Tudo sobre o TOTVS Backoffice – Linha Protheus

Vantagens da solução

Cada dia que passa, o mundo dos negócios se torna mais globalizado e competitivo. São os consumidores, empoderados pela tecnologia digital, que ditam o ritmo das cadeias produtivas. Simultaneamente, a complexidade cresce de forma exponencial, especialmente nos aspectos contábeis, fiscais e financeiros das empresas.

E o desafio aumenta em proporção ao tamanho das empresas. Para enfrentá-lo, elas necessitam aumentar a eficiência de gestão, para que sejam capazes de lidar com todas essas variáveis de forma produtiva.

Isso só será possível para quem tiver um sistema de backoffice capaz de automatizar processos para reduzir custos administrativos, e que garanta a integridade e a segurança dos dados, ao mesmo tempo em que proporciona sinergia entre os diferentes setores da empresa. 

O TOTVS Backoffice – linha Protheus é essa solução. Um sistema de ERP robusto, capaz de atender empresas de qualquer porte, em qualquer segmento de atuação. 


Segmentos Atendidos

  • Agronegócio
  • Atacado e Distribuição
  • Indústria
  • Logística
  • Serviços
  • Construção e Projetos
  • Saúde
  • Varejo
  • Educacional
  • Jurídico
  • Hospitality
  • Finanças


Principais benefícios

O TOTVS Backoffice – linha Protheus oferece um leque completo de módulos que cobrem as demandas de todas as suas operações de retaguarda administrativa. Desenvolvido pela TOTVS na linha Protheus, o sistema possui integração com soluções especialistas dos mais diversos setores.

O sistema é contratado por licenciamento ou assinatura, e pode rodar em servidores próprios ou em ambiente cloud. O TOTVS Backoffice – linha Protheus é uma ferramenta completa, que permite realizar processos que vão desde o gerenciamento de compras e suprimentos à gestão fiscal, passando por gestão de estoque, finanças e contabilização, entre outros. 

A solução proporciona boa experiência de uso, e também incorpora tecnologia móvel, para dar mais agilidade e flexibilidade a seus processos. Além disso, o TOTVS Backoffice – linha Protheus é escalável. Por isso atende necessidades de pequenas, médias e grandes empresas. E ainda acompanha o crescimento de seus negócios sem necessidade de adaptações. As configurações, por sua vez, são flexíveis. Desse modo, o sistema atende às necessidades específicas da sua empresa.

Os diferentes módulos do TOTVS Backoffice – linha Protheus funcionam de forma integrada, simplificando rotinas de trabalho, reduzindo erros operacionais, digitação manual e retrabalho em todas as tarefas. Com isso, você tem muito mais eficiência na gestão da retaguarda administrativa, com redução de gastos e otimização de recursos.

A solução também ajuda você a padronizar processos na sua empresa, incorporando as melhores práticas de negócios à sua rotina. O sistema garante ainda o compliance contábil e fiscal para sua organização, cumprindo todas as legislações tributárias federais, estaduais e em capitais e municípios com mais de 500 mil habitantes.

A solução possui integração com os produtos específicos de cada segmento da linha Protheus e com outros sistemas do portfólio da TOTVS. Também é fácil de operar e possui ferramenta de ajuda on-line, que permite navegar por toda a documentação do TOTVS Backoffice – linha Protheus e fazer busca por palavras-chaves. 


Módulos que compõem a solução

Visão geral:

  • Faturamento
  • Call Center
  • Gestão de Contratos
  • Gestão de Licitações
  • Compras
  • Estoque e Custos
  • Gestão de Projetos
  • Financeiro
  • Ativo Fixo
  • Contabilidade
  • Planejamento e Controle de Orçamento
  • Transmissão de Documentos Eletrônicos
  • Gestão Fiscal
  • CRM
  • Automação fiscal
  • Comércio Exterior
  • Analytics
  • App Meu Protheus
  • App Meus Ativos Fixos
  • App Minha Prestação de Contas
  • App Meu CRM
  • App Meus Contratos
  • App Meu Coletor de Dados


Entenda melhor os módulos

Vendas e Faturamento

Chega de tabelas desatualizadas e controles manuais. O módulo de Vendas e Faturamento do TOTVS Backoffice – linha Protheus automatiza todos os processos, para dar muito mais eficiência e controle na gestão das suas vendas, desde a captação dos leads até a emissão das notas fiscais de produtos e serviços, calculando automaticamente impostos e alíquotas. 

