Tudo sobre o TOTVS Carol Painel Backoffice

Vantagens da Plataforma

A transformação digital da economia e a globalização dos mercados aumentaram a concorrência entre as empresas, tornando-as mais competitivas e, as margens, mais comprimidas. Com isso, a qualidade e a produtividade do monitoramento contábil e do processo de compras pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. Por esse motivo, as organizações buscam recursos que automatizem esse processo, para agilizar a rotina administrativa, trazendo mais eficiência.

Mas, e se você conseguisse enxergar a contabilidade e custos de sua companhia através de um produto com visões completas e analíticas? Imaginou? Então pode parar de sonhar, porque isso já existe. É o TOTVS Carol Painel Backoffice, plataforma de análise contábil e de compras com tecnologia de inteligência artificial.

Setores atendidos

• Agronegócio
• Manufatura
• Distribuição
• Varejo
• Finanças
• Serviços
• Educacional
• Saúde
• Hospitalidade
• Jurídico
• BPO
• Entre outros

Principais Benefícios

Desenvolvido por meio da metodologia UX (User Experience), com a participação direta dos clientes da TOTVS, o produto foi criado para atender todas as suas necessidades de análise contábil e de compras, independentemente do porte da sua empresa ou da sua área de negócio. O TOTVS Carol Painel Backoffice veio trazer mais inteligência e rapidez aos seus processos.

A solução reúne e analisa os principais dados contábeis e de compras do TOTVS Backoffice – Linha Protheus. Por meio da base de dados do ERP, a Carol – nossa Inteligência Artificial – consegue observar e apontar números que fujam do padrão da empresa. 

Assim, são gerados alertas para a área contábil e compras. Isso simplifica e reduz o tempo de análise de resultados, aumentando a produtividade e assertividade dos fechamentos contábeis e de novas negociações de compras. É possível também, através da Inteligência Artificial, projetar tendências de valores futuros”.

Com o TOTVS Carol Painel Backoffice você reduz consideravelmente o tempo gasto no fechamento da contabilidade e no preenchimento das obrigações da sua empresa. A plataforma proporciona uma visão clara e intuitiva do seu Balanço Patrimonial e de seus Demonstrativos de Resultado de Exercício (DRE), permitindo enxergar os saldos consolidados, desde o nível de conta contábil até os detalhes de cada movimentação, comparando com períodos anteriores e seus percentuais de variações.

Além disso, o TOTVS Carol Painel Backoffice reduz o custo de compras na sua empresa, com visões de Produtos, Serviços e Centros de Custo, o sistema oferece a possibilidade de analisar as informações consolidadas, obtendo a visão de gastos realizados por períodos de tempo e suas variações. A plataforma ainda destaca indicadores de Saving, Pedidos em Aberto, Notas Fiscais e Fornecedores, onde a empresa consegue chegar ao detalhe das movimentações, permitindo o acompanhamento dos principais produtos fornecidos, além de contar com a Curva ABC de produtos e o Score.

Na prática, a plataforma cria um ciclo virtuoso: a melhoria no processo de compras melhora os indicadores contábeis e o melhor controle contábil otimiza os recursos e reduz as despesas, dando mais eficiência também às compras.

Contratado por assinatura, o TOTVS Carol Painel Backoffice é integrado de forma nativa ao TOTVS Backoffice – Linha Protheus. Com isso, ele permite importar dados de pedidos e notas fiscais de entrada, assim como as visões do módulo contábil do ERP diretamente para o painel, com os dados de compras e as contas contábeis que você utiliza na sua empresa. 

A plataforma oferece pacotes de acordo com as necessidades da sua empresa, além de assinaturas especiais para quem atua no segmento de BPO. Além disso, o TOTVS Carol Painel Backoffice roda em nuvem, e possui grande capacidade de escala, permitindo acompanhar o crescimento e a complexidade de suas operações, à medida que a sua empresa avança.

