Tudo sobre o TOTVS Gestão de Frotas

Vantagens do sistema

Em mercados cada vez mais disputados, todos os ganhos de eficiência são importantes e toda a redução de custos pode fazer a diferença. Com isso, manter um alto índice de disponibilidade na sua frota pode ser fundamental para tornar a sua empresa mais competitiva. 

Para atingir esse objetivo, as empresas precisam de sistemas que ajudem a gerenciar todos os processos de manutenção de suas frotas de maneira eficiente, reduzindo custos e otimizando recursos. Um sistema digital que permita programar e executar todas as rotinas de gestão dos veículos, ajudando aumentar a vida útil dos veículos, sempre com o controle completo de todos os indicadores envolvidos nos processos de manutenção.

A resposta para esse desafio já está disponível. Trata-se do TOTVS Gestão de Frotas, um sistema completo e flexível para gerenciar sua frota de veículos de forma automatizada e inteligente.

 

Setores atendidos

  • Manufatura
  • Logística
  • Distribuição
  • Agronegócio
  • Saúde
  • Serviços

 

Principais benefícios

O TOTVS Gestão de Frotas é um sistema completo para o planejamento e controle de frotas. Desenvolvido pela NG Informática, em parceria com a TOTVS, o sistema proporciona um controle efetivo de abastecimentos e gestão de pneus e gerencia o planejamento e execução de manutenções preventivas e corretivas.

O sistema disponibiliza ainda, rotinas específicas para o tratamento de ocorrências como: sinistros, multas e controle de documentos. Dessa maneira, você tem controle total sobre o gerenciamento das atividades da sua frota, desde os insumos envolvidos, até a administração da mão-de-obra e a contabilização de todos os custos da frota. O resultado é a otimização dos gastos, com maior disponibilidade dos veículos e o aumento da vida útil dos veículos.  

O TOTVS Gestão de Frotas é embarcado no ERP Protheus, da TOTVS. E pode ser contratado no modelo de licenciamento tradicional, ou por assinatura. Com isso, os dados de custos e insumos são integrados de forma automática aos módulos de Contabilidade, Compra e Estoque do TOTVS Backoffice – Linha Protheus.

O sistema pode rodar em nuvem ou em servidores próprios da sua empresa, e é bastante flexível. O TOTVS Gestão de Frotas também possui grande escalabilidade, permitindo atender igualmente operações de pequeno, médio e grande porte. O TOTVS Gestão de Frotas conta ainda com uma série de indicadores de desempenho que permitem dar mais assertividade à sua tomada de decisões relativas ao gerenciamento da sua frota de veículos. 

 

Principais funcionalidades

Visão geral:

  • Cadastro e Padronização de Veículos
  • Estrutura de Veículos
  • Manutenções Corretivas e Preventivas
  • Ordens de Serviço de Reforma
  • Gestão de Oficinas
  • Gestão de Pneus
  • Gestão de Abastecimento
  • Gestão de Multas
  • Gestão de Documentos
  • Controle de Portaria
  • Indicadores Gerenciais

 

Entenda melhor as funcionalidades

Cadastro e Padronização de Bens

O Cadastro de Veículos do TOTVS Gestão de Frotas permite registrar uma ficha completa de cada veículo, com dados básicos, como fornecedor, fabricante, modelo, série etc. Também é possível armazenar informações específicas de cada veículo registrado na sua frota. Desse modo, você tem todas as especificações registradas para consulta, facilitando a gestão de manutenção.

Para facilitar o processo de cadastro, o TOTVS Gestão de Frotas também permite padronizar os veículos, criando famílias a partir de características comuns. Assim, fica mais fácil implementar o sistema e fazer alterações cadastrais mais rapidamente.

Estrutura de Veículos

O  TOTVS Gestão de Frotas permite a montagem da estrutura de cada veículo, com a identificação de cada componente e subcomponente. Dessa maneira, o sistema permite que você monte um número ilimitado de componentes e níveis. E para facilitar a implantação dos bens no cadastro, o usuário poderá determinar uma estrutura como padrão, agilizando a montagem dos demais veículos da mesma categoria no sistema.

Manutenções Corretivas e Preventivas

Com o cadastro e a estrutura dos veículos construídos, é hora de começar a aproveitar as vantagens da implementação do TOTVS Gestão de Frotas. Na Manutenção Preventiva, o sistema permite cadastrar os serviços a serem realizados em cada bem e o intervalo de entre cada um deles. Dessa forma, toda vez que um dos serviços for executado, você poderá informar o tipo de controle realizado, indicar a previsão de parada do bem, o relacionamento de insumos, apontamento das tarefas e o checklist a ser realizado.

Isso permite organizar melhor as paradas programadas dos veículos, dando mais confiabilidade e previsibilidade à sua operação de frota. Além disso, a boa gestão de manutenção ajuda a otimizar a vida útil dos veículos e aumentar a sua disponibilidade. O sistema também trabalha com inteligência, dando prioridade às Ordens de Serviço Corretivas, para que os veículos voltem a operar o mais rápido possível.

Ordem de Serviço de Reforma

Com o TOTVS Gestão de Frotas, você também está preparado para intervenções maiores do que as manutenções regulares. O sistema permite gerar Ordens de Serviço de Reforma, para grandes manutenções, envolvendo veículos de maior complexidade e seus componentes.

Desse modo, ao mesmo tempo em que você acompanha as ordens de serviço relativas a cada componente, o sistema proporciona uma visão única de todo o processo de manutenção. Além disso, você pode analisar o custo da reforma e registrar o consumo de peças e materiais, permitindo rastrear o histórico da reforma e o custo de cada componente.