Além disso, recebe e prepara documentos para análise cadastral, e gerencia a liberação de crédito para gerar o faturamento e liberar os pedidos. Desse modo, você melhora a avaliação de crédito para reduzir riscos e aumentar a rentabilidade das operações. O sistema também mantém um histórico de seus clientes, para você identificar aqueles que são mais valiosos para seu portfólio. 

Call Center

O TOTVS Backoffice – linha Protheus possui um módulo de Call Center vocacionado para atendimento, telemarketing ativo e receptivo. Além de organizar todo o fluxo de atendimento, o módulo permite realizar o processo de televendas, tirando pedidos, registrando preços, condições de pagamento etc.

O sistema de Call Center do TOTVS Backoffice – linha Protheus também pode ser utilizado para registrar os dados relativos à telecobrança, para dar mais efetividade a esse processo.

Gestão de Contratos

Melhore o controle dos contratos de compra e venda da sua empresa, para evitar perdas e impulsionar seus resultados. O módulo de Gestão de Contratos do TOTVS Backoffice – linha Protheus permite controlar prazos de vigência, histórico de manutenções e revisões, fluxo de caixa dos contratos, acompanhamento de aprovação e medição por meio de aplicativo móvel, entre outros processos.

A Gestão de Contratos é integrada aos módulos de Compras, Faturamento, Financeiro e Contábil, com atualização automática dos dados. Com isso, você agiliza suas rotinas, ganha mais eficiência no controle e garante integridade nos dados em todo o sistema.

Gestão de Licitações

Quem precisa executar compras públicas pode contar com a agilidade e eficiência do TOTVS Backoffice – linha Protheus. O sistema possui um módulo de Gestão de Licitações integrado ao ComprasNet e que atende os requisitos das Leis 8.666 e 10.520 que regem as compras e licitações públicas. 

Compras

Ganhe mais assertividade e eficiência nas compras da sua empresa. O módulo de Compras do TOTVS Backoffice – linha Protheus permite controlar todo o processo de aquisição de insumos, produtos e serviços, com rotinas automatizadas, desde a cotação até o recebimento do material.

O sistema pode disparar automaticamente solicitações de compra com base em dados como nível mínimo de estoque. O módulo também realiza cotações. Assim, você aumenta seu poder de negociação e garante a melhor relação de custo e benefício nas aquisições, para tornar seu negócio mais competitivo.

Além disso, o sistema dá completa segurança e controle de custos às compras. É você quem configura o acesso e a alçada da sua equipe. Desse modo, os compradores ganham autonomia para agilizar as compras, mas você não perde o controle de todo o processo.

Com maior assertividade nas compras, o TOTVS Backoffice – linha Protheus proporciona mais equilíbrio no estoque e ajuda a evitar rupturas no atendimento a seus clientes. A automatização, por sua vez, dá mais agilidade ao processo de recebimento e mais controle às movimentações internas e conferência das notas, reduzindo custos administrativos.

Estoque e Custos

O módulo de Estoque e Custos do TOTVS Backoffice – linha Protheus também faz um controle rigoroso de Estoque na sua empresa. Você configura níveis mínimos de estoque e controla todo o processo de ressuprimento, com o disparo automático das solicitações de compra. Toda a movimentação interna é controlada e rastreada, para você saber onde está cada item do seu estoque.

A funcionalidade é integrada ainda ao módulo de faturamento, permitindo a baixa automática de itens, à medida que novos pedidos de venda são fechados. O módulo faz também o controle automatizado do inventário, agilizando o processo de contagem de estoque e aumentando a precisão, para evitar perdas e rupturas. 

Gestão de Projetos

Controle passo a passo o investimento e a execução de projetos internos e externos da sua empresa. Com o TOTVS Backoffice – linha Protheus, você tem resultados muito mais efetivos. O módulo de Gestão de Projetos permite gerenciar a distribuição de tarefas, prazos, montagem de equipes, estabelecer fases, mecanismos de controle etc.

Além disso, você conta com um portal para fazer apontamentos de execução, e com mecanismos para controle de valores orçados e executados, para o projeto não sair dos trilhos. O módulo possui ainda integração com o MS Project, para você importar dados diretamente do software para o ERP, sem perda de tempo ou necessidade de digitação manual.

