Tudo sobre o TOTVS Logística TMS

Vantagens da solução

As cadeias produtivas do setor industrial passam por uma profunda transformação. Em todos os segmentos, elas se tornam mais integradas, tornando o cenário extremamente competitivo e cada vez mais globalizado. Esse quadro também impacta as empresas de transportes, que necessitam de agilidade e eficiência para atender às demandas e exigências do setor.

Para que estejam à altura desse desafio, as empresas transportadoras precisam de uma solução que possa atender todas as suas necessidades fiscais, comerciais, operacionais e financeiras de ponta a ponta. A boa notícia é que essa solução já existe.

Estamos falando do módulo Protheus Gestão de Transporte – TMS. Desenvolvido pela TOTVS para atender operações de transportes rodoviário, com modalidades fracionada e lotação, ele é uma solução extremamente robusta, e que ao mesmo tempo proporciona grande flexibilidade para transportadoras de todos os tamanhos.


Setores atendidos

  • Transportes
  • Logística
  • Indústrias (farmacêuticas, têxteis, automotoras etc.)


Principais benefícios

Com o TOTVS Logística TMS, você ganha controle total sobre a movimentação dos volumes e os reflexos fiscais, operacionais e financeiros decorrentes deste processo.  O módulo também permite melhorar o planejamento, reduzir riscos, controlar documentações e diversos outros processos que fazem parte da rotina dos serviços de transporte de carga.

Assim, você pode gerenciar todo o transporte das mercadorias, com informações detalhadas e precisas sobre a movimentação. O sistema permite saber exatamente, o que, quanto e quando cada volume será entregue.

O sistema pode se conectar de forma integrada às soluções de backoffice das linhas Protheus e Datasul, da TOTVS. Na configuração básica, o TOTVS Logística TMS conta com os módulos de estoque e custos, compras, financeiro e suprimentos do Protheus Backoffice, para dar suporte aos processos de contabilização integrada, gestão e comunicação eletrônica fiscal, gestão financeira e de compras de insumos e equipamentos.

O TOTVS Logística TMS também é escalável. Ou seja, você não precisa trocar de solução à medida que sua empresa cresce. Isso acontece porque o sistema conta com uma plataforma de desenvolvimento construída em linguagem própria, o ADVPL. Assim, ele oferece melhor performance e permite suporte e funcionamento independentemente da quantidade de usuários conectados à solução.

O sistema pode ser acessado de forma remota com aplicativo cliente local na máquina do usuário ou mesmo via web. Além disso, possui disponibilidade de algumas APIs e webservices prontos para facilitar a integração com outras soluções.


Módulos que compõem a solução

Visão geral

  • Cadastros
  • Serviços
  • Logística
  • Seguro
  • Comercial
  • Terceiros
  • Documentos e Regras
  • Transporte
  • SAC
  • Recebimento
  • Viagens
  • RRE
  • Manutenção de bloqueios
  • Incompatibilidade
  • Ocorrências
  • Conciliação Sobras e Faltas
  • Financeiro
  • EDI
  • Controle Documentos Exigidos
  • Operadoras de Frota
  • Internacional
  • Redespacho
  • Custo de transporte
  • Controle de diárias
  • Controle de jornada de motoristas
  • Analytics


Entenda melhor cada módulo

Cadastros

A função de Cadastros é o pontapé inicial para você aproveitar todas as vantagens do TOTVS Logística TMS. É lá que você preenche os dados de cadastros básicos (clientes, fornecedores, produtos etc.), que também serão usados pelos diversos módulos do backoffice. 

Mas isso é só o começo. Você também pode configurar informações específicas e importantes para a sua transportadora. No Complemento de Produtos, por exemplo, é possível configurar se um produto é perigoso, o limite de valor embarcado, a idade máxima do veículo que deve transportar este produto etc.

Serviços

Aumente a eficiência operacional da sua transportadora e melhore o acompanhamento da operação de transporte. Com a função de Serviços, o TOTVS Logística TMS permite criar etapas de acompanhamento de cada atividade de sua operação, controlando a velocidade de carga e descarga, e acompanhando as viagens em tempo real. 

