Tudo sobre o TOTVS Backoffice – Linha Protheus

Vantagens do sistema

Em mercados cada vez mais competitivos, é preciso ter um alto nível de eficiência de gestão. Isso significa lidar com todas as variáveis produtivas, financeiras, contábeis, fiscais e administrativas envolvidas nos mais diferentes setores de negócio.

Para enfrentar esse cenário, você precisa de um sistema de backoffice, com processos automáticos, que reduzem custos e proporcionam sinergia entre os diferentes setores da empresa. Se você procura uma solução assim, conheça o TOTVS Backoffice – Linha Protheus.

Segmentos atendidos

• Agronegócio
• Indústria
• Atacado e Distribuição
• Logística
• Varejo 
• Construção e Projetos
• Serviços
• Saúde
• Educacional
• Hotelaria
• Jurídico
• Finanças

Principais benefícios

Versátil e robusto, o TOTVS Backoffice – Linha Protheus conta com um leque completo de módulos para retaguarda administrativa da sua empresa: da gestão de compras e suprimentos até a gestão fiscal, passando por gerenciamento contábil, de estoque, finanças etc.

Os módulos do TOTVS Backoffice – Linha Protheus funcionam de forma integrada. Com isso, você:

• Simplifica rotinas
• Reduz erros operacionais
• Elimina digitação manual e retrabalho

O resultado é muito mais eficiência na sua retaguarda administrativa, com redução de gastos e otimização de recursos.

Além disso, o TOTVS Backoffice – Linha Protheus ajuda a padronizar os processos da sua empresa e incorporar melhores práticas de negócios à sua rotina.

O sistema garante ainda o compliance contábil e fiscal da sua organização, cumprindo todas as legislações tributárias federais, estaduais e em capitais e municípios com mais de 500 mil habitantes.

Inteligência Artificial

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus oferece ainda Insights gerados por Inteligência Artificial, disponíveis nativamente no ERP, para dar muito mais assertividade a sua gestão de:

• Compras
• Estoque/Custos
• Finanças
• Contabilidade

Interface

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus oferece excelente experiência de uso e é fácil de operar. Também conta com tecnologia móvel para dar ainda mais agilidade e flexibilidade a seus processos.

E se ainda tiver qualquer dúvida, conta com ferramenta de ajuda on-line, para você navegar por toda a documentação do sistema, com busca de tópicos por palavras-chaves.

Multi-Idiomas

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus também é multi-idioma. Com isso, você pode definir se deseja usar o sistema em Português, Inglês ou Espanhol.

Smart View

Com o TOTVS Backoffice – Linha Protheus, você conta com o Smart View, a nova ferramenta de relatórios personalizados do seu ERP. 

A ferramenta conta com visões prontas em documentos dinâmicos e intuitivos, e permite personalizar relatórios de forma fácil e rápida, com visões de dados de acordo com as necessidades específicas do seu negócio.

Escala

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus possui alta capacidade de escala para atender pequenas, médias e grandes empresas.

Assim, o sistema acompanha o crescimento dos negócios sem necessidade de adaptações. Além disso, a configuração é flexível, para atender às necessidades específicas da sua empresa.

Contratação

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus é contratado por licenciamento ou por assinatura. Também pode rodar em servidores próprios ou em ambiente cloud. 

Integrações

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus possui integração nativa com os sistemas especialistas da Linha Protheus e com diversos outros sistemas do portfólio da TOTVS.

Módulos que compõem o sistema

Visão geral:

• Faturamento
• Call Center
• Gestão de Contratos
• Gestão de Licitações
• Compras 
• Estoque/Custos 
• Gestão de Projetos
• Financeiro 
• Ativo Fixo
• Contabilidade Gerencial
• Planejamento e Controle Orçamentário
• Livros Fiscais
• Automação fiscal
• Administração de Vendas
• Comércio Exterior

Entenda melhor os módulos

Faturamento

Chega de tabelas desatualizadas e controles manuais. O módulo de Faturamento do TOTVS Backoffice – Linha Protheus automatiza todos os processos, para dar muito mais eficiência e controle na gestão das suas vendas.

