Tudo sobre o TOTVS Processos Fiscais

Vantagens do sistema 

Um sistema de recepção, transmissão e custódia fiscal de documentos fiscais otimiza a gestão tributária e assegura a conformidade com a legislação. Se você precisa de um sistema assim, conheça o TOTVS Processos Fiscais. Com ele, você economiza recursos, reduz o tempo gasto em auditorias e dá mais segurança ao processo.

Setores atendidos

• Agronegócio
• Construção e Projetos
• Distribuição
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• Logística
• Manufatura
• Saúde
• Serviços
• Varejo

Principais benefícios

O TOTVS Processos Fiscais atende com excelência todos os segmentos de negócio com demandas fiscais. Trata-se de uma solução fiscal no modelo SaaS de alta disponibilidade e escalonamento automático, tornando-o acessível de qualquer lugar e a qualquer momento.

O sistema é atualizado automaticamente. Desse modo, não há necessidade de infraestrutura local. Isso facilita a integração do TOTVS Processos Fiscais com sistemas corporativos e vários segmentos do mercado, garantindo escalabilidade para empresas de diferentes portes.

Conformidade

O TOTVS Processos Fiscais acompanha a evolução da legislação e está preparado para o novo cenário a partir da Reforma Tributária. Desse modo, fica mais fácil manter a conformidade fiscal dos seus negócios.

Segurança

Além disso, o TOTVS Processos Fiscais é 100% seguro. O sistema utiliza criptografia para garantir a integridade e privacidade dos dados fiscais, protegendo-os contra acessos não autorizados, fraudes e possíveis ataques cibernéticos.

A solução traz ainda inúmeros benefícios na gestão do ciclo de vida de um documento fiscal (Transmissão, Recepção e Custódia).

Automação

A integração do TOTVS Processos Fiscais com as Secretarias da Fazenda e Prefeituras, por sua vez, facilita a transmissão de documentos fiscais de maneira automática, sem a necessidade de intervenção manual. Na prática, isso reduz o risco de erros e penalidades por inconsistências ou atrasos.

O TOTVS Processos Fiscais também automatiza o processo de recebimento de documentos fiscais, como:

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimentos de Transportes (CT-e) 
• Notas Fiscais de Serviço (NFS-e)

Assim, você reduz erros manuais e possibilita um controle mais eficiente das suas operações fiscais.

Inteligência Artificial

O TOTVS Processos Fiscais também conta com recurso de Inteligência Artificial e tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para ler e extrair dados automaticamente de documentos em PDF e diretamente de links de notas fiscais de serviço.

Centralização

Outro benefício é a segurança fiscal oferecida na custódia dos documentos, que são armazenados de maneira centralizada e em conformidade com os requisitos legais. Assim, você elimina a necessidade de armazenamento físico e evita o risco de perda de informações críticas.

Rastreabilidade

O TOTVS Processos Fiscais oferece ainda rastreabilidade dos processos e monitoramento em tempo real dos documentos fiscais. Com isso, você tem mais transparência e melhor controle sobre as operações, para facilitar auditorias e conferências.

Integrações

O TOTVS Processos Fiscais possui integração nativa com os principais ERPs da TOTVS. 

Isso simplifica a troca de informações entre os sistemas e garante que os dados fluam de forma contínua e sem falhas entre as plataformas.

O resultado é um controle interno mais eficiente e melhor comunicação com os órgãos fiscais. Com isso, você ganha eficiência operacional, economiza tempo e reduz custos.

Além disso, o TOTVS Processos Fiscais pode se comunicar com outro sistema da TOTVS ou de terceiros* e a integração pode acontecer por:

• API
• Fiscal Sync

O Fiscal Sync é uma ferramenta auxiliar que se comunica via troca de arquivos XML, tornando a conexão muito mais fácil e transparente. Para isso, no processo de transmissão, ela busca as notas na sua máquina, toda vez que o XML do arquivo de retorno fiscal é gravado.

Já no processo de recepção, a ferramenta deposita o XML capturado junto às prefeituras, secretarias de fazenda ou e-mail, disponibilizando assim a nota pré-digitada nas telas de entrada de nota do seu ERP, pronta para efetivar a entrada no seu sistema de gestão.

* Para integração com sistemas não TOTVS, deverá ser realizado uma avaliação da equipe técnica e só é possível via API

Principais funcionalidades

Visão geral:

• Custódia de documentos
• Transmissão de documentos
• Recepção Direta de Documentos
• Recepção de Documentos por E-Mail

• Gestão de Recepção de Documentos Fiscais por Ator Fiscal
• Consulta de Documentos
• Envio por E-Mail e Impressão dos Documentos
• Manifestação do Destinatário
• Download Massivo de XML
• Gestão Centralizada de Empresa
  • Gestão de Certificado Digital
• Dashboard e Relatórios para acompanhamento da operação

Entenda melhor as principais funcionalidades

Custódia de Documentos

Com o TOTVS Processos Fiscais, você recebe o documento e o armazena em nuvem, de forma automatizada, juntamente com os documentos emitidos pelo sistema. A Custódia está disponível para:

Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) emitidos

• NF-e
• CT-e
• MDF-e
• NFS-e

Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) recebidos

• NF-e
• CT-e
• NFS-e
• NFC-e
• CF-e (SAT)

O TOTVS Processos Fiscais realiza a guarda legal dos documentos fiscais eletrônicos pelo tempo estabelecido na legislação vigente. Após esse período, caso os documentos permaneçam na plataforma, será cobrado o valor relativo à custódia estendida.