Além disso, você pode criar serviços de cunho comercial permitindo vincular e 

controlar mais facilmente os tipos de tabela de frete usados tanto nos serviços fracionados, quanto nos serviços de lotação. 

Desse modo, você gerencia melhor os serviços prestados para cada cliente, e pode diversificar suas tabelas de frete sem dores de cabeça, ganhando mais flexibilidade nas suas negociações e impulsionando o desempenho comercial da sua empresa.

Logística

A função Logística é o coração do TOTVS Logística TMS. Com ela, você monta sua estrutura de atendimento, com filiais e regiões atendidas, e roteiriza suas viagens a partir dos pontos de entrega e coleta estabelecidos. 

Além de relacionar todas as cidades atendidas e identificar geograficamente cada uma das filiais da transportadora, é possível criar macro-regiões para que as cidades que a compõem herdem suas características. O sistema ainda permite dividir uma cidade em diversas zonas de atendimento, configuradas por um conjunto de CEPs.

Com a criação das Rotas vinculadas aos serviços e às zonas, o sistema já pode separar os documentos (Solicitações de Coleta, Conhecimentos etc.) que podem ou devem ser atendidos por ela. 

Além destes exemplos ainda é possível efetuar os cadastros de distâncias, prazos, feriados, rodovias, praças de pedágios e áreas de restrição.

Desse modo, fica muito mais fácil planejar e visualizar sua malha de operação. O resultado é a otimização das rotas e a redução no tempo de viagem, aumentando sua eficiência e melhorando o atendimento aos clientes.

Seguro

Não perca tempo com a gestão dos prêmios de seguro das suas cargas. A função Seguro do TOTVS Logística TMS permite apurar os valores de prêmio a pagar, de forma automática, desde o cadastro da tabela de percentuais conforme origem x destino, até o cálculo previsto do prêmio a pagar. 

O TMS atende às exigências do mercado e, além disso, também executa a comunicação com a AT&M para que seja feita a Averbação eletrônica dos documentos de transporte. Desse modo, você elimina papelada, preenchimento manual de dados e reduz erros, agilizando todos os processos relativos às apólices de seguro.

Comercial

Ganhe mais flexibilidade para negociar com seus clientes e atender às demandas do mercado, de acordo com os tipos de processo de transporte e diversidade de produtos. A função Comercial do TOTVS Logística TMS permite que você faça todo o gerenciamento comercial com seus clientes facilmente. Você pode criar configurações específicas para fretes fracionados ou por lotação, com cálculos por volume, peso, distância, tipo de carga etc. 

Ao todo, o TMS conta com 15 opções de base de cálculo, que permitem criar uma infinidade de tabelas de frete. Além disso, a função Comercial permite executar cálculo de reajustes, cadastrar prazos e/ou distâncias por clientes, entre outras rotinas.

Nos Contratos de clientes é possível manter negociações com vigências distintas e, para cada negociação, você pode vincular os diversos serviços prestados pela transportadora. Tudo de forma flexível, de acordo com sua necessidade. É possível, por exemplo, configurar diversas formas de critérios de rateio de frete. Tudo para tornar sua rotina mais simples e dar mais efetividade à sua estratégia comercial.

Terceiros

Gerencie a contratação de frotas de terceiros diretamente no TMS e aumente sua capacidade de atendimento sem perder o controle da operação. Com a função Terceiros do TOTVS Logística TMS, você efetua o registro dos acordos comerciais com os fornecedores de veículos e registra as informações necessárias para calcular os valores devidos para cada tipo de serviço prestado. 

É possível cadastrar tabelas por rota ou por componente. Com isso, você ganha mais flexibilidade para fechar acordos com terceiros, e melhora a gestão dos contratos, de olho nos prazos de vigência e nos termos de cada negociação.

Documentos e Regras Fiscais

A diversidade de situações fiscais que envolve o setor de transporte é de enlouquecer. Em uma operação municipal, por exemplo, é obrigatório o uso da NFST. Para as demais operações, no entanto, é exigido o uso do CTE.  Dentro de cada tipo de documento, podem existir diferenças de alíquotas, regimes especiais, regras específicas origem – destino do transporte, diferença de tributação de acordo com o componente. 