O sistema gerencia desde a captação dos leads até a emissão das notas fiscais de produtos e serviços, calculando automaticamente impostos e alíquotas. Além disso, você:

• Recebe e prepara documentos para análise cadastral
• Gerencia a liberação de crédito para o faturamento
• Libera os pedidos

Desse modo, você melhora a avaliação de crédito para reduzir riscos e aumentar a rentabilidade das operações. O sistema também mantém um histórico de seus clientes, para você identificar aqueles que são mais valiosos para seu portfólio. 

Com o módulo de Faturamento do TOTVS Backoffice – Linha Protheus, você também tem acesso ao Portal de Gestão de Vendas, uma plataforma web amigável, que dá mais agilidade à sua estratégia comercial. No Portal, é possível:

• Visualizar a carteira de clientes
• Incluir e editar orçamentos e pedidos de vendas
• Acompanhar limites de crédito e histórico de vendas, entre outros dados

Além disso, você acompanha toda a evolução dos seus indicadores de Faturamento, por meio de dashbords intuitivos e dinâmicos, atualizados em tempo real, com visões personalizadas para as necessidades da sua empresa.

Call Center

O TOTVS Backoffice – Linha Protheus possui um módulo de Call Center vocacionado para o processo de SAC, onde todas as solicitações dos clientes são registradas, medidas e acompanhadas. 

Além de organizar todo o fluxo de atendimento, o módulo permite:

• Realizar processo de televendas
• Registrar orçamentos e pedidos de vendas, chegando até a emissão da nota fiscal
• Registrar preços e condições de pagamento etc.

O sistema de Call Center do TOTVS Backoffice – Linha Protheus também pode ser utilizado para registrar os dados relativos à telecobrança, para dar mais efetividade a esse processo.

Gestão de Contratos

Melhore o controle dos contratos de compra e venda da sua empresa, para evitar perdas e impulsionar seus resultados. 

O módulo de Gestão de Contratos do TOTVS Backoffice – Linha Protheus permite controlar prazos de vigência, histórico de manutenções e revisões, fluxo de caixa dos contratos, acompanhamento de aprovação e medição por meio de aplicativo móvel, entre outros processos.

Com atualização automática de dados, a Gestão de Contratos é integrada aos módulos de:

• Compras
• Faturamento
• Financeiro
• Contábil

Com isso, você agiliza suas rotinas, ganha mais eficiência no controle e garante integridade nos dados em todo o sistema. Além disso, o módulo é integrado às soluções complementares TOTVS Assinatura Eletrônica e TOTVS Gestão de Receita Recorrente. 

Gestão de Compras Públicas

Quem precisa executar compras públicas pode contar com a agilidade e eficiência do TOTVS Backoffice – Linha Protheus. 

O sistema possui um módulo de Gestão de Licitações integrado ao ComprasNet e que atende os requisitos da nova lei 14.133/21 que rege as compras e licitações públicas, incluindo o processo de Credenciamento. 

Compras

Ganhe mais assertividade e eficiência nas compras da sua empresa. O módulo de Compras do TOTVS Backoffice – Linha Protheus permite controlar todo o processo de aquisição de insumos, produtos e serviços, com rotinas automatizadas, desde a cotação até o recebimento do material.

O sistema pode disparar automaticamente solicitações de compra com base em dados como nível mínimo de estoque. 

Além disso, você conta com insights de Solicitações de Compras gerados pela plataforma de Inteligência Artificial TOTVS Carol, para ajudar a escolher as melhores opções de compra levando em conta fatores como:

• Necessidade de reposição de estoque
• Preços e prazos de entrega
• Qualidade do fornecedor, entre outros

O módulo também realiza cotações, por meio do Workflow. Assim, você aumenta seu poder de negociação e garante a melhor relação de custo e benefício nas aquisições, para tornar seu negócio mais competitivo.

E você acompanha todos os dados da área de Compras da sua empresa em um dashboard dinâmico, com visões personalizadas, que atendem às necessidades específicas do seu negócio. 

Além disso, o módulo dá completa segurança e controle de custos às compras. É você quem configura o acesso e a alçada da sua equipe. Desse modo, os compradores ganham autonomia para agilizar as compras, mas você não perde o controle de todo o processo.

Com maior assertividade nas compras, o TOTVS Backoffice – Linha Protheus proporciona mais equilíbrio no estoque e ajuda a evitar rupturas no atendimento a seus clientes. A automatização, por sua vez, proporciona:

• Mais agilidade no recebimento
• Melhor controle de movimentações internas e conferência das notas
• Redução de custos administrativos.