Financeiro

Mantenha o controle de todas as variáveis financeiras da sua empresa em um só lugar. O módulo Financeiro do TOTVS Backoffice – linha Protheus captura automaticamente os dados dos módulos de Gestão de Contratos, Suprimentos, Vendas e Gestão de Projetos, para um registro completo das movimentações financeiras.

Essas informações alimentam o controle de Contas a Pagar, Contas a Receber, Fluxo de Caixa, Demonstrativos de Resultados, Tesouraria, entre outros processos. Desse modo, você tem um raio-x financeiro de todas as suas operações. 

Os dados do módulo, por sua vez, são transmitidos de forma automática para as áreas Fiscal e Contábil, garantindo uma gestão coesa do seu negócio, além do compliance legal de suas operações. A apuração de impostos é automática, de acordo com os parâmetros específicos da sua empresa. O módulo também gerencia recebimentos e pagamentos por vários meios, do cheque à transferência bancária, e incorpora os layouts exigidos pelos bancos para emissão e recebimento de boletos.

Ativo Fixo

Fique de olho no seu patrimônio. O TOTVS Backoffice – linha Protheus conta com um módulo de Ativo Fixo, que permite gerenciar todos os processos ligados ao controle dos ativos imobilizados da sua empresa. Ele é integrado a Suprimentos e ao Estoque, contabilizando a entrada de itens no patrimônio automaticamente. Além disso, permite que você faça um rastreamento completo dos ativos na empresa, com sua localização exata. O módulo também controla a amortização e depreciação dos bens, fazendo sua baixa automática quando necessário, de forma integrada com a área Contábil.

Contabilidade

Mantenha sua empresa em dia com as obrigações contábeis, e faça um gerenciamento estratégico da área com o módulo de Contabilidade do TOTVS Backoffice – linha Protheus. O sistema automatiza a geração do Sped Contábil e o registro dos livros de contabilidade, para facilitar sua rotina e reduzir os custos do departamento contábil.

Além disso, ele proporciona uma visão estratégica dos dados contábeis, incluindo uma visão gerencial entre empresas do mesmo grupo, para tornar seu processo de tomada de decisões mais ágil e assertivo. 

Planejamento e Controle Orçamentário

Com o módulo de Planejamento e Controle Orçamentário do TOTVS Backoffice – linha Protheus, você só sai do orçamento se quiser. Nele, você pode configurar bloqueios automáticos para compras, caso os valores excedam o previsto. A liberação pode ser feita apenas por pessoas autorizadas e de acordo com as alçadas registradas no sistema. O resultado é muito mais segurança e eficiência no controle da execução do seu orçamento. 

Transmissão de Documentos Eletrônicos

Evite problemas na realização de transmissões de documentos eletrônicos de vendas e despacho de mercadorias. Com o módulo Transmissão de Documentos Eletrônicos, também conhecido como TSS, o TOTVS Backoffice – Linha Protheus garante a transmissão e o recebimento da autenticação de documentos fiscais eletrônicos para os governos federal, estadual ou municipal. O módulo é constantemente atualizado para atender os protocolos e as notas técnicas das secretarias de fazenda e da Receita Federal, para que não haja falhas na comunicação de NFe, NFCe, NFSe, CTe, CTOS, MDFe ou Manifesto do Destinatário Eletrônico.

Gestão Fiscal

Não se perca na selva tributária brasileira. O módulo de Gestão Fiscal do TOTVS Backoffice – linha Protheus ajuda você a manter a empresa sempre com 100% de compliance em relação à legislação fiscal do país. O sistema cobre toda a legislação federal, estadual e das capitais e cidades com mais de 500 mil habitantes.

Os processos são automatizados, para evitar preenchimentos manuais, erros e retrabalhos que podem custar caro para sua empresa. O módulo emite notas fiscais, apura valores de impostos devidos e créditos tributários, e preenche livros fiscais e obrigações como o Sped Fiscal. Sem dores de cabeça e sem perda de tempo.

Automação Fiscal 

Evite erros na geração do Sped e das demais obrigações fiscais da sua empresa. Com o módulo Automação Fiscal, é possível consolidar dados e layout e suportar o processo tributário, permeando as obrigações principais e acessórias por meio de demonstrações, apurações e cálculos de tributos.

Comércio Exterior 

Evite dores de cabeça nas operações de comércio exterior. O módulo Comex do TOTVS Backoffice – linha Protheus permite controlar todos os processos ligados à exportação e importação de produtos e insumos da sua empresa. Por meio de integração com o parceiro Trade Easy, ele permite que você mantenha sua empresa 100% em conformidade com a legislação de comércio exterior, ao mesmo tempo em que dá muito mais eficiência no controle de documentos, pagamentos, comissões, impostos, créditos tributários etc.