Mas você não precisa se desesperar com isso. O TOTVS Logística TMS permite gerenciar facilmente os diferentes tipos de documentos fiscais específicos exigidos nas operações de transporte. Além disso, ele permite criar regras genéricas para as filiais da sua transportadora, ou regras específicas para seus clientes. 

Tudo é feito de forma automática, evitando preenchimento manual e erros de cálculo. Com isso, os documentos são incorporados automaticamente e a geração dos documentos de transporte será feita com maior assertividade. Desse modo, fica muito mais fácil incorporar as características de cada operação e manter o compliance fiscal da sua empresa em qualquer cenário. 

Transporte

Aumente a segurança no transporte de cargas e melhore a gestão de custos das equipes. A função de Transportes do TOTVS Logística TMS permite controlar tudo que você precisa para dar início à movimentação de cargas. Com ela, você cadastra motoristas, ajudantes, tipos de veículos e veículos e melhora a alocação dos recursos. Na prática, você ganha mais eficiência no controle de documentações envolvendo entregas, devoluções e reentregas; mais assertividade na cobrança de serviços adicionais, e ainda garante o compliance nos contratos com clientes e seguradoras.

Para começar, em cada viagem, você sabe exatamente se o motorista é próprio, terceiro ou agregado, e ainda pode cadastrar os ajudantes e fazer o vínculo desses profissionais com os motoristas. O sistema registra ainda a categoria de habilitação do motorista, se ele é habilitado para o transporte de cargas perigosas, qual o limite permitido de cargas e valores embarcados etc. Desse jeito, você não corre o risco de quebrar contrato ou perder o seguro escalando um profissional que não esteja devidamente capacitado para determinada viagem.

A função Transportes permite também cadastrar cada veículo utilizado no transporte de mercadorias: Cavalo, Carreta, Toco, Truck etc. Assim, você pode saber exatamente o veículo a ser usado em cada operação, especialmente quando o pagamento e o recebimento de frete são feitos com base em tipo de veículo e distância. 

Além disso, o sistema identifica o proprietário do veículo, a quem os pagamentos dos contratos de carreteiro serão direcionados. Tudo de forma integrada ao módulo Financeiro, permitindo ainda verificar se o limite de carregamento do caminhão está sendo respeitado. 

A função de Transporte permite controlar também outros processos da sua empresa:

  • Movimento de Custo de Transporte: todas as movimentações financeiras geradas numa viagem ficam registradas para que seja possível controlar os custos de cada serviço. 
  • Monitor de Agendamento: mantenha o perfeito controle do agendamento de entregas. Quando você cadastra uma data para efetuar o serviço, o Monitor de Agendamento do TMS gera os dados da viagem no sistema e verifica as informações para priorizar ou não a entrega. 
  • Manutenção de documentos: além dos documentos principais conhecidos como NFST (Nota fiscal de serviço de transporte) ou CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) o sistema possui facilitadores para geração de documentos que envolvem, complemento de frete, reentrega, devolução, armazenagem, anulação, substituição etc. 
  • Comprovante de entrega: gerencie as datas de entrega dos canhotos de notas fiscais ou do CT-e de todas as suas viagens. O TMS permite gerar um relatório que pode ser enviado para os clientes e usado como comprovante da entrega dos canhotos. 
  • Geração de cobrança de serviços adicionais: crie gatilhos para cobrança de serviços adicionais. O TOTVS Logística TMS permite classificar situações imprevistas no sistema, como armazenagem ou estadia, para gerar a cobrança de forma automática.

SAC

Responda rapidamente os pedidos de cotação dos clientes e ganhe maior capacidade comercial em seu negócio. O SAC do TOTVS Logística TMS permite simular o cálculo de frete, permitindo uma resposta rápida e precisa aos pedidos de transporte específico feitos pelos clientes.

A função é integrada com as áreas operacionais. Ao fechar a cotação, o pedido de coleta é gerado automaticamente para dar início ao serviço, de acordo com a setorização do atendimento, recursos disponíveis e outras demandas para a mesma região. 

