Tudo sobre o TOTVS Processos Fiscais

Vantagens do sistema 

A implementação de um sistema de recepção, transmissão e custódia fiscal de documentos fiscais no Brasil traz inúmeras vantagens para as empresas, otimizando a gestão tributária e assegurando a conformidade com a legislação.

Se você precisa de um sistema assim, conheça o TOTVS Processos Fiscais. Com ele, você promove a economia de tempos e recursos, ganha agilidade e segurança na recepção, transmissão e custódia de documentos fiscais e reduz o tempo gasto em auditorias e conferências manuais.

Setores atendidos

• Agronegócio
• Construção e Projetos
• Distribuição
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• Logística
• Manufatura
• Saúde
• Serviços
• Varejo

Principais benefícios

O TOTVS Processos Fiscais atende com excelência todos os segmentos de negócio com demandas fiscais. Trata-se de uma solução fiscal no modelo SaaS de alta disponibilidade e escalonamento automático, tornando-o acessível de qualquer lugar e a qualquer momento.

O sistema conta com atualizações automáticas e não há necessidade de infraestrutura local. Isso facilita a integração do TOTVS Processos Fiscais com sistemas corporativos e vários segmentos do mercado, garantindo escalabilidade para atender a empresas de diferentes portes.

Segurança

Além disso, o TOTVS Processos Fiscais é 100% seguro, utilizando de criptografia para garantir a integridade e privacidade dos dados fiscais, protegendo-os contra acessos não autorizados, fraudes e possíveis ataques cibernéticos.

O sistema traz ainda inúmeros benefícios na gestão do ciclo de vida de um documento Fiscal (Transmissão, Recepção e Custódia).

Automação

A integração do TOTVS Processos Fiscais com as Secretarias da Fazenda e Prefeituras, por sua vez, facilita a transmissão de documentos fiscais de maneira automática, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz o risco de erros e penalidades por inconsistências ou atrasos.

O TOTVS Processos Fiscais também automatiza o processo de recebimento de documentos fiscais, como:

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimentos de Transportes (CT-e) 
• Notas Fiscais de Serviço (NFS-e)

Isso reduz erros manuais e possibilita um controle mais eficiente das suas operações fiscais.

Centralização

Outro benefício é a segurança fiscal oferecida na custódia dos documentos, que são armazenados de maneira centralizada e em conformidade com os requisitos legais. Assim, você elimina a necessidade de armazenamento físico e evita o risco de perda de informações críticas.

O TOTVS Processos Fiscais oferece ainda rastreabilidade dos processos e monitoramento em tempo real dos documentos fiscais. Com isso, você tem mais transparência e melhor controle sobre as operações, para facilitar auditorias e conferências.

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Integrações

O TOTVS Processos Fiscais possui integração nativa com os principais ERPs da TOTVS. 

Isso simplifica a troca de informações entre os sistemas e garante que os dados fluam de forma contínua e sem falhas entre as plataformas.

O resultado é um controle interno mais eficiente e melhor comunicação com os órgãos fiscais. Com isso, você ganha eficiência operacional, economiza tempo e reduz custos.

Além disso, o TOTVS Processos Fiscais pode se comunicar com outro sistema da TOTVS ou de terceiros* e a integração pode acontecer por:

• API
• Fiscal Sync

O Fiscal Sync é uma ferramenta auxiliar que se comunica via troca de arquivos XML padrão Sefaz, tornando a conexão muito mais fácil e transparente. Para isso, ela busca as notas na sua máquina, toda vez que o XML do arquivo de retorno fiscal é gravado.

* Para integração com sistemas não TOTVS, deverá ser realizado uma avaliação da equipe técnica e só é possível via API

Principais funcionalidades

Visão geral:

• Custódia de documentos;
• Transmissão de documentos;
• Recepção Direta de Documentos;
• Recepção Por e-Mail de Documentos:
  • Arquivo XML: Via integração direta com as prefeituras ou leitura de caixa de email;
  • Arquivo PDF: Via leitura de caixa de email, usando inteligência artificial para reconhecimento das informações da nota;
• Consulta de Documentos;
• Envio por E-Mail e Impressão dos Documentos;
• Manifestação do Destinatário.

Entenda melhor as principais funcionalidades

Custódia de Documentos

Com o TOTVS Processos Fiscais, você recebe o documento e o armazena em nuvem, de forma automatizada. A Custódia está disponível para os seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Notas Fiscais ao Consumidor Eletrônicas (NFC-e)
• Cupons Fiscais CF-e (SAT)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Notas Fiscais de Serviço (NFS-e)

A custódia é feita pelo período legal, e pode ser estendido caso seja solicitado. O sistema custodia também os principais eventos dos documentos fiscais.

Transmissão de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais realiza transmissão (emissão e outros eventos) dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Notas fiscais de serviço (NFS-e) 

Recepção Direta de Documentos

Com o TOTVS Processos Fiscais, você consulta na base da SEFAZ os documentos emitidos contra o CNPJ da sua empresa. O sistema faz a recepção direta da SEFAZ dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Além disso, também é possível fazer a recepção de Notas fiscais de serviço (NFS-e) por consulta direta com as prefeituras, ou Ambiente de Dados Nacional*

*Verificar municípios atendidos

Recepção Por e-Mail de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais também faz a leitura da caixa de e-mail destinada a recepção de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e faz o upload desses documentos (XML) para proporcionar melhor controle da sua operação. Atualmente fazemos a recepção por e-mail dos seguintes Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e):

• Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Consulta de Documentos

O TOTVS Processos Fiscais permite pesquisar facilmente os documentos e notas fiscais guardados na nuvem, recuperando a localização dos arquivos XML por:

• Número
• Data
• CNPJ do destinatário

Desse modo, você recupera as informações fiscais da empresa sem perda de tempo, caso seja preciso.

Envio por E-Mail e Impressão dos Documentos

A plataforma TOTVS Processos Fiscais permite a distribuição dos documentos fiscais de forma fácil e descomplicada, tornando acessível os documentos aos interessados. Além disso, você pode imprimir a DANFE e outros documentos fiscais, de forma bem simples e sempre disponível.

Manifestação do Destinatário

No TOTVS Processos Fiscais, o destinatário da NF-e pode apontar a sua participação comercial descrita no documento fiscal, confirmando e controlando as operações e informações prestadas pelo seu fornecedor, que é o emissor do documento.

O fornecedor da NF-e recebe atualizações no documento fiscal quando o destinatário realiza um evento de manifestação. Desta forma, você faz a transmissão, recepção e custódia do evento.