Estoque/Custos

O módulo de Estoque/Custos do TOTVS Backoffice – Linha Protheus também faz um controle rigoroso de Estoque na sua empresa. Você configura níveis mínimos de estoque e controla todo o processo de ressuprimento, com o disparo automático das solicitações de compra. 

Toda a movimentação interna é controlada e rastreada, para você saber onde está cada item do seu estoque. 

A funcionalidade é integrada ainda ao módulo de Faturamento, permitindo a baixa automática de itens, à medida que novos pedidos de venda são fechados. O módulo faz também o controle automatizado do inventário, agilizando o processo de contagem de estoque e aumentando a precisão, para evitar perdas e rupturas. 

Os dados são acompanhados por meio de um dashboard com interface intuitiva, atualizado em tempo real e com visões personalizadas de acordo com as suas necessidades específicas. 

E o módulo conta ainda com insights sobre Tendências de Estoque, gerados a partir da plataforma de Inteligência Artificial TOTVS Carol, com dados precisos sobre:

• • Risco de ruptura
  • Sazonalidade

• Giro de estoque, entre outros

Gestão de Projetos

Controle passo a passo o investimento e a execução de projetos internos e externos da sua empresa. Com o TOTVS Backoffice – Linha Protheus, você tem resultados muito mais efetivos. 

O módulo de Gestão de Projetos permite gerenciar:

• Distribuição de tarefas
• Prazos
• Montagem de equipes
• Definição de etapas
• Mecanismos de controle etc.

Além disso, você conta com um portal para fazer apontamentos de execução, e com mecanismos para controle de valores orçados e executados, para o projeto não sair dos trilhos. 

O módulo possui ainda integração com o MS Project, para você importar dados diretamente do software para o ERP, sem perda de tempo ou necessidade de digitação manual.

Financeiro

Mantenha o controle de todas as variáveis financeiras da sua empresa em um só lugar. O módulo Financeiro do TOTVS Backoffice – Linha Protheus captura automaticamente os dados dos módulos de Gestão de Contratos, Suprimentos, Vendas e Gestão de Projetos, para um registro completo das movimentações.

Essas informações alimentam o controle de:

• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• Fluxo de Caixa
• Demonstrativos de Resultados
• Tesouraria, entre outros processos. 

Desse modo, você tem um raio-x financeiro de todas as suas operações. Os dados do módulo também são transmitidos de forma automática para as áreas Fiscal e Contábil, garantindo uma gestão coesa do seu negócio, além do compliance legal de suas operações. 

A apuração de impostos, por sua vez, é automática, de acordo com os parâmetros específicos da sua empresa. 

O módulo também gerencia recebimentos e pagamentos por vários meios, do cheque à transferência bancária, e incorpora os layouts exigidos pelos bancos para emissão e recebimento de boletos.

Além disso, o módulo proporciona comunicação bancária direta com alguns bancos já homologados, por meio de API.

E você acompanha tudo isso, por meio de dashboards dinâmicos e intuitivos, com visões personalizadas de acordo com as necessidades do seu negócio. Além disso, o módulo financeiro do sistema tem integração com a solução complementar TOTVS Antecipa. 

O módulo oferece ainda insights gerados por Inteligência Artificial através da plataforma TOTVS Carol, com alertas sobre o fluxo de caixa  e a disponibilidade financeira da sua empresa, para você tomar decisões mais seguras na sua gestão financeira. Tudo isso, com integração nativa à solução Gesplan – Gestão Financeira. 

Ativo Fixo

Fique de olho no seu patrimônio. O TOTVS Backoffice – Linha Protheus conta com um módulo de Ativo Fixo, que permite gerenciar todos os processos ligados ao controle dos ativos imobilizados da sua empresa.

O módulo é integrado a Suprimentos e ao Estoque, contabilizando a entrada de itens no patrimônio automaticamente. Além disso, permite que você faça um rastreamento completo dos ativos na empresa, com sua localização exata. 

O módulo também controla a amortização e depreciação dos bens, fazendo sua baixa automática quando necessário, de forma integrada com a área Contábil.