Principais Funções

Visão Geral:

Contábil

• Balanço Patrimonial
  • Painel Inicial (Saldo Ativo e Passivo)
  • Segundo Nível (Plano de Contas) 
  • Terceiro Nível (Lançamento Contábil)

• DRE
  • Painel Inicial (Saldo Receita e Despesa com Projeção de IA)
  • Segundo Nível (Plano de Contas com Variação Incomum de IA)
  • Terceiro Nível (Lançamento Contábil)

Compras

• Painel Inicial (Overview dos Custos)
• Primeiro Nível (Gastos Gerais)
  • Produtos e Serviços com projeção e variação incomum de IA
  • Centros de Custo com variação incomum de IA
  • Fornecedores

• Segundo Nível (Detalhamento Específico)
  • Produto ou Serviço
  • Centro de Custo com projeção de IA
  • Fornecedor

Entenda melhor as principais Funções

Contábil

Balanço Patrimonial

Obtenha rapidamente um retrato consolidado chegando ao detalhe da situação contábil de sua empresa. Com o TOTVS Carol Painel Backoffice, você reduz consideravelmente o tempo de fechamento do seu Balanço Patrimonial, e tem uma visão muito mais clara e intuitiva da posição contábil, financeira e econômica da sua empresa na data escolhida. 

Painel Inicial (Saldo Ativo e Passivo)

Apresenta os Saldos de Ativo e Passivo da sua empresa em formato de KPIs e evolução gráfica, com filtros por período (anual, trimestral e mensal). Além disso, você visualiza a comparação com períodos anteriores e seus percentuais de variações. E acessando os dados com filtro mensal, você ainda pode ver detalhes do Ativo e do Passivo da sua empresa, para uma visão mais completa.

Segundo Nível (Plano de Contas)

Depois de acessar o Painel Inicial do Balanço Patrimonial, você pode afunilar a granularidade, e chegar ao Segundo Nível. Aqui, o TOTVS Carol Painel Backoffice apresenta de forma gráfica a divisão de conta do ativo, de acordo com o KPI acionado (Ativo Circulante, Ativo Não Circulante etc.). E quando você clica em cada série, a plataforma exibe os detalhes do Saldo por Plano de Contas. Tudo é apresentado de forma simples e com navegação intuitiva, para facilitar a sua rotina e proporcionar melhor visualização dos dados.

Terceiro Nível (Lançamento Contábil)

Com o TOTVS Carol Painel Backoffice, você enxerga o seu Balanço Patrimonial nos mínimos detalhes. A plataforma permite visualizar cada lançamento realizado na sua empresa, apresentando o valor da conta analítica. Isso permite enxergar mais facilmente se existe algum erro de registro e onde ele está. Assim, você pode corrigir os lançamentos rapidamente, evitando falhas no fechamento do Balanço Patrimonial.

DRE

Quem tem o TOTVS Carol Painel Backoffice, enxerga mais longe e nunca perde de vista a real situação econômica da empresa. A plataforma gera a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), permitindo verificar se as operações da sua empresa – ou de alguma de suas filiais – estão dando prejuízo ou lucro. E, além de acompanhar a evolução dos dados, a tecnologia de Inteligência Artificial permite projetar receitas e despesas, e enxergar variações fora do normal ou mesmo possíveis erros de registro mais facilmente.

Painel Inicial (Saldo Receita e Despesa)

No DRE do TOTVS Carol Painel Backoffice, você visualiza Resultado, Receita e Despesa da sua empresa, com informações em formato de KPIs ou gráfico de evolução, filtradas por período. Além de apresentar os Saldos, a plataforma faz a comparação com os períodos anteriores e seus percentuais de variação. E no filtro mensal, você ainda pode consultar detalhes do Resultado, para uma visão mais completa. Enquanto isso, a plataforma executa os algoritmos de Inteligência Artificial, que vão projetar os valores do próximo período, para permitir que você tome decisões mais assertivas e estratégicas. As projeções têm no mínimo 70% de precisão e um intervalo de confiança com assertividade estimada em 95%.