Recebimento

Já pensou em automatizar o recebimento de milhares de notas fiscais, para reduzir a possibilidade de erros, aumentar a agilidade no processo e melhorar a qualidade das informações geradas? O TOTVS Logística TMS pensou nisso para você. 

A partir do momento em que sua empresa efetua uma coleta, o TMS mantém o registro de todas as notas fiscais coletadas, por meio de digitação, importação de XML ou de arquivos EDI. Assim, ele busca as negociações comerciais acordadas com o embarcador ou os valores da cotação, para que o frete seja calculado.

Em seguida, o sistema verifica as configurações fiscais para aquela prestação de serviços e calcula os impostos. Uma vez gerado o documento de transporte, ele cria a demanda de transporte na área operacional.  Tudo automático e com 100% de conformidade em relação à legislação fiscal. 

Viagens

Agilidade e eficiência são fundamentais na área de logística. Organize suas atividades para otimizar o tempo de viagem em cada serviço. A função Viagens, do TOTVS Logística TMS agiliza o escoamento da carga conforme a malha definida na Logística, ajuda a controlar custos, reduz o tempo das viagens e otimiza o uso dos recursos, melhorando o aproveitamento dos caminhões.

O TMS permite gerar viagens de coleta, transferência e entrega. Com ele, você visualiza todo o processo de coleta de mercadorias, transferência de volumes entre filiais, entregas e tentativas de entrega, seja com volumes fracionados ou em carga fechada. 

O sistema indica ainda os documentos pendentes para cada rota, efetua a leitura do código de barras dos documentos para carregamento dos documentos na viagem etc. Para as viagens realizadas por terceiros, também é possível informar uma Operadora de Frota (Pamcard ou Repom), definir se o pagamento dos custos será feito pelo módulo Gestão de Frete Embarcador”, checar os custos a viagem, vincular despesas e adiantamentos nas viagens entre outros processos.

Operadoras de Frota

Melhore o controle dos custos de viagens. O TOTVS Logística TMS tem integração nativa com as operadoras de frotas Repom e Pamcard. Com isso, você pode oferecer cartões para cobrir os gastos em viagens com veículos contratados junto a terceiros ou agregados.

Os cartões são um meio de pagamento mais seguro, e evitam que o motorista carregue dinheiro vivo. Além disso, o registro dos pagamentos é feito automaticamente no sistema, melhorando sua administração financeira.

RRE – Regras de Restrições de Embarque

Aumente a segurança do transporte e reduza os riscos do seu negócio. O TOTVS Logística TMS permite criar Regras de Restrição de Embarque, considerando limites de peso, valor de mercadoria, características exigidas para veículos e motoristas. E você pode cadastrar regras gerais, ou específicas, aplicadas a cada cliente. Assim, você evita quebras de contrato com clientes ou seguradoras, por inadequação no transporte da carga.

As regras podem ser habilitadas em diversos pontos do sistema como por exemplo Solicitação de Coleta, Cotação, Cálculo do frete, Viagem etc. Se o TMS identificar alguma infração, será gerado um bloqueio até que um usuário autorizado faça a liberação ou rejeite o processo. Vale destacar que qualquer exceção é rastreável. Ou seja, o sistema tem o registro do fato e da liberação. 

Incompatibilidade

Se você transporta produtos perigosos ou incompatíveis, o sistema permite que sejam cadastradas regras que analisarão a compatibilidade dos produtos carregados num mesmo veículo e bloqueará a viagem caso seja identificada uma incompatibilidade. Desse modo, você evita acidentes e reduz o risco da operação.

Controle de Documentos Exigidos

Mantenha o controle da documentação exigida para que seus motoristas possam atuar em nichos de mercado como o de carga perigosa, por exemplo. O TOTVS Logística TMS permite verificar a validade dos cursos e certificados específicos, para que a prestação do serviço seja realizada em conformidade com todas as exigências regulamentares ou contratuais.

