Tudo sobre o TOTVS Processos Fiscais

Vantagens do sistema

O alto nível de complexidade do sistema tributário brasileiro exige um grande esforço das empresas para manter seus negócios em conformidade com o fisco. Há um elevado número de exigências a serem cumpridas, que demandam um grande esforço das organizações.

Uma dessas exigências é a obrigação de guardar por pelo menos cinco anos os documentos fiscais emitidos pelas empresas ou contra elas. Em operações fiscais, isso significa arquivar e gerenciar a guarda de milhares de notas e cupons fiscais ao longo dos anos.

A tarefa se torna impossível sem uma boa ferramenta de gestão digital de documentos. E quanto maior for a sua operação, mais difícil o cenário se torna. A boa notícia é que o TOTVS Processos Fiscais pode resolver esse problema para você.

 

Setores atendidos 

  • Todo e qualquer segmento que tenha demandas fiscais

 

Principais benefícios

O TOTVS Processos Fiscais é um sistema em nuvem (SaaS) que permite a emissão, assegura a recepção, gestão, guarda segura e monitoramento de documentos e certificados fiscais eletrônicos.

Os documentos ficam armazenados em nuvem, pelo prazo determinado em lei. Dessa forma, sua empresa mantém 100% de compliance fiscal, evita multas e pode consultar esses arquivos facilmente, sempre que for necessário. 

O sistema é contratado por pacotes com a quantidade de documentos emitidos ao longo de faixas estabelecidas e oferece alta disponibilidade, com acesso 24 horas por dia, sete dias por semana. O TOTVS Processos Fiscais possui grande escalabilidade, atendendo facilmente o crescimento de demanda da sua empresa. A cada mês, o sistema recebe cerca de quinhentos milhões de documentos de seus clientes para guarda.

O armazenamento tem alto nível de segurança, impedindo o acesso indevido aos documentos fiscais da sua empresa. Você também pode configurar os diferentes níveis de acesso dentro do sistema, de acordo com a política da sua organização. O sistema permite o envio dos XML emitidos a cada mês, para contabilidade externa, caso seja necessário.

Outra vantagem é que o TOTVS Processos Fiscais ajuda a monitorar os documentos emitidos, gerando alertas quando algum documento foi emitido em contingência e não foi enviado para a Sefaz, evitando que sua empresa seja punida por sonegação.

O sistema apresenta uma excelente usabilidade, com interface simples e intuitiva. O acesso é feito por meio de portal web, com login e senha. A navegação é responsiva, isso significa que o portal do TOTVS Processos Fiscais pode ser acessado por tablet, notebook ou celular, sendo compatível com todos os navegadores de internet e sistemas operacionais disponíveis no mercado.

O sistema tem integração nativa com todos os ERPs da TOTVS, e pode ser instalado uma ferramenta auxiliar em sua máquina, que irá se comunicar via troca de arquivos XMLs com qualquer sistema de gestão utilizado na sua empresa, a ferramenta busca as notas na sua máquina, toda vez que o XML do arquivo de retorno fiscal é gravado. 

 

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Principais funcionalidades

Visão geral:

  • Guarda e Transmissão de Documentos
  • Consulta de Documentos
  • Monitoramento de Documentos Emitidos
  • Monitoramento de Sequência de Documentos
  • Relatórios, Dashboards e Monitoramento de PDVs
  • Envio de Alertas 
  • Monitoramento de expiração de certificado digital
  • Envio por e-mail e impressão dos Documentos
  • Manifestação do Destinatário
  • Monitoramento do CNPJ
  • Custódia e validação dos XMLs
  • Carta de Correção Eletrônica
  • Integração nativa com todos os ERPs TOTVS

 

Entenda melhor as principais funcionalidades:

Guarda e Transmissão de Documentos

A guarda e a transmissão de documentos é a principal funcionalidade do TOTVS Processos Fiscais. O envio dos documentos fiscais para a nuvem é automatizado e o sistema armazena:

  • Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
  • Notas Fiscais ao Consumidor Eletrônicas (NFC-e)
  • Cupons Fiscais SAT e CF-e
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
  • Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços (CT-e OS)
  • Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE)

A aplicação realiza o sincronismo dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) na base da SEFAZ e Prefeituras além de permitir fazer o upload de notas emitidas por terceiros contra o CNPJ da sua empresa, para proporcionar uma gestão completa dos documentos fiscais relativos à sua operação.