CRM

Para um processo de vendas consultivo, também contamos com o módulo do CRM, em que é possível fazer a gestão dos leads, ou seja, prováveis clientes. Além de controlar todo o processo de qualificação ou desqualificação das contas, é possível registrar a evolução das oportunidades e pedidos de vendas. Esse módulo está integrado com o módulo do Faturamento, o que facilita o processo de vendas como um todo.

Analytics

Transforme seus dados em uma arma estratégica para a gestão do seu negócio. O TOTVS Backoffice – linha Protheus permite controlar indicadores chaves da sua empresa para uma gestão mais assertiva nas áreas comercial, financeira, de controladoria e de materiais, com um módulo de Business Intelligence nativo da solução.

Além disso, você pode turbinar suas análises contratando a solução Fast Analytics, da TOTVS, para gerar relatórios e dashboards com dados atualizados de forma automática, em gráficos visuais e intuitivos que vão dar um salto de qualidade na sua tomada de decisões.

App Meu Protheus

Com o aplicativo Meu Protheus, você leva o TOTVS Backoffice – linha Protheus no bolso. O app roda em Android ou iOS, e notifica eventos do ERP em tempo real, por meio de push, sendo possível compartilhar as informações usando outros apps, como o Whatsapp por exemplo. Você configura os alertas que deseja receber: fechamento de estoque, de caixa, recálculo de custos etc. Assim, você não perde nenhuma informação relevante, não importa a hora e o lugar.

App Meus Ativos Fixos

Ganhe mais flexibilidade e eficiência no controle de ativos imobilizados da sua empresa. O aplicativo Meus Ativos Fixos roda em Android ou iOS, e permite fazer apontamentos de controle dos ativos pelo celular. Você tira fotos, marca localização pelo GPS, faz leitura de códigos, consulta dados e até notas fiscais de cada item, diretamente no smartphone. Os apontamentos podem ser sincronizados automaticamente com o módulo de Ativo Fixo do TOTVS Backoffice – linha Protheus. O app permite ainda solicitar baixas, ampliação e transferência de ativos.

App Minha Prestação de Contas

Controle todas as despesas e custos de viagens da sua empresa na palma da mão. O app Minha Prestação de Contas permite gerenciar despesas avulsas, reembolsos, controle de adiantamentos, etc. com muito mais agilidade e eficiência.

Por meio do aplicativo, quem viaja pode tirar fotos dos recibos e notas para controle. O aplicativo funciona também em modo offline, permitindo sincronizar os dados no sistema posteriormente. 

App Meu CRM

O TOTVS Backoffice – linha Protheus tem um CRM de bolso, o Meu CRM, aplicativo para Android e iOS vocacionado para serviços, que permite que sua equipe de campo gerencie processos de venda mais longos, registrando visitas, pipeline de vendas, leads, evolução das oportunidades de negócios, agenda de visitas etc.

App Meus Contratos

O aplicativo Meus Contratos permite consultar prazos, ciclos, abertura e conclusão de contratos, entre outros processos diretamente no celular. Os gestores podem aprovar esses dados igualmente por meio do app. Tudo para dar mais flexibilidade e agilidade à sua gestão.

App Meu Coletor de Dados

Agilize a coleta de dados em qualquer ponto da sua empresa ou na realização de tarefas em campo. O app Meu Coletor de Dados do TOTVS Backoffice – linha Protheus é integrado a coletores de dados ACD Android ou smartphones, e funciona em modo offline, quando há dificuldade de conexão. Os dados podem ser coletados pela câmera ou por digitação, facilitando a coleta de informações em processos de inventário, separação e conferência de produtos, reduzindo custos operacionais na sua empresa.

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COMENTÁRIOS DESTE POST

  1. Alvaro diz:

    Preciso das funcionalidades dos seguintes módulos:  Ativos  Cadastros  Contratos  Orçamento  Financeiro  Fiscal  Contábil  Custos  Vendas  Compras  P&D  Produtos  Produção  Manutenção  Estoque  Logística  Qualidade  RH  Jurídico  CRM  Call Center

  2. Equipe TOTVS diz:

    Obrigado pelo contato, Alvaro. Vamos passar sua dúvida para o nosso time que dá suporte aos canais homologados TOTVS. Abs. Equipe TOTVS

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