Segundo Nível (Plano de Contas)

No Segundo Nível do DRE, o TOTVS Carol Painel Backoffice apresenta detalhes do cadastro do livro contábil do TOTVS Backoffice – Linha Protheus, e permite acessar subníveis de uma conta sintética até chegar a conta analítica. Nesse nível, a Inteligência Artificial continua trabalhando para identificar possíveis inconsistências entre os dados registrados em cada período. Com isso, ele emite alertas para avisá-lo de que há alguma variação incomum nos registros. E o melhor é que, por meio do machine learning, quanto mais você usar a plataforma, melhor ela fica, para gerar insights cada vez mais valiosos para o seu negócio.

Terceiro Nível (Lançamento Contábil)

Com o TOTVS Carol Painel Backoffice, você enxerga o detalhe do seu DRE. A plataforma permite visualizar cada lançamento contábil realizado na sua empresa, apresentando o valor da conta analítica. Isso permite enxergar mais facilmente se existe algum lançamento inconsistente e onde ele está. Assim, você pode corrigir os lançamentos rapidamente, evitando falhas na apuração de resultados.

Compras

Com a plataforma TOTVS Carol Painel Backoffice, você dá mais inteligência ao seu processo de compras. A partir dos dados de compras registrados nos últimos cinco anos na sua empresa, você tem a visibilidade dos gastos por Produtos, Serviços, Centros de Custo e Fornecedores, proporcionando mais previsibilidade a suas operações.

Painel Inicial (Overview dos Custos)

No Painel Inicial do TOTVS Carol Painel Backoffice, tenha uma visão geral dos principais Produtos, Serviços, Centros de Custo e Fornecedores que mais gastam com suprimentos, de acordo com os filtros disponíveis que desejar aplicar.

Primeiro Nível – Gastos Gerais 

Produtos e Serviços

Na visão de Produtos e Serviços do TOTVS Carol Painel BackOffice, você visualiza os gastos por Grupo e Tipo de forma gráfica, saindo do macro e chegando no detalhe de cada produto que contempla a estrutura de forma consolidada, comparativa e com suas variações. Além de ter o auxílio da Inteligência Artificial projetando os custos do seu ano e alertando variações, proporcionando mais previsibilidade às suas operações.

Centros de Custo

Com o TOTVS Carol Painel BackOffice você consegue saber os gastos que Centros de Custo estão movimentando e comparar com períodos anteriores, entender as variações ocorridas do período que desejar filtrar. E claro, mais uma vez a Inteligência Artificial vem apoiar, alertando quais Centros de Custo saíram do padrão de gastos, para que você possa entender a razão dessas flutuações e tomar medidas corretivas, se necessário. 

Fornecedores

A visão dos seus Fornecedores não podia ficar de fora do TOTVS Carol Painel BackOffice. O sistema apresenta de forma gráfica quais são os principais fornecedores que mais geram custos a sua empresa, e como estão classificados através da Curva ABC. 

A análise chega ao nível de Score para cada Fornecedor a partir de dados como lead time, atraso médio, prazo de pagamento, taxa de devolução, condição de pagamento, entre outros. O Score é parametrizável e você define o peso de cada variável, de acordo com as necessidades específicas do seu negócio.

Segundo Nível – Detalhamento Específico

Produto ou Serviço

Você pode chegar no detalhe com o TOTVS Carol Painel Backoffice, ao selecionar um Produto ou Serviço específico, você terá indicadores de Saving, Pedidos e Fornecedores, além da visão gráfica de suas demandas e custos, chegando ao detalhe das últimas compras realizadas. Tudo isso referente ao período que deseja aplicar.

Centro de Custo

Já no Centro de Custo do TOTVS Carol Painel Backoffice, você pode analisar especificamente através de KPIs dos Gastos, Pedidos em aberto e Notas Fiscais de forma comparativa e suas variações, chegando no detalhe das últimas compras realizadas. Além da análise gráfica dos gastos históricos com a projeção dos gastos futuros que a Inteligência Artificial oferece.

Fornecedor

Com a plataforma TOTVS Carol Painel Backoffice, você consegue chegar no detalhe das compras realizadas com os Fornecedores. Tenha acesso fácil ao cadastro de contato, os indicadores que formam o Score, quantas compras foram realizadas. Acompanhe graficamente a movimentação dos gastos por período e principais produtos adquiridos, chegando no detalhe dos pedidos abertos e/ou faturados.