Consulta de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais permite pesquisar facilmente os documentos e notas fiscais guardados na nuvem, recuperando a localização dos arquivos XML por número, por data ou pelo CPF ou CNPJ do destinatário. Desse modo, você recupera as informações fiscais da empresa sem perda de tempo, caso seja preciso.

Monitoramento de Documentos Emitidos

O TOTVS Processos Fiscais também executa o monitoramento ativo da emissão de documentos fiscais na sua empresa. Com isso, ele é capaz de identificar, por exemplo, quando alguma nota foi emitida em contingência, mas não foi enviada para a Sefaz. Dessa forma, fica muito mais fácil manter o compliance fiscal da empresa, e evitar multas e punições da Receita.

Monitoramento de Sequência de Documentos

Com o TOTVS Processos Fiscais, você não perde a sequência dos documentos fiscais emitidos. O sistema acompanha a sequência de numeração e avisa quando há algum número faltando na sequência de notas enviadas por lote à Sefaz. Desse modo, você pode providenciar a correção e regularizar o registro junto ao Fisco.

Relatórios, Dashboards e Monitoramento de PDV

Quem tem o TOTVS Processos Fiscais conta com uma série de relatórios e dashboards para obter uma visão mais estratégica da operação e dos dados fiscais da empresa. Você pode ver as informações por estabelecimento ou por grupo. 

Os relatórios de movimento exibem dados mensais sobre as emissões e recebimentos de notas na sua empresa, oferecendo uma visão completa das notas. 

Para o segmento do varejo, o sistema conta com dashboards dinâmicos, para você acompanhar os documentos fiscais emitidos por parcela de cliente e, também, por PDV em tempo real. O dashboard de PDVs identifica ainda as notas emitidas e canceladas por ponto de venda, e monitora quais estão on e off-line, para você gerenciar melhor o parque de PDVs instalados nas suas lojas.

Envio de Alertas

O TOTVS Processos Fiscais gera alertas para você quando há notas que foram emitidas em contingência e, por qualquer motivo, não tenham sido enviadas para a Sefaz, ou quando há falhas na sequência de numeração das notas.

Também permite visualizar na tela quando os pontos de venda estão off-line, para você não perder tempo e corrigir os problemas rapidamente. O sistema emite alertas em tela e por e-mail quando seus certificados digitais estão perto de expirar.

Monitoramento de expiração de certificado digital

Garanta a gestão de certificados digitais e não perca nenhum prazo de renovação, já que o sistema emite alertas em tela e por e-mail quando seus Certificados Digitais estão perto de expirar.

Envio por e-mail e impressão dos Documentos

A plataforma permite a distribuição dos documentos fiscais de forma fácil e descomplicada, tornando acessível os documentos aos interessados. Além disso, é possível imprimir a DANFE e outros documentos fiscais, de forma bem simples e sempre disponível.

Manifestação do Destinatário

O destinatário da NFe pode apontar a sua participação comercial descrita no documento fiscal, confirmando e controlando as operações e informações prestadas pelo seu fornecedor, que é o emissor do documento.

Monitoramento do CNPJ

A aplicação faz o sincronismo dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) na base da SEFAZ e Prefeituras, monitorando o CNPJ da sua empresa.

Custódia e validação dos XMLs

A plataforma efetua a Custódia e Validação dos XMLs além de permitir o upload de notas emitidas por terceiros contra o CNPJ da sua empresa, proporcionando uma Gestão Completa dos documentos fiscais relativos à sua operação.

Carta de Correção Eletrônica

Gere a Carta de Correção Eletrônica, e corrija eventuais erros nas notas de maneira simples, sendo uma alternativa aos formulários de correção.

Integração nativa com todos os ERPs TOTVS

O TOTVS Processos Fiscais é uma solução agnóstica, ou seja, se comunica com qualquer sistema de gestão, sendo da TOTVS ou não, e a integração pode acontecer de duas formas: por APIs ou pelo Fiscal Sync.

O Fiscal Sync é uma ferramenta auxiliar que pode ser instalada em sua máquina. Ela se comunica via troca de arquivos XMLs padrão SEFAZ, tornando essa conexão muito mais fácil e completamente transparente.

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