Transmissão de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais realiza transmissão (emissão e outros eventos como Manifestação de Destinatário, Carta de Correção e Cancelamento de Nota) dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Notas fiscais de serviço (NFS-e) 

Recepção Direta de Documentos

Com o TOTVS Processos Fiscais, você consulta na base da SEFAZ os documentos emitidos contra o CNPJ da sua empresa. O sistema faz a recepção direta da SEFAZ dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Além disso, também é possível fazer a recepção de Notas fiscais de serviço (NFS-e) por consulta direta com as prefeituras, ou pelo Ambiente de Dados Nacional*, em mais de 3 mil municípios do país.

*Confira os municípios atendidos

Recepção de Documentos por E-Mail

O TOTVS Processos Fiscais também faz a leitura da caixa de e-mail destinada a recepção de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e faz o upload desses documentos (XML) para proporcionar melhor controle da sua operação. Atualmente fazemos a recepção por e-mail dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Os documentos podem ser recebidos nos formatos:

• XML: Via integração direta com as prefeituras ou leitura de caixa de email
• PDF: Via leitura de caixa de email, usando inteligência artificial para reconhecimento das informações da nota

Gestão de Recepção de Documentos Fiscais por Ator Fiscal

O TOTVS Processos Fiscais pode ser parametrizado para que você receba os documentos fiscais relacionados ao ator fiscal envolvido na operação. Dessa forma, você pode filtrar os documentos conforme o seu papel no processo fiscal, reduzindo a quantidade de arquivos recebidos e tornando a gestão mais simples e eficiente.

No caso da NF-e, você pode configurar o sistema para receber os documentos fiscais nos quais o seu CNPJ seja Destinatário, Transportador ou Autorizado a receber o documento.

Já para CT-e, o sistema permite o recebimento de documentos em que o seu CNPJ seja Destinatário, Expedidor, Tomador, Recebedor e Remetente.

Consulta de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais permite pesquisar facilmente os documentos e notas fiscais guardados na nuvem, recuperando a localização dos arquivos XML por:

• Número
• Data
• CNPJ do destinatário

Desse modo, você recupera as informações fiscais da empresa sem perda de tempo, caso seja preciso.

Envio por E-Mail e Impressão dos Documentos

A plataforma TOTVS Processos Fiscais permite a distribuição dos documentos fiscais de forma fácil e descomplicada, tornando acessível os documentos aos interessados. É possível informar também até 10 destinatários no envio de XML e PDF de documentos fiscais (NF-e e CT-e) por e-mail.

Com isso, você pode enviar o documento para até 10 pessoas, além dos destinatários indicados na tag do documento fiscal. O envio para múltiplos endereços é configurado por CNPJ através da plataforma.

 Além disso, você pode imprimir o documento auxiliar da nota, por exemplo DANFE ou RPS, e outros documentos fiscais, de forma bem simples e sempre disponível.

Manifestação do Destinatário

No TOTVS Processos Fiscais, o destinatário da NF-e pode apontar a sua participação comercial descrita no documento fiscal, confirmando e controlando as operações e informações prestadas pelo seu fornecedor, que é o emissor do documento.

O fornecedor da NF-e recebe atualizações no documento fiscal quando o destinatário realiza um evento de manifestação. Desta forma, você faz a transmissão, recepção e custódia do evento.

Download Massivo de XML

No TOTVS Processos Fiscais, o download dos documentos fiscais agora é ilimitado. Basta acessar a plataforma, selecionar o período desejado e solicitar a exportação dos arquivos XML da NF-e, CT-e, MDF-e e NFS-e. O download dos arquivos é realizado por meio de link enviado por e-mail, sem limite de tempo e quantidade de documentos.

Gestão Centralizada de Empresas

Com o TOTVS Processos Fiscais, você pode configurar todas as suas empresas e gerenciar os recebimentos em um único local. Isso permite relatórios unificados e maior controle da gestão fiscal.

Gestão de Certificado Digital

Com o TOTVS Processos Fiscais você evita interrupções na emissão e recebimento de documentos fiscais. O sistema exibe as datas de validade dos seus certificados digitais na lista de estabelecimentos da sua empresa. 

Além disso, você pode configurar alertas de vencimento do prazo. Desse modo, é possível tomar as providências de renovação para evitar problemas na sua operação.

Dashboard e Relatórios para Acompanhamento da Operação

Tenha acesso a dashboards e relatórios com informações em tempo real sobre as entradas e saídas de notas, incluindo:

• Relatório de NFSe: status das notas, com visão única de documentos com erro, cancelados ou não autorizados, acompanhados dos motivos.
• Relatório de alíquotas e valores pagos: detalhamento por produto e totais consolidados (apenas para NFC-e custodiadas)
• Dashboard de consumo de documentos: acompanhe, em tempo real, o uso do seu pacote de documentos.

E muito mais para otimizar sua gestão fiscal.