Além disso, o acompanhamento é integrado com o app Meus Ativos Fixos (solução complementar), proporcionando muito mais mobilidade na gestão dos ativos da sua empresa.

Contabilidade Gerencial

Mantenha sua empresa em dia com as obrigações contábeis, e faça um gerenciamento estratégico da área com o módulo de Contabilidade do TOTVS Backoffice – Linha Protheus. O sistema automatiza a geração do Sped Contábil e o registro dos livros de contabilidade, para facilitar sua rotina e reduzir os custos do departamento contábil.

Além disso, ele proporciona uma visão estratégica dos dados contábeis, incluindo uma visão gerencial entre empresas do mesmo grupo, para tornar seu processo de tomada de decisões mais ágil e assertivo. 

O módulo conta ainda com insights gerados por meio da plataforma de Inteligência Artificial TOTVS Carol, que simplificam as conciliações contábeis. 

Com isso, o sistema localiza registros sem movimentação correspondente e sugerindo a possível origem desses registros, para facilitar a correção dos dados e tornar sua contabilidade muito mais precisa.

Planejamento e Controle Orçamentário 

Com o módulo de Planejamento e Controle Orçamentário do TOTVS Backoffice – Linha Protheus, você só sai do orçamento se quiser. Nele, você pode configurar bloqueios automáticos para compras, caso os valores excedam o previsto. 

A liberação pode ser feita apenas por pessoas autorizadas e de acordo com as alçadas registradas no sistema. O resultado é muito mais segurança e eficiência no controle da execução do seu orçamento. 

Livros Fiscais

Não se perca na selva tributária brasileira! O módulo de Livros Fiscais do TOTVS Backoffice – Linha Protheus ajuda você a manter a empresa sempre com 100% de compliance em relação à legislação fiscal do país. 

Os processos são automatizados, para evitar preenchimentos manuais, erros e retrabalhos que podem custar caro para sua empresa. O sistema cobre toda a legislação federal, estadual e das capitais e cidades com mais de 500 mil habitantes.

O Configurador de Tributos do módulo de Livros Fiscais simplifica a sua configuração tributária e conta ainda com integração à solução complementar Classificação Tributária by Systax.

Com isso você está preparado para realizar simulações e calcular alíquotas em qualquer cenário e pronto para qualquer mudança gerada pela Reforma Tributária.

Assim, o módulo emite notas fiscais, apura valores de impostos devidos e créditos tributários, e preenche livros fiscais e obrigações como o Sped Fiscal e o Sped Contribuições. Sem dores de cabeça e sem perda de tempo.

Automação Fiscal – TAF

Evite erros na geração do Sped e das demais obrigações fiscais da sua empresa.

Com o módulo Automação Fiscal – TAF, do TOTVS Backoffice – Linha Protheus, é possível consolidar dados e layout e suportar o processo tributário, permeando as obrigações principais e acessórias por meio de demonstrações, apurações e cálculos de tributos.

Além disso, o módulo conta com o TAF Service Integration (TSI), que dá mais eficiência à integração de cadastros de fornecedores e clientes, proporcionando muito mais velocidade ao processo.

Além disso, o sistema conta com relatórios Smart View, com visões intuitivas e tabelas dinâmicas, com visões de conferência de informações encaminhadas e recebidas para os principais eventos da REINF, já adequadas ao novo layout da obrigação acessória.

Comércio Exterior

Evite dores de cabeça nas operações de comércio exterior. O Comex do TOTVS Backoffice – Linha Protheus permite controlar todos os processos ligados à exportação e importação de produtos e insumos da sua empresa.

Por meio de integração com o parceiro Thomson Reuters, ele permite que você mantenha sua empresa 100% em conformidade com a legislação de comércio exterior, ao mesmo tempo em que dá muito mais eficiência no controle de:

• Documentos
• Pagamentos
• Comissões
• Impostos
• Créditos tributários etc.

Administração de Vendas

Para um processo de vendas consultivo, também contamos com o módulo de Administração de Vendas, em que é possível fazer a gestão dos leads, ou seja, prováveis clientes. 

Além de controlar todo o processo de qualificação ou desqualificação das contas, é possível registrar a evolução das oportunidades e pedidos de vendas. Além disso, o módulo está integrado com o módulo do Faturamento, o que facilita o processo de vendas como um todo.