Tudo sobre o TOTVS Checklist

Vantagens do sistema

Em um mundo digital, a prancheta e a papelada ainda sobrevivem em muitos processos. O controle manual de inspeções, conferências e vistorias, entre outros processos, continua a ser aplicado nos mais diferentes segmentos de negócios. Isso, no entanto, traz uma série de problemas, como erros no registro de dados, perda de tempo, dificuldade de rastreamento dos processos, falta de padronização. 

Tudo seria mais prático se você pudesse incorporar a execução de rotinas de controle e vistorias aos sistemas digitais de gestão da sua empresa, incorporando tecnologia móvel, registros visuais e dados de forma estruturada, sob medida para atender os processos de negócio da sua empresa. Então, não precisa mais se preocupar. Desenvolvido originalmente para operações de Logística, o TOTVS Checklist veio para que você possa dar adeus à prancheta e aos controles manuais nos mais diversos setores de atividade.

Segmentos atendidos

• Logística
• Manufatura
• Agronegócio
• Construção
• Atacado e Distribuição
• Varejo
• Prestadores de Serviços
• Educacional
• Hospitalidade
• Saúde
• Jurídico
• Financial Services
• Gestão de Facilities
• Comércio Exterior

Principais benefícios

Com o TOTVS Checklist, o seu tablet e o seu smartphone substituem a prancheta e o papel na hora de realizar vistorias, avaliações, inspeções e conferências, entre outros processos, na sua empresa. A ferramenta foi desenvolvida originalmente para atender operações logísticas, mas pode ser usada para diferentes segmentos e processos. Com ela, você elimina controles manuais, organiza as rotinas de vistorias, evita erros de preenchimento manual e transcrição de dados, organiza as informações de forma estruturada, pode anexar arquivos de imagem, fazer controle de geolocalização e ainda consegue rastrear todos os processos executados para recuperar as informações de forma rápida e fácil, sempre que for necessário.

Trata-se de uma ferramenta digital desenvolvida a partir da metodologia de design thinking, com excelente usabilidade e fácil de operar. Além disso, o TOTVS Checklist é 100% SaaS, com alta escalabilidade, permitindo atender empresas de qualquer porte e operações com diferentes níveis de complexidade.

Com grande flexibilidade na configuração, o TOTVS Checklist permite que você configure os diferentes processos de acordo com as necessidades operacionais específicas do negócio. Os questionários podem ser montados de forma linear, ou com roteiros não sequenciais, entre outras opções que vão tornar as rotinas de controle muito mais ágeis e assertivas. Assim, é possível realizar os processos de inspeção e vistorias de forma mais eficiente, com 100% de aderência às demandas da sua empresa.

A ferramenta possui retaguarda com acesso via web, e roda em aplicativo móvel, em aparelhos Android, com atualizações automáticas. Além disso, o TOTVS Checklist pode operar em modo offline, quando não há conexão disponível, permitindo sincronizar os dados posteriormente, assim que houver sinal. A ferramenta se comunica por meio de APIs com qualquer software de gestão disponível no mercado, seja ele da TOTVS ou não. 

Assista à demo de 1 minuto

Principais funcionalidades

• Roteiro do Checklist
• Avaliação e Gerenciamento do Checklist
• Histórico e Rastreamento

Entenda melhor as funcionalidades

Roteiro do Checklist

Por meio do Portal do TOTVS Checklist, você cria seus roteiros de inspeção, de forma totalmente flexível. É lá que você monta os questionários, com os itens que precisam ser verificados/avaliados em cada processo, de acordo com as necessidades específicas da sua empresa e do seu segmento de negócios. 

O roteiro pode incluir questões com resposta do tipo “sim ou não”, de múltipla escolha, com opção única ou não; ou com espaço para comentários. A configuração pode ser feita para que as perguntas sejam respondidas uma a uma, em sequências lineares; ou em roteiros não sequenciais. Nesse caso, você escolhe se quer que todas as perguntas sejam respondidas, ou se a ordem das questões precisa ser necessariamente obedecida. Dessa forma, você evita perda de tempo e gargalos operacionais, quando for preciso dar mais agilidade na realização das checagens.

O TOTVS Checklist também permite criar desvios na opção de resposta dos roteiros. Dessa maneira, você direciona a execução da checagem de acordo com as respostas. Ou seja: uma determinada resposta pode encerrar a questão relativa a um item da inspeção, ou direcionar a vistoria para outra pergunta, permitindo criar roteiros mais completos e aderentes às demandas operacionais da sua empresa.

Avaliação e Gerenciamento do Checklist

Os dados registrados no aplicativo Meu Checklist são sincronizados e ficam disponíveis para os gestores no Portal da ferramenta. A partir daí, eles podem avaliar as informações das vistorias e encaminhar as ações necessárias. A função de Avaliação também está disponível no aplicativo, caso os gestores estejam participando também das avaliações e vistorias em campo.

Histórico e Rastreamento

Todas as inspeções e vistorias realizadas por meio do TOTVS Checklist ficam armazenadas no sistema, assim como os arquivos associados a elas. Dessa forma, você pode usar o Portal da ferramenta para saber exatamente quando as rotinas foram executadas, quem as executou, quais foram as respostas registradas. Assim, é possível recuperar os dados dos checklists realizados e quem são os responsáveis no caso de eventuais falhas de execução dos processos.