O sistema também faz a conferência da categoria da CNH do motorista. Uma vez feita a configuração do controle, os usuários responsáveis por este processo terão como gerenciar a apresentação dos documentos e estas informações serão validadas ao se escolher o motorista que vai efetuar a viagem. Com isso, você dá mais segurança ao transporte, evita perda de seguro e reduz o risco de multa por circular com um motorista inabilitado.

Manutenção de bloqueios

Gerencie bloqueios e liberações de processos para aumentar a segurança de suas operações, sem perder a agilidade. Com o TOTVS Logística TMS, você pode, por exemplo, impedir a saída de um caminhão com sobrecarga, evitando multas e dores de cabeça, usando o controle de peso de carga e capacidade do veículo.

Esse e outros bloqueios podem ser configurados no sistema. A eventual liberação pode ser feita de forma simples, ou por meio de aprovação hierárquica. Nesse caso, cada aprovador, receberá apenas os bloqueios que puderem aprovar ou rejeitar. O sistema registrará todas as informações para que seja possível rastrear todo o processo de liberação ou rejeição.

Ocorrências

Melhore o controle de qualidade de suas operações, e seja ágil para tomar providências em caso de imprevistos. O TOTVS Logística TMS conta com uma função de Ocorrências, que permite registrar qualquer situação inesperada na movimentação de volumes, seja durante uma viagem ou dentro do seu estabelecimento. 

A função permite configurar ocorrências simplesmente informativas, ou que gerem pendências por faltas ou avarias; ou, ainda, que podem indicar que o processo foi encerrado ou então que uma entrega não pode ser efetuada devido a alguma restrição do destinatário. 

Quando as ocorrências são lançadas no sistema, elas podem gerar o envio de uma notificação para os próprios usuários do TMS ou para os clientes, por e-mail ou por meio de EDI-Eletronic Data Interchange. Com isso, você melhora sua gestão e identifica rapidamente gargalos e ineficiências operacionais em qualquer área da sua empresa.

Conciliação de Sobras e Faltas

Não perca tempo para fazer a conciliação diária de entrada e saída de milhares de itens em seus caminhões. Com o TOTVS Logística TMS, qualquer sobra ou falta de volumes é registrada no sistema com um apontamento que descreve o volume com características livres, que você mesmo configura. 

A partir dessas características, o sistema procura juntar informações semelhantes ajudando sua empresa a solucionar esse tipo de pendência. Com isso, você faz a conciliação rapidamente, reduzindo custos, ao mesmo tempo em que diminui o prejuízo com o pagamento de indenizações. Além disso, a conciliação ajuda a atribuir responsabilidades e torna possível organizar um trabalho preventivo, com foco nos pontos onde há maior incidência de sobras e faltas. 

Financeiro

Evite dores de cabeça na emissão de faturas. Com o TOTVS Logística TMS você agiliza o processo, reduz a papelada, diminui a possibilidade de erros, e ainda reduz os custos financeiros e o volume de retrabalho. Com ele, você tem flexibilidade para configurar seu faturamento de acordo com os formatos exigidos pelos embarcadores.

O processo é feito automaticamente. Para cada documento de transporte (CT-e, NFST), o sistema gera um título a receber. Esses títulos podem ser gerados individualmente, ou consolidar diversos documentos de transporte, conforme a exigência do cliente. 

O TMS possui configurações para os cenários acima permitindo que os usuários selecionem os documentos a faturar ou, então, que o próprio sistema selecione os documentos e gere as faturas conforme as quebras exigidas pelo próprio Embarcador. Ainda é possível gerar as faturas respeitando as pré-faturas recebidas dos embarcadores.

EDI

Não perca negócios por causa das exigências específicas de padronização de arquivo feitas por seus clientes. O TOTVS Logística TMS permite criar layouts customizados em arquivos EDI para enviar ou receber informações específicas de seus clientes. Vale lembrar que o sistema também inclui os padrões de arquivos mais conhecidos do mercado para troca de informações de Notas Fiscais (NOTFIS), Documentos de transporte (CONEMB), Ocorrências (OCOREN) e financeiro (DOCCOB). 

