições, Escrituração Contábil Digital, Escrituração Contábil Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor, Conhecimento de Transporte Eletrônico, entre outros documentos fiscais. 

E você não precisa se preocupar com as atualizações de regras fiscais. Saiu uma nota técnica da Sefaz? O TOTVS Backoffice – linha RM faz a atualização automaticamente, para manter sua empresa sempre em dia com o Fisco.

Gestão Patrimonial 

Controle a gestão do seu ativo imobilizado com o módulo de Gestão Patrimonial do TOTVS Backoffice – linha RM. Com ele, você realiza todos os processos relativos ao controle e alocação dos ativos de forma simples e ágil.

O módulo permite acompanhar a depreciação dos ativos em diversos cenários (contábil, fiscal, gerencial) e integrar aos dados do módulo de Gestão Contábil do TOTVS Backoffice – linha RM de forma automática. O sistema gera diversos relatórios internos para controle dos valores patrimoniais e valores de depreciações. Além disso, a depreciação pode ser registrada por centro de custo, por filial, por departamento, conforme a sua necessidade.

Com isso, você tem uma visão mais precisa do valor dos ativos e mantém sua empresa 100% em conformidade com a legislação contábil brasileira e atendendo as normas internacionais de contabilidade (IFRS, CPCs), permitindo, por exemplo, realização de teste de impairment, revisão de vida útil dos ativos, com possibilidade de estimativa de valor residual, e avaliação patrimonial. 

O módulo de Gestão Patrimonial também permite controlar a alocação desse patrimônio. Desse modo, você registra no sistema a localização exata dos ativos, a qual centro de custo eles pertencem e por quem estão sendo utilizados. Além disso, você pode unificar e desmembrar o registro de itens do patrimônio facilmente no sistema.

O TOTVS Backoffice – linha RM também faz a baixa de ativos, acréscimo de patrimônio e transferências monetárias. Além disso, realiza inventário patrimonial e permite registrar a transferência de ativos entre filiais, centro de custo, departamento e localização. E o sistema ajuda você a proteger o patrimônio, fazendo controle de apólices de seguro e coberturas dos ativos fixos da sua empresa. 

O resultado é um raio x completo do patrimônio da empresa, com visão do valor imobilizado total e uma visão analítica do patrimônio. Desse modo, você tem uma perspectiva estratégica do ativo imobilizado da sua empresa, que permite uma tomada de decisões mais eficiente e assertiva nas questões relacionadas à gestão dos ativos fixos.

Gestão Contábil

Melhore a qualidade do controle de contabilidade da sua empresa, para que ele reflita fielmente a sua situação patrimonial para apoiar sua tomada de decisão. O TOTVS Backoffice – linha RM conta com um módulo de Gestão Contábil para receber todos os dados necessários para o controle contábil, fiscal, societário e gerencial. O sistema é configurável e permite criar regras e bloqueios para a escrituração contábil.

O módulo permite também manter sua empresa em perfeita conformidade com a legislação contábil nacional. Ele captura automaticamente no sistema os dados nos módulos de Gestão Contábil, Financeira Estoque, Compras e de Faturamento para a geração do Sped Contábil, sem erros e sem preenchimento manual, tudo de forma simples e rápida.

O sistema faz toda a gestão das informações e conferência dos lotes, antes do envio do Sped Contábil. Com isso, você evita erros e rastreia a origem de possíveis divergências. O módulo de Gestão Contábil também possui ferramentas flexíveis para a geração de relatórios contábeis. Você mesmo configura as informações mais relevantes para sua empresa e sua estratégia. 

Se você precisar incorporar informações contábeis de outras empresas, não se preocupe. O módulo de Gestão Contábil do TOTVS Backoffice – linha RM também gera relatório de empresas multi coligadas, buscando e consolidando as informações de diferentes empresas, permitindo a geração de balanço consolidado e realizando a apuração da equivalência patrimonial.

A apresentação dos dados no módulo é feita forma clara, segura e transparente. Só as pessoas autorizadas no sistema podem fazer os lançamentos contábeis. Qualquer movimentação ou alteração é rastreável. Com isso, você ganha mais segurança no controle contábil, reduzindo o risco de fraudes. 

Todo o histórico contábil fica registrado no sistema e pode ser acessado com facilidade. Desse modo, você viabiliza o trabalho de auditoria contábil, melhorando a qualidade da governança na sua empresa. 

Tudo isso torna a rotina do setor contábil muito mais fácil. Os processos ficam mais ágeis e eficientes, permitindo melhor controle, mais segurança e transparência na sua empresa. 

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COMENTÁRIOS DESTE POST

  1. Leonardo Costa diz:

    Vocês comercializam esse módulo de Gestão Patrimonial em separado? Ele faz a etiquetagem e rastreamento dos objetos? Vocês tem contrato com alguma instituição pública para utilização dessa solução?

  2. Equipe TOTVS diz:

    Olá, obrigado pelo comentário. Se você já for nosso cliente, poderá contar com nosso suporte técnico por meio do Portal do Cliente ou pelo 4003 0015. Caso ainda não seja nosso cliente, basta preencher esse formulário que nossa equipe irá entrar em contato com você: https://www.totvs.com/contato/ Equipe TOTVS

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