Gestão de Oficinas

Com a funcionalidade de Gestão de Oficinas do TOTVS Gestão de Frotas, você faz todo o controle de Ordens de Serviço, apontamentos de atividades de manutenção preventiva e corretiva dos veículos. O sistema permite ainda controlar o gasto de peças e insumos, registrar as horas de serviço da mão-de-obra e gerenciar suas equipes com mais inteligência, otimizando a força de trabalho. Além disso, os apontamentos podem ser integrados ao sistema por meio do app Mnt NG, em tablets ou smartphones Android. O app funciona em modo on-line ou offline, para facilitar a operação, mesmo quando a conexão com a internet esteja indisponível.

Gestão de Pneus

Os pneus são a segunda maior fonte de custos na manutenção de uma frota. Com o TOTVS Gestão de Frotas, você otimiza o uso das peças e conta com uma série de ferramentas de controle, que incluem controle de sulcos, acompanhamento da vida útil de cada unidade, identificação de cada pneu utilizado na frota (a partir da marca de fogo), movimentações, rodízios, inspeções e recapagens. 

Todos os dados relativos aos pneus são registrados no sistema, incluindo no sistema todas as informações importantes, e permitindo identificar a representatividade desse componente no custo geral das frotas. Por meio do processo de análise técnica, pode-se dar o destino correto ao pneu, seja para o estoque, para uso da frota, para reforma ou para sucata.

Gestão de Abastecimento

Você sabe qual veículo consome mais combustível na sua frota? E quais são os mais econômicos? Com o TOTVS Gestão de Frotas, você tem a resposta para essas perguntas e muito mais. O sistema conta com procedimentos específicos para Gestão de Abastecimento. Com ele, você controla a origem (interna ou externa) do abastecimento. Além disso, registra informações referente aos abastecimentos realizados em postos comuns ou nas redes conveniadas (Repom, CTF, ESSO Card, Ticket Card e outros). A importação automática dos abastecimentos realizados em postos conveniados, por sua vez, permite a análise e correção de eventuais inconsistências no processo.

O processo de Gestão de Abastecimento permite gerar dados estatísticos sobre consumo de combustível, que ajudam a identificar fontes de ineficiência, como veículos desregulados ou motoristas que gastam mais combustível em suas viagens.

Gestão de Sinistros

Mantenha um controle rigoroso dos sinistros que envolvam sua frota, para aumentar a segurança da operação, reduzir custos e controlar riscos. O TOTVS Gestão de Frotas dispõe de procedimentos específicos para o controle e registro de sinistros. Seja um acidente, incidente ou roubo, os sinistros são registrados no sistema por meio de uma rotina detalhada, possibilitando uma informação completa da ocorrência.

Dessa maneira, você pode acompanhar os inquéritos instaurados e tomar as medidas cabíveis no processo, assim como solicitar a apropriação de débitos aos responsáveis além da aplicação de advertência disciplinar. Além disso, o TOTVS Gestão de Frotas permite ainda a abertura de Ordens de Serviço corretivas, para consertos relacionados aos sinistros ocorridos.

A gestão do sinistro inclui ainda o registro dos documentos pertinentes às ocorrências, informações de prejuízos com cargas, imóveis, indicação de testemunhas, veículos de terceiros, vítimas das ocorrências e até mesmo o envolvimento de animais. Todos os dados ficam disponíveis para consultas e relatórios, permitindo que você possa analisar de forma rápida e prática, os sinistros relacionados a cada frota.

Gestão de Multas

Evite dores de cabeça por causa de multas. Com o TOTVS Gestão de Frotas, você tem o registro completo das infrações de trânsito relacionadas a sua frota. O sistema permite registrar a descrição detalhada da infração. E você ainda pode verificar a situação de pagamento da multa, identificar as causas e os envolvidos na ocorrência para a indicação dos responsáveis, avaliação da possibilidade de entrada com recurso. O sistema também permite gerar o pedido de restituição da multa, quando for o caso.

A Gestão de Multas do TOTVS Gestão de Frotas permite ainda gerenciar a pontuação de infrações na habilitação de seus motoristas, possibilitando controlar o status dos condutores, para administrar melhor sua equipe.

Gestão de Documentos

Mantenha os veículos da sua frota em condições regulares. O TOTVS Gestão de Frotas administra todo o processo de documentação necessária dos veículos, como IPVA, DPVAT, CRLV, Leasing, documentação de penhora, Manifestos de Transporte, entre outros. O sistema faz o controle de registros, pagamentos e vencimentos, além da geração e controle de documentação a vencer periodicamente.

O TOTVS Gestão de Frotas também permite administrar custos relativos à frota, sejam eles pagamentos de taxas ou horários de despachantes. Assim, você acompanha a evolução dos gastos de forma simples e rápida. 

Controle de Portaria

Aumente a segurança da sua operação de frotas com um controle efetivo de portaria no seu pátio de veículos. O TOTVS Gestão de Frotas permite controlar a entrada e saída da frota, com registro de dados sobre motoristas, veículos, rotas, garagens e controle de visitas. Além disso, permite um checklist completo de chegada para registrar qualquer anormalidade percebida pelo motorista no veículo, possibilitando a abertura de Ordens de Serviço corretivas

O Controle de Portaria do sistema também permite visualizar o tempo previsto para liberação da frota para que ela seja alocada para uma viagem.
Você pode ainda bloquear a saída do veículo caso algum serviço de manutenção ou preparo não seja concluído e a segurança esteja comprometida. 

Indicadores Gerenciais

Conheça todos os indicadores de desempenho da sua frota, de forma simples e intuitiva. O TOTVS Gestão de Frotas conta com indicadores gerenciais completos, permitem uma tomada de decisões mais rápida e assertiva na administração da frota. Além disso, você pode criar seus próprios referenciais e valores de avaliação, de acordo com as necessidades específicas da sua operação. 

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