Internacional

Se a sua empresa realiza operações de transporte rodoviário internacional, o TOTVS Logística TMS não deixa você na mão. O sistema atende transportadoras que iniciam uma operação no Brasill e finalizam a mesma em outros países, que fazem fronteira com o nosso. 

São disponibilizados diversos cadastros específicos desta modalidade como por exemplo, permissões, aduanas, percentuais de frete por país, entre outros. Os documentos CRT e MIC-DTA também estão incluídos nessa função. Com isso, você fica preparado para atender todas as necessidades fiscais desse tipo de operação.

Redespacho

Para atuar em nível nacional, a sua empresa contrata o serviço de outras transportadoras, em outras regiões? Não se preocupe. O TOTVS Logística TMS permite controlar essas operações de redespacho facilmente. Com ele, você tem mais segurança nesse processo, rastreando as mercadorias em cada etapa da viagem, monitorando a empresa parceira.

Custo de Transporte  

Aumente sua rentabilidade, controlando melhor os custos. A função de Custo de Transporte do TOTVS Logística TMS permite ratear o valor pago por todos os documentos de carga incluídos em uma viagem. Assim, é possível apurar os custos fixos e variáveis por filial, cliente e rota. 

O controle pode ser realizado em todos os conhecimentos de carga, mesmo que o transporte seja feito por frota terceirizada. Assim, você também gerencia melhor os contratos de prestação de serviço, aumentando a eficiência da sua operação.

Controle de Diárias

Controle o pagamento de diárias a seus funcionários. O TOTVS Logística TMS permite gerenciar os valores repassados a motoristas e ajudantes em função do pagamento de diárias pagas em casos de viagens que excederam um determinado limite de horas ou em caso de necessidade de refeições durante o trajeto. Tudo é monitorado diretamente pelo sistema, melhorando seu controle de custos e a qualidade na gestão de pessoas.

Controle de jornada de motoristas

Controle o tempo de jornada de trabalho dos motoristas para reduzir o risco de acidentes por exaustão, assim como o risco de processos trabalhistas. A função de Controle de Jornada de Motoristas do TOTVS Logística TMS permite controlar o início e o fim da jornada, do intervalo de refeições, tempo de espera etc. 

Por meio desses apontamentos, é possível checar se os motoristas estão atuando no tempo definido em lei e, caso ocorra algum desvio é possível apontar as justificativas a fim de que todo o processo fique registrado e disponível para qualquer consulta. 

Analytics

O TOTVS Logística TMS conta com visões estratégicas dos indicadores de seu negócio, para melhorar a sua tomada de decisões. O sistema oferece painéis on-line com análise de clientes, ocupação por peso, por tempo, coleta, entregas e de faturamento por região. 

Além disso, você pode contratar à parte o módulo Fast Analytics, que oferece dashboards dinâmicos, em tempo real, com indicadores de: 

  • Receita de Transporte
  • Indenização de Transporte
  • Movimentação da Carga
  • Performance de Entrega
  • Ocorrências de Transporte

 

DEIXE AQUI SEU COMENTÁRIO

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

COMENTÁRIOS DESTE POST

  1. ROBERTO SEVERO RAMOS diz:

    Sou Consultor de uma Empresa de logística de itens de saúde! Verifiquei a necessidade de melhorar o sistema TMS utilizado! Gostaria de receber mais informações sobre o sistema de vocês Com apreço Roberto Severo

  2. Equipe TOTVS diz:

    Obrigado pelo contato, Roberto! Ficamos felizes com seu comentário. Nosso time comercial vai entrar em contato com você. Abs. Equipe TOTVS

  3. Kaique Ribeiro Passos diz:

    Boa tarde! Gostaria de realizar o treinamento do módulo TMS, porém não localizo o curso. Poderia me retornar Aff

  4. Equipe TOTVS diz:

    Obrigado pelo contato, Kaique! Ficamos felizes com seu comentário. Nosso time comercial vai entrar em contato com você. Abs. Equipe TOTVS

Usamos cookies para fornecer os recursos e serviços oferecidos em nosso site para melhorar a experência do usuário. Ao continuar navegando neste site, você concorda com o uso destes cookies. Leia nossa Política de Cookies para saber mais.